公司招投标管理制度(同名2404).doc

公司招投标管理制度(同名2404)

公司投标管理制度
第一节 总则
第一条 为规范公司的招标管理工作，维护公司的利益，控制采购成本，保证采购质量，根据国家的有关法规，本着公平、公正、诚信的原则，制定本管理办法。
第二条 本管理办法适用对象为公司所属相关中心及部门。
第二节 招标范围
第三条 以下事项必须按照本规定进行招标：
一、公司对外一次性采购同类固定资产总金额在二万元人民币（含二万元）以上的；
二、公司对外设计、咨询总金额在人民币五万（含五万元）以上的；公司对外发包工程和公司指定分包工程在人民币二十万（含二十万元）以上的；
三、公司一次性对外采购运输设备总金额在三十万（含三十万元）以上的；
四、公司对外委托广告制作、广告装潢总金额在三万（含三万元）以上的。
第四条 公司任何中心、部门和个人不得将以上规定必须进行招标的事项化整为零或者以其他任何方式规避招标。
第五条 对未达到以上标准不须招标的事项，按公司的相关制度和程序执行。

第三节 招标管理机构及职责：
第六条 公司应设立招标工作小组，招标工作小组是公司招标工作的执行机构，小组成员应包括：公司总经理、总经办、财务中心、业务中心、行政中心、资源中心等相关负责人和相关具体责任人员及公司律师等。招标工作小组组长由总经理担任，其他成员由总经理根据招标项目实际情况进行任命，行政中心负责加强对招标小组人员在招标时的监管。
第七条 职能划分：
一、招标项目申请部门及经办部门：
招标项目
申请部门
经办部门
协办部门
监察部门
运输设备采购
业务中心
资源中心
财务中心
行政中心
对外设计、咨询
行政中心
行政中心
财务中心
总经办
固定资产
行政中心
后勤部
财务中心
财务中心
广告制作
行政中心
行政中心
后勤部
财务中心
发包和委托
业务中心
业务中心
资源中心
财务中心
二、经办部门的主要职能：制作招标文件和合同主要条款，投标单位资金质预审，建立合格投标单位数据库，编制、修订招标文件并办理相关审批手续，评技术标，控制整个招标工作进度，负责组织安排全过程的招标小组的会务。
三、律师的主要职能：审批制作的招标文件和合同主要条款，参与答疑、开标、议标、评标、合同的谈判和签订。负责建立投标管理档案，招标计划的跟进、招标过程的纪录、招标边程资料的编号归档、各类合同的存档保管。
四、协办部门的主要职能：参与答疑、开标、议标、评标、合同的谈判和签订，协助经办部门做好其他各项工作。
五、监察部门的主要职能：投标单位资质的最终审核，投标单位的考察，招标文件的发放、投标文件的接收，开标过程的全程监督及议标、议价的全程式参与，定标结果的程序监察。
第四节 招标计划
第八条 招标申请部门应提前30日提交招标申请书。招标申请书的形成程序为：
一、申请部门根据工作开展需要，应提前30日提交招标申请书，招标申请书应包括以下内容：
运输设备的采购：招标计划书中应载明运输设备的品牌、排量、数量、质量要求、售后保障、交货时间、本中心或部门跟进人员等。
对外设计、咨询的采购：招标计划书应载明设计、咨询的内容、范围、要求、完成时间、本中心或部门跟进人员等。
固定资产的采购：招标计划书中应载明需采购固定资产的名称、规格、数量、质量要求、到货时间、本中心或部门跟进人员等。
广告制作的委托：招标计划书中应载明制作内容、规格、材料要求、制作要求、完成时间、本中心或部门跟进人员等。
发包和委托：招标计划书中应载明发包内容、质量要求、起始期限、本中心或部门跟进人员等。
二、招标申请书由申请部门负责人签字后提交公司律师。
三、招标申请书经招标小组组长同意后，由申请部门牵头组织招标事宜。
第五节 招标细则
第九条 招标方式
一、公开招标：项目规模大、造价高且在时间充许的情况下，由招标小组确定可公开招标。
二、邀请招标：以邀请招标作为主要招标方式的，由招标小组根据申请部门及其提供的调查资料，选定邀请投标的单位，该单位的数量应按采购量的规模而定，如选一家单位中标，则邀请投标单位不得少于三家，否则当次招标无效。
三、议标：在时间紧迫、技术专业性强或现场条件等客观原因造成不宜进行邀请招标的，由招标小组研究确定进行议标。
第十条 招标文件的编制
招标文件由招标申请部门及律师共同起草、编制。经公司招标工作小组审核批准后发标。
招标文件的内容包括：
一、运输设备的采购：运输设备的品牌、排量、数量、质量技术要求、售后保障、交货时间和地点、验收标准和方式、报价方式、付款方式等。
二、对外设计、咨询的采购：设计、咨询的内容、范围、要求、完成时间、报价方式、付款方式等。
三、固定资产的采购：名称、规格、数量、质量要求、到货时间和地点、验收标准和方式、报价方式、付款方式等。
四、广告制作的委托：制作内容、规格、材料要求、制作要求、完成时间、报价方式、付款方式等。
五、发包和委托：发包内容、质量要求、起始期限、报价方式、付款方式等。
六、对投标单位的要求（如资质、资信、业绩等）。
七、招标投标的时间安排和原则（发标、答疑、投标、开标、议标｛包括评标标准，标准应量化｝、评标、定标等）。
八、投标保证金、签约保证金的数额、交纳和返还。
九、合同版本。
第十一条 所有招标文件经招标小组成员签认（即签认招标文件审核意见表）后方能对外发出，招标文件发出后未经招标工作小组组长同意不得修改或终止。经招标小组组长同意修改招标文件后，应在开标会议前通知所有投标单位。
第十二条 投标单位的征集
招标申请书通过十五日内投标单位征集期间，公司在显著位置公示招标项目，公司各中心或部门均可推荐参加单位，有意参加者可到经办部门报名。
第十三条 投标单位资格的审查
有意投标的单位应按公司的要求提供准确、真实、详细的企业资质等方面的资料，包括企业的简介、营业执照和有关资质证书复印件（收取复印件时应与副本原件对照）、企业以往同类业务业绩、企业最近一年资信情况等。由经办部门进行初步审查。
经办部门应登记所有报名单位，报给招标小组，并提交资质审查意见交行政中心，行政中心对意向单位的资质进行复核，并将复核意见交总经理批准。
第十四条 投标单位应在招标文件确定的截止时间前递交投标文件和交纳标保证金，投标文件逾期公司不予接收，未按时交纳投标保证金，其投标文件按废标处理，公司不接收银行保函。第十五条 投标单位应将要求的投标文件盖章密封（密封处需盖章），并泒专人送至相关工作人员，公司行政中心收到投标文件后应做好记录、妥善保存，开标前不得自行开封。
如投标文件密封不符合要求，招标小组有权将之作为废标处理。投标单位递交投标文件后如需修改、补充，只能在截止时间前修改并按招标文件的要求密封、递交。补充、修改文件为投标文件的组成部分。如补充、修改的内容造成废标，由投标单位自行负责。
在招标文件约定的投标截止日期后送达的投标文件，均为废标，不再参与后续开标、议标。
第六节 答疑、开标、议标、评标、定标程序
第十六条 招标小组按标书规定日期答疑、开标、议标、评标、定标。
第十七条 开标后，招标小组成员必须认真阅读各投标单位的标书，充分发表自己的意见，每人都有权在评标记录上记录自己的意见，招标小组组长（或董事长）有决定权。确定中标单位后，及时发出中标通知书。
第十八条 招标由招标工作小组组长或招标工作小组组长授权的人员主持，由公司律师负责纪录，该记录应存档备查。
招标小组组长（或董事长）有决定权，定标后，招标小组组长在公司周例会或其他会议上宣布中标单位及中标价。
第十九条 定标后，经办部门负责与中标单位进行合同谈判，以招标文件中的合同版本、中标通知书为准签订，合同实质内容不得与招标文件、投标文件、中标通知书不一致，如确需变更，需经抬标小组组长同意并有投标单位确认书。
合同谈判完成后，合同要经招标小组审核通过，公司律师负责提供合同法律问题的咨询。
中标通知书发出7日内签订合同，如果不能在中标通知书规定的时间内签订合同，视为放弃中标，通知其他候选单位。
签订合同后，通知其他未中标单位落标，退还投标保证金及其他各种押金。
第二十条 公司律师应对参与投标的所有单位（包括初选通过单位、落选单位、中标单位）的相关资料进行整理并编号归档。
第二十一条 律师应对重复性招标的投标单位建立档案，档案中除了记录该投标单位的基本信息外（包括名称、住所、注册资金、业绩、投标情况等），对中标单位还应记录其履行合同的实际表现信息并进行动态评估，该评估结果作为决定中标单位是否有权参与未来同类招标项目投标的评判依据。
第七节 招投标程序
第二十二条 招投标工作应严格按照以下程序执行：
一、招标项目前期公示，公司各中心或部门均可推荐合适的单位，招标前期调研，收集相关单位信息并汇总，由经办部门经办人负责牵头联系相关单位。
二、对相关单位进行资格预审，申请部门经办人按照招标申请书要求的投标人资质对意向单位进行审查，并提交资质审查意见交行政中心，行政中心对意向单位的资质进行复核，并将复核意见交总经理批准。审查合格的，通知其参加招标。
三、起草招标文件，申请部门经办人会同律师共同起草招标文件，经办人办理相关审批手续。
四、招标文件的发放及投标保证金、招标文件成本费、需返还资料押金的收取。
（一）行政中心负责发放招标文件及相关资料，并注明发放的需返还的技术资料的具体情况，发放的招标文件要逐一登记，并有投标单位领取人的签字。
（二）投标保证金、招标文件成本费、需返还资料押金交纳程序：
由行政中心开具交款通知单，投标人持交款通知单到财务中心缴款，再将第三联交回，完成了交款程序。核准以上款项的交纳以财务中心的收据为准，投标单位的转帐单、汇票等要统一换成财务中心的收据。
五、招标答疑：
经办部门负责制定招标答疑文件，由律师负责发放答疑文件并存档。
六、现场勘察：
如确有必要，经办部门负责组织现场勘察。
七、投标文件的收集
行政中心负责收集投标文件及相关资料。收集的投标文件要逐一登记，并有投标单位相关人员的签字。
八、开标、评标、再谈判、考察、定标：核实投标文件是否有财务中心开具的投标保证金收据；开标后，对意向的中标人进行单位及工地实地考察。定标后，行政中心及时发出中标通知书，中标通知书应载明合同的主要条款，合同不得修改中标通知书的内容。
九、合同的审批、签订流程（包括其他合同的审批）：以招标文件中合同条款和中标通知书签订合同，经办部门负责合同谈判，不得修改中标通知书、投标文件确定、招标文件的实质内容。
谈判完成的合同，经办部门负责合同的审批。合同经过审批后，才能签字盖章，合同书必须要负责人或委托代理人签字，无负责人或委托代理人签字的合同不盖章（内部控制程序）。
签订合同前，核实是否交纳履约保证金，交纳履约保证金后才能将盖章合同交给对方。
十、投标保证金、需返还资料押金的退还
（一）需返还资料押金的退还程序：投标人将需返还资料退还行政中心后，行政中心核对页数无误、页面整洁后在收据上签上“****已退”确认后，投标人持相应手续到财务中心退款。如需返还资料有损坏、丢失部分，行政中心视情节在收据上标明应扣除金额，财务人员从需返还资料押金中扣除。
（二）投标保证金的退还程序：投标人接到退款通知后，经办人在投标人的收据上签字后，投标人持收据到财务部退款。
第八节 招标纪律
第二十三条 招标工作小组成员必须严格遵守以下纪律：
一、招标工作要严格按照《中华人民共和国招标投标法》和本规定的有关程序进行。
二、招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。
三、电话保密。除经办人电话、招标文件中公布的电话，招标小组成员电话一律保密。
四、开标前投标文件严禁启封。投标文件交付时要逐一登记，行政中心负责保管投标文 件，开标时招标文件应密封完成。
五、不得泄露标底或其他任何涉及招标工作的保密资料。开标至合同签订期间，投标文件、谈判的内容应保密，严禁泄露。
六、不得与招标、投标当事人相互串通，徇私舞弊，操纵招标结果；不得接投标当事人的礼品、礼金、宴请或参与其他可能影响公正招标的活动；严禁接受投标人请客吃饭、送礼。招标过程中严禁与投标人有工作之外的关系。
七、招标人不得违背核准的招标事项开展招标工作。
八、不得泄露参加投标的其他投标人的投标价，如果发现泄密，公司将根据实际情况给予处罚。
九、不得背离招示文件约定的条款与中标单位签订合同。
十、不得在招标文件或资格预审文件中设置有利于特定投标人或违规限制潜在投标人条款；不得改变资格预审文件中载明的资格条件或以未公开的条件限制、排斥潜在投标人；不得拒绝或限制已经通过资格预审的潜在投标人参加投标。
十一、不得违规使用标底。
十二、不得在开标后修改、增加或减少评标实质性条款。
十三、不得利用暂定价格条款获取非法利益。
十四、招标文件起草人员对招标文件的正确负责，本着对公司负责的精神，以严格认真的态度编制招标文件。如果发现编制错误导致公司损失，公司将根据实际情况验予。
第九节 其他
第二十四 招标文件、投标文件及合同管理
一、所有合同原件交行政中心，由行政中心负责及时分发给所有部门，行政中心和财务中心保存原件，其他相应部门及人员应保存合同复印件。
二、中标单位的投标文件作为合同的组成部分，由公司律师负责保管。
三、招标文件审批表、合同审批表、开标记录由公司律师负责保管。

招标流程示意图如下：
流程
执行事项
执行部门或人员
文件
提出招标申请、招标项目公示、资格预审、拟定招标文件
↓
预审会、确定邀请招标单位
↓
发出招标文件
↓
答疑会
↓
接收招标文件
↓
开标、议标
↓
评标、实地考察、定标
↓
签订合同
申请部门提出招标申请；进行招标项目公示；经办登记所有报名公司并报招标小组，提交资质审查文件；经办部门和律师共同完成招标文件，并交各成员审批。
申请部门
招标项目申请表、招标文件
申请单位组织预审会，确定邀请投标的单位及招标文件的内容
招标小组
招标文件审批意见表
投标单位在交纳投标保证金及资料押金后领取招标文件和资料
行政中心
做好签领记录
招标单位收集投标单位提出的疑问交招标小组，招标小组书面或现场解答投标单位的疑问
招标小组
做好会议记录
接收投标文件，密封不合格或超过时限的按本规定处理
行政中心
做接收记录
按招标文件中的要求准时开标、议标
招标小组
做好会议记录（公司律师）
各成员实地考察、定标，充分发表各自意见，最后表决，发出中标通知书
招标小组
填写评审意见
经办部门按照中标通知书与中标单位签订合同，并督促中标单位交纳履约保证金后，合同签订前要经各成员审批
招标小组经办部门
合同审批表

附件：
招标文件审批表
说明：
1、审核要点：
招标文件名称

报批时间
年 月 日
申请部门

经办人

审批意见
反馈意见
业务中心：
年月日

资源中心：
年月日

财务中心：
年月日

公司律师：
年月日

总经理：
年月日

业务中心：涉及业务方面的招标项目，其招标文件须经业务中心审核。
资源中心：审核招标文件及合同中对招标项目的说明、对投标单位的要求等条款。
财务中心：财务中心主要审核招标文件中的经济条款。
公司律师：审核招标文件内容是否全面合理。
行政中心：审核招标文件及合同中对招标项目的说明、对投标单位的要求等条款。审核招标程序及投标单位资质，对招标结果进行监管，提出意见报总经理。
总经理：总经理综合考虑各部门的审核意见，审批招标文件及标底文件。
律师组织相关部门人员根据招标申请书内容拟定招标文件初稿及合同主要条款，合同主要条款可作为招标文件内容之一。招标文件中有关财务方面的条款，应由财务中心参与起草。
申请招标文件、正式招标文件、合同初稿及邀请投标单位名单等相关文件附后。
律师跟进招标文件的审批过程。

附件：
开标记录
项目名称： 开标日期：
投标单位
资质等级
证书编号
投标报价
质量目标
期限目标
中标后承诺
备注

参与开标人员签字

招标人： 唱标人： 记录人：