工作分析流程步骤表单.pptx
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1、1工作分析工作分析主要内容主要内容1.1.工作分析的实施流程工作分析的实施流程2.工作分析信息收集的基本方法工作分析信息收集的基本方法2工作分析工作分析3、收集各项资料、收集各项资料4、汇总各项资料、汇总各项资料5、与任职者确认、与任职者确认6、与其上级确认、与其上级确认7、撰写职位说明书、撰写职位说明书8、项目小组组长检查、项目小组组长检查交企业总部交企业总部审核归档审核归档工作分析流程工作分析流程1、项目小组建立、项目小组建立2、组织学习、制定计划、组织学习、制定计划交本单位人事部门交本单位人事部门审核归档审核归档3工作分析工作分析准备阶段准备阶段:建立项目小组:建立项目小组1、各单位首先
2、建立工作分析的项目小组2、项目小组的组成及分工 (一人,由本单位高层经理担任)(一人,由本单位管理部门主管担任)(若干人,各部门主管指定一人)项目组长项目组长项目执行组长项目执行组长组组员员组组员员组组员员4工作分析工作分析项目小组的分工项目小组的分工 组 长:负责本单位工作分析的各项支持。执行组长:负责编写并执行本小组工作分析的工作计划;督导项 目小组组员工作。组 员:收集各项资料;调查问卷的下发与回收;工作分析对象的联络及确认工作;资料回收后的汇总工作;职位说明书的编写工作。5工作分析工作分析组织学习确定计划组织学习确定计划各单位在接到通知后,须在各单位在接到通知后,须在3日内组建工作分析
3、项目日内组建工作分析项目小组,并由执行组长组织所有组员学习小组,并由执行组长组织所有组员学习工作分析工作分析实施办法实施办法。注意:此期要求各部门注意:此期要求各部门 主管共同参加学习。主管共同参加学习。第第4日执行组长制定本小组工作计划,分配工作任务日执行组长制定本小组工作计划,分配工作任务6工作分析工作分析工作分析实施计划工作分析实施计划工作分析的目的和意义工作分析所需收集的信息内容工作分析的组织形式与实施者工作分析实施的步骤(时间计划、活动安排、预算等)7工作分析工作分析信息收集阶段信息收集阶段:工作分析信息收集者工作分析信息收集者信息来源的选择信息来源的选择信息收集的方法:通用的工作分
4、析收集方法、信息收集的方法:通用的工作分析收集方法、传统工业企业分析方法、现代工作分析方传统工业企业分析方法、现代工作分析方法法8工作分析工作分析来源于产业来源于产业/行业的标杆行业的标杆 其他企业的职位说明书其他企业的职位说明书 职业数据职业数据 美国职业名称大词典美国职业名称大词典 职业信息网职业信息网 来源于组织内部的文献来源于组织内部的文献 组织现有的政策、制度文献组织现有的政策、制度文献 组织结构图组织结构图 工艺流程图工艺流程图 以前的职位说明书或岗位职责描述以前的职位说明书或岗位职责描述 来源于与职位相关的组织人员来源于与职位相关的组织人员 该职位的任职者该职位的任职者 该职位的
5、同事该职位的同事 该职位的上级该职位的上级 对对该该职职位位产产生生影影响响或或受受该该职职位位影影响响的的其其他他人员人员 信息来源信息来源 来源于外部组织或人员来源于外部组织或人员组织的客户组织的客户组织的策略联盟者组织的策略联盟者组织的上游供应商组织的上游供应商组织的销售渠道组织的销售渠道9工作分析工作分析与工作相关的信息与工作相关的信息 工作内容工作内容/工作情景因素工作情景因素工作职责工作职责工作任务工作任务工作活动工作活动绩效标准绩效标准关键事件关键事件沟通网络沟通网络工作成果(如报告、产品等)工作成果(如报告、产品等)工作特征工作特征职位对企业的贡献与过失损害职位对企业的贡献与过
6、失损害管理幅度管理幅度所需承担的风险所需承担的风险工作的独立性工作的独立性工作的创新性工作的创新性工作中的矛盾与冲突工作中的矛盾与冲突人际互动的难度与频繁性人际互动的难度与频繁性与任职者相关的信息与任职者相关的信息 任职资格要求任职资格要求一般教育程度一般教育程度专业知识专业知识工工作作经经验验(一一般般经经验验、专专业业经经验验、管理经验)管理经验)各种技能各种技能各种能力倾向各种能力倾向各种胜任素质要求(包括个性特各种胜任素质要求(包括个性特征与职业倾向、动机、内驱力等)征与职业倾向、动机、内驱力等)人际关系人际关系内内部部人人际际关关系系(与与直直接接上上司司、其其他他上上级级、下下属属
7、、其其他他下下级级、同同事事之之间的关系)间的关系)外外部部人人际际关关系系(与与供供应应商商、客客户户、政政府府机机构构、行行业业组组织织、社社区区之之间间的的关系)关系)10工作分析工作分析通用的工作分析的方法通用的工作分析的方法调查问卷法调查问卷法访谈法访谈法观察法观察法工作日志法工作日志法主管人员分析法主管人员分析法 各种方法的优缺点?各种方法的优缺点?11工作分析工作分析工作分析的直接结果:职位说明书结果形成阶段结果形成阶段:12工作分析工作分析一份完整的职位说明书应该包括一份完整的职位说明书应该包括:该职位的基本情况:名称、职等职级、所属部门、编制等等。该职位的基本情况:名称、职等
8、职级、所属部门、编制等等。该职位存在的价值和目的是什么该职位存在的价值和目的是什么?对该职位的要求有哪些要素,如规划、组织、审核、创新等等?对该职位的要求有哪些要素,如规划、组织、审核、创新等等?如何定义该任职者的责任和权力如何定义该任职者的责任和权力?该职位需要和外部有什么样的互动关系该职位需要和外部有什么样的互动关系?该职位需要使用什么设备仪器,需要什么证照?该职位需要使用什么设备仪器,需要什么证照?该职位的工作环境和工作地点怎样?该职位的工作环境和工作地点怎样?该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样?这份工作需要什么样的素质、技能和经
9、验的人担任这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任?13工作分析工作分析职位说明书的内容职位说明书的内容内容包括:内容包括:基本情况:职位名称、职等、直接上级、直接下级基本情况:职位名称、职等、直接上级、直接下级等等等等本职工作本职工作直接工作责任直接工作责任决策责任决策责任工作关系工作关系任职资格任职资格相关信息,如工作地点与环境,仪器工具设备相关信息,如工作地点与环境,仪器工具设备14工作分析工作分析职位名称的确定职位名称的确定参照本职位的工作,进行概括,或按照惯例。参照本职位的工作,进行概括,或按照惯例。参照集团以往的称呼。参照集团以往的称呼。例如:某单位管理课的课长称为例如:某单位
10、管理课的课长称为“管理课长管理课长”,财,财务部的成本会计成为务部的成本会计成为“成本会计成本会计”,人事部的中级,人事部的中级事务员成为事务员成为“人事中级事务员人事中级事务员”。15工作分析工作分析直接工作责任直接工作责任是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任。是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任。这个职位为公司整体目标的完成承担了什么?这个职位为公司整体目标的完成承担了什么?要求:要求:按照主次顺序逐条填写。按照主次顺序逐条填写。用词要精确,不能模棱两可,不要官话套话,不能有用词要精确,不能模棱两可,不要官话套话,不能有猜测性的语言。猜测性的语言。每条工作或责任要说明发生频
11、率每条工作或责任要说明发生频率(次/日、周、月、季、年)、重要程度(重要程度(%)和占全业务总量()和占全业务总量(%)。)。最基层的工作也应该有最基层的工作也应该有1010条左右条左右16工作分析工作分析直接工作责任直接工作责任要求:要求:原则性的责任应该包括关键动词、管理范围、影响范原则性的责任应该包括关键动词、管理范围、影响范围、在什么条件下进行以及要达成的目标。围、在什么条件下进行以及要达成的目标。17工作分析工作分析决策责任决策责任该职位要做哪些决定。该职位要做哪些决定。要对下属的哪些工作或活动负责。要对下属的哪些工作或活动负责。所做的决定产生什么影响。所做的决定产生什么影响。注意:
12、注意:只有主管填写决策责任,非主管不用填写。只有主管填写决策责任,非主管不用填写。也就是说没有下级的职位不用填写。也就是说没有下级的职位不用填写。18工作分析工作分析职位说明书格式职位说明书格式19工作分析工作分析职位说明书格式职位说明书格式20工作分析工作分析职位说明书格式职位说明书格式21工作分析工作分析工作分析的原则工作分析的原则工作分析及撰写职位说明书的原则:工作分析及撰写职位说明书的原则:工作分析及撰写职位说明书的原则:工作分析及撰写职位说明书的原则:客观真实,坚决实事求是;客观真实,坚决实事求是;客观真实,坚决实事求是;客观真实,坚决实事求是;语言精确,杜绝模棱两可;语言精确,杜绝
13、模棱两可;语言精确,杜绝模棱两可;语言精确,杜绝模棱两可;表达简练,避免官话套话;表达简练,避免官话套话;表达简练,避免官话套话;表达简练,避免官话套话;内容全面,切勿以偏盖全;内容全面,切勿以偏盖全;内容全面,切勿以偏盖全;内容全面,切勿以偏盖全;责任细化,不能泛泛笼统;责任细化,不能泛泛笼统;责任细化,不能泛泛笼统;责任细化,不能泛泛笼统;精心细致,保证工作质量。精心细致,保证工作质量。精心细致,保证工作质量。精心细致,保证工作质量。22工作分析工作分析职位说明书的注意事项职位说明书的注意事项职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书。职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书。职位相同的多个岗位
14、并用同一份职位说明书。职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书。职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人的工作。职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人的工作。职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人的工作。职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人的工作。职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。临时项目小组不需撰写职位说明书。临时项目小组不需撰写职位说明书。临时项目小组不需撰写职位说明书。临时项目小组不需撰写职位说明书。23工作分析工作分析应用与反馈阶段应用与反馈阶段:职务说明书的培训
15、与使用职务说明书应用后的反馈与调整工作分析审核(ESCII模式)可以删除吗?可以简化吗?可以合并吗?可以改良吗?可以创新吗?24工作分析工作分析通用工作信息通用工作信息收集方法收集方法25工作分析工作分析访谈法访谈法访谈准备阶段访谈准备阶段访谈开始阶段访谈开始阶段访谈主体阶段访谈主体阶段访谈整理阶段访谈整理阶段访谈结束阶段访谈结束阶段26工作分析工作分析 (一)(一)访谈准备阶段访谈准备阶段 职 位 分 析 方 法图图5-3:职位分析访谈准备阶段各项工作:职位分析访谈准备阶段各项工作访谈计划的目的主要是明确以下内容:访谈计划的目的主要是明确以下内容:(1)明确访谈目标(2)确定访谈对象(任职者
16、直接上级或是从事本职位6个月以上的任职者)(3)选定合适的职位分析访谈方法(例如,访谈的结构化程度以及访谈的形式)(4)访谈的时间、地点(访谈的时间安排以不打搅正常的工作为宜,访谈的场所应该保持安静、整洁、方便)(5)准备访谈所需的材料和设备制定访谈计划制定访谈计划培训访谈人员培训访谈人员培训主要包括三方面的内容:培训主要包括三方面的内容:一是基本访谈原则、知识、技巧的培训与交流;二是针对本次访谈展开的专项培训,主要是传达访谈计划,明确访谈目的意义;三是按照访谈分工各访谈人员收集并分析现有的目标职位相关信息,在实践中本环节操作质量的好坏对访谈的效果将会产生极大的影响,我们可以更具实际需要采取个
17、体分散学习和集中分析总结等方式开展,力求使访谈人员在访谈对工作有大致的了解与认识访谈者根据现有资料及信息,编制访谈提纲,访谈提纲的主要作用是为访谈者提供信息补充,防止在访谈过程中出现严重的信息缺失,确保访谈过程的连贯性。访谈提纲大致分为通用性问题(开放式)和个性化问题(封闭式),通用性问题主要列举需要收集的各方面信息(参见本节所附提纲示例),个性化问题主要列举与职位相关的各项职责和任务,以作为启发被访谈者思路的依据。编制访谈提纲编制访谈提纲27工作分析工作分析职 位 分 析 方 法职位分析访谈提纲示例职位分析访谈提纲示例 表表5-11:职位分析访谈提纲示例职位分析访谈提纲示例职位分析访谈提纲职
18、位分析访谈提纲1 1、请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么、请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么,它要完成的主要的工作内容和要达成的目标?它要完成的主要的工作内容和要达成的目标?2 2、请问与您进行工作联系的主要人员有哪些?联系的主要方式是什么?、请问与您进行工作联系的主要人员有哪些?联系的主要方式是什么?3 3、您认为您的主要工作职责是什么?请至少列出、您认为您的主要工作职责是什么?请至少列出8 8项职责。项职责。4 4、对于这些职责您是怎样完成的,在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么、对于这些职责您是怎样完成的,在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么?5 5、
19、请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重。、请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重。(请指出其中耗费时间最多的三项工作请指出其中耗费时间最多的三项工作)6 6、请您指出您的以上工作职责中最为重要、对公司最有价值的工作是什么?、请您指出您的以上工作职责中最为重要、对公司最有价值的工作是什么?7 7、组织所赋予您的最主要的权限有哪些?您认为这些权限有哪些是合适的,哪些需要重新界定?、组织所赋予您的最主要的权限有哪些?您认为这些权限有哪些是合适的,哪些需要重新界定?8 8、请您就以上工作职责,谈谈评价这些职责是否出色地完成的标准是什么?、请您就以上工作职责,谈谈评价这些职责是否出色
20、地完成的标准是什么?9 9、您认为在工作中您需要其他部门、其他职位为您提供哪些方面的配合、支持与服务?在这些方面,目前做、您认为在工作中您需要其他部门、其他职位为您提供哪些方面的配合、支持与服务?在这些方面,目前做得好的是什么,尚待改进的是什么?得好的是什么,尚待改进的是什么?1010、您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景?需要什么样的工作经验(类型和时间、您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景?需要什么样的工作经验(类型和时间长度)?在外语和计算机方面有什么要求?您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些能力?长度)?在外语和计算机方面有什么要求?您认为
21、要出色地完成以上各项职责需要具备哪些能力?1111、您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些专业知识和技能?您认为要出色地完成以上各项职责需、您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些专业知识和技能?您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的个性品质?要什么样的个性品质?1212、请问您工作中自主决策的机会有多大?工作中是否经常加班?工作繁忙是否具有很大的不均衡性?工作、请问您工作中自主决策的机会有多大?工作中是否经常加班?工作繁忙是否具有很大的不均衡性?工作中是否要求精力高度集中?工作负荷有多大?中是否要求精力高度集中?工作负荷有多大?28工作分析工作分析职位分析访谈记录表、提纲示例职位分
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