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房地产经营管理制度

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开发项目经营管理制度

为适应公司发展需要, 保护公司股东和债全权人的合法权益, 维护公司正常的工作、 经济秩序, 促进公司不断发展壮大, 全面推动公司以提高经济效益为中心的各项工作, 保证公司各项工作任务的顺利完成, 实现项目开发的最大投资收益, 根据《公司章程》结合本项目的实际情况, 制定本管理制度。
第一部分 公司总概
一、 公司组织结构及部门职责

股东大会
董事会
董事长
监事
项目总负责人
营销部
工程部
财务部
综合部
土建工程师
水电工程师
造价工程师
招标专员
采购专员
行政专员
人事
专员
前期
专员
成本部
财务会计
财务出纳
销售专员
招商专员
财务总监
总工程师

( 一) 股东大会
1、 决定公司经营方针和投资计划;
2、 选举和更换董事, 决定有关董事的报酬事项;
3、 选举和更换由股东代表出任的监事, 决定有关监事的报酬事项;
4、 审议批准董事会的报告;
5、 审议批准监事的报告;
6、 审议批准公司的年度财务预算方案、 决算方案;
7、 审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案;
8、 对公司增加或者减少注册资本作出决议;
9、 对发行公司债券作出决议;
10、 对公司合并、 分立、 解散和清算等事项作出决议;
11、 修改公司章程;
12、 对公司聘用、 解聘会计师事务所作出决议;
13、 审议法律、 法规和公司章程规定应当由股东大会决定的其它事项。
( 二) 董事会
1、 负责召集股东会, 并向股东会报告工作;
2、 执行股东会的决议;
3、 决定公司的经营计划和投资方案;
4、 制订公司的年度财务预、 决算方案;
5、 制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案;
6、 制订公司增加或者减少注册资本的方案;
7、 拟订公司合并、 分立、 变更公司形式、 解散的方案;
8、 决定公司内部管理机构的设置;
9、 聘任或者解聘公司经理, 根据经理的提名, 聘任或者解聘公司副经理、 财务负责人, 决定其报酬事项;
10、 制定公司的基本管理制度。
( 三) 营销部
1、 负责公司开发经营项目的策划管理工作:
( 1) 收集整理房地产有关的信息资料并向经营层提交报告;
( 2) 负责公司投资项目的可行性分析、 论证工作, 组织拟定投资可行性研究报告或项目建议书。跟踪公司以投资领域的行业状况, 并组织进行市场调查、 分析, 向经营层提交调查分析报告;
( 3) 参与开发项目的规划研究、 设计方案讨论。负责组织公司开发项目的市场调查、 营销策划工作, 制定营销工作总体计划及阶段性促销活动计划并组织实施, 负责各阶段营销工作分析, 及时向经营层提出营销策略调整建议;
( 4) 负责公司各类广告设计、 制作、 发布的组织协调工作, 依据广告代理合同的约定, 对受托方进行监督, 并审核代理费用的支付;
2、 负责公司开发经营项目的销售管理工作, 对销售代理机构实施合同跟踪管理:
( 1) 负责接待拟承租、 订购公司房产的意向客户, 掌握客户心理, 将客户的合理要求, 及时向公司有关部门或人员反映, 并将公司相应意见反馈客户, 努力促成交易。
( 2) 在公司授权范围内与客户签订房产租赁、 销售合同书及补充条款, 并按规定向有关管理部门办理合同鉴证( 公正) 、 登记备案、 抵押贷款购房手续;
( 3) 负责房产租售合同的履约监控工作, 及时催收应收款项;
( 4) 严格保密公司房产租售状况和客户资料, 未经经营层批准不得对外透露任何情况;
( 5) 对公司委托其它企业代理的房产租售业务, 依据代理合同的约定, 对受托方进行监督, 并审核代理费用的支付。
3、 负责公司开发经营项目的售后服务管理工作:
( 1) 受理对公司建设、 经营项目的各类投诉, 并负责牵头处理;
( 2) 负责公司租、 售房产及附属物的管理( 含水电费、 产权申办费的收缴) 工作;
( 3) 负责公司建设项目土地使用权证、 免除商品房预售款监管、 商品房预售许可证、 各类房屋的产权证书的办理;
( 4) 负责向施工单位接收竣工后的项目中除非营业性公建配套服务设施及室外市政配套设施以外的项目, 并按有关合同约定, 向所有权人或管理部门办理移交手续, 承担售后保修工作, 负责办理启用各项设备配套设施的申请手续;
( 5) 参与工程施工、 安装阶段的验收工作;
( 6) 工程竣工结算后, 负责对施工单位留存于我公司的保修款进行管理;
( 7) 在项目竣工交付使用后, 负责牵头成立业主委员会;
( 8) 对公司委托其它企业代理的小区物业管理业务, 依据代理合同的约定, 对受托方进行监督, 并审核代理费用的支付。
4、 负责项目商业业态规划, 布局和招商管理工作, 对招商代理机构实施合同跟踪管理。
( 四) 成本部
1、 负责公司建设项目工程造价管理和成本核算工作, 包括:
( 1) 工程建设成本的测算与控制;
( 2) 负责公司建设项目各阶级的招标组织、 协调工作;
( 3) 负责起草、 发放、 保管与工程建设有关的各项合同、 协议, 并负责这些合同、 协议的履约监管, 审定这些合同履行过程中合同总价款的调整;
( 4) 负责与项目建设有关各项费用的审查、 各阶段应付款项的审核及工作完成后的决算办理工作;
2、 负责公司建设项目材料和设备采购工作, 包括:
( 1) 负责掌握建材市场信息, 为工程提供各种建材的最新价格、 质量指标及供货能力。
( 2) 会同工程部、 监理公司对各施工单位的施工组织设计进行审核。
( 3) 负责拟定材料、 设备的供货合同。
( 4) 负责制定甲供材料的采供计划, 并根据主体工程的施工计划及及实际进度, 提前做好各材料供应。
( 5) 负责确定甲控材料的品牌、 技术指标及供货商, 提前向施工单位下达甲控材料采购通知单。
( 6) 负责与工程部共同配合监理公司对进场的所有材料按国家《规程》、 《规范》及合同要求进行验收。
( 7) 负责各种甲供材料入库、 出库及回收登记工作; 配合监理公司检查、 监督现场各种甲供材料和甲控材料的使用情况。
( 8) 会同工程部共同参与由监理公司组织的工程施工中涉及费用变更的各种签证和重大隐蔽工程的现场确认。
( 9) 负责甲供材料的合同管理和付款审核工作。
( 10) 完成领导交办的其它工作, 做好配合其它部门的工作。
( 五) 工程部
1、 负责公司的技术管理工作
( 1) 负责组织贯彻技术方面的政策、 法规及标准, 建立和完善技术管理体系、 制定技术管理的工作、 规章制度, 并监督实施。
( 2) 负责审查开发项目的重大技术方案。
( 3) 制定或组织审定新技术、 新工艺、 新材料应用方案。
( 4) 负责施工图纸会审、 图纸交底、 竣工图的审定工作。
( 5) 负责图纸变更的审定工作。
( 6) 负责组织各项工程的竣工验收工作, 办理工程移交手续。
( 7) 负责工程技术资料和其它工作资料的整理、 归档工作。
2、 负责开发项目工程质量管理工作
( 1) 认真贯彻执行上级管理部门关于工程质量管理的规章制度, 建立健全质量管理体系, 健全工程质量管理的规章制度体系。
( 2) 负责审核施工单位的施工组织设计或质量计划; 负责审核项目部上报的项目质量计划。
( 3) 负责组织对大型设备、 大宗材料供货商资质、 资格、 技术条件的评审。
( 4) 负责组织监理单位的评审, 审查监理规划, 抽查实施情况。
( 5) 负责对在施工程项目的质量巡查和抽查工作。
( 6) 参加工程协调会议, 协助项目解决需协调解决的问题。
( 7) 参加基础、 结构、 竣工验收工作。
( 8) 组织消防、 人防验收工作。
( 9) 负责组织召开工程质量会议, 分析研究质量管理中存在的问题, 提出改进措施。
( 10) 负责重大质量事故的调查、 鉴定处理工作。
3、 负责核实工程进度工程量并签署意见和工程竣工结算中工程量的核实工作。
4、 负责建筑材料、 设备的质量评定工作。
5、 负责对施工现场进行安全生产和消防的监督检查工作。
6、 负责与工程施工及工程质量管理部门的联络工作。
7、 负责编制上报和下达总体、 年、 季、 月度工程资金计划, 并检查计划执行情况。
8、 完成领导交办的其它工作, 做好与其它部门的配合工作。
( 六) 财务部
1、 制定公司财务管理制度, 审核各项费用支出, 并根据公司的法展需要对财务管理制度进行合理修订;
2、 组织年度预算编制, 对执行情况进行检查和监控, 及时向经营层反馈执行信息;
3、 严格按会计准则, 对公司各项收支、 费用成本进行账务处理, 做到帐表相符、 账帐相符、 帐实相符;
4、 按时完成公司财务报告编制, 及时全面反映公司经营成果及财务状况, 向债权人、 股东、 政府管理部门报送会计报表和财务报告, 向公司决策层、 经营层提交财务运行等管理会计报告, 为公司经营决策提供财会资料分析; 负责税务事项的处理, 根据年度财务决算结果, 提出利润分配预案;
5、 负责公司对外投资项目可行性研究阶段的财务分析工作; 依据公司对外投资项目的合营合同、 章程的规定, 代表公司监控这些投资项目的财务状况、 资金使用状况和财务制度执行的情况, 审查其财务报表;
6、 配合审计、 评估部门, 落实审计、 评估工作;
7、 负责资金筹备集与调度;
8、 严格按国家规定的有关银行及现金结算制度办理款项的收付, 控制库存现金额。妥善保管库存现金、 各种有价证劵和财务印章、 空白凭票和收据。
9、 严格保密公司经营及财务状况和资料, 未经经营层批准不得外透露任何情况;
10、 负责财务会计档案( 包括电脑数据资料) 的保管工作。
( 七) 综合部
1、 负责公司行政后勤事务的管理、 协调与监督, 包括:
( 1) 自用固定资产的管理与维护, 办公环境和设施的维护、 改进与保洁, 办公用品及设备的采购、 管理与发放, 车辆的调派;
( 2) 办公会议及一般性会议的组织、 记录与资料保存, 与政府部门及有关单位各种来往文件的收发、 传阅及行政档案的收集、 归档;
( 3) 公司各类印鉴( 除其它部门及财务专用印鉴外) 的保管与依照规定程序使用;
( 4) 负责公司人事管理工作, 做好员工各项后勤管理工作;
( 5) 负责公司股东会、 董事会、 监事会议记录及议案、 纪要、 决议的起草及会议记录保管;
( 6) 员工因公务需要出境( 国) 学习、 考察手续的办理;
( 7) 负责公司对外接待工作及食宿的安排;
( 8) 计划生育、 安全保卫工作及员工工作纪律的检查、 监督;
( 9) 员工各种文体活动的组织, 作息时间、 节假日及值班安排;
2、 负责公司经营业务有关的各级政府部门公关关系维护工作, 在公司其它部门配合下牵头完成公司前期”五证”, 建设期间和后期的各项政府审批工作。
二、 公司的管理机制
( 一) 管理原则
本公司按照分级管理的原则实施管理, 并实行层级考核制。即公司董事会对合作三方股东负责, 董事长对董事会负责, 项目总负责人对董事长负责, 各部门负责人对项目总负责人负责, 副职对正职负责, 工作人员对部门负责人负责, 全体员工对公司负责。
( 二) 人员构成及职责
根据公司的组织结构, 管理执行层以及其它相关人员的构成及职责草拟如下所示, 具体人员调派由公司董事会按照项目的实际实施情况和部门的要求确定。
1、 董事长
( 1) 代表公司依法行使法定代表人权力, 承担民事义务。
( 2) 决定公司经营计划, 投资方案, 财务预、 决算方案, 利润分配和弥补亏损方案。
( 3) 负责主持召开股东大会, 向股东大会作年度工作报告。
( 4) 负责执行股东会决议, 主持召开公司董事会, 实施董事会决议。
( 5) 负责聘任或解聘公司项目总负责人、 财务总监、 工程技术负责人。
( 6) 决定公司员工的报酬事项。
2、 项目总负责人
项目总负责人主要协助董事长做好本项目的日常经营管理工作, 在董事长外出时行使临时代理权。
( 1) 出席董事会会议, 协助董事长制订公司的发展规划、 经营方针、 年度计划及处理日常经营工作中的重大事项;
( 2) 协助董事长做好公司股东会和董事会、 重要业务经营会议的组织和召集;
( 3) 协助董事长检查对股东会或董事会决议的实施情况, 有权对各部门经理的工作提出意见和建议;
( 4) 在董事长外出时, 受其委托, 有权召集临时、 紧急的重大会议; 有权代表公司处理紧急公文及签署重要的经济合同; 对公司的重要业务活动有业务执行的综理权;
( 5) 负责分管的领导工作, 董事会委托的工作;
( 6) 可就公司高层管理人员的聘用、 薪酬以及解聘提出建议, 并报董事会审批;
( 7) 行使公司章程和董事会赋予的其它权利;
3、 财务总监
( 1) 由项目总负责人提名, 董事会任命, 配合项目总负责人工作。( 2) 在董事会的领导下, 总管公司会计、 报表、 企业预算体系建立、 企业经营 计划、 企业预算编制、 执行与控制工作。
( 3) 组织协调企业财务资源与业务规划的匹配运作, 公司财务战略规划的制定与实施。
( 4) 负责制定公司利润计划、 投资计划、 财务规划、 开支预算或成本费用标准。
( 5) 建立健全公司内部核算的组织、 指导和数据管理体系, 以及会计核算和财务管理 的规章制度。
( 6) 建立企业内部会计、 审计和内控制度, 完善财务治理、 公司财务控制和会计机构, 对会计人员实施有效管理。
( 7) 负责现金流量管理、 营运资本管理及资本预算、 企业分立或合并相关财务事宜、 企业融资管理、 企业资本变动管理( 管理者收购、 资本结构调整) 等。
( 8) 会同经营管理部门开展经济活动分析, 组织编制公司财务计划、 成本计划, 努力 降低成本、 增收节支、 提高效益。
( 9) 监督公司遵守国家财经法令、 纪律和董事会决议。
( 10) 负责与政府财税部门联系, 落实财税政策。
( 11) 完成董事会交办的其它工作。
4、 总工程师
( 1) 由项目总负责人提名, 董事会任命, 配合项目总负责人工作。
( 2) 负责制定公司各职能业务版块工作范围、 岗位职责、 业务成果审查确认工作。
( 3) 负责公司各职能业务版块的技术指导、 业务培训、 职能管理工作。
( 4) 负责工程相关图表、 设计文件的内、 外审核签发工作;
( 5) 处理施工过程中的重大设计、 施工质量问题、 参加工程质量验收工作。
( 6) 审查确认与工程相关的各种合同文本条款的合法性, 可操性。
( 7) 审查确认与工程相关的合同支付、 合同结算的合法性、 准确性。
( 8)  审查各施工单位的施工组织设计及施工方案, 并督促在施工过程中严格按其执行; 认真阅读图纸、 组织参与设计技术交底, 图纸会审工作, 审查图纸会审纪要。
( 9) 参与对投标单位及投标人员的资质考察和确认, 参与对工程设备和材料的考察和认证。
( 10)  深入施工现场对关键部位和工序进行定时和不定时的检查与抽查, 确保结构安全和使用功能;
( 11) 组织工程质量检查; 组织衔接和及时处理施工过程中的质量技术问题; 配合抓好工程进度, 安全和成本控制, 以及各施工单位的协调工作。
( 12) 全面负责解决设计及施工中出现的重大技术问题; 对设计变更进行技术评审, 并签署变更意见;

( 13) 指导物业管理对建筑物进行合理的维护管理, 做好交房后客户装修咨询和管理指导工作, 确保房屋结构安全水电气使用合理。
( 14) 考核和培养所属工程技术人员的工作责任心和处理技术问题的能力。
5、 营销部
( 1) 营销部经理
1) 全面负责营销部工作, 直接对董事长和项目总负责人负责;
2) 组织编制营销部年度销售工作目标、 工作计划及费用预算, 报董事会或董事长审批后, 在实施中进行有效控制;
3) 对销售代理、 招商代理和策划代理机构进行专业管理和评价;
4) 营销部各种报告、 报表的草拟、 审核、 呈报或批准; 对本部门需请示公司领导批准的事项, 提出处理意见, 报董事长项目总负责人审核;
5) 在董事长领导下, 组织对公司拟对外投资项目的调研、 评估工作, 负责项目建议报告, 销售定位、 招商定位等;
6) 负责项目商业业态规划和招商管理工作。
7) 负责对公司计划投资的商品房项目进行可行性分析、 论证, 组织拟定投资可行性研究报告或项目建议书;
8) 负责公司拟投资的商品房项目的前期筹划组织与论证、 参与规划设计的论证, 审查这些项目的市场调查、 推广、 营销、 公共关系协调方案的策划与实施;
9) 负责对本地广告公司、 广告媒体情况的调研与分析, 并与之保持密切联系;
( 2) 销售专员
1) 监督代理公司对房产的租、 售业务的客户接待、 洽谈沟通、 签约工作, 以最佳的服务态度热情接待每一位顾客, 不越权承诺;
2) 参与售楼人员的管理和培训工作;
3) 了解公司发展史、 社会信誉及品牌优势, 熟悉项目的特点、 优势, 积极寻找客源, 向客户详细介绍项目的情况、 特征, 注意掌握客户心里, 把握时机, 积极引导, 提高成交率;
4) 严格按公司制定的合同范本, 负责租、 售房合同及补充条款的缮写的签订, 协助客户按公司租、 购房流程, 办理有关手续;
5) 认真接待客户投诉并及时按公司内部处理投诉的流程进行处理, 及时将处理意见反馈给客户;
6) 对售后服务进行全程监控。协调售后服务中, 公司与客户、 关联单位( 物业管理公司、 施工单位) 的协作关系;
7) 负责客户关系的管理、 拓展和客户服务项目的开发、 拓展与策划;
8) 负责办理商品房预售、 预售房款监管、 租赁房屋登记备案及审验、 变更手续, 房屋竣工后的权籍勘丈、 测绘手续的办理及成果审核;
9) 及时办理具备条件的房产证的产权证书, 敦促客户及时配合办理, 努力保证公司在《商品房销售合同》的约定期限内, 为客户办妥产权证书;
10) 根据公司与银行签订的楼宇按揭协议及配套服务协议书, 及时为客户办理房产按揭手续。办理中, 应根据按揭银行的要求仔细审查按揭银行的条件、 资料, 尽可能一次性告知客户需补充的资料及按揭申办中可能出现的问题, 为客户办理按揭手续提供方便;
11) 负责每月底汇总、 正廉洁办理进度及违约客户的情况后, 向客户服务主办汇报。对公司担保期限内的按揭违约客户, 应及时提醒客户整改, 对严格违约者应及时向客户服务主办反映, 提请公司解决。
( 3) 招商专员
1) 具体负责项目招商工作, 对招商代理机构进行跟踪管理;
2) 具体项目招商条件、 租赁合约的起草、 制定和调整;
3) 具体负责项目商业业态规划、 布局。
6、 成本部
( 1) 成本部经理
1) 全面负责成本部工作, 直接对董事长和项目总负责人负责, 参与公司中长期开发规划和年度开发计划、 工程建设中各阶段的进度、 质量、 投资控制目标的编制、 审议;
2) 负责组织人员收集、 整理、 分析与公司拟开发项目有关的工程建设发包与招标条件、 各单位工程造价比较和工程造价组成部份的市场价格变化趋势, 提出造价控制要点及技术经济比较的初步方案, 负责开发项目的成本测算;
3) 根据政府部门批准的项目规划建设条件及公司营销企业计划, 负责组织项目建设各阶段的工程招标活动及合同的起草, 在实施过程中负责协调并监督受托单位按质量及进度要求完成工作;
4) 负责组织有关部门审查受托单位完成的工程量和工程进度款拨付, 控制工程投资;
5) 参加设计交底工作和工程竣工验收;
6) 审核工程设计更改和签证的工程量造价增减;
7) 完成董事长和项目总负责人交办的其它工作。
( 2) 造价工程师( 土建)
1) 参与收集、 整理、 分析与公司开发拟开发项目有关的工程建设发包与招标条件、 各单项工程造价比较和工程造价土建部份的市场价格变化趋势, 提出造价控制要点及技术经济比较的初步方案, 负责开发项目土建部份成本测算;
2) 根据政府职能部门批准的项目规划建设条件及公司营销企划计划, 参与组织项目建设各阶段的工程招标活动及合同条款的起草, 在实施过程中负责协调并监督受托单位按质量及进度要求完成工作;
3) 审查受托单位完成的土建部分工程量和价款, 控制工程投资;
4) 参加设计交底工作和工程竣工验收;
5) 审查工程土建部分设计更改和签证的工程量造价核增核减;
6) 完成成本部经理交办的其它事项。
( 3) 造价工程师(水电)
1) 参与收集、 整理、 分析、 与公司拟开发项目有关的工程建设发包与招标条件、 各单项工程造价比较的初步方案, 负责开发项目建筑安装部分成本测算;
2) 根据政府职能部门批准的项目规划建设条件及公司营销企划计划, 参与组织项目建设各阶级的工程招标活动及合同款的起草, 在实施过程中负责协调并监督受托单位按质量及进度要求完成工作;
3) 审查受托单位完成的建筑安装部分工程量和价款, 控制工程投资;
4) 参加设计交底工作和工程竣工验收;
5) 审查工程建筑安装部分设计更改个签证的工程量造价核增核减;
6) 完成成本部经理交办的其它工作。
( 4) 招标专员
1) 负责公司招投标信息的搜集并能正确理解招标政策法规和招标文件要求筛选项目等工作;
2) 负责招投标文件的整理、 复印、 装订、 封标等工作;完整、 准确、 无误、 及时地准备招标的各种资料并确保招标资料的及时、 准确的送达;
3) 跟踪招标进展,紧盯投标过程的每个环节,特别是报价、 议价、 发布结果及中标信息认;
4) 建立并定期更新投标企业文件任职资格。
( 5) 采购专员
1) 具体负责甲供材料和设备的采购工作, 对甲供材料( 设备) 进行”计划、 询价、 采购招标、 供需货及库存管理”等工作;
2) 具体对甲控乙供和乙供材料( 设备) 进行监控, 对其品牌、 质量进行跟踪监控;
7、 工程部
( 1) 工程部经理
1) 直接对总工程师和项目总负责人负责。协助总工程师和项目总负责人负责工程部的工作, 具体负责规划设计、 技术管理工作, 为公司技术负责人;
2) 在授权范围内审核或签发公司工程技术和工程建设管理方面的各种报告、 报表, 负责工程招标采购技术部分管理工作;
3) 组织制订工程建设各阶段的进度、 质量、 投资控制目标, 负责制订和组织实施工程建设各阶段的总体计划和阶段计划, 负责组织开发项目的竣工验收和移交管理;
4) 负责公司工程建设技术问题的分析处理负责审批施工组织设计和专项施工方案;
5) 负责有关工程建设职能部门的联系、 协调和施工各方的协调工作、 保证工程保质按期完成。
6) 落实总工程师或以上临时交办的事项。
( 2) 土建工程师
1) 在开工前深入了解、 熟悉所监管项目的有关情况, 包括:
①地形、 地貌、 地质等自然条件, 认真审阅本专业施工图, 注意本专业与其它专业施工图的关联关系( 如对使用功能视觉效果的影响) , 努力发现存在的问题, 即使报告部门经理并会同有关部门提请勘察设计单位完善;
②施工合同、 监理合同、 安装合同条款及承包单位在投标函中所做的承诺、 对我方的要求;
③在公司该项目的营销策划意图以及对工程进度、 质量、 投标控制目标、 总体计划、 阶段计划的要求, 对客户所做的承诺。
2) 在施工中, 监督监理单位、 施工单位、 安装单位严格履行合同, 及时采取有效措施确保工程施工质量与进度, 负责售后保修中土建方面的配合工作;
3) 参与组织开发项目的中间验收、 竣工验收和移交管理, 负责审核土建方面的竣工资料、 结算资料;
4) 在项目施工中及竣工后及时对工程管理进行阶段性小结和总结, 找出不足, 提出整改措施, 并在今后的工程管理中自觉改进;
5) 完成工程部经理交办的其它工作。
( 3) 安装工程师
1) 在开工前深入了解、 熟悉所监督的项目的有关情况, 包括:
①地下管网配套情况, 并认真审阅本专业施工图, 注意本专业与其它专业施工图的关联关系( 如对使用功能或视觉效果的影响) , 努力发现存在的问题, 及时报告部门经理并会同有关部门提请勘察设计单位完善;
②施工合同、 监理合同、 安装合同条款及承包单位在投标函中所作的承诺、 对我方的要求;
③公司在该项目的营销策划意图以及对工程进度、 质量、 投资控制目标、 总体计划、 阶段计划的要求, 对客户所做的承诺。
2) 在施工中, 监督监理单位、 施工单位、 安装单位严格履行合同, 及时采取有效措施确保工程施工质量与进度, 负责售后保修中管道与设备方面的配合工作;
3) 参与组织开发项目的中间验收、 竣工验收和移交管理, 负责审核管道与设备方面的竣工资料、 决算资料;
4) 在项目施工中及竣工后及时对工程管理进行阶段性小结和总结, 找出不足, 提出整改措施, 并在今后的工程管理中自觉改进;
5) 完成工程部经理交办的其它工作。
8、 财务部
( 1) 财务部经理
1) 负责组织财务部的全面工作, 接受财务总监的领导。
2) 负责对公司财务、 资金、 投资运行的分析、 研究工作。
3) 负责财务预算、 结算工作。
4) 负责组织资金和银行贷款手续的办理。
5) 负责财务人员的业务培训和公司劳资工作。
6) 负责督促财务制度、 财经纪律的落实。
7) 负责编制公司董事会关于项目投资的资金计划。
8) 执行公司董事会和董事长或项目总负责人安排的其它临时性工作。
( 2) 财务会计
1) 接受财务部经理的领导和工作安排。
2) 负责会计的本职工作。
3) 负责公司财务账本、 资料的保管工作。
4) 协助财务部经理完成银行贷款手续
5) 负责业务范围内的各类上报报表编制。
6) 负责完成财务部安排的其它临时性工作。
( 3) 财务出纳员
1) 接受财务部经理的领导和工作安排。
2) 负责公司的薪金发放和现金保管工作。
3) 负责资金和薪金发放的复核和票据审核工作。
4) 负责财务出纳凭证的整理和保管工作。
5) 负责现金流量的记账和银行存款的记账工作。
6) 负责完成财务部安排的其它临时性工作。
9、 综合部
( 1) 综合部经理
1) 全面负责综合部日常管理工作, 直接对项目总负责人负责;
2) 组织制定综合部年度工作计划和公司年度管理费用的预算方案, 报项目总负责人审核、 董事长或董事会批准后在实施中进行有效控制;
3) 负责协调公司的各种办公事务;
4) 对各管理部各种报告、 报表的审核、 呈报或在授权范围内批准;
5) 负责制定公司人力资源规划与执行;
6) 负责公司的后勤保证工作;
7) 公司公共关系方案的执行;
8) 完成项目总负责人或以上交办的各种工作。
( 2) 行政专员
1) 负责公司行政办公类工作, 负责公司固定资产的管理, 办公设备的配备, 办公用品的采购、 配发及登记工作。
2) 公司来宾的接待及公司领导的服务保障工作。
3) 公司各类会议、 行政活动的组织及保障工作。组织起草或审核以公司、 公司综合部名义发布的公文以及公司形象宣传、 企业文化建设。
4) 公司各类工作的督办、 公司各部门之间的沟通与协调及公司所属区域的管理工作。
5) 公司办公室、 会议室、 文印室、 宿舍食堂等管理工作。
6) 公司车辆的维修保养、 日常清洁、 年审及有关交纳费用的办理工作。
7) 负责现场宿舍、 办公室及其它设施的管理工作。
8) 负责食堂及伙食管理工作。
9) 负责室内外环境卫生检查与管理工作。
10) 负责防盗、 防火及日常安全保卫工作。
11) 上级交办的其它工作。
( 3) 人事专员
1) 贯彻、 执行公司人事管理制度, 并组织实施。
2) 公司人事管理制度的拟定与实施。
3) 制定公司人员需求和招聘计划。
4) 协助公司各部门实施人员的招聘和录用工作。
5) 公司人员的转正、 调配、 任免及奖惩等工作。
6) 公司员工工资、 福利的计算、 发放工作。
7) 公司员工档案的建立、 完善工作。
8) 公司员工考勤与管理工作。
9) 组织实施对公司员工的考核工作。
10) 制定公司员工年度培训计划, 并组织实施与考核。
11) 公司员工劳动合同的签订和管理工作。
12) 公司员工各项社会保险的管理。
13) 上级交办的其它工作。
( 4) 前期专员
1) 具体负责项当前期”五证”的办理, 需工程部技术支持;
2) 具体负责销售期按揭、 合同备案登记等手续办理, 需财务部和销售部业务支持;
3) 具体负责项目后期各项目验收备案和产权登记等手续办理, 需工程部和销售部业务支持。
4) 完成综合部经理交办的其它工作。
第二部分 行政后勤制度
一、 公文管理细则
( 一) 目的: 为增强公司公文的印制、 呈批、 传达及管理的规范性, 特制定本实施细则。
( 二) 适用范围: 适用与公司的内部呈文和外来公文。
( 三) 管理权限: 综合部
( 四) 公文的管理程序:
1、 公文管理主要包括公文的拟办、 核稿、 登记、 批办、 承办、 签发、 印刷、 用印、 传递、 归档等事项。
2、 收文管理程序:
(1)公司收文的范围: 各级政府来文、 行业管理部门来文以及其它, 单位来文。
(2)综合部负责公司所有收文的签收、 登记造册及统一管理, 按照项目总负责人或董事长批准及时交由相关部门承办, 并及时跟踪、 反馈承办结果。
(3)公司外来文件凡属公司领导亲收件, 应及时送交收信人本人。
(4)需承办的公司收文, 由综合部交由承办人, 承办人需按规定迅速办理, 不得拖延; 如需两个或两个以上部门共同承办的, 部门间应做好协调工作, 尽快办理。
(5)如需进行收文转办的, 应由第一承办人及时转办和催办, 以确保公司收文的事项及时落实。
(6)各部门因外出开会或经过其它渠道直接收到的收文性质的文件, 应及时送达综合部登记存档, 并按上述程序阅办。
3、 内部呈文管理程序:
(1)凡以公司名义的发文, 均由综合部统一登记管理, 并填写统一的文头纸。
(2)所发公文原则上应一文一事。
(3)一般不可越级行文, 确需越级行文时, 应同时抄报被越级的部门或人员。
(4)发文文稿应由主办部门拟定, 报主管副董或董事长审批后, 由综合部承办。
(5)公司内部公文的发布, 均由综合部以规定格式统一发布。下发给个别部门的公文, 应履行签收手续。
二、 档案管理办法
( 一) 目的: 为加强公司各类档案管理的规范性, 特制定本办法。
( 二) 适用范围: 公司的全部文书档案、 人事档案、 会计档案、 工程档案。
( 三) 管理权限: 各相关部门
( 四) 档案的立卷归档:
1、 行政档案的立卷:
(1)立卷范围: 公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料; 以公司名义发出的文件(定稿、 存本、 附件); 各种会议文件及会议记录; 公司内部管理类文件(日常工作中形成的计划、 总结、 统计报表、 规章制度等); 公司内部形成的除人事、 财务方面之外的其它请示、 报告、 批复; 公司对外签订的经济合同原件(项目部一份, 由财务部门一份存档及多余份数综合部保存; 只有一份原件的, 由财务部门保存, 其它报名保存复印件, 并在其上注明原件存放处); 在工作过程中形成的照片、 录音带、 录像带、 计算机软盘及光盘、 工具类书籍; 公司领导或部门经理外出参观学习等活动带回的文字、 声像、 科技资料。
(2)有关部门须保留档案原件时, 综合部应保存复印件, 并在复印件上注明原件存放处。
2、 工程档案的立卷:
(1)立卷范围: 与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、 勘察、 设计、 施工、 监理资料、 设备资料; 工程竣工验收资料等)。
(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、 立卷、 归档工作, 归档文件资料必须完整、 准确, 经过系统整理、 编目后由工程部负责人审查后归档。
(3)工程结束后, 由工程部负责移交有关部门存档。
( 五) 档案的保管:
1、 凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料, 均应由各档案管理有权部门进行收集、 整理、 立卷归档及日常管理, 其它部门和个人不得擅自留存。
2、 凡属立卷归档的文件资料, 必须为原件, 书写格式必须符合要求, 书写工具须为钢笔或黑色碳素笔, 且应保证其完整、 齐全、 分类清楚。
3, 档案管理实行一月一整理制度, 所有归档文件均应为已完成文件。
4、 各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查, 如发现问题, 应及时向上级主管领导汇报, 以便及时采取措施确保档案的安全。
5、 对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
( 六) 档案的借阅:
1、 借阅档案时需填写《借阅登记表》; 并不得将档案带离所在办公室。
2、 经领导批准后档案被借出时, 档案管理人员应在该档案的位置上, 放一张代替卡, 卡上应标明档案卷号、 借阅时间、 借阅单位、 借阅人姓名, 以便按时催还, 防止档案丢失。
3、 秘密档案的借阅应由综合部经理在借阅登记表中签字认可; 机密档案由档案管理有权部门项目总负责人签字认可; 绝密档案由公司董事长签字认可后方可借阅。
4、 保密性档案原则上不得摘抄或复印, 如确实需要时, 应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
5、 借阅档案的部门和个人, 必须妥善保管档案资料, 不得将其拆散, 或进行涂改、 勾划、 折叠、 抽页等损坏性行为, 也不得转借她人使用。6、 借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
档案的销毁: 档案销毁由办公室报请公司主管副总及项目总负责人批准后执行, 并须由公司指派专人进行监督。
三、 办公用品及设备管理规定
( 一) 目的: 为确保公司办公用品及办公设备管理和使用的高效化及规范化, 特制定本规定。
( 二) 适用范围: 公司正常经营活动中的办公用品及办公设备的领用、 日常管理及维护。
办公用品及设备包括:
大型办公用品: 办公家具、 桌椅、 电器、 辅助用具
小型办公用品: 办公文具、 其它办公易耗晶
办公设备: 电脑、 打印机、 复印机、 传真机、 碎纸机、 投影仪、 电话、 其它设备
( 三) 管理权限: 综合部
( 四) 小型办公用品的领取:
1、 公司办公用品由综合部统一购买和分发, 员工需以部门为单位填写《办公用品(设备)领用申请表》, 部门经理签字综合部审批后领取办公用品。
2、 部门因临时需要领取办公用品时, 应填写《办公用品(设备)领用申请表》, 由部门经理签字后领取。
3、 新员工入职时, 综合部为其配备相应的办公用品。
( 五) 大型办公