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广交会参展策划方案计划安排及注意事项

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2020年5月29日
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秋季广交会
参展策划方案、计划、安排及注意事项
一、关于展会
展会名称:中国进出口商品交易会( 秋季广交会)
展会地点:中国进出口商品交易会展馆(广州市海珠区阅江中路380号)
展位面积:标准展位(3m X 3m)
展会时间: 10月31日—— 11月04日 9:00-18:00
展位号:10.2E25
展会主办方提供的工具及服务范围(桌椅板凳水电,用餐茶水电话等):
二、参展目标
展会的可选择目标如下:
1、接触新客户; 2、提升企业形象;
3、与顾客互动; 4、促销现有产品;
5、新品发布; 6、获取竞争对手的情报;
7、赶超竞争对手; 8、提升士气;
9、获取销售订单; 10、接触分销商等。
三、参展背景分析及目的
广交会是生产商、批发商和分销商进行交流、沟通和贸易的汇聚点。专业性会展是其所代表行业的缩影,在某种程度上甚至就是一个市场,企业能够在广交会中建立并维持与利益相关者的关系,建立在市场中的企业整体形象。
经过广交会期间的调查和观察,企业能够收集到有关竞争者、分销商和新老顾客的信息,企业能够迅速、准确地了解国内外最新产品和创造的现状与行业发展趋势等,从而为企业制定下一步的发展战略提供依据。
广交会具备了其它营销沟通工具的共同属性。一个精心策划的广交会能够成为营销计划最节省成本的组成部分。无论一家公司的规模有多大,广交会都为之提供一个很好的业务机会。竞争力优势展览会为同行的竞争对手展示自身提供了机会。经过训练有素的展台职员、积极的展前和广交会展中的促销、引人入胜的展台设计以及严谨的展台跟进,参展公司的竞争力能够变得光芒四射。每一个成熟的参展商均知道,与其它企业市场营销工具如广告等相比能够经过广交会参展较好地实现吸引新客户、发现潜在客户、节约费用、节省时间等基本企业市场营销目标,广交会因此被称为企业最有效的市场营销工具。
四、参展计划
参加广交会,学习如何做参展计划是第一步,作为外贸企业必争之地的广交会每年都要参加,如何做参展计划是参展商一定要掌握的知识。
(一)、做好参加广交会的前期准备
   1．维护或树立企业的形象。参展对于企业树立形象来说既省时又省力。对于外贸企业来说,参展能够帮助企业在短时间内建立客户关系,进入市场,被同行业所接受。
   2．要预先了解竞争对手。参展很容易了解到其它企业的发展、产品状况,甚至是科技秘密,如果不预先了解竞争对手,很容易在参展过程中输得一败涂地。
   3．宣传资料的准备。展览会,广交会是一种立体的广告,宣传资料中,用中英文标出企业名称及产品信息,符合出口企业的形象,为企业提供了一个充分展示自己产品的机会,使客户增进对自己的产品和服务的了解,因此企业在参加广交会之前应准备好足够的制作精美的企业及产品宣传资料。如果参展商正在考虑推出新产品,能够在展会上向参观者进行调查,了解其对价格、功能以及质量的要求;利用媒体进行曝光也能够成为参展商的优势,邀请一些重要的媒体记者访问展台。
(二)、做好预算
   一些企业最先考虑的往往是低展位费的参展,但展位费包括展前宣传、搭建、信息等各项服务,低廉展位费往往会在参展效果上大打折扣。在制定预算时,需要记住的项目是:展台空间、建造拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员费、广告、机票和酒店住宿等。当决定了成本以后,要准备一份工作单来分析经济状况:投资的回报如何?回报等于总销量除以参展的总支出。每个销售带头人的成本是多少?这等于参展的总支出除以销售带头人的数量。参展企业做好参展预算十分重要,如果计算得当并有连续性,那么广交会对于外贸企业来说是很好的投资。
(三)、选择理想的展位
俗话说货比三家,参展商在挑选广交会展位时,一定要有足够的耐心,要有一种不到黄河不死心的执着,一般在人群比较集中的、靠近出入口、两端的角位或者休息区域的展位位置较为理想。
(四)、寄发请柬邀请采购商
   为了取得展会成功,应发出一些请贴。宣传你的新服务项目和新产品消息,并与你的客户或潜在的客户共同分享这些新服务项目和新产品。当然,你完全能够配合使用广交会为你提供的展商专用请柬。广交会采购商决定参加广交会的一个原因,是因为她们收到了国内参展公司或它们的销售代理发出的请柬。要与那些真正感兴趣的潜在客户分享信息,而不是把大量的请柬送给那些你希望会对你的新产品或服务感兴趣的人。有人建议应该把25%的展览资金花在发请柬上。 一家市场分析公司对贸易展览会作过多次调查,认为在展览会开展前应打电话邀请对方。比喻能够说:”今年的展览会对我们公司来说非同寻常,请到会来看望我们。” 
(五)、不要急于实现销售业绩
广交会要持续几天,可能在一天内未能签定意向或合作合同。广交会同时是一种更直接更亲近更立体的广告宣传,它的效果并不一定马上见到,短时间做不成生意也很现实。因此展商应注意的是在广交会参展期间能否充分展示企业和产品,在同行业中树立企业形象,接触新老客户,挖掘市场潜力。简而言之,准备参加广交会的企业,能够经过主办或承办单位的介绍、招展资料、以往的会刊以及相关报纸杂志上的宣传报道对广交会进行了解,以便全面考虑做出更为恰当的选择。
五、参展安排
展前:
A、展台准备:
1、参展主题的确定—4C、4CX、4T”华汉针神”治疗仪的推广
2、展位的确定
3、展位的布置
a) 采用照明系统。根据调查,照明可将展品认知度提高30％至50％。大部分展览中心会提供厂商天花板聚光灯,不然也可租用携带式照明系统。
b) 成立主题式展览摊位。大企业一般是采用传统方式展览,且依赖大规模场地,故外贸企业能够创新设计以显突出。
c) 依展位大小选择大小合适的展示用品及参展产品,以免过度拥挤或空洞。
d) 善加利用组合式展览用具,避免作用使用看似低廉的桌布覆盖桌子。
e) 尽量整齐化展览,展示单项或两项产品。
f) 选用少量且较大的图片,创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片皆不易读取,同时限制文字的使用。
g) 将图片置放在视线以上,图片要应自壁板36英寸高以上的地方开始放置。
h) 展位要使用大胆且抢眼的颜色,从远距离即可突现出来,避免易融入背景的中性色彩。成立完整服务式的展位。
主色调:以中国传统颜色红色作为展位主色调;
展台总体设计:不但要恢弘大气 更要体现新颖和创意;
B、代理商邀请及策略:
1、由渠道人员提前经过发送邀请函的方法约好意向代理商参加展会
2、准备一些能够一分为二的礼品,把其中之一在展前先随邀请函寄给代理商,让她们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品
3、制作印有公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者,由于这些挂绳一般都制作精美,因此大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上,参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动,等于许多流动的广告牌在免费为我们公司作宣传
4、代理商参会能够参加抽奖获得”华汉针神”治疗仪和配件、书籍等奖品
展中:
产品促销活动:
A促销政策的实施,当场签订代理合作的代理商给予一定的优惠(待确定)
B 当场签订的代理商能够按条件获得”华汉针神”治疗仪和配件、书籍等赠品
媒体报道:
1、 公司网站进行同步报道
2、 深圳、北京等媒体报道
3、网站各大论坛/BBS/博客的宣传
4、其它活动策划
展后:
1、代理商的追踪跟进
2、这时的宣传主要是针对展会所洽谈的代理商的跟踪追访,把在展会上的火热场面刻成光盘进行形象整合再包装
3、网站的后续报道
参展物料:
1、宣传资料:
A、代理商邀请函;
B、公司简介;
C、公司广告服;
D、产品宣传册;
E、海报;
F、赠品;
2、洽谈资料:
A、名片
B、相关合同书
3、服务资料:
A、客户资料统计表
B、嘉宾签到簿
C、名片夹:1个是放置本公司工作人员的名片另外一个是放置嘉宾名片
效果预测:
1、我公司外贸销售的渠道将再次开拓产品进一步扩大市场渠道框架的初步构成
2、公司新产品借此平台得到很好的宣传公司新形象的推广
3、品牌得到初步的建立和推广在一个高的平台提高了品牌的美誉度
4、得到部分终端客户的签单;获得第一步的客户使用资料为以后市场推广提供第一手资料
参展预算(略)
1、参展费用:27757元
2、展示厅的搭建费(略)
3、112届广交会展品申请单(附一)
4、产品、宣传品、赠送申请单(附二)
5、媒体费用(略)
6、参展人员的住宿饮食费用(附三)
7、应急开支:3000元
8、其它:3000元
9、总预算费用:(附四)
六、展期工作及人员安排
(一)工作内容
1、迎宾(1人):负责接待经销商进入展区,派发活动宣传彩页,向参会人员告知本公司展位及产品,负责产品的简单介绍,让客户明白公司的产品和服务的范围。
2、产品介绍员(1人):派发产品说明书,负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍,将有合作意向的经销商介绍给谈判员。
3、谈判员(1人):重点讲解招商政策,负责大客户及重点经销商的深入沟通,统筹并调整招商策略。
4、信息搜集(1人— 谈判员兼):参加展览过程当中派遣部分职员到其它公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料,寻找潜在客户并努力与之成为朋友。
信息资料包括:
(1)产品信息; (2)市场信息;
(3)第三方信息; (4)竞争对手信息。
资料不需见人就发,可有选择性地向意图客户发放资料,包括前来索要资料的行业客户。对于认真参观的客户,要具体介绍。
(二)人员名单
迎宾(1人):王洋
产品介绍(1):牛国栋
谈判(兼)信息搜集(1人):吴良国
注意事项:
1、专注于潜在客户,争取和潜在客户预约,并在展会后的4到5天内面谈或电话接洽。
2、展会期间,每天工作结束时和员工开会,收集整理潜在客户的联系方式,并马上跟踪服务,确保当客户回到她们的办公室时,已经有公司产品的一份宣传资料在等着她们了。
3、保护好资源:准备的宣传资料,量大的,要求人人都有,比如宣传单页;重要的,要收好,有选择性地发放,否则一窝蜂上来一下就没有了,也来不及重新制作,等后面几天的厂商来了,名片也没有了,资料也没有了,就不太好了。
4、努力结交朋友,这些朋友能够是行业里的管理人员,能够是同行,能够是上游供应商、或是下游、媒体的朋友,政府的人员等等,同行交几个朋友,同类交几个朋友,政府里面交几个朋友等等,多个朋友多条路。(见附五)

七、会后总结
展会的收尾工作内容如下:
1、总结意向客户量、成交量以及利润的实现情况。
2、会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会完事后,收集到的客户资料统一保存,再由经理负责跟进并安排展会的后续行动,后续行动可能需要一个月时间,如果有当地客户也去参展,也可延续几天,去拜访她们。

八、参展人员日常工作安排
(一)、每日工作流程
7:30:早饭后,负责人安排当日工作,各人领取当日所用物质
8:30:准时到达布展地点
9:00--11:30:招商工作进展
11:30--13:00:负责人安排轮值午餐
13:00--17:30:招商工作进展
18:00:清理物资及时递交日总结报告,填写报表
18:30:自由活动,或根据公司安排其它工作
(二)、展示会中的接待步骤
1、登记(到会客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等)
2、现场演示
3、介绍公司及产品背景
4、展示其它样机
5、将意向客户请至洽谈区促成成交
6、如有客户当场签单,尽力渲染,制造高潮
7、发放资料、礼品
8、礼貌周到地送客户出门,并预约下次拜访时间
9、到签到处记下客户意向及责任人
(三)、参展纪律
1、未经允许,不得私自脱离展位,特殊环境可向负责人请假。
2、主顾到展位三步间隔,必须微笑相迎。
3、有主顾在展位的环境下,不得占坐主顾欢迎位。
(四)、参展人员的行为规范
1、真诚,对客户询问礼貌相待,不可挑拣,不是目标客户也要做好宣传工作。
2、耐心,客户的提问和关心越多,代表意象越大,但切记因过于热情而吓跑客户。
3、专业,对品牌与产品的定位,市场、消费心理分析和看法要专业客观,清晰的表示能力能让客户更好的判断品牌的市场价值。
4．做个有心人
”处处留心皆学问”,要养成勤于思考的习惯,要善于总结销售经验。机遇对每个人来说都是平等的,只要你是有心人,就一定能成为行业的佼佼者
5．良好的心理素质
具有良好的心理素质,才能够面对挫折、不气馁。每一个客户都有不同的背景,也有不同的性格、处世方法,自己受到打击要能够保持平静的心态,要多分析客户,不断调整自己的心态,改进工作方法,使自己能够去面对一切责难。只有这样,才能够克服困难。同时,也不能因一时的顺利而得意忘形,须知”乐极生悲”,只有这样,才能够胜不骄,败不馁。
6．交际能力
每一个人都有长处,不一定要求每一个销售代表都八面玲珑、能说会道,但一定要多和别人交流,培养自己的交际能力,尽可能的多交朋友,这样就多了机会,要知道,朋友多了路才好走。另外,朋友也是资源,要知道,拥有资源不会成功,善用资源才会成功。
7．知识面要宽
销售代表要和形形色色、各种层次的人打交道,不同的人所关注的话题和内容是不一样的,只有具备广博的知识,才能与对方有共同话题,才能谈的投机。因此,要涉猎各种书籍,无论天文地理、文学艺术、新闻、体育等,只要有空闲,养成不断学习的习惯。
(五)、参展商品销售技巧
1．熟悉自己推销的产品的特点。优点、缺点、价格策略、技术、品种、规格、宣传促销、竞争产品、替代产品。特别在客户面前要注意显示对产品非常熟悉。熟悉自己推销产品的目标客户。
2．推销产品时,要合理安排时间,要根据客户的购买习惯和地理位置进行合理的空间分配。要讲究方法和策略。推销不是一味的蛮干,要随时总结经验,不断提高。而且销售还具有这样的特点,就是一开始着手的时候非常难,无从下手,随着时间的增长,会渐入佳境。从中会挖掘出很多商机。销售的过程也是一个扩大人际交往的过程。经过这种活动,人际关系网会大量扩大,信息量也会大量增加,这些人际关系网络和市场信息将为进一步创业提供大量的机会。
3．学会推销的技巧,推销不是强制的向客户推销,而是要站在客户的角度,对客户进行引导。客户有的时候重视你的服务精神更甚于重视产品。在现实中,推销不是一次完成的,往往需要和客户进行多次沟通,在沟通中,有的推销会失败,有的会成功。因此要合理取舍,有的能够放弃,有的应该继续努力,有的是短期客户,有的虽然暂时不成功,但只要搞好关系,从长远看有成功的希望,也不能放弃。要理解客户的真正需要。有的客户实际上有需求,但她马上向你吐露,因此有时要跑几次才能有信息,有的需要与对方拉近距离时才会向你吐露消息
4．当与客户产生纠纷是如何处理也是一个难题。处理纠纷是一个很有艺术性的东西,这个东西现在也不好研究,纠纷产生的原因不同,处理方法也不同。不同的纠纷类型要采用不同的方法,在这个实践中要不断探索。纠纷产生时,首先的原则是自己不吃亏。但有的时候自己吃点小亏反而效果更加。第二个原则是不与客户产生大的冲突,力求保持关系,第三个原则是处理纠纷要有技巧。
(六)人员培训
培训材料需编印成册,培训内容要有系统,培训内容和步骤能够分为如下三个部分:
1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等,目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。
2、展出介绍,包括展览会和展品情况。(展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等,展品介绍包括每一项展品的性能、数据、用法、用途、销售价格等)
3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。

十、参展的几个细节注意及问题防止
(一)、注意细节:
1、预约客户:向公司现有及潜在客户发出邀请,同重要的客户约定见面时间,以加强业务联系,避免了展览会上自己的站台门庭冷落的情况,给目标买家留下较深的印象。
2、资料准备:资料是企业和产品形象的重要体现。产品目录应重视,给人以正规的印象。宣传材料的纸张及印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。一定要准备充分的名片。营销人员名片应以中英文印制,数量以每日100-200张准备。
3、展台设计:应尽量突出本公司的特色,有一个主题。能够请专业的展览设计公司来做,效果会好一些。除非有特殊原因,不要将展台四周密封起来,否则会失去很多机会。
4、参展人员要求:参展人员应该了解公司的销售意图,熟悉本行业的市场行情,现场解说员应解释产品的功能性和作系统演示。人员着装要正规,最好佩上公司统一的司标。
5、保持联系人的统一:确保每个人递给客户的名片都是统一的,以方便潜在客户以后的联系。
6、胸牌:参展人员应戴在身体右侧,因为用右手与参观者握手时,右肩会向前倾,这样胸牌就会靠近对方,引起对方注意。
7、甄别目标客户:在展会上,有些客人只是泛泛地了解一下,并没有对某一产品表现特殊的兴趣;但有些则会仔细阅读参展资料,而且会详细询问展品的性能、规格、价格等,这时,就应该对后者提出的问题详细回答,并同时了解她所代表的公司、她的身份,再大力推销她们感兴趣的产品。无论意向如何,都应记录下对方的有关资料,以便日后联系。对客户的问题,需要实事求是地回答,不能搪塞或不置可否;对暂时回答不了的问题,应告诉客人原因和明确的回答日期。
8、巧妙应对报价:在展会上谈生意,对不了解的买家,能够稍后调查其公司背景、资信情况再做决定。展会上的报价有讲究,一般是统一报价,如有特殊需求,了解清楚后再报价。
9、听取客户建议赢得潜在定单:有的客户虽然对现有产品没有落单,但对某一产品提出具体改进要求,或者提出建议希望二次开发,她们不但是将来的买家,而且直接提供了市场信息。只要这些要求满足起来并不困难,设法满足。
10、谁是你的潜在客户,准备搜集多少潜在客户的资料,要定一个目标量,这样才能考虑要带多少人去,带多少资料去。在现场,要分辨哪些是潜在客户,哪些是来看热闹的,潜在客户一般会问什么问题,安排哪些人专门应付潜在客户,哪些人应付观光的人。
(二)、问题防止
1、展示期间关注笔记本摆放和演示防止被人偷窃
2、关注被邀请代理商的行踪何时到达并及时接待
3、在展会期间参展工作人员不能在现场吃东西要体现出一个国际品牌的水准要求来保持展厅干净整洁
4、每天闭馆后要及时开总结会总结一天的工作发现问题及时解决整理代理意向书重要的大客户尽量当天晚上就约见
5、参展工作人员衣着要统一体现出公司的良好的精神面貌和国际品牌的操作要求
6、列出物品清单来去依照物品清单整理东西防止遗漏
7、要重视所有细节

附一: 秋季广交会展品申请单
申请部门:国际业务部 申请日期: 10月15日
编号
产品名称
单位
计划
实际
退回
销售
备 注
1
DJT-4A
台
10

2
DJT-4B
台
10

3
DJT-4C
台
40

4
DJT-4CX
台
30

5
DJT-4T
台
10

6
DJT-4D
台
4

7
大耳模型
只
5

8
小耳模型
只
5

9
诊疗线
根
10

10
指环
个
10

11
诊断笔
支
10

12
治疗耳模
对
120

特大、大、中各40对
13
小粘片
对
50

14
大粘片
对
50

15
导电鞋
双
30

16
耳夹
个
10

17
手疗电极
个
4

18
南湖电池
节
30

19
方便袋
个
50

20
插线板
个
3

3插头
21
工具刀
把
2

22
回形针
盒
3

23
钉书机
个
2

24
钉书针
盒
4

25
签字笔
支
10

26
产品标牌
套
2

27
透明胶带
个
10

28
计算器
个
1

29
S挂钩
套
2

30
本子
本
6

31
名片册
本
2

32
名片
盒
10

33
药品

若干

34
个人物品

若干

领 用 人: 财务负责人:
公司领导; 库 管:

附二: 秋季广交会宣传品、赠送品申请单
申请部门:国际业务部 申请日期: 10月15日
编号
产 品 名 称
单位
计划
实际
退回
备 注
1
<人活百岁不是梦>
张
500

光 盘
2
<口袋里的医生>
张
500

光 盘
3
<人活百岁不是梦>
本
500

书
4
<针神>
本
500

5
手提袋
个
600

6
现代健康报
张
500

7
健康快报
张
500

8
政协报
张
500

9
三折页(中)
张
3000

10
三折页(英)
张
1500

11
挂画(中)
包
1

12
挂画(英)
包
1

13
各种产品单页(中)
张
5000

14
各种产品单页(英)
张

15
招商手册
本
100

16
产品手册(中)
本
100

17
产品手册(英)
本
50

18
全国代理商招商条幅
块
1

19
42英寸显示屏
块
2

播放光盘用
20
国内代理商合同
份
5

21
国外代理商合同(英)
份
4

22
国外代理商合同(中)
份
4

23
笔记本电脑
台
3

参展人员自备
24
华汉针神张贴画
张
2

领 用 人: 财务负责人:
公司领导; 库 管:
附三: 秋季广交会参展人员住、行、饮、食等费用预算表
编号
名 称
单位
数量
价 格
计 划
实 际
退 回
备 注
1
火车票(一)
元/张/人
3人
458元
1374元

北京-广州
2
火车票(二)
元/张/人
3人
458元
1374元

广州-北京
3
订票手续费
元/张
6张
5
30

4
住宿费
元/间/天
6天
258元
1548元

双人间
5
交通费
元/天
7天
100元
700元

火车站=酒店=展馆
6
饮食费
元/天/人
9天
3人
100元
2700元

7
招待费

元

8
应急开支

3000元

9
其它

3000元

10
共计

15726元

附四: 秋季广交会总预算费用表
编号
名 称
单位
数量
价 格
计 划
实 际
退 回
备 注
1
展位费
3MX3M
1间
23557元
23557元
23557元
0元

2
办证费
元/人
2人
600元
1200元
1200元
0元

3
取证费
元/人
2人
50元

4
住会代表会务费
元/人
1人
3000元
3000元
3000元
0元

5
火车票(一)
元/张/人
3人
458元
1374元

北京-广州
6
火车票(二)
元/张/人
3人
458元
1374元

广州-北京
7
订票手续费
元/张
6张
5
30

8
住宿费
元/间/天
6天
258元
1548元

双人间
9
交通费
元/天
7天
100元
700元

火车站=酒店=展馆
10
饮食费
元/天/人
9天
3人
100元
2700元

11
备用药
次

100元
100元

创口贴、感冒药、止泻药等
12
名 片
盒
10
15元
150元

13
宣传费

0
0
0

14
招待费

元

15
应急开支

3000元

16
其 她

3000元

17
共计

43733元

附五: 秋季广交会各种表格
一、展品信息统计表
编号
产品型号
规格
数量
销售价格
打折范围
最终价格
备注

二、 秋季广交会会客登记表
公司名称
客户姓名
单位部门(职位)
电话/传真
手机号码
备注

三、 秋季广交会展会客户信息归纳表
填写人: 填写时间: 年 月 日
客户名称
联系人
单位部门(职位)
电话/传真
类别
(A、B、C)
备注

备注:A类(已经交易成功或者下订单的客户);B类(准客户);C类(意图性客户)。

四、 秋季广交会每日销售清单
填写人: 填写时间: 年 月 日
编号
客户名
国 家
型 号
数量
成交价
折扣
赠品
备注