浅谈招标代理机构的风险管理.docx

浅谈招标代理机构的风险管理

　　摘要：随着中国经济的不断增长，政府、企业投资规模不断的扩大，招投标市场的内容不断丰富，招投标活动范围更加普及，招投标已成为经济活动中的重要内容，招标市场的竞争越来越激烈，也伴随着各种各样的风险，代理机构应重视自身存在的风险，加强风险防范，建立自身的风险管理体系。
　　关键词：招标代理机构；风险管理；企业管理；服务质量
　　招标代理机构是指受招标人委托，代为从事招标组织活动的中介机构。2000年《中华人民共和国招标投标法》实施以来，中国招标代理机构快速发展起来，从事招标代理的人员队伍不断的壮大，招标代理的市场机会显得很诱人，也给人感觉不需要多大的资本投入就可以获取很高的回报，实际上，在这高回报、高利益的背后也伴随着高风险，招投标行业本身就是个高风险的行业，特别是工程招投标领域也是贪污、贿赂、腐败等职务犯罪案件的高发区，而招标代理机构在整个的招投标过程中的重要作用，难免的就会涉及其中。因此作为招标代理机构对行业的风险要有高度的认识和重视，招标代理机构一旦发生风险或危机，往往都是致命的，可能会使招标代理机构面临直接取消资格的风险，不管是投标人的投诉、监管部门的处罚、或者是项目委托人可能发生的连带风险。所以招标代理机构应该把风险管理放在公司发展的第一位，同时处理好风险管理和业务发展的之间的关系。
　　随着招标代理机构数量不断的增加，市场的竞争也越来越激烈，监管部门的政策也在不断的更新变化，这就要求招标代理机构对自身所处的环境和风险应该有充分的评估和分析，根据公司自身的情况，提升自己的内部管理水平和业务水平，应对可能发生的环境的变化，提高自己的风险防范意识，打造属于公司自身的核心竞争力，在激烈的市场竞争中立于不败之地。现以福建省的招标代理市场为例，分析招标代理机构存在的风险以及问题，并提出招标代理机构的风险管理体系，作为探讨。
　　一、招标代理机构存在的风险
　　外部风险
　　1.政策环境变化带来的风险。福建省的房屋建筑和市政基础设施工程建设项目采取的是招标代理机构比选办法，指由主管部门通过对招标代理机构的资格、能力、业绩、信誉等情况进行综合比较，从中优选前二十名招标代理机构进入名录库，招标人从名录库中公开随机抽取招标代理机构并委托其代理建设工程招标事宜。而2010年6月发布的《福建省房屋建筑和市政基础设施工程建设项目招标代理机构比选办法》比2007年《比选办法》的主要内容发生了重大的变化，调整省级名录库比选的评分内容和分值，取消总分100分的限制；特别是对于代理机构的业绩采取了不封顶的做法，这使得进入2010年的名录库的名单发生很大的变化，从目前公示的名单中原有的前二十名机构有八名从名录库中出局。同样的福州市的《福州市的房屋建筑和市政基础设施工程建设项目招标代理机构比选办法》采取了上述的变化。
　　这对于从名录库出局的招标代理机构来说，简直是灾难性的风险，一般情况下省市名录库的抽签项目会占到一个招标代理机构的招标代理服务费收入的70%以上。对于招标代理机构来说不可避免的出现大幅的业务下滑，从而造成恶性循环，难有机会再进入名录库。这些招标代理机构的生存将受很大的威胁。当然对于那些能进到名录库的新成员来说，把握了时机，化威胁为机遇，应该说这些新成员更具有忧患和风险意识。所以对重大政策变化带来的风险和机会把握充分与否，将对公司的生存产生重大的影响。 招投标方式、形式的变化。随着电子商务和管理信息化的迅速发展，建设工程电子招投标近年来在全国各地快速推开。建设主管部门对此高度重视，更加快了电子招投标的推广步伐，电子招投标在健全社会监督机制、转变政府监督方式、规范招投标秩序上起到了重要作用。随着电子化招投标的逐步实施，投标人采取电子平台上下载或上传招投标文件，福建省、福州市市场的项目标书、图纸将销售逐步取消，导致招标代理机构收入大幅的降低。 监管部门不同的程序规定带来的风险。主要是来自项目所在行业的主管部门在招投标过程中不同的监督机构的监督程序规则，而且不同行业的招标项目都有不同的政府主管部门，如工程建设、交通、电力、电信在招投标的程序和规则都不尽相同，同行业省级和市级的主管部门在管理的手段、程序和方法也存在差异，比如福建省、福州市以及福州市各县、区也存在差别，容易出现因违反招标程序、不熟悉相关规定而受到处罚或者是投诉的状况等等，这些都有可能会使招标机构面临风险。
　　内部风险
　　1.招标代理机构业务流程管理上的风险。根据《招投标法》以及福建省招投标条例规定，招标代理的业务流程有一套非常规范的操作的流程，一般包括：签订委托招标代理合同—编制招标方案—发布招标公告、出售招标文件—标前答疑、发补充通知—投标人编制投标文件—组建评标委员会—截标、开标、评标—提交评标情况报告—确定中标人后公示、发中标通知书—签订合同。
　　但是在实际的操作过程中，往往任何一个环节都会出现突发的状况或者难以预料的情况，比如在代理机构与业主签订委托代理合同后，由于行业的不同，“隔行如隔山”，代理机构所服务的业主中，很大一部分人对招投标工作不了解，有一些招标人具备了较强的专业的知识，但对招标程序缺乏了解，或者跟上最新的形式变化和政策，还常常会提出比如像提高投标人的门槛、缩短招标公告时间的问题，还有国有投资项目的招标人组建评标委员会，提供专家，并成立评标委员会等等问题。如果代理机构在自身的内部业务流程不尽完善，把关不够严密，程序不够完整，在任何环节出现疏漏，如果处理不当，给业主提供错误的建议和信息，给业主造成损失，导致流标或者投诉。 内部综合管理流程上的风险以及财务风险。由于业务人员在对外与业主之间的沟通和交流比较多，可能在对内与综合部门之间的沟通少，导致档案文件的归档不及时、丢失，资金回收与财务的数据衔接不上，收入不实、收入减少的情况出现。综合部门加强与业务部门的沟通，实现对业务收入和成本的有效控制，同时要避免业务员直接接触现金，避免现金管理不善导致丢失等等，影响企业的正常运营。 招标代理业务服务质量的风险。招标代理业务对人员有较高的综合素质的要求，如与业主及监管部门的沟通能力以及对行业标的的了解和学习能力，因为招标项目涉及诸多行业的不同类别，行业有房建市政、公路交通、水利水电、铁路等等，类型包括设计、监理、工程等，而且要具备熟悉国家、省、市相关法规并合理运用的能力，编标及处理质疑投诉的能力等等。在招标代理过程中，招标代理机构作为中介组织，在项目委托人、投标人以及行业主管部门起到承上启下的作用，一方面需要在合法合规的原则下，根据业主的要求，利用自身的专业优势，为业主招到最合适的投标人，另一方面处理好与投标人的关系，投标人作为招投标活动中的另一个重要主体，代理机构需要在职责范围内做好投标人的解释、答疑工作，避免纠纷及发生道德风险。所以从制作招标文件开始到处理质疑、投诉的能力，体现招标代理机构为招标人服务质量的好坏。 从业人员的道德风险。由于业主对于国家相关的法律法规了解程度不同，有些业主对中标单位有倾向性，所以招标文件中一些重要条款的设定就十分重要，在这过程中从业人员的道德风险可能发生，招标代理机构的业务人员掌握招标文件内容的一些商业机密以及业主、投标人的情况信息，如果业务人员在道德方面出现问题，泄露招投标过程中的所有涉密事项，还比如与招标人、投标人串通搞“暗箱操作”；进行私下交易，为招标人指定或推荐投标人、评委，越权处理招标代理职责范围内的其他服务。
　　二、招标代理机构建立风险管理体系的措施和办法
　　在防范外部风险方面
　　1.招标代理机构避免业务来源、业务收入单一的风险，在招标代理机构稳健发展招标代理的同时，可以拓展相关的业务范围，包括不同行业不同监管部门所涉及的业务，促进代理机构的相关业务多元化，提高自身的业务来源，提高自身的抗风险能力以及风险防范能力。
　　作为招标代理机构应首先确保工程招标代理业务领域业务作为核心的业务，作为经营发展之本，同时应大力拓展不同行业、部门的招标代理业务，取得相关部门的资质许可，拓展新的业务范围，包括财政部政府采购业务、发改委的中央投资项目、商务部的国际招标代理业务、医药行业的招标代理业务。多元化的业务范围还应当包括招标代理以外的其他相关业务，比如建设部的工程造价业务、发改委的工程咨询业务、新型的投融资业务以及代建业务等等。在新领域拓展招标业务，比如在土地出让方面采取招标方式，降低土地成本，有利于房地产市场的健康发展。 熟悉相关的法律法规，掌握最新的政策制度，避免制度上风险。招投标方面的法律法规非常多，涉及到各个主管部门各个行业，所以对于招标代理机构来说。熟悉已在运行的相关的法律法规，以及时刻关注即将出台的法律法规，评估对自身企业带来的影响和风险，做好事前的工作和准备，一方面避免政策突然变化带来的危机，另一方面可以提高业务人员的代理服务水平，提高服务质量。特别是在一些关系到招投标工作的重大规定出台时，招标代理人员一方面要及时与招标单位联系沟通，取得招标单位的信任，保证招投标工作的进展；另一方面要加强业务学习，尽快理解并能够熟练运用。招标代理人员本着诚实服务的原则，规范好程序性工作，完善好技术性工作，给业主一个满意的答案和解决方案是水到渠成的。
　　在防范内部风险方面 内部管理方面代理机构要制定相关的规章制度，强化内部管理，提高招标参与人员的责任心，加强道德风险意识。包括企业内部自身的基本管理制度，包括《薪酬制度》、《人事制度》、《项目管理目标责任制度》、《危机应急处理方案》等等。保证企业自身正常运营，将风险化解在招标代理业务的制度管理过程中。 制定机构内部的业务流程，进行业务流程再造，实现高效严谨的业务管理流程，对业务人员提出严格的要求，实现业务流程标准化，业务流程各个环节都应该有章可循，有相应的行为准则和评判标准，完善流程的审批程序。
　　可以通过建立招标机构的科学管理思路，将先进的管理方法在招标投标行业中运用，引进ISO9001 质量管理体系，用最简洁的方式将企业运行的模式进行概括，理顺企业管理的基本流程。企业采用符合ISO9001 质量标准要求的管理程序，使企业内部的管理运作程序规范、效率、并具备较强的操作性，这是招标代理机构在提高业务效率、提高质量管理水平方面重要措施。
　　另外，还可以通过现代化信息技术和网络技术实现办公自动化以及规范化的管理，结合ISO9001质量标准实现与电子化招投标的对接。 加强业务学习和培训，提高业务质量，提升人员素质。招标中介服务行业需要的是多面手，具备较高的综合素质，才能保证把招标服务质量，让业主满意。代理业务涉及的专业面广，好的代理服务作品就是整个建设工作中的一个好开始，代理人员只有具有了前观后瞻的视野和比较广阔的知识面才能够胜任。这就要求代理工作者具有较为全面的业务知识，不仅是招投标知识，而且在造价、合同、设计、监理乃至前期工作等方面都能有一定的了解和掌握。一次完美的招标代理业务不单单是简单的技术处理，应该是为业主提供一套完整的解决方案，除了规范性的程序和技术工作外，还应该把相关的咨询工作做好。所以招标代理机构应该在各个环节都能充分的与业主沟通，比如在编制招标文件前，多与业主沟通，合理地确定投标单位的资格要求、技术要求及评标办法，是招标成功的关键环节。对不合理的要求提供相关的法律法规依据给业主，认真地摆出相关文件，耐心地做好解释工作以及告之如果自行决定违法程序会导致的后果。因此,通过在岗培训和鼓励员工参加再教育学习等方式，提高企业业务人员的整体素质，包括树立优质服务及法律意识，以提高招标项目的质量管理。 企业要注重内外部沟通。内部沟通方面，要制定有效的沟通制度和沟通机制，避免由于缺乏沟通而造成的事件，提高沟通意识，讲究有效率的沟通；质量体系运行过程中，对公司各部门、员工之间存在的质量问题，由公司组织召开专题会及质量分析会进行讨论解决，消除了部门壁垒和责任推诿。外部沟通主要是与业主相关人员及有关行政监督管理部门的交流，良好的外部沟通交流能够较好地了解招标人的需求及项目人员组成情况，取得招标单位的信赖和支持是圆满完成招标代理工作的前提和保证。了解行政监督管理部门对政策法规执行情况、监督尺度，对提高招投标项目的服务质量有帮助。 聘请专业的律师控制和防范招投标代理机构的风险，特别是对于突发事件的处理，以及危机应急处理机制。由于律师可以从整个法律体系的高度来审视招标代理业务过程中可能发生的风险，有利于给招标代理机构提供从代理合同、招标公告、招标文件、投诉处理所有环节的法律咨询和法律援助，用更严谨更科学的法律知识来提前介入可能发生的风险，把风险防范在事前，把问题提出在事前，最大限度的规避法律风险。由律师参与到代理业务重点环节把关，可以减少法律风险发生，也可以强化代理业务人员的法律意识和道德意识。
　　6.加强财务的风险管理和控制。特别是要将财务部门的管理前置，实现对风险的事前控制以避免招标过程中出现各种问题和风险。首先在财务核算层面，利用财务管理软件系统，对业务每个项目的收支情况进行逐一的辅助核算，将每笔业务收支逐个落实各个具体项目之中。为各项指标分析、绩效考核以及成本控制提供了有力的数据基础，为领导进行战略决策提供依据。其次，加强对投标保证金进出的管理。由于行业特点，每个招标代理项目的投标人少则三五家，多则上百家，数量庞大的往来账核算始终是个重点。因此增设投标保证金专户，并开通了网银查询来提高了工作效率，也保证了资金频繁进出的准确无误。最后，加强发票及现金管理。标书的收入占招标代理机构的代理费收入中一定的比重。标书销售人员必须领用由财务部门开具的专用发票，避免在销售招标文件的环节业务员直接接触现金，借助银联POS机、网银等结算手段实现对现金管理风险的防控。
　　三、结语
　　总之，风险对于任何行业任何企业都是无时不在、无处不在，对于招投标这样的更具风险的行业来说，企业更要用更高的要求去重视它，并通过各种措施和方法来控制它。通过建立起招标代理机构的风险管理体系，包括内部管理、业务管理、财务管理方面的管理建设，特别是在内部的招标业务流程规范管理上、提高业务人员的综合素质、财务风险的防范、行政人员的服务意识上以及强化员工的道德意识上需要做大量的工作，把风险防范做到事前，风险往往也会变成机遇，任何一个企业只有把风险摆在首位、把企业的安全摆着首位，具备忧患意识，才能让公司稳健发展和壮大