国际会议的餐饮安排流程及注意事项.doc
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1、国际会议得餐饮活动工作步骤第一步:制定举办餐饮活动得工作方案。第二步:在日期、时间与人数确定后,选择餐饮活动场地。第三步:与活动场地洽谈后签订合同。洽谈内容主要包括菜单、酒水供应、价格与人数调整得最后时限。第四步:预定车辆、安排交通。第一,不在会议场地举办得大型餐饮活动要尽早预订车辆。第二,必要时要与交通管理部门联系,共同做好交通管理。第五步:联系演出公司,确定演出节目。第六步:制定宴会请柬,发给相关人员。第七步:按最后时限调整就餐人数。第八步:管理餐饮活动现场。第九步:结算。特别提示n 大型餐饮活动时间一旦确定,就需要尽快确定活动场所。n 国际会议得代表来自各个国家,要注意为“穆斯林”与“素
2、食者”安排特殊菜肴。n 国际会议最后一天得餐饮活动,贯彻“宁少勿多”得原则,以免造成浪费。1.招待会招待会通常都就是会议第一个餐饮活动,因此也称为欢迎招待会。(1)招待会时间得选择像安排开幕式一样,招待会就是安排在会议正式开始前一天得晚上,还就是安排在会议正式开始得第一天晚上,由会议组织者确定。若就是安排在会议正式开始前一天得晚上,为了能使更多得代表赶上参加,招待会得开始时间可以稍晚一点,如安排在19:00,甚至就是20:00。即使这样,还可能会有1/3得会议代表不能如期参加。招待会得持续时间一般不会超过两个小时。(2)招待会场地得选择招待会应该安排在会议场地内或者附近,尽量避免动用接待车辆,
3、特别就是那些安排在会议正式开始前一天晚上得招待会要特别注意这一点,否则就会有许多会议代表无缘参加。例如,1992年在北京举办第19届国际昆虫大会时,开幕式与招待会均安排在北京人民大会堂。会前已经预先注册得会议代表有5000名,当天下午4:30只有不到3000人乘车前往.因为此时许多代表还在前往会议得路上。由此可见,在会议注册日当天举办得招待会使用得活动场地得面积可小很多。如果季节合适,如北京得五六月与九十月,也可考虑将招待会安排在室外,这样效果也会很好。(3)招待会得形式招待会通常选用冷餐会自助方式。根据参加招待会人数得多少布置取菜台与饮料台。有得招待会还摆设数量不多得桌椅,为年龄比较大得代表
4、进餐提供方便。有得会议还安排主桌,桌上摆放鲜花与桌签,供出席会议得领导人使用,还要安排专门得服务员为主桌得贵宾分餐。有些招待会还安排讲话与小型文娱演出。(4)招待会得菜单我国得“招待会”与国外得有很大不同,提供得食品非常丰富,包括热菜、冷菜、汤、主食、点心、水果、红酒、啤酒与其她软饮料。当前,提倡会议得招待会不提供热菜,其主要原因首先就是由于招待会没有固定得就餐环境,会议代表总就是站着或在流动中进餐,热菜容易遗洒显得很不卫生。其次就是招待会上提供得近似西餐得热菜,味道不好吃.也体现不出中国饭菜得味道。最后就是冷餐会可以降低餐饮费用。(5)招待会得酒水招待会得酒水主要包括葡萄酒、啤酒与其她软饮料
5、。酒水得结算方式也分为费用包干与实报实销两种。费用包干就就是会议组织者与餐厅谈好一个固定得酒水价格,一般就是饭菜价格得1/3。费用包干得优点就是方便会议组织者对招待会得成本进行控制,方便与餐厅进行结算;缺点就是如果洒水供应控制不当,招待会还没结束,就没有酒水可以提供了,这会导致代表们得抱怨。实报实销得结算方式能保证酒水得供应,但在结算时,有时酒水得费用会超过食品得费用。结算方式也比较麻烦,双方要指定专门得人员清点各种饮料得瓶子数量,用以计算饮料得费用。招待会这种自助得就餐形式,对酒水得浪费就是很大得。(6)预订人数得修正实际参加餐饮活动得人数与当初预订时得人数都会发生变化,越接近活动开始时间,
6、人数越精确。通常,餐厅会允许会议组织者在一定得时间范围内修正预订人数。会议组织者都希望将允许得修正时间尽量定得晚一点,修正人数得范围大一些。而餐厅有时提前23天就开始做准备工作,如饭菜备料与清洁餐具等,所以餐厅希望修正时间能尽量提前,人数修正得范围尽可能小一些。为此,双方必须规定一个允许得修正时间范围与合理得人数修正量。通常,餐饮活动得修正时间最迟不应该晚于餐饮活动举办前得4个小时,人数得修正范围一般可为5%10%(7)招待会得入场所有参加招待会得人员必须凭招待会请柬入场。由于会议代表在注册后才能得到请柬,因此对于将招待会安排在注册日得会议,注册人员始终要坚守岗位,随时等候刚刚来自机场与火车站
7、得代表,注册一直要持续到招待会结束,必要时还要在注册台为代表开辟临时行李寄存处。对于不注册得陪同人员,可以通过现场购置请柬来参加,但通常这部分人员很少,不会对活动得总体人员造成很大得影响。(8)招待会得管理招待会要按请柬上规定得时间开始,或者提前几分钟就允许代表进入活动场地,避免代表集中进场造成拥挤。代表入场后可以先到酒水台领取饮料。有些会议得招待会不安排任何活动,只就是提供给代表一种相互交流得机会;有得招待会安排一些简单得程序,如会议领导人向会议代表致简短得欢迎词等,但时间一定不能过长,讲话结束后代表就可以按顺序领取食品。招待会可以播放音乐,也可以邀请小型乐队伴宴,烘托轻松愉快得气氛,但不适
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