办公软件excel应用培训.doc
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办公软件excel应用培训 Excel技巧大全 一、认识excel窗口 Excel是一个电子表格处理软件,电子表格由一张张表格组成,首先我们来学习一下如何输入和保存电子表格,下面我们认识一下它的窗口;tGjYr。 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;E3vOB。 2.Excel窗口 1)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2)最上面是标题栏,默认的是文件名Book1,保存的时候起一个有意义的,Excel的文件称作“工作薄”;ZdjFF。 3)再下面是菜单栏,里面是各个操作命令,记住常用的“文件”和“格式”菜单; 4)再下面是工具栏,里面是一些常用的菜单命令,在分界线的地方可以点击下拉按钮,找到其他操作按钮; 5)下面的空白是工作区,数据输入在各个格子中,每个格子称作一个“单元格”,而且横向和纵向有坐标定位,第一个格子是A1;SRqBE。 6)最下边是状态栏,里面的sheet1、sheet2是指各个工作表; 3.练习 看一下Excel的窗口,说一下它的各个组成部分。 二、输入和保存 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”; VCcUv。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.输入数据 1)在左上角第一个格子中输入数字 1 ,然后按一下回车键,活动单元格移到下边一格; 2)继续输入2,然后按回车,接着输入3,一直输到5,可以用小键盘来输入; 3)再点一下第一个单元格A1,重新回到第一格,按一下Tab键(在Q的左边),活动单元格跳到B1;输入 2 ,然后再按一下Tab键,活动单元格跳到右边 C1 的格子里,输入3;Y85md。 4)继续按Tab键,一直输到5,可以发现按回车键是向下,按Tab键是向右。 3.保存文件 1)点菜单“文件-保存”命令,出来一个另存为对话框,在上面位置找到自己的文件夹,把下面的文件名改成“输入保存”,点右边的保存按钮;UGpHA。 2)第一次保存会出来另存对话框,以后点“保存”,直接就保存了,不再出现这个对话框。 三、创建表格 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;LWYUL。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.创建表格 1)表头:在第一个单元格中输入“成绩表”,按回车键到第二行,第一行一般是表格的名称; 2)在第二行中依次输入“姓名、语文、数学、英语”,分别从A2到D2单元格,按回车键到第三行; 3)在第三行开始输入每个人的成绩,如下图所示,按回车键向下移动,按Tab键横向移动,分数可以用小键盘输入:79B42。 4)再在下面的状态栏上边的“Sheet1”上双击一下(也可以点右键,选“重命名”命令),变黑以后输入“成绩表”三个字,按一下回车键,把表格的名称改一下; 22Ium。 5)点菜单“文件-保存”命令,以“成绩表”为文件名,保存文件到自己的文件夹中; 四、居中对齐 输入好数据以后,还需要对表格进行适当的排版,把格式设置好。 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;a8KAS。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.设置格式 1)点菜单“文件-打开”命令,找到自己的文件夹,打开上次保存的“成绩表”文件; 2)从第1格开始拖动鼠标沿对角线到“85”那一格,用框选的方法,选中所有数据单元格; 3)把鼠标移到蓝紫色里面,瞄准“数学”那儿敲右键,选择“设置单元格格式(F)..”命令,出来一个格式面板;uRTDI。 4)在格式面板中,点上面的“对齐”标签,把“水平对齐”和“垂直对齐”都设为“居中”,点“确定”; 5)这时所有的数据都居中显示了,标题应该在表格的中央,在空白处点一下,取消选择;再用拖动选择的方法,选中A1-D1,瞄准中间蓝紫色部分敲右键,选择“设置单元格格式(F)..”命令; jECbR。 6)在出来的“对齐”格式面板中,把下面的“合并单元格”打勾选中,点“确定”; 7)点一下菜单“文件-保存”命令,保存一下文件; 五、插入填充 有时候需要改变表格的结构,比如新插入一行或一列: 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”; 3tnmD。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.Excel窗口 1)点菜单“文件-打开”命令,在自己的文件夹中找到上次保存的“成绩表”文件,打开它; 2)在第一行上边的标题“A”上点一下,在标题上点击就会选中A这一列; 3)瞄准“A”,点一下鼠标右键,在弹出的菜单中选择“插入”命令,这样就会自动在左边插入一列空白列,原来的A列变成B列;QqoUJ。 4)选中标题的A1到E1单元格,瞄准敲右键,选择“设置单元格格式..”命令,在对齐面板中,把“合并单元格”的勾点一下变黑,把标题设为居中;zy1WV。 5)再点一下A2单元格,选中它,输入“序号”; 6)再在下边的A3单元格中输入数字1,注意单元格的右下角有一个小黑块,这是“填充手柄”,把鼠标移过去瞄准,指针会变成黑十字,瞄准按住左键(指针变成黑十字),往下拖到第5行,可以发现从A3到A5都填充上了1,对于输入相同的数据很方便; No0Ja。 7)按一下Ctrl+Z组合键,撤销一下,这儿的序号应该逐渐增大,重新瞄准A3单元格旁边的填充手柄,同时按住Ctrl键(黑十字上面多出一个加号),然后拖动手柄到A5,这次序号就逐渐增大了;5RQDc。 8)选中新增的A2-A5单元格,瞄准敲右键,选“设置单元格格式”命令,在对齐中设为居中对齐; 9)点菜单“文件-保存”命令,保存一下文件,也可以按Ctrl+S组合键; 六、文本列宽 在数据中,有一类是文字类的文本格式,像身份证号码、学号等: 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;mJTVS。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.输入文本 1)点菜单“文件-打开”命令,打开上次的“成绩表”文件; 2)瞄准表格上边的标题“B”点右键,选“插入”命令,在A列的后面插入一个空白列,原来的B列变成C列了;wfsP9。 3)在序号旁边的单元格输入“学号”,作为列标题,在下面输入学号“”,按回车键后发现最前面的0没了,原来是当数字自动省略了,选中B3-B5这三个单元格,敲右键选“设置单元格格式”,在上边“数字”面板中,选择“文本”,点确定;RJUJD。 4)再回去就可以输入0了,分别输入“”到“03”,按Ctrl+S键保存一下文件; 3.调整列宽 1)“序号”这一列有些太宽了,可以把它调小一些,右键菜单里面有个“列宽”命令;把鼠标移到列标志A和B之间,指针变成双箭头时向左拖动一下,列宽就减小了,也可以瞄准双击左键;2A2RT。 2)同样在B和C,C和D等后面的单元格之间瞄准,指针变化后双击左键,调整好间距; 3)保存一下文件; 七、编辑修改 表格输入中,有时候需要进行修改,或改正一些错误: 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”; TZyxy。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.编辑修改 1)点菜单“文件-打开”命令,打开上次的“成绩表”文件; 2)先修改姓名里的,选中“刘晓文”,瞄准双击鼠标,这时候文字中间出来一条竖线插入点,表示处于文字编辑状态;把插入点竖线移到“晓”的前面,按一下键盘上的Delete键,删除这个字,然后重新输入一个“小”,按一下回车键;lbIyy。 3)选中“蒋心编”的单元格,这时表格上边的编辑栏中也有一个“蒋心编”,把鼠标移上去,在“蒋”的后面单击一下,出现插入点竖线后,按一下退格键,删除它,再输入“江”,然后点一下左边绿色的“勾”确定;BlQiC。 4)再点一下右下角的单元格的“85”,按一下Delete删除键,然后输入“100”,也可以直接输入100替换;YDo1K。 5)保存一下文件; 八、创建图表 接下来我们来学习图表,用图像来显示数据,更让人一目了然,便于对比和区分: 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”; ZwYSq。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.Excel窗口 1)点菜单“文件-打开”命令,打开上次的“成绩表”文件; 2)在这个表格中,有三个同学,每个同学又有“语数外”三门成绩,可以做成一个图像,然后对比一下; 3)图表一般用坐标轴来表示,横坐标是X轴,纵坐标是Y轴,还有类似地图的图例和标题等,下面我们来看一下怎么制作一个图表; 8rKET。 3.创建图表 1)从姓名开始一直拖动到右下角的100,框选中这些有用的数据,序号和学号可以不必要; 2)点菜单“插入-图表..”命令,弹出一个“图表向导”面板; 3)第一页是选择图表类型,一般有柱形、条形、折线,这儿点“下一步”按钮,用默认的柱形; 4)第二页是数据区域,我们选中的是从“姓名-100”这一块,每个学科一块,直接点“下一步”按钮,如果选“列”就是按姓名;qMnQK。 5)第三页是标题标注,在左边分别填上“成绩表”、“学科”、“得分”,点“下一步”按钮; 6)第四页是图表位置,默认放在当前工作表中,单击“完成”,有时也选择插入到新工作表中;这样就创建好一个图表,每个颜色代表一个同学,可以从颜色上来比较三个同学的成绩;PnMzJ。 保存一下文件。 九、公式运算 在EXCEL中,我们可以利用公式来对数据进行处理: 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;maBLi。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.输入公式 1)点菜单“文件-打开”命令,打开上次的“成绩表”文件; 2)在“英语”旁边的单元格中输入“总分”,这一列将存放三门成绩的总分,; 3)按回车键,光标移到“75”旁边的单元格,在表格上边的“编辑栏”里点一下,出现插入点竖线,切换到英文输入法,输入一个等号,注意是英文的等号;KsxBT。 4)接着输入D3+E3+F3,也就是左边的三个单元格相加,等号表示是公式,这儿是加法运算;编辑栏中的数据颜色,跟下面数据表中的单元格颜色对应相同;Xgl9R。 5)输入完成后,检查一下输入是否正确,然后按一下回车键,完成公式输入(点编辑栏旁边的对勾也可以),这时候就可以发现单元格中出来的是三门成绩的总和;nQeyg。 6)瞄准单元格右下角的填充手柄,向下拖动两格,这样下面两格也自动输入相同的公式;保存一下文件; 10.统计函数 有时候需要进行一些数据统计,比如算一下及格人数,各个分数段等等: 1、启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;1vf2Q。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.Excel窗口 1)点菜单“文件-打开”命令,打开上次的“成绩表”文件; 2)在姓名的下面输入“及格数”,然后把光标移到旁边一格; 3)点一下编辑栏旁边的“fx”,在出来的函数列表里面找到“统计”,在下面找到“COUNTIF”,点“确定”按钮;P732V。 4)接下来是数据区域面板,从“78”向下拖到“68”,框选中三个人的语文成绩; 5)切换到英文输入法,在函数面板的第二个文本框中输入“>=60”,然后点“确定”,也就是60分以上算及格;点“确定”后,单元格中出现统计结果;mRHGy。 6)拖动填充手柄,把旁边两格也填充上,这样就把各学科的及格人数统计好了。 11.表格边框 Excel中的表格线是一种参考线,如果要打印出来,还需要添加上边框线: 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;My8qu。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.Excel窗口 1)点菜单“文件-打开”命令,打开上次的“成绩表”文件; 2)点菜单“文件-打印预览”命令,出来一个预览窗口,可以发现没有表格线;如果提示没有打印机,可以安装一款虚拟打印机(virtual pdf printer):ZUjZI。 3)点上边的“关闭”按钮返回到表格窗口,准备画边框;从左上角A1单元格开始,框选到右下角的85.33下面的单元格H6;k4pXm。 4)瞄准蓝紫色敲右键,选“设置单元格格式”命令,在弹出的面板中选择上边的“边框”标签; 5)看一下左边的白色区域,现在里面还没有表格线,这儿对应表格内容,现在只有内部的文本,边框分为四周的外边框,和内部的边框线,OIlkS。 6)在右边的线条里,选择倒数第三个的黑线条,在左边白色区域的四周分别点一下,画出外边框; 7)再选中右边第一个虚线,在左边白色区域中点两下,添加两条内部线,点“确定”按钮,回到表格中;这时候再点菜单“文件-打印预览”命令,就可以看到表格线了;保存一下文件。WEUSG。 12.统计分数段 有时候需要按分数段统计人数,比如90分的人数,80分的人数等等: 1.启动Excel 1)点击“开始-所有程序-Microsoft-Microsoft Office Excel 2003”;txjX0。 2)出现一个满是格子的空白窗口,这就是一张电子表格了,第一个格子看着边框要粗一些,处于选中状态; 2.统计分数段 1)输入一个8个成绩的成绩表,包含序号和成绩,并输入 90-100、80-89、70-79、60-69、0-50 几个分段; d24fh。 2)选中“0-50”右边的单元格,点编辑栏里的fx,准备输入公式,从低到高分段,先算最低分的一段; 3)在出来的函数列表里,在中间选择“全部”,然后在下面的列表里选择 COUNTIF 函数,点确定按钮;NYSjt。 4)接下来是 COUNTIF 函数面板,用鼠标拖动选中所有成绩,这个是范围; 5)然后在第二行,条件里点一下,切换到英文输入法,输入小于号和60,然后点“确定”: <60 这样就可以统计出60分以下的人数了;fuhw8。 6)再选中“60-69”段旁边的单元格,点编辑栏里的fx,准备输入公式; 7)在出来的函数面板里,还选择 COUNTIF 函数,然后点“确定”按钮, 拖动选中所有成绩,在第二行条件输入小于70,然后点“确定”: <70 8)回到表格窗口后,在编辑栏的公式后面点一下,然后输入减号,点一下刚才统计出来的0-59分数段的人数,然后点右边的绿色勾确定,因为70分以下的除了60分段的,还包括50分以下的,减去50分的剩下就是60分以上的;6Xnkw。 9)同样在选中70-79右边的单元格,选择 COUNTIF 函数,在条件里输入小于80点“确定”以后,回来在编辑栏里,再点一下鼠标,减去刚才算出的50分段和60分段的;CluYH。 10)同样的方法,求出80分段的人数,用减去两头剩下中间的方法,求出所需的分数段来;对于 90-100 的分数段,可以在条件里输入 >=90 (大于等于90)以“分数段”为文件名,保存文件到自己的文件夹;BGqzf。 Excel:建立超级链接 在excel 2000中是通过对工作表中的对象设定超链接来实现对Internet资源的访问的。实际上超级链接还能够跳转至硬盘,公司的内部网或诸如其上的全球广域网的某页。例如,可创建超级链接,从 word 文件跳转到提供详细内容的 Microsoft excel 中的图表。超级链接由“热”映射或蓝色的带有下划线的显示文本表示。单击它们,即可跳转至其他位置。EaTHS。 14.2.1 将单元格文本创建为超级链接 插入超级链接的操作步骤如下: 1. 请选择作为超级链接显示的单元格或单元格区域,如图14-7所示。 2. 单击“插入超级链接”按钮,出现如图14-8的对话框。 3. 在“请键入文件名称或Web页名称”输入框中,输入超级链接目标文件的地址 。 4. 按下“确定”按钮即可。可以看到如图14-9的结果,在建立超链接的单元格内容下有下划线出现同时用兰色显示。 oezT2。 14.2.2 修改超级链接的目标 1. 选定包含文本超级链接的单元格,请单击超级链接旁边的单元格。然后使用方向键移动到包含超级链接的单元格上。 2. 单击“插入超级链接”按钮,出现如图14-8的对话框。 3在“请键入文件名称或Web页名称”输入框中,输入新的目标地址。 4. 按下“确定”按钮即可。uwGKj。 14.2.3 复制或移动超级链接 1. 如果要选定包含文本超级链接的单元格,请单击超级链接旁边的单元格。然后使用方向键移动到包含超级链接的单元格上。 2. 如果要复制超级链接,请单击“复制”按钮。如果要移动超级链接,请单击“剪贴”按钮 。 3. 单击希望包含复制或移动的超级链接的单元格。 4. 单击“粘贴”按钮即可。9KcHj。 应用Excel办公软件时所碰到的相关问题: 1.如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数? 打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。5ltGC。 2.在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办? 这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了 3.在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件? 点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”,“确定”。然后进行设置即可。 4.用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。但是不是用页眉来完成? 在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即 可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。 5.在Excel中如何设置加权平均? 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。0Rraa。 6.EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决? 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。 7.用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。 这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。 使用自定义方式重装了一遍中文office97,Excel的打印纸选项中只有A4一种,怎么办? 随便安装一个打印机驱动程序就可以了。 8.在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办? 这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。 9.如何快速选取特定区域? 使用F5键可以快速选取特定区域。例如,要选取A2:A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:A1000。 10.“Ctrl+*”的特殊功用 一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl+* 键可选定整个表格。Ctfl+* 选定的区域是这样决定的:根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 11.如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格? 有时,需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格:≡瘛氨嗉”\“定位”,单击“定位条件”按钮,在“定位条件”对话框中选择“公式”项,按“确定”按钮即可? 12.如何去掉网格线? 1)除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效; 2)除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况:你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线),一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。 13.如何快速地复制单元格的格式? 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。 14.使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中,介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实,使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据,按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列……此时,你可以根据需要选择一种填充方式。 15.如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来? 对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题,即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。解决办法是:选择“文件”\“页面设置”\“工作表”,在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后,打印出来的表格就面目如初了。 16.如何拆分或取消拆分窗口? 当我们给一个工作表输入数据时,在向下滚动过程中,尤其是当标题行消失后,有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分,然后将标题部分保留在屏幕上不动,只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”\“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”\“撒消拆分窗口”命令外,有捷径:将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上,双击鼠标即可取消已拆分的窗口。xuo4w。- 配套讲稿:
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