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公司文件管理制度(同名1063)

公司文件管理制度
1 目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案
3 定义
3.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。
3.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件 (法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。
4 职责
4.1 公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2 各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3 文件编制、审批、发布的权责
4.3.1 各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2 管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3 人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总。
5 文件分级分类
5.1 文件分级
5.1.1 一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、ISO9001等体系管理手册、经营管理规范等。 
5.1.2 二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件及控制程序。如质量体系的各类程序文件及也之相配套的管理制度等。 
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。 
5.1. 4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等

6 文件编号、标识与控制
6.1 文件编号
（1） 质量管理手册
YHQL-SC-XXXX

编写年份
质量管理手册代号
公司代号

（2）程序文件
YHQL-CX- XX-XXXX

编写年份
程序文件顺序号
程序文件代号
公司代号
（3）管理性文件
YHQL-GL- XX-XXXX

编写年份
管理文件顺序号
管理文件代号
公司代号
（4）作业文件
YHQL-ZY/B- XX-XXXX

编写年份
管理文件顺序号
管理文件代号/部门（牧场或业务）代号
公司代号

注：各部门(牧场或业务)代号
部门
代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码
人力资源部
RZ
财务部
CW
供应事业部
GY
工程部
GC
行政办公室
XB
营销部
YX
监察
JC
项目部
XM
有机管理部
YJ
牧场
CJ
饲养部
SY
围产部
WB
奶厅部
NT
繁殖保健部
FB
化验室
HY
后勤组
HQ
种植生产部
ZZ
岗位说明书
GW
应急预案
YA

(5) 记录
a程序文件产生的记录
JL-CX-XX/XX
程序文件顺序号/记录顺序号

程序文件代号
记录代号

b 公司管理文件产生的记录
JL-GL-XX/XX
管理文件顺序号/记录顺序号

公司管理文件代号
记录代号

c作业文件产生的记录
JL-ZY/B-XX/XX
作业文件顺序号/记录顺序号

作业文件代号/部门（单位或业务）代号
记录代号
（6）外来文件由接口部门自行制定编号规则。
（7）公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。
6.2 文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件， 不作标识；
长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。对管理体系有重要作用的一次性文件（管理评审报告、内部审核报告）：发放时填写《文件发放登记表》，但不跟踪回收。
7 文件编制、审核、批准和发布
7.1 体系文件的编写和审批
7.1.1质量体系的质量方针和质量目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由人事行政部负责收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准。
7.1.2质量管理手册由管理者代表负责编写，由总经理批准。
7.1.3程序文件由质量管理部组织各部门编写、各部门负责人审核，管理者代表批准。
7.2行政文件与管理性文件的编制与审批
（1） 公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
（2） 公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。
（3） 各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。
（4） 公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
（5） 公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
7.3文件归档、发放、保管
7.3.1 文件归档
（1） 经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
（2） 各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
7.3.2 文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：
（1）管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门(牧场)；
（2）作业文件、记录下发至牧场使用文件的相关部门(班组)；
（3）各个部门(牧场)都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件；行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
（4）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。
7.3.3 文件保管与借阅
（1） 文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、 质量手册、程序文件、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、 技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、 外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
（2） 各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
（3） 存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
（4） 文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
7.4文件的更改与回收作废
7.4.1文件更改
（1） 当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
（2） 文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
（3） 文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化或管理体系执行的 标准发生变化时应进行换版。
（4） 公司文件更改状态按版本号为A版（B、C、D等）/修改状态为0（1、2、3、4等）依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
（5） 文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
（6） 公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
7.5 文件的作废与销毁
（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
（2）文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁（留用）记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
（3）各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
7.6 外来文件管理
7.6.1 外来文件接收与归口
（1） 国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
（2） 外来文件，如供货图样等由接收部门或形成文件部门归口管理。
（3）外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
7.7 保密文件的管理
7.7.1 保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
7.7.2 保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：
文件密级
发放、传阅范围
绝密
公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
机密
公司部门负责人（部长）以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密
公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
相关记录
《公司内部业务便签》
《文件审阅签发单》
《受控文件清单》
《文件发放登记表》
《文件更改/评审单》
《文件销毁（留用）记录表》
《外来文件清单》

公司内部业务便签
□通报 □指示 □通知 □批复
□协调 □请示 □报告 □接洽
给（TO）：
日期（DATE）： 年 月 日
由（FROM）：
□请回复（REPLY） □请归档（FILE）
标题（SUBJECT）：
内容（MESSAGE）：见下文
（空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定）

云海秋林××××(部门)
二0一七年××月××日
起草人：
各部门负责人审签：
分管领导审签：
总经理审签：

文件发放记录表
编号：JL-CX-01/01
序号
文件名称
文件编号
接收部门
份数
签字
发放/回收日期
发放/回收部门

编制： 年 月 日
文件更改/评审单
编号： JL-CX-01/02
文件编号

文件名称

更改原因：

更改内容：

评审结论：

评审人员：

编制： 年 月 日
文件销毁(留用)记录表
编号：JL-CX-01/03
序号
记录名称
记录编号
发放
日期
回收
日期
数量
原因

编制: 年 月 日外来文件清单（质量法律法规）
编号： JL-CX-01/04
序号
文件名称
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

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11

12

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15

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18

19

20

21

22

23

编制： 年 月 日

受控文件清单
编号：JL-CX-01/05
序号
文件名称
文件编号
版/次
备注

编制: 年 月 日

文件审阅签发单
编号：JL-CX-01/06
拟文部门

拟稿

核稿

文件名称

文件编号

文件内容摘要

文件发放范围
(拟文部门填写)
主 送： 董事长□ 总经理□

抄送：行政人事部□ 财务部□ 供应事业部□ 工程部□ 营销部□ 项目部□ 各牧场□ 种植基地□
拟文部门 负责人
意见：

拟发签字：
法务部
意见：

审 签：
分管副总
意见：

审 签：
公司
总经理
意见：

审 签：
签发

日期

17