OA系统使用管理制度.doc

OA系统使用管理制度

OA使用管理制度

一、总则
1、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微E-Office网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
2、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。

二、组织职责
OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：
1、公司行政人事部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：
（1）、负责制定OA系统规章制度；
（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；
（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；
（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；
（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；
（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；
（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；
（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；
2、OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：
（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；
（2）、负责OA系统的数据备份；
（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；
（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；
（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；
（6）、负责系统用户注册、注销等管理；
（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。
3、人事人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：
（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；
（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。

三、基础管理
1、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。
2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。
3、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。
4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。
6、各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。

四、应用管理
1、流程模块的使用
（1）、流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。
（2）、各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办理。
（3）、 用户新建流程并提交后应点击“已办事宜”，以确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。
（4）、 绑定流程的固定表单按业务实际需要对发起人进行授权，每个用户可发起使用的固定表单在个人首页中的“新建模块”界面中可以直接调取使用，固定表单的具体分类和使用对象见《附件1：流程表单分类说明》。
2、文档归档、查询和共享
（1）、 各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的最终协同或使用人进行归档。
（2）、 工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。
（3）、 公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。
（4）、各级有权限人员均可进入公共文档中进行相关业务文档的调阅和使用，各部门主管有进入公共文档中对各类文档查询的权限。公共文档的具体分类和使用对象见附件2:《OA平台公共文档权限分配表》。
3、工作日志
（1）、 公司人员均应于每天在“我的任务”—“我的日志”模块中新建每天的工作日志记录，以方便安排和查看日常工作的进度。各级主管亦可在下属工作日志中查看本部门人员工作日志记录。
4、邮件及消息的应用
（1）、 各个用户均已在OA系统中绑定了内部邮箱和消息，各用户应定期检索自己的收件箱，以查收和处理邮件。
（2）、内部邮件和消息主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。
（3）、OA平台各人员如有任何待办事宜都会有消息弹出框进行提醒。员工每隔一段应对内部邮件和内部消息进行清理工作，以免长时间积累影响服务器处理速度。

五、安全保密
1、按照公司《公司网络管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。
2、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
3、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护
为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；
1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；
2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；　　　　　　
3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；
4、不得对网络运行进行人为设限。

七、考核
为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。
1、OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或年度考核范围。
2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。
3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。
4、对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

八、 应急措施
应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。
1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。
2、公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。
3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。
九、附则
1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。
2、本制度未尽事宜按公司有关规定执行。