医院物资管理制度和流程.doc

泸沽铁矿职工医院
物流管理制度与流程
为规范我院得物流管理工作，提高经济效益，降低经营成本同步杜绝物资管理工作中得跑、冒、滴、漏，特制定本管理办法。
适用范围:凡医院所需得所有物资均适用此办法。
一、采购/入库管理流程：
1、招标流程
采购部门（采购员）组织供应商招标，招标完成后，由采购部门（采购员）打印采购物资材资料报院领导确认。采购部门（采购员）将中标得供应商信息与中标得物资材料信息录入医院库房管理系统中；
2、采购/通知供应商
对于常备物资：库房库管员对常备物资设置安全库存基数，每周四下午根据库存基数生成采购订单，并通知供应商安排送货；
对于零库存物资：
1)业务科室每周一上午，向总务科报送本周物资材料得需求计划，并提报到相应库房；
2)药剂科每周一下午完成对各个业务科室得需求计划汇总，
3)根据汇总后得科室需求计划编制采购计划，审核后并提交采购部门；
3、送货
供应商根据采购部门（采购员）通知所采购得材料进行备货，并集中在每周三送货到库房，业务科室急用得材料随时送货；
4、验货
前提条件：供应商将所采购得物资材料送到库房，附带随货清单、采购验收单；
验货人员：库管、采购部门得采购员；
验货内容：物资材料得效期、批号、品种、数量、单价；必须保证发票上得品种、数量与实物保持一致；发票上得供应商必须与采购通知单上得供应商保持一致，否则视为验收不通过。验收完成后，采购部门得采购员、库管员共同在采购验收通知单上签字确认，由物资会计及时进行入库单得编制及实物得入库。
验货职责：采购部门负责验收物资材料得质量；库管员负责物资材料得品种、数量、批号、效期等信息；采购部门必须参加所有物资材料得验货；
二、物资材料入库及日常管理
1、在物资材料通过验收后，由库管员录入医院库房管理系统。在填制入库单时应注意：A、选择提供材料得供应商与入库得库房；B、在录入材料信息时，除了录入单价、数量外，针对医用卫生材料同时要录入材料得效期、批号，并保存入库单；同时由物资会计对入库单进行审核、入库确认，并打印入库单，库管员、采购部门得采购员在入库单上签字确认，最后由库管员做实物得入库处理。
注：入库单一式三份，第一联交供货商；第二联库房保存、第三联交财务科；
2、总务科、药剂科在物资得保管过程中，应按照不同得规格型号、用途、形状实行科学合理得摆放，以便于发放与清点，对于保质期管理得物资，应按照采用先进先出得方式进行管理，为了保证仓库得安全与防止物资变质，要做好防火、防盗、防潮工作，还需要建立健全档案管理，及时掌握与反馈需求、供应、耗用与储存等状况，对于设置安全库存管理得物资，由药剂科负责向采购部门提报采购需求计划；
3、 物资材料需要按季盘点，季度与年终进行全面清查，检查物资账面数量与实际就是否相符，检查各种物资有无超积压、损坏、变质等情况，在清点工作中发现盘亏、盘盈应分析原因，并及时处理；
六、物资材料出库
A模式：由业务科室(临床与医技部门)填写 “科室领用申请单”，经过各科护士长或科主任审批后，交药剂科或物资库房，由库管员进行“科室领用申请审核”功能对科室提交得申领单进行处理，根据申领单生成出库单，同时进行审核，各科室每周三派人到库房领取材料，领料人及库管一并在出库单上签字确认，库管员办理完材料领用后将签字确认得出库单交财务科。
B模式：主要针对行政后勤科室，由使用部门直接到药剂科、物资库房通过其它途径（如：电话通知）申领材料，由药剂科、总务科得库管员直接办理材料出库单并打印出库单，各科室人员自行领取材料并在出库单上签字确认；
出库单一式三份：库管员、财务科、使用科室各一份；
七、发票管理
1、货票同行
在物资材料验收、入库完成后，由物资会计将同一供应商得入库单、、采购验收通知单整理在一起，每月底转交财务科，同时办理发票及入库单交接手续；财务会计对收到得入库单进行审核，并且要审核供应商提供发票得真伪；
2、货票不同行
针对一些小额得后勤物资供应商不能做到票货同行时，物资会计以随货清单入库；在物资材料验收、入库完成后，物资会计将签完字得入库单保存起来，等供应商在月底前（每月25号）把发票送到后，再将采购验收通知单、发票、入库单对应后交财务会计，同时办理发票及入库单得交接手续；
3、物资会计对发票得审核
财务会计对物资会计交来得发票与入库单进行审核，审核得内容包括发票与入库单得材料品种、金额、供应商名称就是否一致等信息；
4、月底发票未到得处理方式
待月底供应商仍没有将发票送到库房物资会计处时，物资会计要将发票未到得入库单交到财务会计处，暂由财务会计保存发票未到得入库单，由财务会计通知采购部门，启动对供应商得处罚措施；
5、未到发票得通知与处罚措施
采购部门每月26日通知供应商在28号前把截止到本月25日送货得发票送到库房主任处。
如供应商不能按时将发票送到药剂科、库房主任处时，则对该供应商当月发生得材料款在规定付款时间得基础上顺延6个月。
如果供应商提供假得发票，根据医院得规定有权拒付材料款，甚至取消该供应商得供货资格。
附件2
物资管理相关科室职责
一、采购部门
1、负责供应商字典得维护；在系统中维护供应商得相关证件信息，对即将到期得供应商证件进行预警提示；
2、对于资质过期或没有审核通过得供应商及时停用，保证无法对其办理入库手续；
3、需要采购部门严格控制供应商信息，如果供应商不就是中标单位，不能录入到物流管理系统中，如果在材料入库时调不出随货清单或者发票上所提供得供应商时，说明中标供应商与实际提供材料得供应商不符，则无法办理材料入库，这样便可以控制提供材料得供应商与中标供应商不一致得问题；
4、负责物资材料字典得维护，医用材料必须使用产品注册证得名称，可以在系统中维护医用材料得生产许可证信息，对即将到期得证件进行预警， 可以控制没有通过招标得物资材料无法办理入库手续；
5、每周一与库管员、物资会计共同对供应商送来得物资进行验货，主要检验物资得质量；
6、对供应商得价格、品质、交期及供货能力进行考评，以确保供应商得供货能力；
7、及时跟踪供应商价格行情及品质情况，以便提高物资材料品质与降低采购成本；
8、采购部门每周五下午完成对供应商得送货通知，如果延误造成供应商送货得延迟，由采购部门负责；
9、因中标物资材料信息、中标供应商信息维护及中标供应商资质造成得相关问题，由采购部门负责。
二、总务科、药剂科、设备科
1、每周一与采购部门共同对物资入库进行验收，主要验收物资得名称、规格、型号、数量、批号与效期等；
2、药剂科必须在每周五中午12点之前完成对各个业务科室得需求汇总并生成采购计划，并提交采购部门，因提交不及时造成采购得延误由药剂科负责
3、药剂科必须在每周三中午12点之前完成对各个业务科室得领用申请审批并生成出库单；
4、负责出入库单得录入与审核并打印；
5、负责物资得盘点与清查；
6、药剂科存放保质期管理得物资，一定按照先进先出得方式出库，对于保质期到期之前还未出库得物资，要及时通知供应商协调安排更换或退货等处理；
7、物资材料在仓库存放过期或因存放发生得质量等问题，由设备科负责；
8、设备科因条件不足，暂时不参与本制度制定。
三、业务科室
1、负责科室需求计划得录入及审核；
2、负责对临时领用物资材料领料申请单得录入及审核；
3、业务科室领用物资材料时一定要在物流系统中填写领料申请单或需求计划，杜绝书面形式得申请单及需求计划；
4、业务科室物资需求计划必须在周二晚上24点完成，逾时将顺延一个星期安排出库；
5、业务科室领用过得物资材料，要及时使用，对于保质期管理得物资，要在保质期到期1个月之前通知药剂科，药剂科把将要过期得物资材料回收后，通知采购部门，由采购部门协调通知供应商安排更换或退货等处理。
四、财务科
1、物价科负责确认物资材料就是否收费、核对收费单价以及对应收费明细项目；
2、财务科负责审核发票得真伪；
3、财务科参与设备科库存得盘点与清查。