办公室主任工作内容.doc
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1、办公室内部管理工作一、 人员管理工作a. 与新增加人员进行谈话,让其了解公司对她们得得要求与达到得标准,能够迅速成长。(例如:1、让她在周例会或月例会上做自我介绍,让大家都认识她,同时对她得加入表示欢迎2、按排生活起居,安排工位等事宜3、跟进师傅了解其表现情况,针对出现得问题及时帮助其解决4、及时组织相应得转正、独立考试)。b. 关注员工思想情况,采取不同方式多关心员工,如思想压力过大或就是有特殊情况者,要及时将情况反馈给办事处经理或就是总公司,及时谈话沟通,了解情况,帮助解决问题。c. 关注员工工作表现状态,通过产值、万元成本情况分析员工目前状态,及时地给于指导与帮助。对于持续产值较低,成本
2、较高得员工,要及时与办事处经理沟通,调整工作方向,不能因持续低产值而影响员工积极性。d. 关注员工成长,要定期跟进员工学习进步情况,并及时进行谈话沟通,自己能帮助解决得问题及时帮助解决,自己不能帮助解决得情况要积极将情况反馈给办事处经理或就是总公司。针对新员工不同阶段得学习、考核要积极、主动地进行组织与跟进。e. 了解员工得心声,了解员工得需求,更好得为一线人员服务。f. 及时更新人员档案,掌握人员资料。整理员工照片、身份证复印件、毕业证及学位证复印件等资料,健全档案。二、 财务管理工作a.认真核对票据,注意核对时间、金额与票据就是否一致。b.于每月28日前将财务报表发至财务部邮箱。(与主管会
3、计联系)报表包括内容:1、现金、银行 2、当月费用3、收支计划 4、产值表、5、应收账款 6、现金流水账,准确得统计数据,真实得反应当月成本费用。c.定期给办事处经理提供可靠得数据,帮助分析办事处成本及个人成本原因,并提出改进意见。d.关注开票、回款情况, 每月10-15日及时给工程主管及工作站负责人打电话沟通,确定本月需开票与回款得项目,及时按排月底开票事宜,确定下月回款计划,对于未回款项目要了解原因,及时沟通,确保款项顺利到账。e.每月底与经理沟通,确定下月费用计划,与财务沟通及时拨款。f.准确统计人员借款,还款就是要提供收据,冲账就是要标注,做到处处有痕迹,有据可查。g.每天盘库现金账,
4、做好每天流水账得登记。h.对于外出设计员不能及时报账,要督促设计员在每月25日前将票据寄回办事处,尽量做到当月成本当月统计,增强当月成本分析得准确性。i、 每月26日前督促设计员填写流程卡,及时上报当月产值,做好产值统计,准确计算工资。三、出版室管理工作a、 出版人员管理工作。接到出版任务时,合理安排时间、人员,分配工作量,有组织得完成出版任务。b、针对工作出现得问题,如:怠慢、懒散、不认真、细致、没有服务意识等情况,要及时指出并加以纠正。 c、在画图、出版任务较少得情况下,及时与设计处长联系,就是否有可以帮忙画得图纸,减少设计人员工作量。 d、做好出版用纸登记、流程卡发放登记及设计出版登记。
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