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ORACLE财务管理系统培训手册之总帐模块

179
2020年5月29日
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ORACLE财务管理系统培训手册—总帐模块(GL)

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UNIT1 总帐模块概述 1
单元培训目标 1
LESSON 1 总帐模块介绍 2
LESSON 2 总帐模块和其它模块的关系 3
LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期 4
UNIT2 基 本 概 念 6
单元培训目标 6
LESSON 1 弹性域(Flexfield)和值集(Value Set) 7
LESSON 2 科目结构和帐簿 9
LESSON 3 菜单、职责和预制文件 12
LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用 15
UNIT3 总帐业务处理流程 17
单元培训目标 17
LESSON 1 业务背景和数据录入操作步骤 18
LESSON 2 余额查询和报表提交 24
UNIT4 凭证录入管理 35
单元培训目标 35
LESSON 1 凭证来源和分类,总帐会计期间 36
LESSON 2 凭证修改和调整 38
LESSON 3 反冲凭证 40
LESSON 4 利用经常性和成批分配凭证的产生凭证 41
LESSON 5 经过总帐接口引入外部或子模块凭证 50
UNIT5 凭证复核和登帐 52
单元培训目标 52
LESSON 1 总帐模块中两种凭证复核方式 53
LESSON 2 凭证登帐 56
UNIT6 帐户余额查询和维护 58
单元培训目标 58
LESSON 1 公司间和悬帐帐户的概念和使用 59
LESSON 2 汇总模板 61
LESSON 3 帐户余额查询和追索 63
LESSON 4 帐户成批维护 65
UNIT7 多公司的帐务核算 67
单元培训目标 67
LESSON 1 公司间交易(CENTRA) 68
LESSON 2 数据映射和帐簿合并 73
LESSON 3 系统设置考虑 79
UNIT8 总 帐 报 表 85
单元培训目标 85
LESSON 1 Oracle FSG 86
LESSON 2 目录集和行顺序 94
LESSON 3 报表输出 98
UNIT9 总帐预算管理 100
单元培训目标 100
LESSON 1 Oracle 预算和预算控制 101
LESSON 2 定义、输入预算和使用预算 102
UNIT10 总帐中的外币业务 110
单元培训目标 110
LESSON 1 Oracle 总帐外币业务 111
LESSON 2 定义汇率,余额重估 113
LESSON 3 币种转换和外币报表 117
总 结 121

UNIT1 总帐模块概述
单元培训目标
u 了解Oracle总帐模块的主要功能和特征
u 了解Oracle总帐模块和其它模块的关系
u 了解Oracle总帐模块的一个会计业务周期

LESSON 1 总帐模块介绍

Oracle总帐模块(Oracle General Ledger)是整个Oracle应用系统的核心模块,是系统内所有财务往来的汇集地,其它子模块内的财务和现金活动都将最终反映到总帐模块中。一个公司中任何涉及财务的业务一般被输入到Oracle的子模块中,例如:对客户的销售发票和收款输入到应收模块(Oracle Receivables)中,向供应商的采购发票和付款记录在应付模块(Oracle Payables)中,之后,子模块中的财务信息(会计分录)都将经过标准转换程序转帐到总帐模块中。对于未输入至任何子模块中的业务,如收入、成本的结转,能够采用输入输入日记帐(Enter Journals)方式直接录入到总帐中。
并非所有的公司都要使用全部的财务或其它模块,一个公司能够选择使用或不使用某个特定的模块,例如选择不使用固定资产模块(Oracle Assets),而是将固定资产增加、折旧、报废等会计信息直接输入到总帐中。相反的,如果使用固定资产模块,那么所有与资产变动有关的会计信息都将经过资产模块自动传送至总帐模块。有一点需要注意,使用Oracle 总帐模块和Oracle 其它子模块必须建立在这样的原则上:任何业务或财务往来只能录入一次,不论是在子模块还是在总帐模块中,因此,任何业务错误的修改和更正都必须从源头开始,如果使用子模块录入业务,必须在子模块中修改或更正,而不能在总帐中输入更正日记帐。
Oracle 总帐模块的主要功能能够概括如下:
1． 会计和财务信息的记录和集取
2． 完成财务监测和控制
3． 进行财务信息的分析和报告
使用Oracle 总帐模块,能够使一个企业建立统一集成的总帐和分类帐,利用灵活的方式快速准确地产生各种日记帐,利用总帐的日记帐审核机制加强业务控制和减少差错。利用Oracle 总帐模块,企业还能够获得很多功能和特性,如强大的外币处理,有效的预算管理和控制,灵活的公司间帐务处理和帐务合并,灵活的报表定义和使用等。另外,利用总帐和其它系统的集成如ADI和OLAP,能够灵活快速的为企业管理和决策人员提供财务信息。

LESSON 2 总帐模块和其它模块的关系

Oracle 总帐模块和其它模块的关系是一中总帐和分类帐的关系,总帐记录并保存财务业务的会计余额信息,子模块记录并保存财务业务的明细信息,她们的关系图如下:

以应付(Oracle Payables)模块和总帐模块关系为例:
公司能够利用应付模块记录保存和供应商往来的明细业务,当在应付模块中接收并录入一张供应商发票时,应付模块除了记录这张发票对应的供应商、发票日期、金额、编号和说明信息外,经过标准的转帐程序,应付模块将在总帐中产生以下的会计分录:
借:成本/费用
贷:应付款
同样地,录入一笔付款时,应付模块除了记录此付款地日期、银行帐户、付款供应商、核销地发票等信息外,还将在总帐中产生付款业务地会计信息:
借:应付款
贷:现金/银行
LESSON 3 总帐模块的一个会计业务周期
Oracle 总帐模块的一个会计业务周期如下图:

1． 打开总帐会计期
2． 录入手工凭证,包括:· 手工标准凭证
· 外币凭证
· 统计凭证
3． 从子模块引入凭证,如:应收、应付、库存等模块
4． 利用定义好的经常性凭证模板生成凭证
经常性凭证模板包括:· 框架凭证模板—有固定帐户无金额(生成须手工填写)
· 标准凭证模板—固定帐户和固定金额
· 公式凭证模板—有固定帐户,金额尤特定计算公式获得
5． 利用成批分配凭证模板生成凭证,如将当月折旧费用按部门分摊
6． 凭证复核:能够利用联机录入或查询界面进行复核,也能够运行报表程序将凭证打印出来后复核
7． 手工或自动过帐(后台登帐)
8． 检查是否存在登帐后的凭证错误,如果有,进行凭证反冲调整
9． 进行(如果有外币业务)外币重估和汇兑损益的处理
10. 进行外币转换,为合并报表做准备
11．帐簿合并(如果存在多帐簿)
12．编制财务报表并复核和分析
13．关闭当前会计期,并打开下一会计期

UNIT2 基 本 概 念
单元培训目标
u 理解Oracle模块中弹性域和值集的基本概念
u 理解科目结构(COA)和帐簿的基本概念
u 了解菜单、职责、工具栏和文件夹的使用
LESSON 1 弹性域(Flexfield)和值集(Value Set)

弹性域(Flexfield)遍布于整个Oracle Application中,Oracle 地许多应用性能都归功于特定的弹性域设计,它是Oracle描述某一事务或实体的一种方法。一个弹性域由多个段组合起来,每个段是弹性域内的单个子字段(在数据库中,段以单个的表列形式出现),例如,我们能够利用四段结构(公司段,成本中心段,科目段,项目段)来描述公司内的帐户结构,010.102.550304.P001 代表南京分公司(010)经理办公室(102)在一个建筑项目(P001)上发生的管理费用_办公费的帐户。

Oracle应用产品中包括两中类型的键弹性域:关键弹性域(Key Flexfields)和描述性弹性域(Descriptive Flexfields)。关键弹性域一般描述了由弹性域标识的实体的特殊特性,在Applications 中,关键弹性域包括:总帐科目,库存物品,固定资产等。描述性弹性域虽然不需要象键弹性域内的段那样要产生有意义的代码,可是它们也描述了实体的其它特性,该实体的描述性特性在您使用的表单的其它部分被标识。描述性弹性域在Applications 数据库表中被视为属性列(attribute columns),而关键弹性域一般被视为段列(segment column)。

弹性域中每一个段对应一个值集(Value sets),一个值集能够包含许多具体值集值。在段中输入或选择值时,弹性域会验证每个段的有效值集(一个值集)。值集一般是预先定义的,经过定义”验证段”,系统将会把用户输入此段的值与此段值集中的值作比较,如果终端用户输入无效的段值,则有效值列表会自动显示以使用户能够选择有效值。

应用和使用弹性域,能够获得很多优点,满足您的以下业务需要:
u 自定义应用产品以符合当前业务惯例,例如会计代码,产品代码以及其它代码。
u 自定义应用产品以获取在其它情况下应用产品无法跟踪的数据。
u 具有由一个或多个段组成的”智能字段”,每个段均包含一个值和一个含义。
u 依靠应用产品来验证您在智能字段中输入的值和值组合。
u 根据表单数据和应用数据来更改智能字段的结构。
u 无需编程即可自定义数据字段来符合您的业务需要。
u 查询智能字段以获得特定信息。

下图是一个关键弹性域和说明性弹性域在Applications 窗体中的表现示意图:

其中:帐户结构是一个关键性弹性域(Accounts Flexfields),它由六个段组成,每个段对应一个值集。子目段中100 7(银行存款_中行虎踞路分理处)是值集”JMCC_SUBACC”中的一个值集值。
为了说明每笔体现业务对应的支票编号,系统设置了一个说明性弹性域,它由一段组成,每次录入的段值将保存在凭证行表中的atrribute1表列中。

LESSON 2 科目结构和帐簿

总帐模块中科目结构(Chart of Account)是关键弹性域(Accounting Flexfield)的一个典型应用,它唯一地标记总帐科目并为每个会计科目表提供一个灵活地结构。能够设置科目结构使其具有任意数目地段,最大可达30个。大多数公司至少要用3个段:公司段、成本中心段、科目段,根据实际情况,能够定义多段结构地科目结构用以描述企业地会计帐户。在这套教材中,我们以电信行业为例,它的科目结构由六段组成,如下图所示:

u 公司段:记录省公司和各市分公司
u 成本中心段:记录每个成本部门,经理室、财务部等
u 科目段:参照国家外资股份制科目的使用设定
u 子目段:它是一个从属段(dependent segment),依赖于公司段的段值,用以记录各分公司特有的科目值,如银行存款等明细科目
u 分类段:与收入有关的科目在此段上进行分类,如数字收入或模拟收入等
u 项目段:记录具体的项目编号
Oracle Applications中的帐簿由一个会计科目表、一个日历和一种职能货币(本位币)组成。共享相同的会计科目表、会计日历、职能货币的法人的财务业务能够记在一个相同的帐簿中。下图是帐簿设置的界面,其中:科目结构采用了”JMCC_会计科目表”(六段结构),会计日历采用了”JMCC总帐日历”(每年共13个会计期,第13个期间为调整期)。此帐簿中涉及若干会计帐户和帐簿控制的选项,这里进行简要的说明。

u 留存收益帐户:在您打开会计年度的第一期时,总帐会按照留存收益帐户对上一年度中的所有收入和费用帐户的净余额进行过帐。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会自动为每个公司或余额实体创立一个留存收益帐户。
u 暂记帐户: 如果您选择允许暂记过帐不平衡日记帐分录,总帐会自动过帐此帐户的差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会为每个余额实体创立一个暂记帐户。
u 内部往来帐户:如果您选择自动平衡公司间的日记帐,总帐可确保帐套余额实体中的所有日记帐分录保持平衡(借项等于贷项)。如果对于特定的余额实体来说,日记帐分录不平衡,总帐会自动过帐相应公司间帐户的差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会为每个余额实体创立一个公司间帐户。
u 保留准备帐户:如果您输入一个不平衡的保留分录,总帐会自动过帐您在此处指定的帐户差额。如果在帐套中有多个公司或余额实体,总帐会为每个余额实体创立一个保留准备帐户。:
控制选项:
u 允许暂记过帐:允许用户过帐不平衡的日记帐分录(借项不等于贷项),并经过过帐暂记帐户的抵销额来自动平衡这些日记帐分录。如果启用此选项,您必须为帐套输入一个暂记帐户。 如果不允许暂记过帐,您将仅能过帐经平衡的日记帐分录。
u 公司间日记帐余额:允许用户过帐公司间不平衡的日记帐分录(对于某个特定公司或平衡实体来说借项不等于贷项),并根据指定的公司间帐户来自动平衡这些公司间日记帐。如果启用此选项,您必须为此帐套输入一个公司间帐户。如果不选择平衡公司间的日记帐,则您仅能经过余额段(一般为公司段)来过帐平衡的公司间日记帐。
u 启用平均余额:允许您使用帐套以进行平均余额处理。一旦启用平均余额处理,总帐会自动存储汇总余额,此余额用来计算平均和日终余额。
u 启用日记帐审批:允许您使用帐套中的总帐日记帐审批功能。如果已启用”日记帐审批”,而且要求对日记帐分录的日记帐来源进行审批,则在采取进一步措施之前,必须经过适当的管理层审批此日记帐。如果没有启用日记帐审批,即使要求对日记帐来源进行审批,也不会执行此审批过程。
u 启用日记帐分录税:允许您在总帐中人工输入可征税日记帐分录。启用帐套的此项功能时,系统会自动计算相关联的税额并生成税务日记帐行。
LESSON 3 菜单、职责和预制文件
Oracle Applications 是一个图形化的应用软件,它的操作界面由工具栏、浏览器窗口、菜单和快捷键等组成。其中菜单是多个功能的组合,它能够包括子菜单或菜单项目,每一个菜单项目对应一个或一组特定的功能。下图是一个菜单界面:
子菜单
菜单项
父菜单
快捷菜单

我们能够根据实际情况组合出合适的菜单,例如下图是某公司总帐管理职责所用到的菜单定义界面,操作路径:(R)系统管理员>(N)应用>菜单

责任(Responsbility)是 Oracle 应用产品的一种授权级别,不同的职责对应和使用特定的功能和系统报表,因此每次用户登陆系统时都要选择一个职责来操作系统,每个用户均具有至少一种或多种责任,而且几个用户能够共享同一责任。下图是用户登陆时选择职责的界面:
职责名称

定义职责时,需要选择特定的菜单,也就是说每个职责是经过它的菜单行使特定功能的,另外,每一个职责还对应特定的报表集,报表集限制了每个职责能够使用的报表和请求。
下图是定义职责的界面,操作路径:(R)系统管理员>(N)>安全性>职责>定义
挂报表集
挂菜单

预置文件(Profile)是一组可影响应用运行方式的可更改选项。Oracle 应用产品提供的这些选项使您能够根据自己的需要更改应用性能。预置文件选项能够设置在以下四个层次之一或更多:站点、应用、责任和用户。系统管理员能够在这些层的任何一层设置默认选项值。 Oracle 应用产品将预置文件层作为一个分层结构来处理,其中”用户”是此结构中的最高层,接着是”责任”和”应用”,最后是最低层”站点”。例如,总帐模块提供”GL 帐套名”选项,如果职责”050-南京分公司本部总帐管理”对应”JMCC帐簿”,则使用此职责所有的凭证操作都在JMCC帐簿中,而不论地点级的参数值。如果职责层和应用层的”GL 帐套名”选项对应的参数为空,职责”050-南京分公司本部总帐管理”则选择JMCC帐簿。下图是定义预制文件的界面:
职责级参数
地点级参数

LESSON 4 关于工具栏、功能键和文件夹的使用
系统快捷工具栏的界面和使用介绍如下:
状态栏信息
ဈ
切换责任--显示责任窗口
窗口帮助--打开当前窗口的帮助
编辑字段--打开当前字段的编辑器窗口
值列表--显示当前字段的值列表
附件--打开附件窗口更新或查看附件/添加新的附件
转换--打开”转换”窗口
文件夹工具--打开文件夹工具选项板
清除记录--从此窗口清除当前记录
删除记录--从数据库中删除当前记录
新建记录--创立新的记录
查找--打开”查询查找”窗口以选择记录
摘要/详细资料--在当前记录的摘要和详细资料视图之间切换
清除表单--清除当前表单中的所有等待更改
打印--打印当前屏幕,或在特定的情况下显示要打印的报表列表
保存并继续--保存所有更改并增加为下一个记录
保存--保存当前表单中的所有更改
定位至--打开定位(浏览器)窗口

Oracle Applications 提供了很多快捷键,熟练地使用这些快捷键和操作技巧,能够极大地加快系统操作速度,例如:Ctrl+S 提交保存,F11 和Ctrl + F11进行表单查询。下图是快捷键窗口(按Ctrl + K调出):

经过利用系统文件夹功能,能够灵活的调整界面显示方式,如隐藏/出示某些字段、调整字段显示宽度、调整字段显示顺序、自动根据查询条件刷新等。下图是文件夹使用和保存的界面:

UNIT3 总帐业务处理流程
单元培训目标
u 经过具体的业务实例了解Oracle总帐模块的一个业务操作流程
u 能够简单地进行凭证录入,修改,复核,登帐,查询,报表等操作

LESSON 1 业务背景和数据录入操作步骤
业务背景:
一般而言,一个公司财务部的日常业务流程如下所述:
首先,打开会计期。接着经过手工输入或从其它模块引入日记帐,提交上级主管进行复核和审批。审批经过则进行过帐,否则根据拒绝原因进行相应调整,再提交审批。在会计期末,根据公司的具体情况作相应地调整(如外币重估,报表合并等),制作财务报表。关闭会计期,以后所有业务计入下一会计期。基本流程如图3-1。
凭 证 审 核、 分 析 和 更 改
生成财务报告
结束会计期
凭证登帐
建立经常性分录
录入凭证
凭证转回
成批分配
打开会计期
转帐及合并
凭证引入

图3-1:总帐业务流程图
u 业务流程在总帐模块中实现的步骤:
STEP1:打开会计期
1. (Ｎ)设置>打开>关闭,进入”打开和关闭会计期”窗口。
2. 总帐管理系统将显示最近打开的会计期。如果期间可能是最近才打开的会计期,则此期间当前可能为关闭状态。
3. 选择”打开下一期”。总帐管理系统将计算本期的期末帐户余额,并启动并发处理以打开下一期,本期将仍保持”打开”状态。 如果打开新会计年度的第一期,总帐管理系统将自动更新留存收益帐户。
4. 保存。
打开会计期的界面如图3-2所示:

图3-2:打开与关闭会计期
打开会计期能够控制日记帐分录和日记帐过帐,也能够计算报表的期末和年终实际及预算帐户余额。 会计期有打开、关闭、永久关闭、从不打开和将来_录入五种状态。其中,只能在打开和将来_录入两种状态中录入日记帐,而且在将来_录入状态中不能过帐。
例如,在窗口中点击”打开下一期”,则会计期间”05- ”的状态改为”打开”,同时会计期间”06- ”的状态为”将来_录入”。
STEP2:手工录入一个凭证批和若干凭证
1. (Ｎ)凭证>输入,进入”查找日记帐”窗口(图3-3)。

图3-3:查找日记帐
2. 点击”新建批”,进入”批”窗口。
能够将具有共同属性的日记帐分录创立为批。例如,可按类型和日期对日记帐分录进行分组。一个批中能够有多个日记帐,或者每个日记帐分录能够只有一个独立的批。
批中的所有日记帐分录必须共享同一个期间。能够为任何打开的或将来可输入的会计期创立日记帐批,但只能在打开的会计期过帐批。
如果不需要输入批信息,能够直接输入日记帐。总帐管理系统将使用由唯一的批标识及系统日期组合而成的来源(人工),自动为分录创立批。如图3-4。

图3-4:批
批: 输入可选批名以标识总帐和日记帐分录报表中的批。同一会计期不能具有重复的批名。 如果不输入批名,总帐管理系统将根据来源创立一个默认名称,此来源由一个唯一的批标识和系统日期组合而成。
期间:输入批组内的日记帐所属会计期。总帐管理系统会默认最近的打开期间。
余额类型:”余额类型”是一个只能显示的字段。在输入实际日记帐时它会显示”实际”,而在输入预算日记帐时显示”预算”。
说明: 批组的摘要,能够缺省。
总额控制:一批中包括的分录总数(建议不输)
”状态”区域将显示过帐、资金储备和日记帐审批的当前状态。
过帐:指该批凭证是否已经过帐。状态为:已过帐、未过帐。
资金:只该批凭证是否已经经过了预算检查。状态为:要求、已经过、警告、未经过。
审批:指该批凭证是否已经过了审批。状态为:经过、正在进行、拒绝、要求。
创立日期:录入批组的日期,默认为系统当前日期。
3. 点击”日记帐”按钮,进入”日记帐”窗口(图3-5),输入凭证信息。

图3-5:日记帐
日记帐:分录名称,同批组名,也能够另外定义。如果在输入日记帐之前未输入批名,总帐管理系统将使用该批中的第一个日记帐名称,以创立默认的批名。
周期:分录所在的会计期,与批组中的周期一致。如果未在批层输入期间,请为日记帐分录选择任意一个打开期间或将来可输入期间。
类别:可经过值列表选择记帐凭证的类型,如果是手工输入的凭证,则所有的凭证类别都为记帐。
余额类型:A表示实际,B 表示预算。与批组中的金额类型一致。
说明:分录摘要。
总额控制: 一张日记帐中包括的分录总金额(建议不输)。
有效日期:日记帐的日期,若选择的是上一会计期,则该日期为上一会计期的最后一天。
来源: 人工,表示手工输入的。
转换:输入币种及外币的汇率类型。对于外币,需要选择汇率日期及汇率类型,建议用公司汇率,因为公司汇率在系统中统一定义,如果选择用户汇率,则能够手工定义。本位币能够缺省。若输入的为统计帐户的统计量,则选择币种STAT。
行: 分录行的编号,为每个日记帐行输入行号,以控制日记帐分录行在联机和报表中显示的顺序。输入第一个日记帐分录行号之后,总帐管理系统将自动为随后的行逐个增大编号。如有必要,能够更改行号。
帐户:分录行中的借贷帐户,能够用ctrl+L速选,进入”会计科目表”窗口,如图3-6。
点击此按钮(或用快捷键”CTRL”+”L”)可查询各个段所包含的段值。

图3-6:会计科目表
借项/贷项:输入分录行的借贷方金额。对于外币则录入原币金额,系统将自动根据汇率值进行换算。
选择存盘: 日记帐录入完毕后,可单击”√”按纽,存盘并继续录入。
注: 其它明细、更改货币、其它活动为日记帐修改的选项,在输入日记帐时无须选择。
STEP3:复核
1. 提交日记帐批:在”日记帐”窗口中点击”其它活动”,进入”其它活动”窗口(图3-7),点击”对批进行审批”,将日记帐批传送给审批者,该审批者应是提交请求者的上级。

图3-7:其它活动
2. 审批:其它→通知,在”查找通知”窗口中查询需审批的通知,进行审批。
3. 重新分配:将请求转发,授权接受者对该日记帐批进行审批。
可在”备注”中输入同意或拒绝的原因。
回应:进行审批,选择”审批”则审批经过该日记帐批,选择”拒绝”则该日记帐审批请求未经过。
图3-8:回复
通知详细资料:查看该请求的详细内容。
4. 复核:发送请求者重新查询到该日记帐批,审批状态已改为”批准”或”拒绝”。
STEP4:登帐

在该日记帐批已经过审批后,可进行过帐。
1. (Ｎ)日记帐>过帐,进入”过帐日记帐”窗口。
注:在输入或复核日记帐分录时,也能够经过从”其它活动”窗口中选择”过帐”按钮来过帐日记帐批。这样将过帐整个包含要输入或复核的日记帐批。
2. 查询要过帐的日记帐批。也能够查询所有未过帐的日记帐批。能够查看批名和过帐期间以及余额类型,指明余额是否会影响预算、实际、或保留等类型的余额。
3. 复核”期间状态”和”过帐状态”以确定批是否可用于过帐。能够将实际批过帐至打开的期间,将预算批过帐至打开预算年度中的期间,将保留批过帐至最近打开的保留年度中直至最后一期的所有期间。
4. 检查日记帐批的”总额控制”(如果已输入一个)。如果总额控制不等于输入的借项总额和输入的贷项总额,除非允许悬帐过帐,否则不能过帐批。
5. 经过检查每个批旁边的复选框来选择要过帐的日记帐批。
6. 选择”过帐”以提交一个并发请求来过帐选择的日记帐批。
如果在过帐之前要使用预算控制但又未审批日记帐批,过帐程序会尝试储备资金,如果成功,它才会允许过帐批。如果资金储备失败,过帐程序将标记出现差错的批。
7. 并发处理完成之后,请复核过帐执行报表以确定过帐期间是否存在差错。
未过帐前,点击此按钮可冲销该日记帐

图3-9:日记帐
LESSON 2 余额查询和报表提交
STEP5:帐户余额查询和业务追索
帐户查询能够显示汇总和明细帐户的实际、预算和保留帐户余额。能够执行汇总和明细帐户的差异计算,也能够推进以查看包含明细帐户余额的活动,包括Oracle 应付款管理系统和 Oracle 应收款管理系统中的活动(如果这些产品已安装在服务器上并已设置细查)。
1、(Ｎ)查询>帐户,进入”帐户查询”窗口(图3-10)。

图3-10:帐户查询

2、输入要纳入查询的会计期范围。
3、指定要纳入查询的币种:
u 选择”所有币种”以查看所有币种的帐户信息。
u 选择”单一币种”并输入币种,以仅查看输入或折算为该币种的余额。
4、选择查看以查询币种输入的事务处理的余额,或折算为该币种的余额。如果查询币种是本位币或 STAT,必须选择输入的余额。
5、从弹出式列表中选择”主要余额类型”。
6、指定是否要查看实际、预算或保留余额。
u 如果选择显示预算余额,请指定要使用的预算。
u 如果选择显示保留余额,请输入”保留类型”。
7、选择显示和精确度系数:
个位:最高精确度;舍入为两位小数。
千位:将余额除以 1,000;舍入为三位小数。
百万位:将余额除以 1,000,000;舍入为三位小数。
十亿位:将余额除以 1,000,000,000;舍入为三位小数。
8、输入可选汇总模板名以限制仅查询与此模板关联的汇总帐户。
9、查询要复核的汇总或明细帐户。如果输入了汇总模板,则能够仅查询与此模板关联的汇总帐户。
10、选择应用于要查看的帐户信息的按钮:
u 选择”显示余额”以复核基于查询标准的当前帐户的余额(图3-11)。例如,南京分公司会计期”01- ”的人民币现金帐户余额为35161.92元。

3-11:明细余额

u 选择”显示日记帐明细”以查看基于查询标准的当前帐户的日记帐分录活动。如果选择查询已折算余额,则此按钮不可用如图3-12。

图3-12:显示日记帐明细
u 选择”显示差异”以查看为查询定义的主要余额类型和辅助余额类型之间的差异计算。如果选择查询所有币种,则此按钮不可用。
能够比较差异计算中的任何两个余额类型。要查询差异,请从备选区域弹出式列表中选择辅助余额类型,然后输入另一余额类型。请按照下面的公式计算差异:
差异 = 主要余额类型 - 辅助余额类型
例如,如果要查看预算但未支出的金额,请输入”预算”主要余额类型和”实际”辅助类型。
注:如果选择查询所有币种,则不能将差异纳入”帐户查询”。
SETP6:提交系统标准报表
1、(Ｎ)报表>请求>标准,进入”提交请求”窗口。
２、在”请求名称”栏中选择”试算表—平均”。
３、在”参数”窗口设置币种、货币类型、报告日期、帐户等内容,如图3-13。
帐户范围

图3-13:参数设置
4、参数设置完成,点击”确定”按钮,返回”提交请求”窗口(图3-14),点击”提交请求”。

图3-14:提交请求

STEP7:提交FSG报表
FSG能够经过指定报表对象来定义报表。最简单的报表是经过行集和标准栏集来定义的。以资产负债表为例,其栏集包括能够指定自定义栏集,能够添加目录集、行顺序和(或)显示集以增强报表或改进报表中的信息,也能够指定报表要包含的预算、保留类型和币种。
u 一旦定义并保存报表以后,能够随时用报表 - 运行报表、定义报表集或复制它并将其另保存为一个新报表。以资产负债表为例,操作流程如下(具体操作请参考UNIT8:Oracle FSG。)
1、 (Ｎ)报表>定义>行集,进入”行集”窗口
2、 选择”定义行”,进行有关行项目的设置。
2、 (Ｎ)报表>定义>栏集,进入”栏集”窗口。
3、 选择”定义栏”,进行列项目的设置。
4、在”栏集”窗口点击”创立标题”按钮,在”栏集标题”中输入资产负债表列标题。
5、(Ｎ):报表>定义>财务报表,进入”定义财务报表”窗口

6、 输入报表的名称、报表标题和说明。报表标题即是 FSG 打印在报表顶部的内容。
7、 输入要用于报表的行集——资产负债表(行集)和栏集——资产负债表(列集)。
8、 选择”运行报表”。

SETP8:关闭会计期
关闭会计期的操作基本同打开会计期。
1、 (Ｎ)设置>打开>关闭,进入”打开和关闭会计期”窗口。
2、 总帐管理系统将显示最近打开的会计期。如果期间可能是最近才打开的会计期,则此期间当前可能为关闭状态。
3、 选择需要关闭的会计期,将期状态改为”关闭”(图3-15)。
4、 保存。

图3-15:关闭会计期

UNIT4 凭证录入管理
单元培训目标
u 理解总帐模块中凭证来源和业务分类
u 理解会计期间的状态和使用
u 掌握凭证修改和更正流程
u 掌握几种凭证录入方式和特点
LESSON 1 凭证来源和分类,总帐会计期间

凭证来源和分类
u 凭证来源
ORACLE提供各种预定义的凭证来源类型供选择,也可根据需要增加设置
预定义来源如图4-1:
业务来源
凭证来源
应收帐款
应收款
应付帐款
应付款等
固定资产
资产等
库存
库存等
总帐
成批分配、兑换、公司间、重估、合并、结转、经常性、人工、预算日记帐、转帐等
采购
采购等
项目
项目
图4-1:凭证来源

手工凭证在预定义来源范围内,直接利用原定义。
子模块凭证来源类别亦采用预定义设置。
u 凭证分类:
ORACLE提供多种预定义的凭证分类,包含子模块导入、系统自动生成的凭证类别,预定义的分类名称可更改,根据需要也可任意增加。
预定义的凭证类型如图4-2:
业务来源
主要凭证类型
应收帐款
借项通知单、贷项通知单、收入、收据、杂项收据、销售发票、贷项通知单等
应付帐款
采购发票、付款等
固定资产
增加、报废、折旧、转移、调整等
库存
接收、MTL(物料业务)等
总帐
重估、合并、记帐凭证等
采购
采购等
图4-2:凭证分类

会计期间的分类和特点
u 会计期间类型
Oracle系统的会计期间除总帐管理系统标准期间类型”月”、”季度”和”年度”之外,还能够定义自己的期间类型。例如,图4-3中期间类型”CTHK月份”是自定义的期间类型。能够在定义组织的会计日历时使用这些期间类型。
u 会计年度类型
会计期间年度类型有会计年度和日历年度两种。选择”日历”以使用该系统名的会计期开始的年度,选择”会计”以使用该系统名的会计年度结束年度。
例如,假定会计年度为 7 月 1 日至 6 月 30 日,当前日期为 1995 年 7 月 15 日。如果选择”日历”年度类型,则由于此处的 7 月从 1995 年开始,因而总帐管理系统会将年度 1995 加到期名 (JUL-95) 中。如果选择”会计”年度类型,则由于会计年度在 1996 年结束,因而总帐管理系统会将 1996 加到期名 (JUL-96) 中 。

图4-3:会计期间类型
u 会计期间状态
会计期间有五种状态
打开:允许日记帐分录和过帐。
关闭:在会计期重新打开之前不允许日记帐分录和过帐,但允许报告和查询。
永久关闭:不允许日记帐分录和过帐。无法更改此期间状态,但允许报告和查询。
从不打开:不允许日记帐分录和过帐。总帐管理系统将对日历中第一个打开期间之前的任何期间,或者任何定义的但不可在将来输入的期间指定此状态。无法更改此期间状态。
将来_录入:允许日记帐分录,但不允许过帐。期间尚未打开,但在”帐套”窗口中指定的可在将来输入的期间之内。将无法不使用并发处理来打开期间而更改此期间状态。
能够打开新的会计期、关闭会计期、重新打开关闭的会计期以及打开保留年度(如果使用保留会计)。 另外,如果使用多报表币种,则必须打开/关闭主帐套和每个报表帐套中的会计期。

LESSON 2 凭证修改和调整

由应付、应收、采购等子模块引入的凭证是不能直接在总帐中修改的。如果这些凭证出现了错误,只能在子模块中修改,然后再引入到总帐中来调整以前的错误凭证。只有手工录入的凭证能够在总帐中直接修改。
u 审批前修改和调整
u 凭证只是存盘,尚未做其它动作,能够直接在凭证上修改。
1、(Ｎ)凭证→输入,进入”查找日记帐”窗口。
2、在”查找日记帐”窗口输入查询条件,找到该笔凭证,点击”复核日记帐”按钮,显示该笔日记帐的详细情况,进行修改。
u 更改凭证的期间。点击”其它活动”按钮,进入”其它活动”窗口,点击”更改期间”按钮,在”更改期间”窗口中输入新的会计期间和有效日期,如图4-4。

图:4-4更改凭证会计期间
u 更改日记帐分录币种。点击”更改币种”按钮,进入”更改币种”窗口(图4-5),输入新的币种,日期,类型和汇率,点击”确定”按钮。
注:有关外币的设置,请参考”外币业务”。
新币种
类型有用户、公司和周期三种

图4-5:更改凭证币种
u 对说明、类别、行、金额、帐户等的更改,可直接在窗口中选中所需更改的内容,直接修改即可。
u 凭证已进行了资金检查或准备,但还没有提交审批,则必须点击”其它活动”按钮,进入”其它活动”窗口后点击”非保留资金”按钮,将已经保留的预算额度释放,然后进行修改。修改操作同上。　　
u 审批后修改和调整
u 凭证已进行审批,但还没有过帐,则必须由审批人对该笔凭证作出回应,然后再取消资金检查,即点击”非保留资金”按钮,才可进行修改。修改操作同上。

LESSON 3 反冲凭证
经过反冲产生调整凭证
凭证已经过帐,则只能经过补记一张凭证调整或将原分录冲回。
例如,南京分公司在会计期间”04- ”做了一笔分录如下:
借:现金(050