采购部门的岗位职责与工作程序.doc
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1、采购部门的岗位职责与工作程序182020年5月29日文档仅供参考第十章 采购部第一节 部门概述及组织结构 一、概述采购部是负责酒店采购工作的职能部门。采购部在酒店统一管理下,根据实际工作要求,适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品,确保酒店经营活动的正常进行。 采购部的采购工作,必须严格执行酒店的采购制度,严格按照采购程序办理,确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求,并严格控制采购成本。采购部员工必须树立”一心为酒店”的采购供应意识。二、组织结构财务总监采购部经理采购部主管文员采购员第二节 岗位职责及素质要求一、经理直接上级:财务总监直接下属:采购主管岗位职责 1直接对总
2、经理和财务总监负责。主持采购部的全面工作。审批所有的采购单和订购单,确保各项采购任务顺利完成。 2参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行情况。 3指导下属开展业务,不断提高业务技能。 4熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求,对酒店的物资采购负有领导责任。 5要按计划完成酒店各类物资的采购任务,并在预算内做到开源节流。 6负责本部门员工的业务培训计划的制定和实施,抓好员工的思想工作。 7有计划地组织部门员工参加学习。 8主持采购部的日常工作,协调采购部与酒店各部门之间的关系。 9完成总经理临时交办的各项工作任务。 10接受总
3、经理和财务总监及成本控制部经理的监督。素质要求基本素质:有高度的责任感和事业心,不假公济私,不以权谋私泄露业务机密;有较强的领导和协调能力;能独立指导部门运作;遵纪守法。自然条件:年龄30岁以上;品貌端正,气质高雅,待人和蔼。身高:男1.741.78米,女1.651.68米。文化程度:大专以上。外语水平:具有旅游酒店英语中级水平。工作经验:具备3年以上酒店采购工作经验,2年主管以上管理工作经验。特殊要求:熟悉采购程序和采购内容;了解海关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策;掌握市场行情和酒店的供货渠道。二、采购主管直接上级:采购经理直接下属:采购员岗位职责 1编制每旬市场价格表,掌握新的产品
4、供应来源和季节性产品资料,及时提供给上司参考。 2负责与仓管部的联系,及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。 3按上司指派,进行外出采购。 4协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。 5协助上司审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。 6搜集采购样本或安排供应商示范。 7向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏情况,并负责向有关方面申报赔偿或报关损耗。 8负责进口物品的报关工作,并安排提货事宜。 9配合仓库对物品进行验收,确保物品符合申购要求。 10负责属下员工培训,检查员工纪律,完成上级分配的其它工作。素质要求基本素质:遵纪守法;有较强的协调能力;具备较高的工作责任感,不以权谋私,保守
5、业务机密。自然条件:年龄在25岁以上;品貌端正,身体健康。身高:男1.741.78米,女1.651.68米。文化程度:大专以上学历。外语水平:具备中级英语水平。工作经验:具备5年以上酒店工作经验及两年以上采购工作经验。特殊要求:熟悉采购程序和采购内容。三、采购员直接上级:采购主管直接下属:无岗位职责 1根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。 2力争使酒店所购的产品价平物美。 3对不符合要求的产品,负责办理退货补货或调换。 4与有关供应商保持良好关系。 5负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。 6协助仓库搞好物品入库的验收工作。 7及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。 8做
6、好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。 9积极参加培训,遵守酒店纪律,保持与酒店有关部门的良好关系,完成上级分配的其它工作任务。 素质要求基本素质:遵纪守法;有自我约束力,不以权谋私,不假公济私,不吃回扣。自然条件:男,女均可,年龄在25岁以上;品貌端正,身体健康。身高:男1.741.79米,女1.651.69米。文化程度:高中以上学历。外语水平:具有初级英语水平。工作经验:3年以上酒店采购工作经验。特殊要求:对工作认真负责,勇于克服困难。四、采购部文员直接上级:采购部经理直接下属:无作。岗位职责 1根据部门经理要求,草拟各类报告并打印、发放。 2做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等
7、资料的整理、归档工 3做好有关会议记录。 4负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作。 5协助上司做好与各部门的联系工作。 6负责部门员工的考勤工作。 7整理每天的采购单和收据等,并编制每周进货汇总表。 8协助经理落实有关进口货物的书面申报工作。 9积极参加培训,遵守酒店纪律,完成上级分配的其它工作。素质要求基本素质:遵纪守法;具有高度的责任感和事业心;具有一定的公关能力。自然条件:女性;年龄在20岁以上;品貌端正,身体健康。身高:女1.651.69米。文化程度:大专以上学历。外语水平:具有中级英语水平。工作经验:1年以上酒店工作经验。特殊要求:熟悉采购程序和各个采购环节;有很好的文字表示能力;
8、会使用电脑。 第三节 工作程序及标准一、采购工作基本程序 1所有的采购申请应尽量经过库房来提出。所有的采购任务都由采购部完成。 2所有采购的物品(包括服务合同)要由3个竞价中选出,如果没有3个竞价,采购部必须说明原因。 3采购部要对所购物品的质量及价格负责,并保证物品按采购申请单上的日期供货。 4如果提交采购申请单或订货单后,价格上涨,采购部要查看其它供货商的价格并报知成控经理,最后由财务总监和总经理决定、批准。 程序: 采购项目 授权申请人 单据文件 食品 总厨食品库保管员 市场单食品和饮品申请表干货 总厨食品库保管员 食品单饮品 酒水库保管员 饮品单物品 物品库保管员 采购申请单工程备件
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