医药公司采购部流程图.doc

广东沣泽医药有限企业
采购部工作步骤目录

一、 首营资料搜集步骤
二、 产品采购操作步骤
三、 发票核销和结算步骤
四、 产品破损处理步骤
五、 采购退货处理步骤

首营企业资料:
营业执照、 药品生产（经营）许可证（采购器械: 医疗器械许可证）、 GSP证或GMP证、 质保协议, 法人委托书, 销售员身份证和上岗证、 销售协议
首营品种资料:
药品注册证、 药品质量标准、 药品检验汇报书、 物价证实文件、 药品最小包装样盒、 药品说明书原样．
注:
■ 以上资料全部需加盖企业原印章,协议可用复印件。
■ 委托书应有法人代表印章, 并明确授权范围和委托期限。

首营资料搜集步骤

电脑录入用户资料:
在采购系统＂基础资料＂界面增加供给商资料录入、 产品资料录入。
注:
■ 确保输入以上资料全部内容。

、

制作并提交首营企业＼首营品种审批表:
1、 在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表
2、 首营品种提交后, 还需在Word做一张首营品种审批表格, 录入相关内容后连同全部资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。

首营企业审批审核:
首营企业审批表需: 采购部经理、 质量部经理、 质量责任人．
首营品种审批审核:
首营品种审批表需: 采购部经理、 财务部经理、 质量部经理、 质量责任人．
注:
■ 以上须部门经理审批后方可发生业务往来。

采购协议管理:
供给商采购协议需独立归档并建立目录, 目录每季度交部门经理汇总．
注:
■ 需在协议目录上填写协议使用期或品种、 数量等内容

备注:
1、 正常业务情况下, 按电脑系统提醒每个月对全部用户资料进行检验, 是否出现部分
资料过期, 如过期应立刻更新, 不能按时更新用户以文字方法向质量部申请暂
停使用, 待资料更新后方可重新进行业务。
2、 全部用户资料必需在使用期内发生业务往来, 每年必需对用户资料进行审核更
新, 确保全部资料完整性。

产品采购操作步骤

依据部门经理每日下达平台计划, 结合购销存情况, 做采购订单。
采购订单审核: 订单认真查对供给商、 品种、 规格、 厂家、 数量、 单价、 税率等内容, 提交部门经理审核．要赶写估计到货日期．
注: 确保全部相关统计完整性。

依据每个月部门经理下达采购计划, 每个月15日前按采购计划日期将月计划全部做上系统。
生成采购订单: 在采购系统”采购决议平台”,将所需要采购品名输入,在这个界面能看到该品种全部信息,包含:最终供给商.采购单价,该商品在途数量,库存数量．依据这些信息在要采购品名前打勾然后选择＂生成采购订单＂
注: 1、 实施订单前先打电话给用户落实该品种有没有货, 价格有没变动．
　　2、 确定用户证照和协议都合格、 齐全。

有款期
先付款后提货

通知发货: 传真或电话通知供给商发货
交财务付款: 每七天1.3.5按审核好订单生成付款单交部门经理审核后再交财务付款
注: 付款单打印后检验备注及收款人帐号金额是否正确

到货跟踪: 依据发货周期做好到货跟踪。
发货跟进: 汇款单上列明采购明细, 传真给供给商, 并短信或电话确定对方是否收到传真并安排发货　

发票核销和结算步骤

采购后立刻向供给商催要发票, 收到发票, 在结算系统选择未结算应付款, 选择对应品种生成发票, 登记并交财务审核。
注: 相同品种按“先发生先输入发票”标准, 生成后输入发票号码和发票上边开出日期．

依据结算计划, 在发票系统, 选择该品种未结算发票, 点结算生成付款单交部门经理审核
注: 在用采购系统部分废付款单做时, 打开该张废单, 选择导出该供给商未结算＂发票清单＂, 切记不能选＂应付款＂, 选中要结算发票点确定生成发票．备注栏注明付款发票号, 品名简称和数量
有帐期, 在每个月10号依据结算条件做好结算计划上报部门经理审批。
已经预付货款, 在发票系统找到该笔发票后, 点＂结算＂, 生成一张预付款核销单。

特殊原因不能按款期付款要立刻与用户沟通并取得谅解。
经财务审核企业领导审批后出纳付款, 取得底单后将付款单传真给对方, 并短信或者电话通知对方付款内容。

收货破损处理步骤

仓库接收货物

检验来货与采购计划是否相符
不相符

退回供给商
拒收并通知相关供给商, 跟踪到货和再发货情况
联络供给商作对应处理: 换货或销售; 落实后通知仓库收货．并跟踪处理好帐务。
不可接收
向供给商催要发票
相 符
通知验收员验收
不合格
合格
可接收

采购退货处理步骤
在采购系统＂采购退货通知单＂界面, 导入原入库单生成采购退货通知单

填写＂退（换）货通知单＂, 经采购部、 销售部、 质量部三个部门经理和企业质量责任人审核．完成后送仓库主管办理退货．
注: 需以上各个部门经理署名才算完成
已经开票入帐落实对方开红字发票, 或者下批货开票时少开该笔数量金额．
待退货未开发票

仓库将退货发出后, 采购员跟踪落实货到对方后将退货签收单寄回企业; 有红字发票要立刻追回将帐务做平．