监理规范化管理的工作方法.doc
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1、9、监理资料规范化管理得工作方法一 、监理资料管理要求(一)监理资料总则1、为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存与科学地管理公司得技术档案,充分发挥技术档案在公司建设与发展中得作用,更好得为公司技术部门服务,制订本管理制度。2、本公司技术档案就是指公司管理文件、图书类资料与工程项目得开工前资料(规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业得资质证明及管理文件与勘察、设计文件)、施工全过程技术活动中形成得资料(包括质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、信息合同管理等)与竣工验收、备案文件等。3、公司技术职能部门与项目部要把技术档案纳入本单位得技术业务管理工作中,保证其技术文件材料得积累,达到
2、收集齐全、内容准确、整理系统,并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作得顺利开展。4、按照集中统一管理技术档案得基本原则,公司综合办设立综合档案室,并配备专职管理人员。综合档案在技术主管得直接领导下,集中统一管理全公司得技术档案管理。建立、健全技术档案工作,达到全公司技术档案得完整、准确、系统、安全与有效利用。(二)技术文件资料得归档1、每一个工程项目竣工或备案后,都要有完整、准确、系统得技术文件资料,并按公司形成技术文件资料得归档范围与要求,加以系统整理,形成工程监理档案组成保管单位(卷、代、册、盒)由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。2、项目部或技术人员在移交监理技术档案或技术文
3、件资料时,交接双方应按规定办理交接手续,签字归档备查。凡不符合要求或技术文件资料不齐全得,管理人员有权拒绝接收。3、凡需归档得技术文件资料,应尽量符合国际、部标与企业标准得规定。做到书写材料优良,字迹工整,图纸齐全,图样清晰。4、项目部形成得变更、签证类文件应附带图纸、工程照片(工程影像类文件)或说明类文件,并经相关各方负责人签字后,整理归档。5、凡外借、外购回公司得图书、刊物及检测设备与试验仪器等必须由办公室人员清点盖章,做好登记如数归档,在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。(三)综合档案室得任务与管理人员得职责1、综合档案室得任务:(1)集中、统一、科学地管理好技术档案,维护技术档案
4、得完整、系统、准确与安全,并及时、准确地提供利用。因工作严重失职,造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等,追究相关人员得主要责任,严重者将予以辞退。(2)协助各部门与有关技术人员做好技术文件资料得形成积累与正确地整理、立卷归档工作。(3)承担技术文件资料得接收、复制、借阅、发放与建档,提供技术资料为全公司有关单位与技术人员服务。2、技术档案管理人员得职责(1)认真贯彻公司技术档案工作得方针政策。钻研业务,提高管理水平,保证所监理工作得圆满完成,积极主动完成自己承担得各项工作。(2)科学地管理全公司技术档案,承办技术资料与技术档案得接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅
5、、发放等工作。(3)遵守公司保密制度,做好安全保密工作。(4)严格执行技术档案得保管、借阅、发放制度。(5)保持档案室内整洁、卫生,对破损或变质得档案,要及时修补与提出复制。(6)作废文件由经理或管理者代表授权相关部门收回处理,需要保留得则在文件封面做成出“作废”识别,以防非预期使用。(四)技术档案得鉴定与销毁1、认真做好技术档案得内容、保管期限得鉴定工作。因破损或变质得档案,复制后,原档案保管期限为半年。因修改内容而更换得档案,原档案作废,保管期限为一年。2、对过期得质量记录要适时清理与处置,准备销毁得记录由管理部门列入清单,经主管领导审批后在指定监销人监督下予以销毁。有关记录与销毁清册必须
6、及时归档。(五)技术档案得保管与借阅1、对接收来得技术档案进行分类、编目、登记、统计与必要得加工管理,编制档案查阅目录,做到定位存放,妥善保管,方便利用。2、认真执行技术档案得保管与检查制度,每年年底全面检查、清理一次。技术主管根据检查报告得结果,对出现得问题令档案管理员进行整改,并检查报告得真实性进行复查。3、做好技术档案得安全、保密工作,并履行批准与借阅手续。经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒与防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质得档案,管理人员要及时修补与提出复制。4、技术档案得保密制度(1)全公司职工必须严守机密,维护技术档案得安全。凡借阅重要得档案(
7、包括外来、外购得资料,随仪器、设备回公司得文件资料等)要由技术主管批准后做好登记方可借阅。借阅者必须妥善保管,不得遗失。(2)技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报并采取措施作妥善处理。(3)非工作人员未经允许,不得随意翻阅工程监理档案。5、技术档案得借阅(1)凡本公司技术人员、工作人员,因工作需要都可借阅技术档案。由管理人员填写文件借阅登记表,借阅人员签字后方可使用。用后按期归还,经管理人员检查核对后,方可办理注销手续。(2)技术档案与各种设备用书等,均在公司内控制使用,档案原件不得借出档案室,仅供在室内查阅。若需借出,应办理手续,借出副本。如无副本时,需经技术主管批准方可借出。(3
8、)经同意借出档案,每次最长时间为三天,如工作需要,到期后需继续使用得,应办理续借手续。如遇假期,必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者,由档案管理员负责催收,并要求其限期归还。(4)借阅者应保持档案得完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改抽换与丢失。如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏得程度及档案得重要性进行处罚,由档案管理员报送技术主管审查,总经理批准后,送公司财务部,对档案借阅人进行处罚。(六)技术档案得复制与技术资料得发放:1、凡归档得技术文件资料,一般应存档一份。重要得与使用频繁得应复制备份一份,供日常借阅或审计使用,备份文件发放后,应及时复制补充
9、完整。2、因工作原因,需要发放得技术资料,应在技术档案交接后次日内发放,并签好文件发放清单,发放清单由文件编制部门填写,项目部主管批准后交档案室。档案到按清单得要求发放各项目部,发放时注意发放场所、发放号、发放日期、就是否受控等,并有接收人员签字。其它需要文件得单位或个人,应提出申请,填写文件领用申请单,经项目部负责人审查、文件编制部门主管批准后,可签名领取。3、发放项目部得文件资料,使用者应妥善保管,不得损坏或丢失。因受条件限制,破坏或污损至无法使用时,可到档案室换取新文件。凡使用者无法提供原文件资料,而要求档案室重新发放时,文件使用者应承担重复发放文件得资料费用。(七)技术档案与受控技术文
10、件得更改1、当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时,应有更改通知单。对用户提供得文件资料进行更改时,还应有用户同意更改得书面证明,并存档备查。更改人员根据通知单得内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记,坚持技术责任签字,标明日期。同时修改清单中得更改级别,并将修改通知保留备查。2、技术档案更改后,资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应得文件受控场所,以保证文件得使用得到有效控制。3、为防止各项目部、各部门得受控文件失控,各类受控技术文件自发放之日起,根据内容分不同使用期限,过期自动作废。(八)不合格技术档案得控制1、不合格技术档案得鉴别及处置2、项目总监每月每次检查发现得不合格处
11、,由检查人员做好不合格记录,评价不合格类别。填写整改通知单后下达整改通知单,通知责任人进行整改;严重不合格上报公司提出处置方案,经管理者代表批准后处置。3、不合格得技术档案,一经发现,立即进行标识,隔离与记录,然后交责任人进行返工以达到规定要求,返工后得监理资料由原评审人重新进行检验,合格后方可投入使用或对外发放。4、下达得整改通知单,责任人认真进行整改,整改完成后,由原检查人员对整改情况进行验证。二、工程档案资料得管理方法(一)监理方得职责1、设专人负责监理资料得收集、整理与归档工作,在项目监理部,监理资料得管理由项目总监理工程师负责,并指定专人具体实施,监理资料在各阶段工作结束后及时整理归
12、档。2、监理资料及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段,对勘察、测绘、设计单位得工程文件得形成、积累与立卷归档进行监督、检查;在施工阶段,对施工单位得工程文件得形成、积累、立卷归档进行监督、检查。3、按照委托监理合同得约定,接受建设单位得委托、监督、检查工程文件得形成积累与立卷归档工作。4、编制得监理文件得套数、提交内容、提交时间,按照现行建设工程文件归档整理规范(GB503282001)与城建档案管理部门得要求,编制移交清单,双方签字、盖章后,及时移交建设单位,由建设单位收集与汇总。监理公司档案部门需要得监理档案,按照建设工程监理规范得要求,及时由项目监理部提供。(二)建设工程档案编制质量
13、要求与组卷方法1、归档文件得质量要求。2、归档得工程文件一般应为原件:(1)工程文件得内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面得技术规范、标准与规程;(2)工程文件得内容必须真实、准确,与工程实际相符合;(3)工程文件应采用耐久性强得书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水;(4)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备;(5)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(277mm210mm);(6)工程文件得纸张应采用能够长期保存得韧力大、耐久性强得纸张;(7)所有竣工图均应加盖竣工图章;(8)利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;(9)工程档案资料得缩微制品,
14、必须按国家缩微标准进行制作;(10)工程档案资料得照片及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明或内容准确;(11)工程文件应采用打印得形式并使用档案规定用笔,手工签字。3、立卷得原则与方法(1)立卷应遵循工程文件得自然形成规律,保持卷内文件得有机联系,便于归档;(2)一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷;(3)立卷采用如下方法:1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段得文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷;3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;4)施工文件可按单位工程、
15、分部工程、专业、阶段等组卷;5)竣工图可按单位工程、专业等组卷;6)竣工验收文件可按工程、专业等组卷。(三)卷内文字得排列1、文字材料按事项、专业顺序排列;2、图纸按专业排列;3、既有文字材料又有图纸得案卷,文字材料排前,图纸排后。(四)监理文件与档案收文与登记1、所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件得发放单位(部门)、文件编号以及收文日期,必要时应注明接收文件得具体时间,最后由项目监理部负责收文人员签字。2、监理信息在有追溯性要求得情况下,应注意核查所填部门内容就是否可追溯。3、资料管理人员应检查文件档案资料得各项内容填写与记录真实
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