内部沟通管理规定.doc

内部沟通管理规定

12
2020年4月19日
文档仅供参考，不当之处，请联系改正。
广州冠晔汽车销售服务有限公司
员工内部沟通管理制度
第一章 总则
第一条 目的
加强公司信息沟通和资源共享，用沟通来促进管理，融洽关系，增进理解。
第二条 沟通类型：请示与汇报、文件与信息沟通、会议沟通、内刊沟通、员工成长沟通
第三条 适用范围：公司全体员工
第二章请示与汇报
第四条 请示、汇报的范围
1、请示范围：超出自己的职责权限范围或自己职责权限内的重大的可能影响到本公司权益的事项，需要得到上级指示后才能进行的工作应向上级请示。
2、 汇报范围：
下级向上级汇报下列事项：
●上级布置工作的完成情况；
●在工作过程中遇到的难点或产生的新问题；
●工作上的建议或意见；
●其它认为应该汇报的事项
第五条 请示汇报方式
可根据事项的重要性和紧急程度选择使用下列方式向上级请示汇报：
1、口头请示、汇报；
2、书面请示、汇报。书面请示汇报及书面请示的批复保留存档。

第二章 员工成长沟通
员工成长沟通能够细分为“入职前沟通、岗前培训沟通、试用期间沟通、转正沟通、工作调动沟通、定期考核沟通、离职面谈、离职后沟通管理”等八个方面，从而构成一个完整的员工成长沟通管理体系，以改进和提升人力资源员工关系管理水平、为公司领导经营管理决策提供重要参考信息。
第六条 入职前沟通
招聘选拔面试时，招聘主管负责人对企业拟引进人员进行企业基本情况介绍等初步沟通，包括企业基本情况、企业文化、企业目标、企业经营理念、所竞聘岗位工作性质、工作职责、工作内容、加盟公司后可能遇到的工作困难等情况进行客观如实介绍，达到“以企业理念凝聚人、以事业机会吸引人、以专业化和职业化要求选拔人”之目的。
 第七条 岗前培训沟通
对员工上岗前必须掌握的基本内容进行沟通培训，以掌握企业的基本情况、提高对企业文化的理解和认同、全面了解企业管理制度、知晓企业员工的行为规范、知晓自己本职工作的岗位职责和工作考核标准、掌握本职工作的基本工作方法，以帮助员工比较顺利的开展工作，尽快融入企业，度过“磨合适应期”。
第八条 试用期间沟通
1、沟通目的：帮助新员工更加快速的融入企业团队，度过"磨合适应期"，尽量给新员工创造一个合适、愉快的工作环境。
2、沟通责任者：人事行政部、新员工所属直接和间接上级。人事行政部主要负责对部门管理人员进行试用期间的沟通；部门管理人员以外的新员工沟通、引导原则上由其直接上级负责。
3、沟通频次要求：
● 人事行政部：
    新员工试用第一个月：至少面谈1次（第一个月结束时）；新员工试用第二、三个月（入司后第二、三个月）：每月至少面谈1次。
● 新员工所属直接上级：能够参照人事行政部的沟通频次要求进行。
4、沟通形式：面谈、电话等方式外，人事行政部还应不定期组织新员工座谈会或其它形式进行沟通，可与新员工岗前集中培训结合进行。
第九条 转正沟通
1、沟通目的：根据新员工试用期的表现，做出是否转正的建议和意见。若同意转正的，应指出工作中存在的不足、今后的改进建议和希望；若不同意转正或延长试用期的，应中肯的分析原因和提出今后的改进建议。
2、沟通时间：
● 新员工所属直接上级：进行新员工转正评价并形成部门意见时。
● 人事行政部：在审核部门员工转正并形成职能部门意见时。
第十条 工作调动沟通
1、沟通目的：使员工明确工作调动的原因和目的、新岗位的工作内容、责任、挑战及希望，以使员工比较顺利的融入到新岗位中去，同时以期达到员工到新岗位后更加愉快、敬业的工作之目的。
2、沟通时机：
     ● 人事行政部：在决定形成后正式通知员工本人前。
     ● 调动员工原部门直接上级：在接到人事行政部的员工调动决定通知后立即进行。
     ● 调动员工新到部门直接上级：在调动员工报到上岗之日，相当于新员工的入职引导和岗前培训沟通。
第十一条 定期考核沟通
    结合员工绩效管理进行（参照绩效考评制度相关规定进行）。
第十二条 离职面谈
1、沟通目的：本着善待离职者原则，对于主动离职员工，经过离职面谈了解员工离职的真实原因以便公司改进管理；对于被动离职员工，经过离职面谈提供职业发展建议，不让其带着怨恨走；诚恳的希望离职员工留下联系方式，以便跟踪管理。
2、 沟通时机：
    第一次：得到员工离职信息时或做出辞退员工决定时；
第二次：员工离职手续办理妥善准备离开公司的最后一天，一般安排在结账前。
离职面谈责任人：
原则上由人事行政部和员工所属部门负责人共同组织：
● 第一次离职面谈：对于主动提出辞职员工，员工直接上级或其它人得到信息后应立即向其部门负责人和人事行政部反映，拟辞职员工部门负责人应立即进行离职面谈，了解离职原因，对于欲挽留员工应进行挽留面谈，对于把握不准是否挽留的应先及时反馈人事行政部以便共同研究或汇报，再采取相应措施。
● 第二次离职面谈：对于最终决定同意离职的员工，由人事行政部进行第二次离职面谈。原则上企业谈话人应比离职者的职级略高至少应对等。第二次面谈能够采取离职员工填写《离职员工面谈表》的相关内容方式配合完成。第二次面谈应技巧性让离职员工自愿留下联系方式，以便跟踪管理。
4、离职原因分析：离职原因分析每半年应定期进行1次，由人力主管负责完成，报分管领导，以便改进人力资源管理工作。
第十三条 离职后沟通管理
1、管理对象：属于中高级管理人员、关键技术人员或具有发展潜力的员工，而且不是因人品、工作失职等原因主动离职的员工。
2、管理目的：经过诚心、真心的关心，建立友善的终生关系，使其能成为企业外部可供开发的人力资源，更是企业文化、企业形象的正面宣传窗口。
    3、管理方式：
● 人事行政部负责员工关系管理的人员应建立此类员工的离职后续管理档案，档案内容至少应包括离职去向、离职原因、联系方式、后续追踪管理记录等内容。
● 离职时诚恳的要求留下联系方式。
● 一般应在员工离职后1个月内、3个月内、半年内、1年内分别电话沟通关心一次。

第三章 会议沟通
第十四条 会议沟通的形式
例会、专题会、部门会议、公司全员会议等
第十五条 会议沟通的管理
详见《会议管理制度》
第四章 文件沟通
第十六条 文件沟通的形式
文件沟通包括：通知、通告、通报等行政公文
第十七条 文件沟通的管理

第五章 附则
第十八条 其它沟通
第十九条 本制度由人事行政部制订并负责解释，自颁布之日起实施。

附：
（一） 工作呈报流程：
部门负责人 审核
业务分管付总经理签署意见
呈报人起草“工作呈报”

总经理审批
档案室存档（原件）

（二） 相关规定：

1、公司业务凡需向总经理汇报、由总经理批示的事项，均须填写“工作呈报”表，由部门负责人、业务分管副总经理签署意见后，报总经理审批。
2、总经理审批后，“工作呈报”表原件由档案室编号存档，以备查考。
3、本流程即日起开始执行，其解释权归公司综合管理部。

附：工作呈报（式样）
工 作 呈 报
编号：
主题

主送

部 门

日 期

呈报事项：
领导批示：
呈 报 人

部 门 意 见

分管副总意见

新 员 工 谈 话 沟 通 表
年 月 日
姓名

部门

岗位

学历

专业

入司时间

1.个人对公司整体的适应情况,对公司的整体印象,以及有哪些方面的改进建议和意见.
2.对于个人工作安排的意见和建议
3.对于个人工作的适应情况
4对于个人职业生涯发展的想法
5.个人生活上适应么,有什么困难
6.对于所属部门管理工作的意见和建议
7.其它涉及到的问题
面谈者: 职位: