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OA管理制度

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2020年4月19日
文档仅供参考
公司OA系统使用管理概述
一、总则
（一） 公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是**软件技术搭建的管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
（二）登录OA系统的客户端计算机，其最低要求配置需满足Windows2K/XP系统的正常运行，并正常接入公司局域网或Internet，内存最低配置建议512M。
OA系统的永久性访问地址为，外网访问地址：**；沈阳厂区内用户请访问：**。将该访问地址在IE浏览器设置为“受信任的站点”，并在OA登录首页下载Microsoft的虚拟机(VM)和e-cology系统的插件包，完成安装后可正常使用OA系统。
（三） OA系统具体包括：“信息门户管理”、知识管理”、“流程管理”、“客户管理”、资产管理”等五大应用模块。另包括：协助沟通、公文管理、集团分组管理、日程管理、会议管理、单点登录、邮件集成、工作微博、移动办公平台、车辆管理、微信集成、表单建模等辅助模块。
（四）为规范公司OA办公系统的运行维护管理工作，使公司OA办公系统安全稳定运行，加快公司办公业务透明、规范、高效的运作，提高公文、表单等业务流转速度，达到管理科学，提高工作效率的目的，根据公司相关办公管理规定，制定本制度。
二、组织职责
（一）OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：
1、公司行政办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：
（1）负责制订公司OA系统管理的规章制度，并监督执行；
（2）负责对OA系统运行情况进行维护、监管和控制；
（3）负责OA系统各职能部室工作流程设计的收集及审核；
（4）负责确定、监管OA系统核心模块（行政工作流程）参与人员的权限；
（7）组织开展公司OA系统使用的相关培训；
（8）负责搜集、整理优化系统、内容更新的需求；
2、董事长办公室负责OA 系统的建设、维护和技术支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：
（1）负责OA系统软件的开发升级管理；
（2）负责OA系统的数据备份；
（3）负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；
（4）负责公司领导、部门二级管理员和相关人员的培训及技术指导工作；
（5）负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；
（6）负责系统用户注册、注销等管理；
（7）负责权限的设置工作。
（8）负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；
3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：
（1）负责公司人员信息、组织结构的导入及变更。
（2）负责现有用户、及新增用户的审核；
（3）负责提供用户（变更或注销）信息给董事长办公室。
4、市场部
（1）负责门户界面设计及更新工作；
（2）负责设置公司公共信息管理员，对内部要闻及公共信息的收集、审阅、整理、发布推送工作。
5、其它部门主要职责为：
（1）负责制定本部门OA系统相应管理制度及流程优化；
（2）负责指定部门OA管理员，参与本部门工作流程的定制、以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等业务支持工作；
（3）部门OA管理员负责本部门参与OA系统人员权限变更时，及时提供给董事长办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；
（4）负责涉及本部门业务的行业要闻、政策、及信息的整理、推送工作。
（5）根据本部门工作需要，提出优化需求。
（二） 各级管理员职责
1、公司OA系统管理员具体职责
（1）公司OA系统管理员负责OA办公系统技术层面的工作；
（2）能整体掌握OA系统的所有功能，出现问题能及时与研发产品公司的管理员及时沟通，解决OA系统应用问题；
（3）负责对日常工作中各种重要的信息进行保存与备份。做好相关数据管理工作，对经过OA系统发送的相关数据进行管理，重要数据做好备份，；
（4）OA系统为我公司管理系统平台，其中包含了涉及我公司内部文件等相对机密的数据，因此做为OA系统管理员一定要对所用账号设置密码并进行妥善保管防止泄密。不得将自己的用户名和密码转借她人，不得将工作中任何内容泄露给她人；
（5）负责部门OA系统管理员OA系统上机培训和指导工作。
2、 部门OA系统管理员职责
（1）负责对本部门OA工作流程进行监控、管理；
（2）能掌握部门OA系统的所有功能，出现问题能及时与公司系统管理员及时沟通，解决部门OA系统应用问题；
（3）负责提供本部门工作应用表单及相应流程；
（4）负责本部门用户OA系统上机的培训和指导工作。
3、 公共信息管理员职责
（1）负责OA办公系统中公司门户建设，内容更新、删除等工作；
（2）负责公司的信息采集、整理和编写工作，积极宣传报导公司安全、生产、技术革新、团队建设、日常管理、市场发展等信息；及时宣传安全生产事迹，先进管理经验；
（3）对网上转载的信息上公司页面的要经公司领导（审核员）审核，留存转载网址，必须保证政策性、安全性、保密性。
（4）必须认真收集信息或撰写相关稿件，公司级信息管理员负责培训和指导各部门（单位）公共信息员，督促部门（单位）公共信息员依要求推送公司新闻稿或专业资讯上公司OA新闻网页；
（5）对已发布的信息要自行备案，保留电子文档及相关原图片，以备查找。
（6） 负责浏览公司网页，及时将有关的重要信息反馈给公司领导及相关人员。
4、 审核员管理职责
（1）审核员由各部门负责人担任，对本部门发布的信息负责；
（2）负责对发布的外部公共信息、通知、文件、规定的真实性、安全性等进行把关。
三、填报规范
1、同件事执行流程时被驳回不可重新启建流程，应原路重新申报；
2、选择上级领导，为本部门主管领导，不可越部门级别向上选取；
3、附件除样品图片外，应以非图片形式上传电子文档，以便流程下游处理及存档；
4、通用流程为具有审批性质的临时事件使用；
5、内部留言为具有知会性质的临时事件使用；
6、对特殊业务流程经研究后可采用线上加线下并用方式；
7、对各部门复杂性业务流程应编写填报说明，存入系统知识库，以便于员工自主学习及保证流程使用规范。
8、各审批结点要求必填审批意见，不可一概略过点过。
四、信息发布管理
（一） 行业动态：由研发部、品控部、技术部、销售部每月各上传至少一篇相关资讯。
（二）制度法规：
1公司制度，由公司行政办公室负责上传、维护。
2法律法规，由公司行政办负责上传、维护消防、安全、环保、法务等职能内的外部文件；品控负责食品安全控制、行业标准等相关法律法规的上传。
3部门制度，显示本部门相关制度及文件信息。
（三）企业动态，各部门负责将本部门重要信息及大事迹、大动作及时上传，各部门年度动态不得为空。
五、安全级别
序号
岗位
安全级别
1
董事长
100
2
总经理、总裁
100
3
副总经理
90
4
总监
90
5
各厂厂长
80
6
部门部长
70
7
部门主任、主管、副部长、大区经理
60
8
部门副主任
50
9
班长、组长、区域经理
40
10
普通职员
30

注：安全级别特为方便配置系统操作权限而设，与实际行政权限、职级等无必然对应关系。
六、登陆规范
（一）系统正式运行后，系统所有用户工作时间应长期登陆进OA系统。遇特殊情况业务繁忙时也应至少在每个工作日上、下午分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。
（二）系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免她人介入工作环境。
（三）登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防她人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
七、 故障处理流程
（一）系统出现故障时，系统技术管理人员应立即行动，初步查明原因(电力、服务器、存储、网络、应用系统软件等)，并向主管领导汇报，同时要尽快经过电话向行政办告知，暂停对系统的使用，尽力减小对公司正常业务的影响。
（二）所有流程转至线下进行，待系统修复后再行补录。
（三）无法独立解决问题，及时汇报，立即联系厂家相关维护工程师，远程协助解决或者到场现场解决；在对系统完成修复并全面测试经过后，正式恢复启用系统，同时经过电话向行政办告知系统恢复正常。
八、系统问题处理流程
（一）在系统运行维护中或在故障处理中出现的系统隐患或暂时不能解决的故障均列入问题库进行持续的跟踪管理。
（二）系统管理员将收集的问题分类，明确问题的性质、责任人、配合人员、解决方案、工作计划和时限要求，最终负责对问题进行跟踪管理。
（三）问题责任人认为问题已经解决，应由系统管理员验证后，从问题库中删除，做好记录。
九、技术档案和资料管理
（一）系统技术管理人员负责技术档案和资料的管理，应建立健全必要的技术资料和原始记录。
（二）系统技术管理人员负责运行记录的管理。
十、备份及日志管理
（一）数据库每天自动备份在服务器中, 系统技术管理人员须定期检查自动备份任务执行情况;并依实际情况对应用程序和数据库文件进行手动异机备份。
（二）系统数据库、文件及应用程序须至少保留一份最新版本的备份文件；至少每半年对系统数据库进行一次恢复性测试，并记录测试结果。
十一、安全保密原则
（一）系统技术管理人员严禁在系统服务器中安装未经授权的软件；不得在系统上运行与工作无关的程序。 未经批准不得擅自抄录、复制配置资料、技术档案、内部资料不得泄露。
（二）OA系统的所有用户均有保密的责任，不得利用OA系统从事危害国家、集体和她人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其它危害系统安全的数据。
（三）OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得干扰其它用户和破坏系统服务，不得采取任何非法手段破解被OA系统锁定无法编辑的正文。
（四）全体OA用户应禁止请她人代为使用或输入口令等。若发现登录密码被盗用，应及时向系统管理员报告处理。因密码丢失或被盗用而引起的后果，由用户本人承担。
十二、系统的考核管理
（一）为确保OA系统的硬件、软件和信息的安全及OA系统的正常运行，所有OA用户均应严格遵守本规定，如有违反，公司将视其情节采取相应的处罚措施。
（二）不执行或怠于执行本规定，影响OA系统文件信息正常接收、处理，导致系统不能正常运行的，将予以通报批评，并对所在单位、部门负责人进行考核。
（三）因违反本规定给公司、集体或她人合法权益造成损失的，应当依法承担责任。
附：OA使用手册