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中远房地产开发有限公司管理制度与工作流程

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2020年4月19日
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房地产开发有限公司
管理制度

目 录
一、 公司组织架构
( 一) 当前架构图------------------------------------------------------------------ 7
二、 工作职责
( 一) 行政部
1、 部门工作职责 ----------------------------------------------------------------- 8
2、 员工岗位职责 --------------------------------------------------------------------8-11
( 二) 财务部
1、 部门工作职责 ----------------------------------------------------------------------12
2、 员工岗位职责 ---------------------------------------------------------------------12-15
( 三) 业务部
1、 部门工作职责 ----------------------------------------------------------------------15
2、 员工岗位职责 --------------------------------------------------------------------15-16
( 四) 设计部
1、 部门工作职责 ---------------------------------------------------------------------16-17
2、 员工岗位职责 ----------------------------------------------------------------17-20
( 五) 销售部
1、 部门工作职责 ---------------------------------------------------------------------20
2、 员工岗位职责 ------------------------------------------------------------------20-22
( 六) 策划部
1、 部门工作职责----------------------------------------------------------------------22
2、 员工岗位职责 -----------------------------------------------------------------23-24
( 七) 合同预算部
1、 部门工作职责---------------------------------------------------------------------24
2、 员工岗位职责 ------------------------------------------------------------------24-26
( 八) 工程部
1、 部门工作职责 --------------------------------------------------------------------26
2、 员工岗位职责 ------------------------------------------------------------------26-28
( 九) 物业部
1、 部门工作职责---------------------------------------------------------------------28-29
( 十) 采购部
1、 部门工作职责-----------------------------------------------------------------------29
2、 员工岗位职责-----------------------------------------------------------------------29
三、 公司管理制度
( 一) 行政部
第一章 招聘
第一条 招聘录用制度--------------------------------------------------------------------29
第二条 考勤 ----------------------------------------------------------------------------30-31
第三条 加班管理规定-------------------------------------------------------------------31
第四条 员工内部调动与离职制度-----------------------------------------------------31
第二章 激励
第一条 工资福利制度------------------------------------------------------------------32-33
第二条 奖罚制度------------------------------------------------------------------------33-37
第三章 文件控制管理制度
第一条 公文的处理 -------------------------------------------------------------------37-39
第二条 文件编号体系--------------------------------------------------------------------39
第三条 文件的结构----------------------------------------------------------------------39-40
第四条 电子文件的管理-----------------------------------------------------------------40
第五条 文件的变改或换版 --------------------------------------------------------------40
第四章 公司档案管理制度 ------------------------------------------------------------40-42
第五章 公司保密制度 ------------------------------------------------------------------42-43
第六章 电话管理规定--------------------------------------------------------------------43
第七章 办公室行为管理规定-------------------------------------------------------------43
第八章 公司例会制度--------------------------------------------------------------------43
( 二) 财务部
第一章 财务开支管理制度
第一条 财务开支的结算方式及原则 ---------------------------------------------------44
第二条 日常费用开支---------------------------------------------------------------------44-46
第三条 投资性开支--------------------------------------------------------------------------46
第二章 财务内部控制制度
第一条 总则 ------------------------------------------------------------------------------46
第二条 货币资金的内部控制制度-----------------------------------------------------46-48
第三条 物资采购业务的内部制度-----------------------------------------------------48-49
第四条 固定资金内部控制制度--------------------------------------------------------49
第五条 房地产项目工程成本的内部控制制度--------------------------------------49-50
第六条 房地产销售的内部控制制度--------------------------------------------------50-51
( 三) 合同预算管理制度
第一条 总则 ---------------------------------------------------------------------------------51
第二条 工程造价内部管理 -----------------------------------------------------------51-52
第三条 建设工程合同管理-----------------------------------------------------------------52
第四条 建设工程以外合同管理-----------------------------------------------------------52
第五条 销售、 营销、 广告、 策划合同管理--------------------------------------------52
( 四) 业务部
第一条 工作例会制度-----------------------------------------------------------------52-53
第二条 对外公关联络制度-------------------------------------------------------------53
( 五) 设计部
第一条 部门内部事务管理制度-------------------------------------------------------53
( 六) 工程部
第一条 工地现场例会制度-----------------------------------------------------------53-54
第二条 工程质量管理制度-------------------------------------------------------------54
第三条 现场签证管理制度-------------------------------------------------------------54
第四条 图纸会审制度-------------------------------------------------------------------54-55
第五条 工程质量保证制度------------------------------------------------------------55-56
( 七) 销售部
第一条 现场销售例会管理制度------------------------------------------------------56
第二条 销售人员行为规范---------------------------------------------------------56-60
( 八) 策划部
第一条 广告和媒体单位选择程序----------------------------------------------------60
第二条 媒体广告效果反馈及调整--------------------------------------------------60-61
第三条 媒体广告发布指引-----------------------------------------------------------61
第四条 内容---------------------------------------------------------------------------61-62
( 九) 采购部管理制度----------------------------------------------------------------62-63
四、 工作流程
( 一) 行政部
1、 招聘流程图------------------------------------------------------------------------64
2、 新员工到岗流程图---------------------------------------------------------------65
3、 办理员工辞职手续流程图------------------------------------------------------66
4、 员工加班流程---------------------------------------------------------------------67
5、 员工请假流程图------------------------------------------------------------------68
6、 员工考勤工资管理流程图------------------------------------------------------69
7、 人员需求/申请流程图----------------------------------------------------------70
8、 文件控制管理流程图-----------------------------------------------------------71
9、 档案管理流程图----------------------------------------------------------------72
10、 印章管理流程图----------------------------------------------------------------73
11、 办公文具管理流程---------------------------------------------------------- --74
12、 车辆管理流程图----------------------------------------------------------------75
13、 宿舍管理流程-------------------------------------------------------------------76
14、 前台管理流程-------------------------------------------------------------------77
( 二) 财务部
1、 日常费用报销统计流程--------------------------------------------------------78
2、 生产经营活动性质开支审批流程---------------------------------------------79
3、 物资采购管理工作流程---------------------------------------------------------80
( 三) 合同预算部
1、 招投标流程图---------------------------------------------------------------------81
2、 工程进度款审核流程------------------------------------------------------------82
3、 合同汇签流程---------------------------------------------------------------------83
4、 工程预结算流程------------------------------------------------------------------84
( 四) 业务部
1、 项当前期开发内部工作流程图------------------------------------------------85
2、 公关接待流程图------------------------------------------------------------------86
3、 住宅项目规划报建审批总流程----------------------------------------------87-88
( 五) 设计部
1、 图纸确认流程---------------------------------------------------------------------89
2、 设计图纸、 设计变更签发流程------------------------------------------------90
3、 材料、 样板、 设备进场检验流程---------------------------------------------91
4、 设计部外发文件转发流程------------------------------------------------------92
5、 设计文件转发流程---------------------------------------------------------------92
6、 图纸审查及问题处理流程------------------------------------------------------93
7、 施工样板房装修流程------------------------------------------------------------94
8、 设计部销售面积计算流程------------------------------------------------------95
( 六) 工程部
1、 项目施工阶段总流程图-----------------------------------------------------------96
2、 设计图纸、 设计变更转发流程-------------------------------------------------97
3、 施工质量及进度监督控制流程-------------------------------------------------98
4、 现场签证签发流程----------------------------------------------------------------99
5、 材料、 样板、 设备进场检验流程----------------------------------------------100
6、 工程进度款审核流程-------------------------------------------------------------101
7、 施工样板房装修流程-------------------------------------------------------------102
8、 砼施工工程质量监控流程-------------------------------------------------------103
9、 工程部外发文件流程-----------------------------------------------------------104
10、 工程部文件转发流程------------------------------------------------------------105
11、 钢筋施工工程质量监控流程--------------------------------------------------106
12、 模板施工工程质量监控流程---------------------------------------------------107
13、 工程部项目管理核心流程------------------------------------------------------108
( 七) 销售部、 策划部
1、 对客户公开文件发布工作流程-------------------------------------------------109
2、 房地产销售策划工作流程-------------------------------------------------------110
3、 项目销售控制流程----------------------------------------------------------------111
4、 房地产销售过程控制工作流程-------------------------------------------------112
5、 楼宇认购书及商品房买卖合同范本编制程序-------------------------------113
6、 合同修订特例审批程序----------------------------------------------------------114
7、 市场调研工作流程----------------------------------------------------------------115
8、 商铺租赁工作流程图-------------------------------------------------------------116
9、 商铺销售工作流程----------------------------------------------------------------117
10、 现场包装工作流程--------------------------------------------------------------118
11、 推广工作流程--------------------------------------------------------------------119

一、 架构图
( 一) 、 当前架构图( 暂定)
某房地产公司组织架构( 暂定)

业务员1人、 文员1人
助理、 文员各1人
文员美工各1人
业务部经理
销售部经理
策划部经理
2~3人
采购部经理
物业部经理
会计1~3人、 出纳文员1人
财务部经理( 急)
总务、 人力资源、 文员各1人、 前台1名; 司机多名
行政部经理
土建1人、 水电1人、 装饰1人、 园林1人、 文员1人
合同预算部经理( 急)
财务及后勤板块副总经理
建筑( 兼) 、 结构、 给排水、 电气工程师各1人; 室内平面设计师( 兼) 1人; 园林绿化设计师1人( 兼) ; 文员1人
设计部经理
土建监理1人、 市政1人、 给排水监理1人、 园林绿化监理1人、 文员1人
项目一部主管( 土建兼)
工程部经理
工程板块副总经理( 兼)
常务副总经理
董事长

二、 工作职责
( 一) 行政部
1、 部门工作职责
( 1) 确定公司企业文化理念, 价值观、 企业文化口号的主要内容; 规划、 实施日常企业文化活动, 团队建设与管理;
( 2) 制定公司各项行政管理规章制度, 并进行有效、 有力的监控执行;
( 3) 公司对外联络、 形象代言及公关接待工作;
( 4) 发挥常年法律顾问的作用, 加强法律知识的培训;
( 5) 协调好公司各部门之间的关系, 做好上传下达、 下情上报工作;
( 6) 负责落实会议及制度的执行情况, 并及时进行调整和完善;
( 7) 制定公司人事管理规章制度, 编写公司人力资源需求计划、 负责各种人力资源文件的起草和发放;
( 8) 建立科学的员工培训制度, 制定、 实施薪酬及福利政策;
( 9) 办理员工入职、 辞职、 离职及各种人事调动工作; 完成每月人事报表及人力资源相关数目的统计及制表工作;
( 10) 人事档案的完善及人事资料的信息化管理;
( 11) 加强公司对文件控制的管理, 形成完整的文控管理体系;
( 12) 组织、 协调公司大型活动及相片收集、 存档工作;
( 13) 对公司各部门办公设备, 办公用品等运用各种手段在行政板块做好节流工作, 做好设备维护协调及有效控制;
（14） 做好行政车辆及员工宿舍的管理工作。
2、 员工岗位职责
( 1) 行政部经理
A、 日常工作
1) 负责确定公司企业文化理念、 价值观、 企业文化口号的主要内容; 规划、 实施日常企业文化活动; 加强团队建设;
2) 负责本部门的日常工作及行政事务的管理;
3) 按公司的岗位编制和人员情况做好人员的合理调配及招聘面试工作;
4) 负责员工工资、 奖金、 保险福利, 以及劳动合同的管理工作;
5) 对各部门执行公司人力资源政策和劳动纪律的情况进行检查, 对发现的问题依据企业制度及时提出处理意见;
6) 根据企业考评体系和奖罚制度定期进行各岗位员工的考核工作;
7) 做好员工的日常培训, 了解员工对培训工作的需求情况, 适时开展培训工作;
8) 负责发挥常年法律顾问的作用, 加强法律知识的培训;
9) 负责公司文控中心的协调管理和公司印章的管理;
10) 制定公司各项行政管理规章制度, 并负责落实会议、 制度和计划的执行完成情况;
11) 负责协调好各部门之间的关系, 做好上传下达、 下情上报工作;
12) 主持好每周一次的部门例会及每月一次的部门月度工作会议; 总结工作计划完成情况, 布置下月工作, 并作好会议记录。
B、 隶属关系:
1) 直属上级: 总经理、 副总经理。
2） 直属下级: 行政部总务、 文员、 前台及司机。
C、 岗位期望: 争取多方面发展, 成为具备高素质和高水平的行政经理。
( 2) 总务
A、 日常工作
1) 对公司各部门办公设备、 办公用品等运用各种手段在行政板块做好”节流”工作, 做好设备的维护协调及有效控制;
2) 负责并协助IT人员做好电脑的维护和公司网络的维护管理;
3) 负责图书资料的购买和报刊杂志的订阅工作;
4) 负责行政车辆的管理工作;
5) 负责员工宿舍及食堂的管理工作。
B、 隶属关系
1) 直属上级: 行政经理。
2) 直属下级: 司机、 宿舍管理、 电脑管理员。
C、 岗位期望: 朝管理方向发展, 成为具有管理知识的总务主管。
( 3) 行政专员
A、 日常工作
1) 协助行政部经理开展本部门各项工作;
2) 根据公司人力规划, 做好招聘计划的制定与上报, 开展人员招聘的组织与实施, 及时反馈招聘结果, 建立内部人才库;
3) 建立健全员工人事档案, 确保各类员工信息的真实性及时效性, 做好员工入职培训工作, 建立健全入职培训档案;
4) 每月22日上报培训月报表, 培训分析、 培训计划、 培训考核结果;
5) 实施培训需求的调查、 分析, 配合培训需求进行课程的开发;
6) 每月26日整理, 上报公司人事动态的各类报表;
7) 在实际工作过程中, 根据公司采纳的合理化建议对相关人员进行考核奖励。
B、 隶属关系
1) 直属上级: 行政部经理。
2) 直属下级: 行政部文员。
C、 岗位期望: 独立开展人力资源各项工作, 成为复合型人力资源、 管理高级主管。
( 4) 文员
A、 日常工作
1) 办理员工入职、 转正、 调动、 晋升、 离职等各项手续, 并做好登记工作;
2) 负责新员工劳动合同的签订, 合同到期员工续签手续的办理, 并将员工劳动合同予以妥善保管;
3) 处理好部门日常行政事务工作;
4) 每月1日汇总上月员工考勤, 核定员工加班、 病事假等情况, 并上报行政部经理审核;
5) 负责本部文件的归档、 打印、 传递和档案管理工作;
6) 负责文控的归口管理, 包括文件的归档和销毁;
7) 负责行政部日常文秘工作, 起草有关文件、 报告及各种文字材料;
8) 每周五收集公司各部门周例会会议记录和周工作计划, 并进行归档; 负责、 协调行政部经理组织安排本部门周例会、 文控月例会, 做好会议记录; 收集月工作计划, 并进行归档;
9) 负责公司档案管理工作, 做好公司大事记和外事活动日记, 以及公司大型活动的相片收集与存档工作;
10) 负责公司证照的管理, 并收集各部门对管理制度的合理化建议, 每三个月对管理制度进行更新。
B、 隶属关系: 行政部总务及专员
C、 岗位期望: 朝管理方面发展, 成为具有管理知识的行政主管。
( 5) 前台
A、 日常工作
1) 负责公司电话的转接及传真的收发;
2) 每天收集整理房地产信息剪报装订成册, 每月8日及22日报策划部;
3) 负责公司往来文件的编号、 发放, 及时承办各部门递交领导批阅的请示、 报告等, 并按批示的意见及时处理;
4) 负责总经理日常的文字处理工作;
5) 负责解答、 指引来访客人;
B、 隶属关系: 行政部经理。
C、 岗位期望: 成为具备专业知识的高级文秘。
( 6) 司机
A、 日常工作
1) 负责行政车辆的驾驶, 做到安全行车;
2) 负责日常车辆的维护、 保养, 以减少车辆修理费用;
3) 做好车辆的安全消防工作;
4) 协助行政部处理其它日常工作。
B、 隶属关系: 总务。
C、 岗位期望: 成为司机主管。
( 二) 财务部
1、 部门工作职责
1) 在财务板块副总指导下, 制订公司各项财务制度和工作流程, 并在执行中做好宣传解释工作;
2) 坚决执行国家各项财经政策, 严格按照公司制订的各种规章制度办事, 正确行使会计监督职能;
3) 在公司经营计划的指导下, 制订公司的年度、 季度及月度财务预算, 包括资金、 收入、 成本、 费用计划, 并监督实施;
4) 做好凭证审核、 记帐、 核算、 报表等工作, 力求准确、 完整、 及时;
5) 及时、 准确登记和计算各项应收、 应付款项, 督促相关部门工作人员做好清收清欠工作;
6) 在项目成本预算的指导下, 及时反馈成本费用的执行情况, 为控制成本、 节约费用, 提供及时准确的信息;
7) 参与土建、 装修、 景观等工程招投标, 评标方案的制定、 定标;
8) 参与成本控制指标的编写, 与合同预算部设置规划成本控制的财务统一科目设置;
9) 掌握会计制度和最新动态等信息, 及时与公司内部制度接轨;
10) 及时做好会计凭证、 帐册、 报表等财务资料的收集、 汇编、 归档等会计档案管理工作;
11) 协调好工商、 税务、 银行及相关主管部门的关系;
12) 每月25日收集各部门下月资金计划;
13) 每月7—12日与合同预算部对上月资金费用计划进行对帐;
14) 每月10日与合同预算部核对工程成本明细表, 做好成本统计工作
15) 每月15日向公司总经理及董事会上报月度财务报表及财务状况说明书。
2、 员工岗位职责
( 1) 经理
A、 日常工作
1） 协助副总制订公司财务制度和工作流程, 并监督制度的执行情况;
2） 在公司经营计划的指导下, 编制资金、 收入、 成本、 费用计划, 经批准执行。检查和监督执行的情况, 及时向公司领导反馈财务资金、 成本、 费用信息; 定期进行经济活动分析。
3） 审核会计凭证, 完成记帐、 核算以及报表工作;
4） 协调工商、 银行、 税务及相关部门的关系, 按时申报和缴纳各项税款。
B、 隶属关系
1) 直属上级: 副总
2) 直属下级: 成本会计、 销售会计、 物业会计、 出纳、 文员
C、 岗位期望: 成为合格的房地产高级财务经理
( 2) 成本会计
A、 日常工作
1) 在财务经理领导下, 按照公司财务制度和核算制度有关规定, 正确使用会计科目, 及时、 准确地登录各类明细帐, 要求帐目清楚、 数字正确、 登记及时、 帐证相符、 帐实相符、 帐帐相符、 帐表相符, 发现问题及时更正;
2) 及时了解, 审核公司往来帐款的具体情况, 并建立明细帐和进行明细核算, 了解经济合同履约情况, 催促经办人员及时办理结算手续, 进行应收应付款项的结算; 加强与各部门间的沟通, 特别是与合同预算部的紧密联系, 正确进行收入、 费用、 成本的归集和核算, 并将结果及时反馈给各部门;
3) 根据规定的成本、 费用开支范围和标准, 审核原始凭证的合法性、 合理性和真实性, 审核费用发生的审核手续是否符合公司规定;
4) 及时做好会