公司行政办公管理制度.docx

公司行政办公管理制度

开远公司行政办公管理制度

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目录
公司公文处理管理 1
第一章 公司文件收发规定 1
第二章公司收文处理办法 2
第三章 公司发文处理办法 3
公司复印、信函管理 3
第一章 复印机管理办法 3
第二章 公司信函格式和管理办法 4
第三章 介绍信管理办法 4
公司印章管理 4
第一章 印章的刻制、保管、启用、停用 4
第二章 用印管理办法 5
办公用品管理规范 6
办公文档管理办法 6
公司交通车辆管理办法 9
公司接待工作管理 10
第一章 公司客户接待管理办法 10
第二章 公司工作用餐办法 11
第三章 公司招待费用报销标准的规定 11
公司通讯管理办法 12
公司办公用房管理 13
公司会议室管理……………………………………………………… 14

公司公文处理管理
第一章 公司文件收发规定
为了使公司文件收发管理制度化和程序化，增进文件处理效率
利用率，特拟定本规定。
第一条 公司文件由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单，公司 办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理签发。
第二条 公司文件未经公司办公室审核，总经理不予签发。
第三条 文件签发后，公司文件或各部门拟稿文件U盘送公司办公室统一安排制发和分别用印。
第四条 文件和原稿及发文申请单，由公司办公室分类归档，保存备查。
第五条 凡属密级文件，核稿人应注明“秘级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。秘密文件按保密规定，有专人印制、报送。
第六条 文件统一由公司办公室负责发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报送结果.秘密文件由专人负责报送。
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第七条 公司的外来文件由公司办公室专人负责签收，并分类登记编号，送总经理阅批，不得积压，信息及时反馈，属急件，应在接件后即时报送与跟踪落实、反馈。传阅文件由公司办公室专人负责，切勿横传，对领导批示的文件，及时传达和落实。
第八条 公司文件一律采用A4型纸张。
第二章公司收文处理办法
第九条 收文、分文：
来自横向和纵向各类文件，包括由公司指派员工外出开会
回的文件一律由办公室负责签收与整理登记，并分别按文
内容传送。有关的会议文件整理登记后存档，以备查阅。
第十条 传送、阅批：
将文件按程序传递，并请领导阅批后，送回公司办公室，
勿横传或直接交各部门阅办，以防文件丢失。
第十一条 催办：
将领导审阅批示的文件，分别送至承办部门或人员，跟踪阅办程序，负责催办与反馈领导和有关部门。
第十二条 立卷、归档：
将有必要的文件进行整理负责按文档管理办法归档。
第三章 公司发文处理办法
第十三条 拟稿、审核：
由部门人员负责按公司法规和国家法律及政策起草文
件，将原稿交部门负责人审核签字并同时填写公司发
申请单，然后送公司办公室统一审核和编号。
第十四条 签发（公司领导）：
公司办公室将文件审核完毕，送请公司领导签发。
第十五条 打印和制发：
将签发后文件进行打字、校对、复印和用印及上报和下发。
第十六条 催办、立卷、归档：
根据文件管理要求进行催办、登记、立卷、归档。
第十七条 销毁：
文件的销毁按文档管理进行销毁。
第十八条 本规定的解释权在公司办公室。
公司复印、信函管理
第一章 复印机管理办法
第一条 公司办公室的复印机面向公司各部门。由专人负责管理维
护，进行定期的清洗、保养，及时换纸，且使其以最好的状态工作。
第二条 在每年年初做出复印机费用的预算，费用包括：复印机一 年的维护维修费、复印用纸的费用等。在每年年终做费用决 算。
第三条 各部门使用复印机时在文印室填写《文件资料复印登记表》。
第二章 公司信函格式和管理办法
第四条 公司信函（信纸、信封等）采用统一格式和市场可购买到的一般稿纸、公文袋（内部使用）等。作为公司办公之用。
第五条 信函统一由公司办公室管理制发和领用。
第六条 根据工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取。
第三章 介绍信管理办法
第七条 公司职员出差或到外单位办事，一律持公司介绍信并加盖 公司印章。
第八条 开具单位介绍信要先填写签批单，经部门批准后，由公司 填写介绍信，盖章后交给需用人。
第九条 介绍信要编号和存根，存根和发出的信要一致。
第十条 对未使用的介绍信要及时收回。
公司印章管理
第一章 印章的刻制、保管、启用、停用
第一条 公司各类印章统一由公司办公室负责申报与刻制。
第二条 公司印章分为行政印章、法人代表名章、财务章、发票专用章和部门印章。
第三条 各部门启用印章前，需要到公司办公室登记备案，方可使用。
第四条 各部门停用印章时必须当日内交到办公室封存，否则由各部门主管领导承担全部责任和法律责任。
第五条 公司办公室负责保管公司行政印章、法人代表名章、财务章、发票专用章和公司办公室印章。其他部门印章由各部门保管。
第六条 废止的印章应交办公室保存，保存期限一般为三年。
第二章 用印管理办法
为了加强管理，规范印章使用，特规定如下：
第七条 为了保证公司正常工作和业务活动的开展与实施，公司已正式启用行政印章。
第八条 公司办公室代表公司管理的印章（如行政印章、财务专用章等）要确定用印管理办法和确定监印人，公司批准后，行使使用和保管权。
第九条 对外联系工作等，使用统一格式的介绍信或便函，均由各部门领导或公司领导签字，方可盖章。
第十条 重大工程合同、协议等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门领导签字后报请公司总经理批准签字后，到公司办公室备案用印。
第十一条公司办公室设立专职监印人负责公司行政印章的用印和保 管。
第十二条 公司的印章在使用中遇到散失、损毁或被盗时，各管理者 应迅速向总经理提交说明原因的报告书，由总经理根据具体情况做出处理决定。
第十三条 用印时，印章保管人员首先审阅了解用印内容，再填写《
印鉴使用登记表》 。杜绝未经审阅其内容盲目盖印的现象。
办公用品管理规范
第一条 办公室负责办公用品的统一购置与发放，个人办公用品领用
需按规定登记办公用品领取登记表。
第二条  办公易耗品用完后需交回办公室处后才能重新申领。
第三条 保证常备办公用品的库存，设立办公用品领用管理表，准确
记录办公用品各部门及人员领用现状。 
第四条 新进人员到职时由其部门主任通知，向办公室领用办公物 品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经 办公室认可的，将不办理离职手续
办公文档管理办法
第一条 凡经公司办公室收、发的各种文件、材料及属公司或办公室工作范围的文档材料，一律由办公室负责存档。
第二条 文档由办公室专人保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。
第三条 文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置。对需要办理的文件，按办理情况存放；已办理完毕的文件，按已拟定的立卷类目存放；未办理完毕的文件放于待办文件夹中。存放文件应同时放置文件目录，便于使用时查找。
第四条 对于承办件，应催促承办部门按规定时限尽快办理，处理结果，及时反馈；办理完毕后及时将文件退公司办公室存档。
第五条 文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速准确查找。
第六条 文档的借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在公司办公室查阅，不得带走，不得复印。对办理完借阅手续的文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。
第七条 办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存10年以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于一般文档，保存期5年。
第八条 文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。
第九条 档案移交，对保存期已满两年以上的文件，除公司办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，公司办公室仅保存归档移交文件的目录、归档时间、档案编号，以便查阅。
第十条 办公室存档文件的范围：
1、甲类：
1） 公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料
2） 公司董事会、股东组成人员（单位）名单及材料
3） 对上级领导机关的请示、报告文件，上级机关下达的文件、 通知、批复
4） 公司历史性文字、影音、图片资料
5） 公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例
6） 董事会、股东会、办公会议纪要
7） 公司发展规划，对外合作协议、文件
8） 公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料
9） 重要领导人讲话、题词、照片、录像
2、乙类：
1） 公司对外宣传册、广告、技术、展示会资料
2） 公司专项授权书、委托书
3） 会议、专项活动音像、图片资料
第十一条 存档文件的形式，对甲类资料要求存正式文本1～2份，
公司办公室打印董事长、总经理以公司名义对外签发的文件，除保存正文外还要保存底稿和签发手续。
第十二条 公司内其他各部门对各自业务范围内的文档，各自负责清
理、存档，按类别、内容、时间归类。
第十三条 各部门凡需移交档案室长期保存的档案，由各部门清理后
登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存。同时交给公司办公室存档目录一份，以便公司办公室保留相应的档案目录。
第十四条 公司各部门均按办公文档管理办法执行。
公司交通车辆管理办法
第一条 为合理调配车辆，由用车部门/用车人填写“用车申请单”。
第二条 并须提前半天交办公室安排车辆，否则不作安排（紧急、特殊情况除外）。
第三条 用车人员严禁出私车（紧急、特殊情况除外）。
第四条 办公室在安排出车时尽量做到同向多人次合理安排，合理 用车，用车人员应该服从。
第五条 驾驶员在行驶过程中发生摔、碰、撞等意外小事故的，驾 驶员须自行负责车辆维修，并承担维修费用。
第六条 公司驾驶员如有违反交通规章（如闯红灯，违章停车等）， 造成罚款的，公司不予报销（特殊情况除外），由违规驾驶员个人承担责任，并准时交纳罚款。如有违章而不按时交纳罚款，一经发现除赔偿外，公司将从严处分。
第七条 严格按照此办法执行。
公司接待工作管理
为了保证公司业务工作的开展，扩大与外界联系和交往的机会，大力宣传、维护公司形象及利益，本着重礼仪、重实效的原则，特制定本办法。
第一章 公司客户接待管理办法
第一条 公司接待客户实行公司级和各职能部门级两级管理。
第二条 接待工作及其要求：
1、 接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。
2、 在规定的接待时间内，不缺席。
3、 有客户来访，马上起来接待，并让座。
4、 来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。
5、 对事前未通知来的客户，要表示欢迎。
6、 应记住常来的客户。
第三条 接待守则：工作认真、谦虚谨慎；保守秘密、互相帮助；扩大联系、讲究实效。
第四条 公司级负责牵头接待时，本着团结协作、树立形象，顾全大局、保护利益。以扩大公司影响。
第二章 公司工作用餐办法
第五条 非业务性来公司办事、参观等工作的外单位人员一律实行 工作餐。
第六条 业务性（已签订项目合同并在进行中）的外单位人员办事
训、调试等，一律实行工作餐。
第七条 公司工作餐标准每人每天补贴不得超过（待定）元。
第八条 工作餐办理手续：统一到公司办公室办理领用餐证。
第九条 对于公司内部工作人员确因工作需要加班，由各部门领导批准，可按每餐（待定）元/人的标准订盒饭，以节约公共开支。
第三章 公司招待费用报销标准的规定
第十条 公司本着重礼仪、讲实效，特制定本规定。
第十一条 凡是公司礼仪和营销中洽谈项目的客人、客户，需要相关
级别主管副总经理、总经理出面接待时，请事先与公司办公室或公司领导联系，以便安排。
第十二条 公司领导出面接待重要客人，接待标准可高于（待定）元/ 桌视工作需要而定。公司各部在经营活动中接待标准不得高于（待定）元/桌，超标准宴请应得到事先批准，否则财务部门不予报销。
第十三条 对业务涉及公司内几个业务部门的项目，原则上以一个业 务部门为主要负责接待，其他事业部不得重复宴请。必要时可由公司办公室统一安排。
公司通讯管理办法
第一条 本公司的电话，主要是为方便与外界沟通和开展正常工作而设置使其发挥最大效力，节省成本，特拟本规定。
第二条 本公司对外联系（028）67258008。各部门有相应的联系电话，办公电话的管理由公司办公室统筹负责。
第三条 电话的申办（装机、移机、长途业务、收费信息台）由公司各部门提出申请并经主管签字，报办公室审核，送公司主管领导批准后，统一办理手续。未经同意财务部门不予报销和转帐。
第四条 公司办公电话拆装、话费由办公室统一对外联系和交纳。
第五条 电话的使用由各部门主管负责督导与控制。大力提倡员工通话时，用语礼貌、简洁、明确，减少通话时间，充分提高电话的使用率。
公司办公用房管理
为了保证公司办公工作的需要，充分利用现有办公房的使用率。加强管理、发挥功用，特制定本办法。
第一条 公司所有房屋由公司办公室总务室实行统筹管理。
第二条 各部门需要新增、调整和扩大用房时，必须提出书面申请交办公室，经办公室与有关部门协商报请总经理批准后，由办公室负责实施。
第三条 申请用房时以部门为单位受理，否则不予办理。
第四条 使用公司房屋的单位和员工需要调换时，应经公司办公室同意方可调换，未经允许不得私自调换。
第五条 公司办公用房结构上的非正常损坏及门窗玻璃和附属设备的损坏均由当事人及房屋的使用单位自费修理。
第六条 办公用房调配标准，是根据公司发展规划及管理、技术人员和其他人员需要而拟定及实施。
第七条 公司仓库用房由办公室与有关部门协商，并报请主管总经理批准，方可使用。
第八条 公司所有的接待室、会议室由公司统一安排设立，分部门进行管理，原则上全公司统一使用。

会议室管理制度
为加强对会议室的管理，规范会议程序，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。
第一条 会议室申请流程
各部门根据工作的需要

填写会议室使用申请表
提前一天
办公室
临时会议提前1个小时

当天下班前整理会议室申请表，
并通知各部门会议室安排情况

根据各部门申请、综合安排会议室

使用会议室前半小时准备会议室相关物品

临时取消使用会议室， 提前半个小时告知办公室

各部门根据安排使用会议室

需延长会议室时间， 及时告知办公室

各部门在申请时间内使用完会议室， 并告知办公室

收拾会议室， 并登记会议室使用情况及反馈信息

其它事项：1、临时举行会议，请尽量提前通知办公室，方便安排会议室并准备相关事宜。
2、临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始15分钟后拨打电话询问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。
3、需延长会议时间，请告知办公室，方便办公室安排。
4、申请表上会议所需准备事项请尽量填写详细，办公室将按申请表所填事项准备。
5、会议室物品未经允许不可随意挪动与带出。
第二条 会议纪律
纪律1、要严格遵守会议的开始时间，提前10分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。
第三条 会议室保养
要求： 1、每周五定期对会议室进行常规清扫，物资清查及时补缺。
2、每次会议前后专人清扫会议室，物品摆放等。

附则：
本制度由办公室负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。