业务接待管理规定-修订2017.3.17.docx

业务接待管理规定-修订2017.3.17

一汽通用红塔云南汽车制造有限公司管理文件

Q/YQHT（G）04.5.09—2016 签 发: 高 岩

业务接待管理规定

首版日期：2014年4月26日 　当前版本：D/00

本办法依据一汽集团公司办公室〔2013〕15号关于下发《关于内部接待工作的若干规定》的通知、中国第一汽车集团公司管理文件《业务招待管理规定》和《一汽通用公司内部接待工作的若干规定》编制。
本办法由公司综合管理部提出并归口管理。本次修订并替代原《对外接待管理办法》(一汽通用红塔云南汽车制造有限公司企业标准 Q/YQHT（G）04.5.09-2016）。
本办法主要修订人： 包宇东
序号
修订项目
修订内容
修订人
修订日期
1
换版
1、与集团公司“职能部门业务招待管理”对标，增加部分禁止性条款。
2、将原有的“招待所接待用餐管理办法”内容整合在“对外接待管理办法”中，并替代。
3、重新设计、增加“来宾接待用餐申请单”和“招待所用餐申请及结算单”、“公务用车申请单”等表格。
4、新增招待费的预算和控制内容。
包宇东
2014.12
2
换版
完善接待类别、宴请标准和审批要求。
包宇东
2016.03
3
修订
1、名称由原来的“对外接待管理办法”变更为“业务接待管理规定”。
2、增加赠送纪念品控制标准、工作人员用餐标准、来访人员日常工作餐控制标准及招待过程中达到禁止条款。
3、修改、增加相关记录表、审批单、报销单。
包宇东
2016.09
4
修订
修改销售公司业务招待用餐相关要求。
包宇东
2017.03
修改履历
编制
审核
生效日
包宇东
杜乔保
2017.03.14

1 目的
为贯彻中央“八项规定”精神，严格规范公司接待管理工作，进一步加强费用管控，根据一汽集团及一汽通用下发的相关管理规定，制定本办法。
2 适用范围
本规定适用于公司及各单位在生产经营活动中的外部来宾接待管理，主要包括交通、食宿、票务、会谈、会议、工厂参观等方面工作。
3 术语和定义
业务招待：指公司经营管理者为企业生产经营业务的合理需要，招待客户、合资合作方以及其他外部关系人员的活动。业务招待主要分为商务、外事及公务招待活动等。
商务招待：一般是指在商业谈判、合作及营销等工作中发生的业务招待活动。
外事招待：一般是指涉及国外以及港、澳、台地区团体或个人来访发生的业务招待活动。
公务招待：一般是指以党政机关、公司股东单位为接待主体而进行的业务招待活动。
4 职责
4.1 综合管理部
4.1.1负责制定业务接待管理规定、标准及流程，负责公司业务接待工作的归口管理及业务招待协议酒店、宾馆等的确定。
4.1.2负责公司业务接待费用指标的控制和总体协调，申请审批、费用预决算的审核；负责各部门的月度业务接待费用指标的审批，上报财务控制部下发，并对实施情况进行指导监督。
4.1.3负责公司业务招待审批单的留存、备查，负责管理台账的建立和维护。
4.1.4负责重要接待活动的整体组织、安排与协调，以及公司日常接待工作的协调与管理。
4.2 安全保卫部
4.2.1负责接待工作中的相关安全事项，包括负责外来人员入厂安全须知的讲解、安全事项教育、个人安全防护用品提供（如安全帽等）及现场安全保障。
4.2.2负责门卫礼仪和来宾乘坐车辆的指挥停放管理工作。
4.2.3 负责按要求做好招待所的备餐及用餐服务工作。
4.3 生产管理部、制造部：根据需要，负责参观接待中的生产现场组织工作及车间介绍与亮点解说。
4.4 销售公司：负责组织展车摆放并保持车辆内外饰洁净。
4.5 财务控制部：
4.5.1负责对公司业务接待费的决算、报销和发票的真实性进行审批。
4.5.2 负责对招待费进行账务核算，并严格控制费用开支。
4.6 党群工作部：
4.6.1 按接待要求负责宣传布标的制作和悬挂。
4.6.2 按接待要求制作并播放电子屏幕欢迎标语、摄像、照相和宣传报道工作。
4.6.3 负责对本规定执行情况实施执纪监督检查，督促整改发现的问题，并对违纪违规行为进行处理。
4.7 公司各单位：
4.7.1负责组织安排与本单位业务对口的一般接待活动，承接公司下达的各类接待事务。
4.7.2负责严格控制本部门业务招待年度预算费用指标，及时向综合管理部填报月度费用计划，严格的控制开支。
4.7.3负责本部门业务招待的申请、预决算和报销办理，并对所取得发票的真实性负责。
4.7.4负责本部门业务招待资料（审批单、管理台帐）的建帐、备查。
5 输入、输出及过程指标
（无）
6 管理规定和要求
6.1 应遵循的原则
6.1.1 符合相关法律法规、会计准则、廉政建设方面的要求及公司相关规定。
6.1.2 在合法合规并符合商业惯例的条件下，有利于促进公司与其他企业、事业单位、政府机关、社会团体及其相关方之间形成友好业务关系。
6.1.3 应本着“节俭、合理、必须”的原则组织实施，厉行节约、反对铺张浪费。
6.1.4 严格控制年度预算费用指标，对超过指标或需指标调整的，必须书面报告，说明原因，经主管领导和总经理批准后，方可实施。
6.2 业务接待审批及实施工作要求
各单位在接待工作中，有用餐、住宿、用车、参观、会议安排等方面需求的，需按以下程序办理。
6.2.1 有需要公司统一协调安排的接待活动，由接待单位填写《来宾接待申请单》（附件1），并事前将相关信息提供给综合管理部，由综合管理部统一安排。
6.2.2需要用车的，接待单位按照《公务用车管理办法》填写一式两份的《公务用车申请单》报综合管理部，由综合管理部公司办公室安排。
6.2.3需要住宿的，接待单位将来宾人数、性别、职务、住宿预期标准等信息通过OA或者手机短信告知综合管理部指定工作人员，由综合管理部根据来宾需求，进行酒店（宾馆）预定，费用一律由来宾自己承担。
6. 2.4业务招待用餐要求
6. 2.4.1一般情况，优先安排在公司招待所用餐，由接待单位填写《公司招待所用餐申请单》（附件2）和《公司招待所用餐结算单》（附件3）报综合管理部；综合管理部公司办公室按批准后的《公司招待所用餐申请单》通知招待所备餐。用餐完毕，接待单位的陪同人员在《公司招待所用餐结算单》上签字认可，列入月度招待费核算。接待单位因特殊情况临时取消在招待所用餐的，经办人要在计划用餐当日上午10:00前到综合管理部办理撤单手续，没及时办理而造成的浪费，一律列入接待单位的月度招待费中。
6.2.4.2 特殊情况需在公司外用餐的，由接待单位根据来宾规格和人数及用餐标准做好费用预算，在业务招待活动发生前，经办人员按照业务招待的相关规定填写《公司业务招待申请审批单》（附件4），部门领导审核确定符合业务招待标准及相关规定且累计费用不超月度预算后签字报综合管理部，经综合管理部领导确认符合业务招待标准及相关规定且未超月度预算并报公司总经理批准后方可实施。业务招待申请审批完成后，各单位经办人员负责按照审批的内容和标准组织安排，并严格执行相关规定和标准。
6. 2.4.3 业务招待活动完成后，各单位经办人员应及时填写《公司业务招待报销单》（附件5）进行费用结算（一次一结算），结算时附上由酒店或宾馆提供且符合公司财务规定的发票及带有印章的消费清单（或菜单）；并将实际消费金额反馈到综合管理部更新台账。
6.2.4.4 各单位经办人员到财务控制部报销费用前，需对所取得的报销发票进行真伪查询，将发票真实有效背书在发票后面，并签字确认。如果出现付款审批单（即《公司业务招待报销单》）金额高于申请审批单金额，必须随发票粘贴单有详细的超支原因说明，并签字确认。
6.2.4.5销售公司业务招待用餐要求
6.2.4.5.1本部人员在公司招待所和公司外业务招待申请、报销审批，按上述要求执行。
6.2.4.5.2驻外营销代表在外业务招待，需事前填写《公司业务招待申请审批单》，由销售公司总经理审批同意后方可实施，报销审批按本要求。
6.2.5 所有用车、用餐业务审批必须在接待工作实施前完成，如因客观原因不能事前审批的，单位负责人应与接待业务最终审批人进行电话联系，取得口头同意后实施接待业务。并于实施后二个工作日（节假日顺延）内补单完成批准程序，不得拖延；未经同意实施的纳入当月职能考核。
6.2.6 厂区参观要求
6.2.6.1由接待部门事先填写《公司厂区参观申请单》（附件6）报综合管理部审批，综合管理部协调安排现场参观事宜。
6.2.6.2接待单位陪同人员与安全保卫部联系，做好外来人员的入厂安全须知讲解和安全教育、安全防护用品借用、安全保障工作。
6.2.6.3接待人员要严守公司相关的商业秘密，不得向参观人员泄露与接待无关的内容；到公司生产现场参观的个人和团队，应按照指定路线进行参观，未经公司许可，不允许摄像、照相，违者由陪同人员或陪同部门及时制止。
6.2.6.4接待人员应提醒参观人员注意人身安全，到生产车间参观必须带安全帽，并严格遵守车间的规章制度。
6.2.6.5参观者应妥善保管好自己随身携带的物品。
6.2.6.6接待人员应提醒参观者注意保持环境卫生，将随身携带的饮料瓶、食品袋、纸屑等物品丢弃在指定位置。
6.2.6.7来宾在车间参观时，陪同人员应礼貌的提示不要在车间吸烟、不做其他严重违反车间管理规定和产生安全隐患的行为。
6.2.6.8凡是无接待人员或接待部门引领，不允许私自进入公司厂区参观，各单位应禁止其在公司厂区内的各种活动。
6.2.6.9凡是来访宾客有严重违反上述规定的，公司都将追究相关对口接待部门或接待人员的责任。若相关事项给公司造成严重恶劣影响或其他损失，公司将对相关接待部门或接待人予以严惩并追究相关责任。
6. 2.7 接待会议要求
6.2.7.1 重要接待活动的会议接待以公司八楼会议室为主，综合管理部根据需要，按照接待礼仪做好会议室或会场布置和会务工作，行政管理室负责做好会议材料、资料准备和会议记录，按要求形成会议纪要。
6.2.7.2 其他接待活动的会议接待由对口业务部门负责组织实施。
6. 2.8 来宾返程要求
6.2.8.1接待单位根据客人意见，预定车、船、机票。
6.2.8.2接待单位根据需要协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、机场。
6. 2.9 接待费用管理及标准
6.2.9.1 综合管理部按公司预算费用指标进行管理，根据公司年度预算，按月度分解各单位接待费用使用计划，各单位接待费用控制在预算内执行。
6.2.9.2 据招待活动内容和招待对象，分档确定商务、外事和公务招待活动的宴请及赠送纪念品标准如下(纪念品标准不含个税)：

注：纪念品缴税须依据国家相关税法规定执行。①对外赠送纪念品给个人的，经办部门负责提供收纪念品人员的单位、姓名、身份证号，以便代扣代缴个人所得税；②赠送纪念品给单位的，不涉及个人所得税。
6.2.9.3 参与实施商务、外事及公务招待活动（宴请）的工作人员用餐控制标准为每人每餐50-80元（含饮品）。
6.2.9.4 商务、外事及公务招待活动过程中，来访人员日常工作餐控制标准为每人每天180元（含饮品）。
6.2.9.5 接待公司股东单位参照公务招待标准执行。
6.2.9.6　陪同就餐人数控制标准
6.2.9.6.1 商务招待、外事招待，陪同人数原则上不超过招待人数的二分之一；其他公务招待，招待人数在10人以内的，陪同人数不得超过3人，招待人数超过10人的，陪同人数不得超过招待人数的三分之一。
6.2.9.6.2 在计算陪同人数时，如不能整除，则小数点后数值向前进位取整数值；外事招待中陪同人数计算时包括翻译（如翻译不用餐，则不计入陪同人数）。
6.2.9.7 商务、外事招待活动中赠送的纪念品，应当符合有关法律法规要求，以宣传一汽、公司企业文化，展示一汽、公司形象的展示品为主。并建立管理台帐和领用审批程序。
6.2.9.8 其它，如发生
6.2.9.8.1 用于招待来访客人的茶叶、咖啡、矿泉水等饮品，可按照月度或季度频次，遵循“价格适中”的原则，在公司指定采购平台或商店由综合管理部适量采购，并建立管理台帐《业务招待客用饮品管理台帐》（附件7），做好领用记录台账。
6.2.9.8.2 购买饮品必须一次一结算，及时开具发票，费用可在领用单位“业务招待费”中列支。
6.2.10 业务招待过程中的禁止规定及其它要求
6.2.10.1 接待工作要坚决贯彻从简的要求，杜绝一切形式主义做法和铺张浪费行为，严禁以任何借口和名目相互吃请或赠送礼金、各类礼品、纪念品、购物卡、有价证券或土特产等。
6.2.10.2 禁止接待无公函的公务活动和来访人员。
6.2.10.3 禁止组织迎送活动，禁止张贴悬挂标语横幅，铺设迎宾地毯；禁止层层多人陪同，严格控制陪同人数。
6.2.10.4 禁止以各种名义和方式变相旅游、参观, 禁止违反规定到风景名胜区举办会议和活动。
6.2.10.5禁止违反规定组织、参加用公款支付的高消费娱乐、健身活动，严禁违规取得、持有、使用健身卡、会所和俱乐部会员卡、高尔夫球卡等各种消费卡，禁止违反规定出入私人会所，禁止安排专场文艺演出。
6.2.10.6 禁止违反规定用公款购买赠送、发放礼品，包括购物卡、消费卡、商业预付卡等各种有价证券、支付凭证、贵重物品等。
6.2.10.7 禁止业务接待单位自行一次性采购酒水，分次使用。
6.2.10.8禁止违反规定组织、参加用公款支付的宴请，禁止超标准接待，禁止提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，禁止提供香烟和高档酒水，禁止使用私人会所、高消费餐饮场所。
6.2.10.9 禁止在业务招待过程中签单，或集中结算，禁止一次性预付接待费后分次使用，单次接待必须单次结算和报销。
6.2.10.10各单位接待工作所发生费用的报销内容应当与接待活动内容一致，不得弄虚作假，禁止业务招待审批单、票据、招待清单与业务招待实际不符。
6.2.10.11禁止集团公司内部员工违规使用公款互相接待宴请。集团公司内部人员招待用餐以工作餐和自助餐为主，不上高档菜肴；不得安排与工作无关的参观、游览、娱乐等活动。
内部员工：指一汽集团、一汽通用公司各职能部、分公司、全资子公司、控股子公司在册员工（返聘、外聘、兼职、委培、研修等人员视同员工管理）。
内部员工到集团所属单位调研或参加会议、活动等，确因工作原因需要安排工作餐的，就餐地点应当首选单位接待食堂，用餐标准应按接待单位工作餐标准执行，费用可在接待单位“业务招待费”科目列支。
6.2.10.12禁止用公款报销或者支付应由个人负担的费用，禁止在招待费中列支应当由招待对象承担的费用，禁止向下级单位及其他单位、企业、个人转嫁招待费用。
6.2.10.13接待工作禁止在非指定地点进行，接待工作发生地没有指定地点的除外。
6.2.10.14禁止串项使用业务招待费，禁止以业务招待费用挤占其他费用。业务招待费必须计入“管理费用――业务招待费”科目中，不允许在其它会计科目中列支。禁止以会议、培训为名列支、转移、隐匿招待费开支，禁止借业务招待名义列支其他支出。
6.2.10.15附件所涉及的申请单和结算单内容填写后不得涂改，如涂改则视为作废。
6.2.11 资料留存及监督检查
6.2.11.1 综合管理部门及时对所发生的业务招待费进行登记汇总，并形成管理台账《业务招待费使用记录表》（见附件8）。对业务招待资料（审批单、管理台账）分类留存，随时备查。
6.2.11.2 党群工作部、综合管理部负责对公司所属各单位的业务招待活动实施监督、管控；纪检监察室按照职责权限，依据党纪政纪相关规定，对业务招待活动中的违纪违规行为进行调查处理。
7 相关文件
7.1《二招业务管理办法》一汽通用红塔云南汽车制造有限公司企业标准Q/YQHT（G）16.2.06-2013，版本号/修订次数:B/0。
7.2《中国第一汽车集团公司所出资企业高级经理职务消费管理办法》。
7.3《职能部业务招待管理规定（试行）》编号CA/A01-CX-038-2014，版本/修改状态:1/0。
7.4《关于内部接待工作的若干规定》一汽集团办公室（2013）15号。
7.5《一汽通用公司内部接待工作的若干规定》。
7.6《中国第一汽车集团公司所出资企业高级经理履职待遇、业务支出管理办法》
7.7中国第一汽车集团公司管理文件《业务招待管理规定》编号：CA/A01-CX-038-2015，版本/修改状态：1/1。
7.8中国第一汽车集团公司管理文件《业务招待管理规定》编号：CA/A01-CX-038-2016，版本/修改状态：2/0。

8 相关记录及保存期
序号
记录名称
记录编号
保存期
保存地点
1
《公司来宾接待申请单》

2年
综合管理部
2
《公司招待所用餐申请单》

2年
综合管理部
3
《公司招待所用餐结算单》

3年
综合管理部
4
《公司业务招待申请审批单》

3年
综合管理部
5
《公司业务招待报销单》

3年
财务控制部
6
《公司厂区参观申请单》

2年
综合管理部
7
《业务招待客用饮品管理台帐》

3年
综合管理部
8
《业务招待费使用记录表》

3年
综合管理部

9 附件
附件1： 《公司来宾接待申请单》
附件2： 《公司招待所用餐申请单》
附件3： 《公司招待所用餐结算单》
附件4： 《公司业务招待申请审批单》
附件5： 《公司业务招待报销单》
附件6： 《公司厂区参观申请单》
附件7： 《业务招待客用饮品管理台帐》
附件8： 《业务招待费使用记录表》

附件1 公司来宾接待申请单
编号： 申请日期：
申请单位

来访单位

来访事由

来访主要领导姓名及职务

来访人数

接待类型
□商务接待 □外事接待 □公务接待
□重要 □一般
公务用车
迎接时间

到达航班

返程时间

送达地点
返程航班

用餐安排
时 间

招待用餐（） 午餐□ 晚餐□
工作用餐（） 午餐□ 晚餐□
住宿安排
酒店名称

单间（ ） 标间（ ）
会议、座谈安排
会议室

时间

会议主题

参会领导

参观生产现场

陪同人员

电子屏幕欢迎词

是□
否□
门卫礼仪
是□
否□
宣传摄影
是□
否□

宣传品
是□
否□
申请单位领导签字

综合管理部
领导签字

公司总经理审批

附件2 公司招待所用餐申请单
编号： 时间： 年 月 日
申请单位

来宾单位
（财务控制部核销）

接待事由

接待类型
□商务接待 □外事接待 □公务接待
□重要 □一般
用餐日期
年 月 日至 月 日
来访主要领导姓名及职务

主要陪
同人员

用餐类别
及人数
午餐（ ）
自助餐（ ）；工作餐（ ）
来宾/陪同： 人/ 人
晚餐（ ）
自助餐（ ）；工作餐（ ）
来宾/陪同： 人/ 人
申请单位领导：
经办人： 电话：
综合管理部领导：
招待所： 电话：3142674
注：①填写此表时，在所需用餐类别括号中划√，用餐日期及人数后填数字，空格处一律划╳。
②此单内容填写后如有涂改则视为作废。

附件3 公司招待所用餐结算单
（综合管理部存）
编号： 时间： 年 月 日
申请单位

来宾单位

接待事由

接待类型
□商务接待 □外事接待 □公务接待
□重要 □一般
用餐日期
年 月 日至 月 日
用餐类别及人数
午餐（ ）
自助餐（ ）；工作餐（ ）
来宾/陪同： 人/ 人
晚餐（ ）
自助餐（ ）；工作餐（ ）
来宾/陪同： 人/ 人
主要就餐
人员及职务
申请单位

来宾单位

用餐标准及费用

酒水
及费用

其 它

费用合计
大写： 小写：
申请单位领导：
用餐人： 电话：
综合管理部领导：
招待所： 电话：3142674
注：①填写此表时，在所需用餐类别括号中划√，用餐日期及人数后填数字，空格处一律划╳。
②此单内容填写后如有涂改则视为作废。

附件4 公司业务招待申请审批单
编号： 申请日期：
申请单位

拟
招
待
来访单位

来访主要领导姓名及职务

来访
人数

事 由

接待类型
□商务接待 □外事接待 □公务接待
□ 重要
□ 一般
用餐地点

用餐
日期

主要陪同人员

陪同人数

（综合管理部存）
预计
发生
费用
用餐总人数

招待用餐费用（元）

本次预算费用（元）

工作人员
用餐人数

工作人员餐费（元）

年度预算总额（元）

年度预算余额（元）

经办人

联系方式

申请部门领导审核（签字）

综合管理部领导审核（签字）

总经理批准

备注：
注：①此单内容填写后如有涂改则视为作废。
②特殊情况须在公司外用餐的，事前填写此单，经批准后方可实施。（客观原因不能事前审批的，应通过电话、短信申请批准后实施，并在二个工作日内补填审批单）

附件5 公司业务招待报销单
编号：
申请单位

招待日期

（财务控制部核销）
来访单位

来宾/陪同： 人/ 人
招待事由

接待类型
□商务接待 □外事接待 □公务接待
□重要 □一般
年度预算

本次预算

预算余额

实际费用

申请部门领导：
综合管理部领导：
总经理批准：
综合管理部建账：
注：①此单内容填写后如有涂改则视为作废。
②实际发生费用超过申请预算的才需总经理批准。
③到财务控制部核销前必须先经综合管理部建账人员签字确认。

附件6 公司厂区参观申请单
编号： 时间： 年 月 日
申请单位

来宾单位

参观时间

来宾人数

参观路线

来宾单位领队

联系电话

申请部门领导

经办人

安全保卫部

安全知识讲解

综合管理部

接待人员

其它

门卫

附件7： 业务招待客用饮品管理台帐
　序号
时间（年/月/日/时）　
接待单位
来访单位　
来访人数（人）
客用饮品名称（茶叶/咖啡/矿泉水）
使用数量
审批人
经办人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

附件8 业务招待费用使用记录表
　序号
时间（年/月/日/时）　
接待单位
来访单位　
来访单位主要领导姓名及职务
来访人数
主要陪同人员
陪同人数
工作人员就餐人数
费用发生地点
实际消费金额（元）
人均费用（元）
审批人
经办人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

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