公司的电子人力资源解决方案模板.doc

公司的电子人力资源解决方案模板

24
2020年4月19日
文档仅供参考

××公司的电子人力资源解决方案
在当今的竞争环境中,公司必须提供一些工具和新方法,使员工能够高效工作并知晓公司信息。越来越多的公司领导把人力资源当成公司的战略伙伴,并经过她们开发出新的工具,把原来由人力资源部门承担的行政事务性工作转由员工自己完成,同时把人力资源管理人员解放出来,让她们关注于公司文化与价值观的建立,提升公司领导才能和管理才能,战略人力资源计划和培训及发展。
为了提升组织效率及员工能力,有前瞻性的公司开始向基于Web的提高员工效率系统WOS投资。WOS包括一套综合的应用及解决方案以辅助员工作一些日常行政事务性工作,行使一些人力资源的职能,使信息易于使用,提高沟通效果以及学习。这些都能够经过集成的、安全的、全球网络完成。
××公司的总裁兼CEO约翰.钱伯斯讲到:”我们一直把开发能够提升员工工作表现的在线工具和资源放在首要的位置,我们将尽最大努力向员工提供一个好的工作环境,使每一个人都有机会成功、发展、乐业。这一点也有很大的商业意义,因为科技使我们能够根据业务需求调整人员配置,使我们的雇员能够集中精力从事能够增加更多附加值的商业活动。”她还讲到:”我们的互联网和公司内部的商业应用软件使得我们每月节约几百万美元,使我们保持竞争优势并能够投资于未来。同我们的竞争对手相比,××公司的员工在网络行业中效率最高,人均产值为60万美金,差不多是第一大竞争对手网络公司的两倍。”
如果你的公司使用这一解决方案,你们的效率将得到更大的提高,并能减少行政开支,更重要的是员工能够在行政事务工作理顺后,有时间关注更有价值的战略性问题,同时也提升了公司的商业影响。
下面是几条令公司有兴趣投资于WOS解决方案的原因,它们都将有助于公司提高效率:
1. 高投资回报
2. 经过自动化及自助服务减少开支
3. 提高员工满意度
4. 利润增加
但公司实施一个完整的WOS解决方案最有吸引力的原因在于激励员工,即在员工需要的时候,给她们提供工具和信息。受到激励的员工能够使你的公司在当今的竞争环境中具有强大的竞争优势。
运用提高员工效率系统,提升组织效率及员工能力
为提升组织效率及员工能力,HR部门应该从行政事务性工作中解脱出来,转变成为公司在建立企业文化与价值观及员工发展方面的战略伙伴。这一转换是提高整个组织效率和竞争力的转型过程中的催化剂,互联网和企业网的出现使公司得以实现这一转型。
在这一进程中主要有两个方面的工作:经过建立基于沟通的系统,理顺基于事务的系统并使之自动化。下面的表格就这两方面做了一些对比,这两方面的行为能够并行,而其相对重要程度则取决于公司的商业目标。

基于沟通的系统 基于事务的系统
· 公司层面的沟通 · 福利:健康保障,保险等
· 员工指南 · 费用报销
· 人力资源导向 · 招聘雇佣
· 培训及提高组织管理 · 薪酬及考核
· 团队发展 · 经费管理
转型的结果
经过改变公司与雇员的沟通方式,××公司一直积极的推进公司转型,人力资源部门在这一进程中作为公司在IT方面的伙伴创立了一系列工具和方法,用以使行政事务工作自动化,而且把信息传递给员工,这些工具包括:
· ××公司新闻发布和查询－运用多层方法构造的系统,用以向全球员工过滤,发行,发布内部及外部新闻。
· ××公司 My Yahoo－与雅虎公司合作,建立了××公司版本的My Yahoo,向员工提供个性化的新闻,股票,运动,天气预报等信息服务。
· ”专用仪表板”－经过Web链接,提供一系列与全球员工相关的信息和应用工具站点。
除了沟通转型之外,××公司也理顺了网上招聘/雇佣系统,公司的目标是聘用、发展及保留业界最优秀的10％的人才,为达到这一目标,××公司实施了一个综合的,基于Web的招聘系统,以便使潜在雇员能够了解公司的文化和福利,查找职位空缺,申请职位,或者填写简历以供招聘人员进行初步筛选。这一系统的实施,提高了公司筛选的人数和合格候选人的人数,使公司能够找到更多的适合工作需求的候选人,除了完成公司聘用业界最优10％的人才的目标,这个系统为公司在每个职位的招聘流程中节省了4000美元的费用。
这个系统的另外一个应用领域就是在报销方面,××公司创立了一个基于Web的应用系统,使报销流程从四个星期缩短到四天,节省开支250万美元,把每一个报销流程的费用从25美元降低到3美元,而且避免了原来需要增加的10个全职雇员。
在其它方面节省的可计算的开支为340万美元。
结论
Ernst&Young LLP公司曾应邀对××公司的WOS进行过考查,结果表明××公司是运用这一引以为荣系统的最佳应用实例,该系统关注外部,从而在质量和数量方面都提升了内部的体系和流程。这些系统还帮助公司减少了行政开支,提高了员工满意度,减少员工流失,提高了员工效率。
××公司的解决方案
公司受益 可计算价值
· 员工满意度提高 · 经过转型使用基于Web的沟通模式,公司每年在员工效率提升方面获得1600万美元的收益
· 报销流程优化 · 整个项目到 为止,节约开支610万美元,报销流程缩短80％至4天
· 招聘费用降低 · 高效的Web简历系统每年为公司节省300万美元开支
· 员工流失减少 · 员工流失率从11.5％降至8.6％(降低幅度为27％),部分原因是公司改进了招聘办法,员工沟通和员工满意
· 合理配置现有人力资源 · 由于自动化程度的提高,人力资源部避免了增加27名雇员,每年为公司节省开支270万美元
· 培训 · 在线培训使销售及技术支持人员能够更快适应市场变化速度
· 在线员工手册及公司查询目录 · 在线员工手册及公司查询目录使公司经过提高信息发布的准确性和效率,每年减少开支300万美元

提升组织效率及员工能力
提升组织效率及员工能力使公司每年节约开支3500万美元,××公司主要取得了如下效果:
· 经过使用基于Web的报销系统,每年节约开支250万美元,该系统只需两个人操作,每月处理11000分报销单据。
· 经过对公司与员工的沟通转型,每年在提高员工效率方面获得1600万美元的收益,同时信息效度提高100％。
· 提供基于Web的员工福利登记,该系统98％的使用率使公司不必再使用原来基于电话的IVR系统。
· 经过连接所有办公室的现有网络直播公司的录像及经理会议,每年节约30万美元,而参与的员工是原来的二倍。

挑战当今的人力资源部
随着公司业务的提速以及市场更加活跃,公司正在寻求新的有创意的方法以建立竞争优势,而她们经常发现的未开发的力量即是自己的员工。仅仅是理顺内部人力资源流程和减少操作成本已不能满足需要,××公司的资深人力资源副总裁Barbara Beck讲到:”我们的愿景已不局限于使人力资源更有效,而是使公司的业务更有效。”作为与所有员工打交道的部门,人力资源部应致力于向员工提供更加清晰,激励,有效的信息。
多数的人力资源应用系统不能完全满足这种挑战而只是强化以公司为中心的高强度事务处理的架构,××公司基于Web的WOS解决方案则在提高人力资源和员工效率方面取得了很大的提高,同时也强化了公司核心价值观,并逐步形成了信息富集文化,而这些成就已被高速增长的人均年产值(60万美元)证明。
××公司运用Web与其雇员建立了互动的基于知识的关系,提高了雇员在基础人力资源工作操作方面的能力,同时人力资源部的员工也成为网页内容专家,经过Web,每一个雇员都和其它雇员及人力资源部相联系。经过对核心人力资源流程的自动化,减少不比要环节,提高精度,××公司降低了营运成本。
背景
在过去几年里,××公司的产值每年平均增加70％,公司现有员工15000多人,在全球设立了230多家销售办事处。由于每季度公司要新雇佣1500员工,定期的沟通和知识传递变得十分关键。在这一增长速度下,公司需要合理调整以满足新员工在加快反应速度时的信息需求。××公司同时也期望从人力资源方面降低成本,提高生产力,实时交换信息,提高效率和效度。

××公司的人力资源系统的解决方案开始是作为一个独立的应用系统,员工利用这个系统来访问或更新福利情况或查看以前被认为是人力资源工作范围内的一些信息。随着这些成功的实施,将人力成本发展成为一个竞争优势的想法也开始成形。
××公司的人力资源部在运用网络来巩固核心价值观和建立企业文化时就遇到了挑战。随着基础行政工作链的形成,人力资源部就已经将工作扩展到提高经营效率方面,经过营建适应信息变化的合适环境以满足需求。
××公司力求最优的组织结构和员工能力以便于:
· 经过信息传递和管理提高员工工作效率
· 人力资源方案和系统更加灵活和有效
· 减少耗费在无价值工作上的时间
下面的案例演示说明了思在在同意最佳化组织和员工能力上的主要方法和积极性。它们包括了几乎所有人力资源领域的工作,例如:员工薪酬、福利、招聘及录用技巧和培训更新等。这些努力可分成两个积极方面:基于联系的和基于任务的。
基于沟通的系统 基于事务的系统
· 企业内部沟通 · 福利:健康保障,保险等
· 员工指南 · 费用报销
· 人力资源导向 · 招聘雇佣
· 培训及提高组织管理 · 薪酬及考核
· 团队发展 · 经费管理

图3 ××公司 信息分配方法向用户提供目标总结文档
××公司为了掌握各个不同部门的情况,以前每一个季度都要投入4万五千美元用于资料复制。随着组织的迅速扩大,这些资料很快就会变的过时,而如果更新或再次印刷投资巨大。

解决方案:
员工的交流是塑造组织文化,发展组织雇员一个必不可少的环节。可是,员工交流并不但仅是在传递及时、准确、有效的信息,她们在交流的同时也在进行着信息共享,经验交流,然后把获取的知识应用于业务决策。
××公司利用Web向员工发布信息,Web是一个既节时又省钱的交流方式。经过信息自动化和信息整合,××公司估计每年节省费用1千5百万美元。有一个健康的电子平台联系每一个雇员,××公司只经过一次性10万美元的投资即得到了如此丰厚的回报。

以下几个方面的开发为公司带来了员工生产效率的提高和公司效益的增长。
· 经过××公司的IP/TV软件播放公司所有的会议和特殊事件,使员工能够在电脑桌面观看。
· 自动内容递送,是每一个员工都能够随时随地递送新闻,建议和意见和问题。
· 自动行政公告,包括一张公告决策人的照片和组织结构图。
· 自动存档系统
· 每周两次e-mail发送重要新闻的题头,摘要和信息定位信息。
· 专门的”冲浪板”社区,基于不同的级别、地区、功能,工程师,管理层设置不同的社区,聚焦公司的一些重大话题。

雇员目录

挑战
随着公司员工队伍的不断扩大,保持员工目录的更新要花费巨大的才力物力,纸张目录既笨重又不方便调用。她的问题不但仅在于目录中员工的名字全不全,还在于有关员工的信息是不是准确。同时也很难记录到会议室的位置,办公台和办公室。

解决方案
现在××公司所有员工都能够利用一定的工具找到其它员工的联络信息和确定上下级关系。一个员工查找另一个员工的信息,不必知道她的姓或名的确切拼写也能够找到。她能够键入一个范围为然后搜索。该工具同时也使员工查找会议室,查看不同楼栋、不同楼层的办公区地图。
这样××公司的员工就能够很快锁定其它员工的电话号码、部门信息、和办公间号码。××公司D的前台接待人员就用它来确定员工的位置,转接打进来的电话。有了网上办公地图,很容易找到会议室。另外,网上目录取代为公司节省了至少18万美元的费用。

组织管理的发展和培训

挑战
作为一个学习性的组织,××公司在员工的在职培训和职业发展上投入了大笔资金。员工也需要便利有效的培训以跟进时刻都在变化之中的市场和技术要求。××公司原来的培训过程投入大,收效慢,效果差,例如:
培训内容和安排等资料的复印成本高,淘汰快,因为不同版本的发布容易产生混淆。
有限的培训系统要求更多的HR专业人员参与进来。
自己的员工参加了培训,而部门经理不知情或未批准,却要为此支付费用。
参加培训课程的人员是否出席没有准确记录,培训投入的收效无法估量。
绩效评估的过程又慢又烦琐。

解决方案

××公司的劳动力优化方案解决了几个培训问题。员工现在能够在网上查看关于培训课程的最新信息。这些课程能够经过名称、日期、地区等路径取得。当员工选中了一个课程,她们能够查看到关于该课程的另外一些信息,如培训人数要求、课程大纲、地点、条件、日程安排、费用等。员工也能够查看到自己培训的历史记录,需要的时候能够删除。
当一个员工报名参加培训后,有关该课程的信息和费用情况会经过邮件自动传诵到她的部门经理的手中。经理有权否决。如经理无反馈则视为同意。当培训日期临近的时候,该系统自动提醒经理和参训人员培训的日期,时间和地点。

HR指导方针

挑战
在每一个季度增加近1500名新雇员,至少购并一家公司的情况下,维持一个一贯的人事政策是××公司考虑的一个重要问题。以前政策刚一定,新的员工或整个公司都加入进来,现有的政策又不适用了,而且会造成混淆和模糊。

解决方案
××公司选择把她的政策手册放到INTRANET上,这样使员工能够立即了解到政策信息和工具。在线手册还增加了全文搜索和多重索引,而且不断更新,保证所有员工都能看到最新的版本。无论是费用报表的问题还是产假政策,都能在这里得到答案。
公司与其员工建立良好关系的一个最好的办法就是要开放。当公司的政策公告被放上了Web,公司就几乎向员工打开了所有的门。
××公司把她旗下所有公司的政策法规的最新版都放到她的INTRANET上,这样就减少了HR部门掌握各个公司人事政策差别的工作量。××公司只要少数几个专家就能够取代对很多管理多面手的需要。劳动力优化方案使公司的员工自己而不是经过HR人员就能够取到她们自己的信息。

团队发展
团队关系是××公司文化的一个重要部分。××公司致力于利用先进的技术塑造美好的未来,经过她对教育、医疗和职业培训等领域的关注和努力提高人民的生活质量。
例如,××公司网络学院教程就是××公司利用技术进行职业培训的一种方式。经过与世界范围的大专院校建立创新的合作伙伴关系,××公司已经建立了一个Web课程,向学生教授网络的设计、构建和维护知识,以适应信息经济的需求。该教程定位学员为网络工作者,为她们进一步深造打下良好的基础,毕业的学员将有机会获得××公司网络协会资格认证。
××公司的团队发展网站向员工提供各种志愿捐助的机会和活动的信息。经过使用网上表格,××公司使慈善活动更为简易,并节省了运做此事的人工。

事务处理服务
费用报表
挑战
随着××公司的增长,费用报表的处理愈加烦琐。手工处理意味着人员的增加。公司的报表处理成本曾经出现超越发生费用的趋势。每天处理200份报表,每份报表的处理成本达到25美元。营业间接成本每月近1万6千美元,而且仍在随着公司的增长而增长。
员工也不满意。按照正常的程序,她们要等上4周才能拿到薪酬,很多人在等待薪酬的过程中不得不透支消费。

解决方案

××公司网络报表系统直接与美国邮政快递接口,员工的费用情况能够自动经过该接口传送到员工的手中。只要员工输入费用,系统自动验证,违反公司差旅规定的会自动标注。除了递交新的费用报表以外,员工还能够浏览过去发生的费用报表和已定的出差情况。该系统还对随机选择的2%的报表的审核提供后端支持。
自动化使××公司处理费用报表成本减少了88%,由原来的每张报表25美元减少到每份3美元。报表处理时间大大缩短,原来用四周,现在只要四天,员工满意度大大提高,员工的生产率也大幅提升。她们能够更多地集中精力于增值工作而不是管理活动。
这个新系统的审核组件自动从递交的报表中随机选择送交固定的审计员。她能够辩识哪一个是合乎标准的,哪一个是不合乎标准的,并允许审计员对其作出接受或拒绝的处理。该系统将结果自动通知有关人员,而无需审计员自己动手。

前端控制和后端自动操作相结合使公司只需两个审计员即可审核所有报表。因为审核已不再是HR EXPENSE部门的主要职责,审核工作很快完成之后,她们就能够投入其它增值性的工作当中去,比如趋势分析和供应商关系的培育。
应用网络系统,两个审计员即可完成对15000名员工的服务,照比其它同样规模的公司,××公司至少能够节约10个人的成本,如此算来,她们每年可节约678000的人工费用。

薪酬和工作表现
挑战－快速反应和作出决定需要精确的,易于理解的和随时能够获得的信息,人工系统已不能适应××公司的高速增长,从而需要新的流程已提高生产力。××公司面临如下的挑战:
· 由于存放地点不同,员工的薪酬信息和考评信息难以查找
· 薪酬调整和工作表现排序流程操作缓慢
· 考评流程不一致,导致一些矛盾和额外的纸面工作
· 管理,存放,调用纸件的成本日益增加
· 对外部市场薪酬变化的反应迟缓
· 不精确,不一致的人力资源衡量标准,例如,为销售人员设定的目标难以实现

解决方案－把薪酬信息和工具交给经理,使她们能够迅速、准确的作出决定,公司开发出应用软件,从People Soft系统获取统一预算数据,并自动计算期权,工资,奖金等。这一应用软件包含以下三个功能:
· 期权功能－该功能允许经理们向称职的直接下属分配期权
· 聚焦功能－该功能允许经理们在每半年的考核时录入工资调整建议和考评定级
· 奖金功能－该功能收集个人考评信息,这些信息由经理根据对员工的评估提供,然后作为计算奖金的依据

福利管理与登记

挑战
一个组织的福利政策让人们联想到大量的文档,令人困惑的法律文件,冗长的表格,费劲的流程。××公司也不例外。象大多数组织一样,随着职员数的增长,福利体系及流程的有效性变得越来越低。公司提供多达24种的福利项目供员工选择,因此导致了以上问题。

还有,公司福利支出高速上涨,但员工的满意度却下降了。例如,先前设定福利的过程(不论是在年度初或年度当中重新登记期间)即难于使用又不好操作。每位员工平均需要经过4次电话沟通才能确定她所期望的福利包,这使得××公司需要持续地印刷和分发有关福利供应商的手册。

其它的一些问题如:
人力资源及福利供应商的资料传送慢,质量低
更新福利信息及提供这些信息给员工的方法有效性差,耗费成本
福利管理部门员工将大约40%~60%的时间耗费在事务性工作上,而不是花在更加有价值的顾问性工作上。

××公司设想出一种新的分发福利的办法——让员工经过一个网上信息系统实现对自己福利计划的管理。

解决方案
××公司 实施了一个基于网络的,直接连接到福利供应商的信息及登记系统。经过员工自行申请,使福利管理部门人员增长的幅度相对放慢,在公司的人员从5000增长到15000时,福利管理部门的人员只从3个增加到6个。另外,这样的效率也使负责福利协调的人员能承担起全球范围的福利协调责任。

其它一些良好的效果
由于有关信息直接由员工输入,因此数据的质量得到了最好的保障
减少了办公用纸,降低了相应成本
人力资源工作人员能把精力更多地集中在战略层面,例如文化建设及建设与供应者的联系。
缩短了反应的时间,更及时地得到最重要的福利信息。

××公司的福利解决方案提供给员工以下一些选项:

生活/工作事件指南
给予员工在生活或工作当中一些事件处理的程序,如婚姻状况的改变,孩子出生,终止在公司服务等等。

关于福利
关于可选福利的信息,提供给员工易于查询及非常方便的链接。员工能够自行登记而且回顾她当前的选择。

供应商/联系
提供有关保险

福利图书馆提供福利有关描述的摘要,声明,以及公告。员工还能经过表格选项获得有关的福利申请表格。

财产管理
挑战
丰厚的××公司股票期权计划是吸引高级人才及保留员工的关键竞争优势。××公司在考虑改进整个期权计划及购买程序时,将考虑以下的一些
具备高资历的工作人员将60~80%的时间用在管理方面,一些重复性的工作如回答有关财产的询问及更新基本信息。
所列出的准确的、更新过的关于当前财产价值信息并不总是得到很好的维护,也不一定能马上得到。而且××公司正面临管理股票计划的费用不断增长的问题。
这样的服务能让大家看到的价值并不高,信息传递到员工还得花一段较长的时间。

解决方案
为了改变这一状况,××公司开发出一套员工能够易于理解和使用的系统。员工能经过它直接了解关于个人股票期权以及员工购股计划(ESPP)的有关报告。这种办法使员工的满意度得到提高,因为她们能够随时计算出自己经过购股所获得的净利。财产管理部门的满意度也提高了,因为她们能关注其它更具有价值的工作。

值得一提的是,股票期权摘要信息包括有关员工所持有的股票的信息,如获得的购股数,现价值,以及购买时间表等。此设定让员工随时能看到其股票信息,以及如果她留在公司的话,未来她经过购股能获得的利益。

ESPP包含实时的一些员工持有信息,包括购买时的价格,增加的认购数,以及总值。ESPP的税赋摘要报告包含有关所得说方面的信息如售出股份的收入,由这些收入所应缴纳的税赋。

由××公司得到的启示
××公司投入了1500万美元去实现这一基于INTERNET的管理改革,其结果是每年能节省5000万美元的费用。商业周刊认为”很少有公司能比××公司更好地抓住新技术与管理改革的结合点”。JOHN BYRNE,该篇评论的作者,表示了她对××公司所取得的成就及所提出理念的赞美,”××公司能够提供通向一种新管理模式的最好的路标。一方面是由于它提供了一个强有力的连接顾客和供应商的网络工具,另一方面,××公司率先运用这些最先进的技术及工具进行管理实践。”

Ernst&Young LLP公司在对××公司的提高员工效率系统考查后,认为××公司是运用互联网开发基于Web的工具和应用系统的最佳应用实例,这一系统提高了员工生产力,降低了成本,并经过改变员工在一起工作的方式理顺了业务流程。
经过提高员工效率系统解决方案,广泛的自助服务内容应用早就了受激励的知识员工,同时也减少了行政支出,更重要的是,人力资源部员工有时间关注战略性的事项,企业也将确立一种雇员关注改进工作而不只是照章办事的文化。
提高员工效率系统解决方案给公司带来了巨大收益,
· 高投入产出比－WOS的应用经过降低成本和提高可计算的生产力取得了丰厚的回报。
· 利润增加－所有由成本控制节省的资金都被直接投入到基础项目中去。
· 经过自动化及自助服务提高按比例调控人员的能力－员工能够直接使用工具,信息和资源,使行政人员腾出更多时间作其它有价值的工作。
· 全球接入－浏览器本身即是普遍应用的客户端,企业也能够运用同样的应用平台获取所有要素,WO模式允许按阶段递增功能的方式提供易于扩展解决方案。
· 受激励的员工－自动化的信息系统使员工受到激励,员工能够集中精力于工作本身,而不是工具。

· 员工满意度增加－WOS减少员工对第三方的依赖,提供更快的反应速度和自动的服务,另外,减少或消除冗杂的数据录入使支持部门的员工离职率降低,得到更多的工作满组感。

作为一个互联网端对端商务解决方案的领导者,××公司是全球网络业的例证,××公司不但愿意分享它已有的业界知识,还提供了在使用网络进行全面商务运作中获取的经验。