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档案管理培训讲义

培训目的： 
通过培训，提升各单位档案管理人员的专业知识水平和档案处理工作效率，规范各级档案管理流程，为公司建立规范化、科学化的档案管理体系夯实基础。
培训要点：
一、 档案管理的基础知识
二、 公司档案管理的内容及要求

一、档案管理的基础知识
1、什么是档案？  
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 
2、什么是档案工作？ 
管理档案和档案事业的活动。 
3、什么是档案统计？ 
对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 
4、什么是归档？  
办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 
5、什么是案卷？  
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 
6、什么是档案整理？  
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 
7、什么是档案立卷？  
将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？ 
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 
9、什么是档号？ 
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 
10、什么是文件？ 
国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 
11、什么是文本？  
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 
12、什么是归档文件？ 
在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 
13、什么是归档文件管理？  
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 
14、什么是全宗号？ 
全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。 
15、什么是全宗指南？ 
介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 
16、什么是专题指南？ 
介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 
17、什么是检索工具？  
检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 
18、什么是索引？ 
索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。 
19、什么是编目？  
按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 
20、什么是案卷目录？ 
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 
21、什么是全引目录？ 
全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。 
22、什么是分类目录？  
分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。

二、公司档案管理的内容及要求
1.档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：公司在经营活动中形成的行政事务、党群工作、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备管理等方面有保存价值的原始材料。
2.档案的管理部门
  公司各职能部室为档案管理的职能部门，按业务范围负责公司档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
 3.档案的分类
  根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为九大类：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）财会档案、（D）生产经营管理、（E）技术质量安全管理、（F）外来文件、（G）声像档案、（H）实物档案、（I）其他档案。
财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上九类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
4.归档要求
4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。
4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
4.5档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）应将立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
5.档案的查阅和借阅
5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门领导签署意见后方可复制。
5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门领导签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；
5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；
5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；
5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；
5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；
5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；
 5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
6.档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
7.档案的保管
要 做 好 档 案 的 防 火、防 虫、防 盗、防 尘、防 阳 光 直 射“五 防”工 作。档案 柜 所 在 办 公 室 严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
8.档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁
9.责任
有下列行为者，将 根 据 公 司 有 关 规 定 和 国 家 法 规，给 予责 任 行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。
9.1擅自涂改档案。
9.2未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。
9.3未按规定向他人提供档案。
9.4造成档案遗漏、损毁、丢失的。