ORACLE财务管理系统培训手册之总帐模块.doc
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1、ORACLE财务管理系统培训手册之总帐模块1792020年5月29日文档仅供参考 ORACLE财务管理系统培训手册总帐模块(GL)文档作者:创立日期:确认日期:控制编码:当前版本:1.0文档控制文档控制iiUNIT1 总帐模块概述1单元培训目标1LESSON 1 总帐模块介绍2LESSON 2 总帐模块和其它模块的关系3LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期4UNIT2 基 本 概 念6单元培训目标6LESSON 1 弹性域(Flexfield)和值集(Value Set)7LESSON 2 科目结构和帐簿9LESSON 3 菜单、职责和预制文件12LESSON 4 关于工具栏、功能键和
2、文件夹的使用15UNIT3 总帐业务处理流程17单元培训目标17LESSON 1 业务背景和数据录入操作步骤18LESSON 2 余额查询和报表提交24UNIT4 凭证录入管理35单元培训目标35LESSON 1 凭证来源和分类,总帐会计期间36LESSON 2 凭证修改和调整38LESSON 3 反冲凭证40LESSON 4 利用经常性和成批分配凭证的产生凭证41LESSON 5 经过总帐接口引入外部或子模块凭证50UNIT5 凭证复核和登帐52单元培训目标52LESSON 1 总帐模块中两种凭证复核方式53LESSON 2 凭证登帐56UNIT6 帐户余额查询和维护58单元培训目标58LE
3、SSON 1 公司间和悬帐帐户的概念和使用59LESSON 2 汇总模板61LESSON 3 帐户余额查询和追索63LESSON 4 帐户成批维护65UNIT7 多公司的帐务核算67单元培训目标67LESSON 1 公司间交易(CENTRA)68LESSON 2 数据映射和帐簿合并73LESSON 3 系统设置考虑79UNIT8 总 帐 报 表85单元培训目标85LESSON 1 Oracle FSG86LESSON 2 目录集和行顺序94LESSON 3 报表输出98UNIT9 总帐预算管理100单元培训目标100LESSON 1 Oracle 预算和预算控制101LESSON 2 定义、输
4、入预算和使用预算102UNIT10 总帐中的外币业务110单元培训目标110LESSON 1 Oracle 总帐外币业务111LESSON 2 定义汇率,余额重估113LESSON 3 币种转换和外币报表117总 结121UNIT1 总帐模块概述单元培训目标u 了解Oracle总帐模块的主要功能和特征u 了解Oracle总帐模块和其它模块的关系u 了解Oracle总帐模块的一个会计业务周期LESSON 1 总帐模块介绍Oracle总帐模块(Oracle General Ledger)是整个Oracle应用系统的核心模块,是系统内所有财务往来的汇集地,其它子模块内的财务和现金活动都将最终反映到总
5、帐模块中。一个公司中任何涉及财务的业务一般被输入到Oracle的子模块中,例如:对客户的销售发票和收款输入到应收模块(Oracle Receivables)中,向供应商的采购发票和付款记录在应付模块(Oracle Payables)中,之后,子模块中的财务信息(会计分录)都将经过标准转换程序转帐到总帐模块中。对于未输入至任何子模块中的业务,如收入、成本的结转,能够采用输入输入日记帐(Enter Journals)方式直接录入到总帐中。并非所有的公司都要使用全部的财务或其它模块,一个公司能够选择使用或不使用某个特定的模块,例如选择不使用固定资产模块(Oracle Assets),而是将固定资产增
6、加、折旧、报废等会计信息直接输入到总帐中。相反的,如果使用固定资产模块,那么所有与资产变动有关的会计信息都将经过资产模块自动传送至总帐模块。有一点需要注意,使用Oracle 总帐模块和Oracle 其它子模块必须建立在这样的原则上:任何业务或财务往来只能录入一次,不论是在子模块还是在总帐模块中,因此,任何业务错误的修改和更正都必须从源头开始,如果使用子模块录入业务,必须在子模块中修改或更正,而不能在总帐中输入更正日记帐。Oracle 总帐模块的主要功能能够概括如下:1 会计和财务信息的记录和集取2 完成财务监测和控制3 进行财务信息的分析和报告使用Oracle 总帐模块,能够使一个企业建立统一
7、集成的总帐和分类帐,利用灵活的方式快速准确地产生各种日记帐,利用总帐的日记帐审核机制加强业务控制和减少差错。利用Oracle 总帐模块,企业还能够获得很多功能和特性,如强大的外币处理,有效的预算管理和控制,灵活的公司间帐务处理和帐务合并,灵活的报表定义和使用等。另外,利用总帐和其它系统的集成如ADI和OLAP,能够灵活快速的为企业管理和决策人员提供财务信息。LESSON 2 总帐模块和其它模块的关系Oracle 总帐模块和其它模块的关系是一中总帐和分类帐的关系,总帐记录并保存财务业务的会计余额信息,子模块记录并保存财务业务的明细信息,她们的关系图如下:以应付(Oracle Payables)模
8、块和总帐模块关系为例:公司能够利用应付模块记录保存和供应商往来的明细业务,当在应付模块中接收并录入一张供应商发票时,应付模块除了记录这张发票对应的供应商、发票日期、金额、编号和说明信息外,经过标准的转帐程序,应付模块将在总帐中产生以下的会计分录:借:成本/费用贷:应付款同样地,录入一笔付款时,应付模块除了记录此付款地日期、银行帐户、付款供应商、核销地发票等信息外,还将在总帐中产生付款业务地会计信息:借:应付款贷:现金/银行LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期Oracle 总帐模块的一个会计业务周期如下图:1 打开总帐会计期2 录入手工凭证,包括: 手工标准凭证 外币凭证 统计凭证3 从
9、子模块引入凭证,如:应收、应付、库存等模块4 利用定义好的经常性凭证模板生成凭证经常性凭证模板包括: 框架凭证模板有固定帐户无金额(生成须手工填写) 标准凭证模板固定帐户和固定金额 公式凭证模板有固定帐户,金额尤特定计算公式获得5 利用成批分配凭证模板生成凭证,如将当月折旧费用按部门分摊6 凭证复核:能够利用联机录入或查询界面进行复核,也能够运行报表程序将凭证打印出来后复核7 手工或自动过帐(后台登帐)8 检查是否存在登帐后的凭证错误,如果有,进行凭证反冲调整9 进行(如果有外币业务)外币重估和汇兑损益的处理10. 进行外币转换,为合并报表做准备11帐簿合并(如果存在多帐簿)12编制财务报表并
10、复核和分析13关闭当前会计期,并打开下一会计期UNIT2 基 本 概 念单元培训目标u 理解Oracle模块中弹性域和值集的基本概念u 理解科目结构(COA)和帐簿的基本概念u 了解菜单、职责、工具栏和文件夹的使用LESSON 1 弹性域(Flexfield)和值集(Value Set)弹性域(Flexfield)遍布于整个Oracle Application中,Oracle 地许多应用性能都归功于特定的弹性域设计,它是Oracle描述某一事务或实体的一种方法。一个弹性域由多个段组合起来,每个段是弹性域内的单个子字段(在数据库中,段以单个的表列形式出现),例如,我们能够利用四段结构(公司段,成
11、本中心段,科目段,项目段)来描述公司内的帐户结构,010.102.550304.P001 代表南京分公司(010)经理办公室(102)在一个建筑项目(P001)上发生的管理费用_办公费的帐户。Oracle应用产品中包括两中类型的键弹性域:关键弹性域(Key Flexfields)和描述性弹性域(Descriptive Flexfields)。关键弹性域一般描述了由弹性域标识的实体的特殊特性,在Applications 中,关键弹性域包括:总帐科目,库存物品,固定资产等。描述性弹性域虽然不需要象键弹性域内的段那样要产生有意义的代码,可是它们也描述了实体的其它特性,该实体的描述性特性在您使用的表单
12、的其它部分被标识。描述性弹性域在Applications 数据库表中被视为属性列(attribute columns),而关键弹性域一般被视为段列(segment column)。弹性域中每一个段对应一个值集(Value sets),一个值集能够包含许多具体值集值。在段中输入或选择值时,弹性域会验证每个段的有效值集(一个值集)。值集一般是预先定义的,经过定义”验证段”,系统将会把用户输入此段的值与此段值集中的值作比较,如果终端用户输入无效的段值,则有效值列表会自动显示以使用户能够选择有效值。应用和使用弹性域,能够获得很多优点,满足您的以下业务需要:u 自定义应用产品以符合当前业务惯例,例如会计
13、代码,产品代码以及其它代码。u 自定义应用产品以获取在其它情况下应用产品无法跟踪的数据。u 具有由一个或多个段组成的”智能字段”,每个段均包含一个值和一个含义。u 依靠应用产品来验证您在智能字段中输入的值和值组合。u 根据表单数据和应用数据来更改智能字段的结构。u 无需编程即可自定义数据字段来符合您的业务需要。u 查询智能字段以获得特定信息。下图是一个关键弹性域和说明性弹性域在Applications 窗体中的表现示意图: 其中:帐户结构是一个关键性弹性域(Accounts Flexfields),它由六个段组成,每个段对应一个值集。子目段中100 7(银行存款_中行虎踞路分理处)是值集”JM
14、CC_SUBACC”中的一个值集值。为了说明每笔体现业务对应的支票编号,系统设置了一个说明性弹性域,它由一段组成,每次录入的段值将保存在凭证行表中的atrribute1表列中。LESSON 2 科目结构和帐簿总帐模块中科目结构(Chart of Account)是关键弹性域(Accounting Flexfield)的一个典型应用,它唯一地标记总帐科目并为每个会计科目表提供一个灵活地结构。能够设置科目结构使其具有任意数目地段,最大可达30个。大多数公司至少要用3个段:公司段、成本中心段、科目段,根据实际情况,能够定义多段结构地科目结构用以描述企业地会计帐户。在这套教材中,我们以电信行业为例,它
15、的科目结构由六段组成,如下图所示:u 公司段:记录省公司和各市分公司u 成本中心段:记录每个成本部门,经理室、财务部等u 科目段:参照国家外资股份制科目的使用设定u 子目段:它是一个从属段(dependent segment),依赖于公司段的段值,用以记录各分公司特有的科目值,如银行存款等明细科目u 分类段:与收入有关的科目在此段上进行分类,如数字收入或模拟收入等u 项目段:记录具体的项目编号Oracle Applications中的帐簿由一个会计科目表、一个日历和一种职能货币(本位币)组成。共享相同的会计科目表、会计日历、职能货币的法人的财务业务能够记在一个相同的帐簿中。下图是帐簿设置的界面
16、,其中:科目结构采用了”JMCC_会计科目表”(六段结构),会计日历采用了”JMCC总帐日历”(每年共13个会计期,第13个期间为调整期)。此帐簿中涉及若干会计帐户和帐簿控制的选项,这里进行简要的说明。u 留存收益帐户:在您打开会计年度的第一期时,总帐会按照留存收益帐户对上一年度中的所有收入和费用帐户的净余额进行过帐。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会自动为每个公司或余额实体创立一个留存收益帐户。 u 暂记帐户: 如果您选择允许暂记过帐不平衡日记帐分录,总帐会自动过帐此帐户的差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会为每个余额实体创立一个暂记帐户。u 内部往来帐户:如果您选择自动平衡
17、公司间的日记帐,总帐可确保帐套余额实体中的所有日记帐分录保持平衡(借项等于贷项)。如果对于特定的余额实体来说,日记帐分录不平衡,总帐会自动过帐相应公司间帐户的差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会为每个余额实体创立一个公司间帐户。 u 保留准备帐户:如果您输入一个不平衡的保留分录,总帐会自动过帐您在此处指定的帐户差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会为每个余额实体创立一个保留准备帐户。:控制选项:u 允许暂记过帐:允许用户过帐不平衡的日记帐分录(借项不等于贷项),并经过过帐暂记帐户的抵销额来自动平衡这些日记帐分录。如果启用此选项,您必须为帐套输入一个暂记帐户。 如果不允许暂记过
18、帐,您将仅能过帐经平衡的日记帐分录。u 公司间日记帐余额:允许用户过帐公司间不平衡的日记帐分录(对于某个特定公司或平衡实体来说借项不等于贷项),并根据指定的公司间帐户来自动平衡这些公司间日记帐。如果启用此选项,您必须为此帐套输入一个公司间帐户。如果不选择平衡公司间的日记帐,则您仅能经过余额段(一般为公司段)来过帐平衡的公司间日记帐。u 启用平均余额:允许您使用帐套以进行平均余额处理。一旦启用平均余额处理,总帐会自动存储汇总余额,此余额用来计算平均和日终余额。 u 启用日记帐审批:允许您使用帐套中的总帐日记帐审批功能。如果已启用”日记帐审批”,而且要求对日记帐分录的日记帐来源进行审批,则在采取进
19、一步措施之前,必须经过适当的管理层审批此日记帐。如果没有启用日记帐审批,即使要求对日记帐来源进行审批,也不会执行此审批过程。 u 启用日记帐分录税:允许您在总帐中人工输入可征税日记帐分录。启用帐套的此项功能时,系统会自动计算相关联的税额并生成税务日记帐行。LESSON 3 菜单、职责和预制文件Oracle Applications 是一个图形化的应用软件,它的操作界面由工具栏、浏览器窗口、菜单和快捷键等组成。其中菜单是多个功能的组合,它能够包括子菜单或菜单项目,每一个菜单项目对应一个或一组特定的功能。下图是一个菜单界面:子菜单菜单项父菜单 快捷菜单我们能够根据实际情况组合出合适的菜单,例如下图
20、是某公司总帐管理职责所用到的菜单定义界面,操作路径:(R)系统管理员(N)应用菜单责任(Responsbility)是 Oracle 应用产品的一种授权级别,不同的职责对应和使用特定的功能和系统报表,因此每次用户登陆系统时都要选择一个职责来操作系统,每个用户均具有至少一种或多种责任,而且几个用户能够共享同一责任。下图是用户登陆时选择职责的界面:职责名称定义职责时,需要选择特定的菜单,也就是说每个职责是经过它的菜单行使特定功能的,另外,每一个职责还对应特定的报表集,报表集限制了每个职责能够使用的报表和请求。下图是定义职责的界面,操作路径:(R)系统管理员(N)安全性职责定义挂报表集挂菜单预置文件
21、(Profile)是一组可影响应用运行方式的可更改选项。Oracle 应用产品提供的这些选项使您能够根据自己的需要更改应用性能。预置文件选项能够设置在以下四个层次之一或更多:站点、应用、责任和用户。系统管理员能够在这些层的任何一层设置默认选项值。 Oracle 应用产品将预置文件层作为一个分层结构来处理,其中”用户”是此结构中的最高层,接着是”责任”和”应用”,最后是最低层”站点”。例如,总帐模块提供”GL 帐套名”选项,如果职责”050-南京分公司本部总帐管理”对应”JMCC帐簿”,则使用此职责所有的凭证操作都在JMCC帐簿中,而不论地点级的参数值。如果职责层和应用层的”GL 帐套名”选项对
22、应的参数为空,职责”050-南京分公司本部总帐管理”则选择JMCC帐簿。下图是定义预制文件的界面:职责级参数地点级参数LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用系统快捷工具栏的界面和使用介绍如下:状态栏信息切换责任-显示责任窗口窗口帮助-打开当前窗口的帮助编辑字段-打开当前字段的编辑器窗口值列表-显示当前字段的值列表附件-打开附件窗口更新或查看附件/添加新的附件转换-打开”转换”窗口文件夹工具-打开文件夹工具选项板清除记录-从此窗口清除当前记录删除记录-从数据库中删除当前记录新建记录-创立新的记录查找-打开”查询查找”窗口以选择记录摘要/详细资料-在当前记录的摘要和详细资料视图之间切换
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- 关 键 词:
- ORACLE 财务管理 系统 培训 手册 总帐 模块
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