酒店财务部管理手册详细.docx

管
理
手
册

财务部
目 录

第一章 部门概述··················· 2
第二章 组织架构图·················· 2
第三章 岗位职责··················· 3
第四章 工作程序和标准················11
一、会计工作程序与标准················11
二、出纳员工作程序与标准···············17
三、日审工作程序与标准················19
四、夜审工程程序与标准················27
五、库房管理员工作程序与标准·············33
六、现金支出申报程序·················35
七、供应商结帐及借款程序···············36
八、采购部工作程序··················37
九、库房物品管理标准及程序··············41
第五章 管理制度···················43
一、费用支出报销制度·················43
二、财产管理制度···················48
三、采购管理制度···················51
四、财务管理制度···················53

第一章 部门概述

财务部是酒店经营管理和总经理决策与管理的重要参谋职能部门，在财务部总监的直接领导下，为酒店增收节支、提高经济效益当好管家。
财会部在酒店的经营中起着财务和计划管理、会计核算管理、资金管理、外汇管理、固定资产管理、家具用具设备管理、物料用品管理、费用管理、成本管理、利润管理、合同管理和商品、原料和物料的采购管理、仓库物资管理的重要作用。通过财务部门进行上述有效管理，能使酒店的经营活动获得更大的经济效益，从而促进企业不断向前发展。

第二章 组织架构图

财务部总监

采购经理
财务经理

采购员
财务主管

收入兼夜审会计
成本会计
总账会计
出纳

收银员
仓库保管
仓库录入员

第三章 岗位职责

财务部经理
岗位名称：财务经理
直属上级：财务总监
岗位提要：
协助酒店决策层进行企业财务战略、经济任务指标制定及成本控制工作；组织、监督执行酒店计划财务管理工作，有效筹集、管理企业运营资金；编制各项财务报表，主持财务预决算、财务审核、会计监督和财务管理工作；坚持“依法纳税、合理避税”原则执行国家财务税收政策；组织协调、指导监督财务部日常管理工作。
具体职责：
1、根据《会计法》及现代企业财务管理规范，完善企业各项财务管理制度，建全内部控制和审核机制。
2、根据酒店中、长期经营计划和战略，组织编制酒店年度综合财务计划和控制指标，为财务总监决策做好参谋。
3、有效做好资金的组织管理，参与审批重大资金流向，组织实施有效、经济的资金筹集工作，督促做好企业的应收账管理工作，负责组织对企业债权、债务的清理工作，确保经营资金的正常回笼。
4、负责监督企业内部的财务制度执行情况，协助各部做好财务服务工作。
5、密切企业与财政、税务、金融部门的联系，对酒店税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报以及年度审计工作并为此负责。
6、审核编制企业各项经营、财务报表，向决策层提交相应财务管理工作报告。
7、负责组织、指导、审定各部经营中的财务计划，指导并督促各部建立和实施定期财务分析制度。
8、组织建立成本控制、成本管理制度，协助做好物资采购和使用的管理工作，定期做好财产清理工作。
9、在财务总监的指导下组织对重大投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制。
10、组织、协调、指导、督促本部门日常管理工作，确保财务资料完整、安全。
11、负责本部门及内部相关部门财务专业知识培训，提高财会人员的业务素质和管理水平。
12、完成总经理、财务总监临时交办的各项工作任务。

财务部主管
岗位名称：财务主管
直属上级：财务总监
岗位提要：
负责财务部的日常行政管理，建立核算制度与流程，审核其他会计编制的会计凭证，编制财务报表，及时准确进行纳税申报，定期进行经营活动分析。
具体职责：
1、在财务经理领导下，贯彻执行国家经济政策，财经制度和企业财务会计制度，贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策，负责酒店财务部的各项管理工作。
2、组织财务收支核算工作，建立收入、成本、费用和利润核算制度，拟定会计科目，保证各级财务核算工作的正确性。
3、严格审核会计凭证，保证每份会计凭证的科目使用正确，数字准确，附件齐全，批准手续完备。
4、按照规定提取或摊销有关费用，计算并缴纳保险费用，按照税法规定如期计算并缴纳各种税款。
5、根据工程的完工情况及时结转在建工程账面可结转的全部内容，避免因为结转不及时而影响费用的提取和摊销。
6、定期编制会计报表，保证会计报表真实准确。
7、随时搜集资料掌握企业的经营情况，按时编写当期财务分析，为改善企业的经营管理提供选择方案。
8、负责财务部的日常行政管理工作。
9、完成财务经理以上人员交办的其他工作。

成本费用会计
岗位名称：成本会计
直属上司：财务主管
岗位提要：
完整、真实、及时记载原始资料，定期编制成本、费用分析，具体负责酒店所有资产管理工作。
具体职责:
1、参与制定并完成酒店的食品、蔬菜等物品的询价工作。
2、根据收入会计传递的招待用餐等审批单及时分类汇总，按时上报。
3、根据仓库传递的领料单，按各部门分类计入成本明细。
4、每月审核各相关部门提供的工资表、水电费、燃料费等费用，并编制会计凭证。月末打印账页并装订成册。
5、每月月末对各餐饮原材料进行盘存，据实办理假退库处理，正确核算成本支出。
6、参与制定、修改、完善饭店的成本控制制度，建立健全各项原始记录，及时编制成本费用表，进行成本、费用的分析考核，并提出积极建议。
7、负责职工餐的成本核算工作。
8、严格控制费用和非营利性用品的支出，培养节能降耗意识。
9、按部门、分类别建立固定资产明细账，定期对各部门存放或使用的固定资产进行盘点，保证固定资产的安全。
10、按照既定的固定资产折旧率按时提取固定资产折旧，并据此编制记账凭证。
11、对增加或减少的固定资产，必须严格审核有关审批程序，按规定办理固定资产报废手续，并做出相应的账务处理。
12、定期组织对酒店固定资产和流动资产的清算、核实，确保财产的准确性，加强对固定资产和流动资产的日常管理，提高资金利用率。
13、对资产在各部门之间的调拨情况，按规定程序填写调拨单并制定表格。
14、对其他资产进行管理，并按时计提、摊销各种费用。
15、对资产使用部门的资产移交工作进行监交。
16、完成财务主管以上人员交办的其他工作。

出纳
岗位名称：出纳
直属上司：财务主管
岗位提要：负责整个酒店的现金及银行转账票据的收付情况。
具体职责：
1、按照规定分别清点信用卡、支票和现金，并与交款报表、投币记录相核 对，将每天所收款项记录备查。
2、将清点无误的信用卡、支票和现金填写交款单送存银行，并银行存款回单送交收入会计作账务处理。
3、掌握酒店的现金和转账票据的收付情况，认真签发现金、转账支票。
4、正确登记现金和银行日记账，做到日清月结，保证账账相符，账款相符。
5、负责酒店的日常报销工作，根据审核签章的会计凭证办理收付款事项，并在收付款凭证上加盖收、付款戳章。
6、严格执行外汇管理制度，不得套取外汇，不得私自套换外汇。
7、根据审核批准的工资表，按时准确的发放工资，做好工资卡的登记和发放工作。
8、指导收银员对人民币及外汇的真假识别，会同银行人员指导收银员按照信用卡、支票、汇票等结算程序进行规范操作。
9、随时将对账单与银行存款进行核对，月末编制银行存款余额调节表，对不正常的未达账项必须立即采取措施进行处理，避免造成不良后果。
10、妥善保管银行印签片、公司法人章及其他有价证券，确保其安全完整。
11、统计日、月优惠券发放回收，做好发票的领用、发放和登记工作，月末统计向财务主管汇报领用情况。
12、完成财务主管以上人员交办的其他工作。

收入会计
岗位名称：收入会计
直属上司：财务主管
岗位提要：
审核酒店当日的账单、单据、营业收入并登记收入明细账，负责应收帐款明细核算工作。
具体职责：
1、审核酒店当天各营业点的原始单据与结账单是否相符，原始单据填写是否规范。
2、检查酒店当天各营业点的转账单据所列单位有无串户，是否按有关规定或协议执行。
3、审查接待输入电脑的房价、菜品价格、商品价格是否正确，签章、折扣是否符合权限的规定，并做出记录。
4、审核客房房态与相关报表是否相符。
5、审核无误后过夜审，并打印相关报表。
6、把核对后的账单按结算方式加以分类存放，签单挂账的账单要按序号保存，为以后结账的快捷做好准备。
7、根据审核无误的数据登记入账。
8、从实际工作出发，对收银人员的工作进行业务指导和监督。
9、定期负责召集由总台领班及全体收银人员参加的差错分析会。
8、根据营销部报送挂账协议，审核营销员创建的商务协议是否正确及各项优惠是否符合规10定。
11、负责对团队、会议、长包房、签单单位等挂账单位的财务结算工作。
12、按照合同规定及时与营销人员对欠账单位进行催收，避免造成损失。
13、每月终了，编制应收款项账齡分析表，反映结算余额的清偿经过情况及存在的问题，每月向财务部主管汇报往来账户结算情况并提出处理意见。
14、妥善保管与客户签署的各项协议资料。
15、完成财务主管以上人员交办的其他工作。

库管
岗位名称：库管员
直属上司：成本会计
岗位提要：负责做好物品日常的收、发、保管工作。
具体职责：
1、严格按照规定要求做好物资保管的入库、存放、管理发出物资管理。
2、完成直接上级领导指派的各项工作，做好物品日常的收、发、保管及放置工作。入库物资到货后，按工作程序办理验货手续，根据入库单，发票或验收单，认真进行数量和质量的复验，做到入库单与实际收货记录一致，及时填制入库单。
3、负责物资的保管、发放工作，做到保证供应，合理储备，安全卫生，合理利用仓库，分门别类保管好各类物品保持库房整洁、卫生、要做到先进先出，防止损耗变质，每月向领导报告呆滞物品信息。
4、严格执行领发制度，发放物资一定要凭手续齐全的领料单，如发现手续不完备时，应拒绝发货；直接进厨房的鲜活货要负责落实收货人签字认可。
5、与物供部门及时沟通信息，制订各种物资存量的最高、最低储备定额，并及时根据定额督促申购进货。
6、建立一物一卡制度和永续盘存制度，根据入库单和领料单及时登记货卡，经常核对实物，做到日清、旬对、月盘，保持卡、物相符，月底与材料核算员核对做到账物相符，清仓盘点中如发现差错、盈损应及时查明原因，上报处理，按要求上报库存报告书，向财务及时提供单据、报表。
7、积极提出改进工作设想建议，协助本部门主管做好仓库储备管理工作。
8、负责编制年度、季度、月度物资申购计划。
9、按时完成领导交给的其它任务。

采购部经理
岗位名称：采购经理
直属上司：财务总监
岗位提要：制定公司的采购方针及相关制度，全面负责酒店的采购管理工作。
具体职责：
1、根据现行酒店业状况，制定酒店采购物品的统一标准，严格按统一标准开展采购工作。
2、主持采购部全面工作，提出物资采购计划，报相关领导批准后组织实施，确保各项采购任务完成。
3、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。指导并督促下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。
4、审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确保采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。
5、熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。
6、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。并不断开辟和优化物资供应渠道。
8、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。
9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务总监，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。
10、及时完成上级交办的其他任务。

采购员
岗位名称：采购专员
直属上司：采购经理
岗位提要：
全面负责酒店的采购工作，认真执行酒店的各项采购方针，规章制度，按质按量，准确及时地满足酒店的一切物品要求。
具体职责：
1、接受采购部经理的指令，按酒店的各项规章开展采购工作。
2、分析采购申请单，确定所购物资的名称、规格标准、单位数量及上次购买情况。
3、遵照酒店物资的质量要求，同种品牌规格要求三家以上供应商定期或不定期提供书面报价。
4、根据质优价廉服务好的原则，选择供货商。逐级递交审签，批准后制作订单，再逐级递交审签，批准后订货。
5、不定期的对供货商的供货能力、供货质量、卫生环境及状况进行实地考察，对供货商进行甄选。
6、有针对性的进行市场调查，利用现代通讯设备，扩大对外交流与联络，收集相关信息资料。
7、协助使用部门、收货部门及时做好物资的收货工作。所有物品没有特殊情况，先办理入库再领用。
8、建立并维护相关的文件档案系统，属于酒店资产，注意其保密性，未经许可任何文件资料不得外传、外借。
9、及时完成上级领导交办的其他任务。

第四章 工作程序和标准

一、会计工作程序与标准
一）发票管理
工作项目程序
标 准
1、计 划
①了解、掌握各种发票的单位时间耗用量；
②根据发票耗用情况和存量制定购买、印制计划，报部门经理。
2、验收、保管
①严格验收购买、印制的发票，如发现有缺页、缺号或印制错误的情况要及时与有关方联系解决并向上级领导汇报；
②对验收无误的发票仔细登记册数、编号；
③登记完毕入库存放，并做好防火、防盗、防霉、防鼠咬虫蛀工作。
3、领发、缴销
①根据各收银点发票用量核发适量的发票；
②发出的发票按编号在领用册、卡上准确登记；核准签字；
③监督领票人在发票报销联上加盖财务收费专用章；
④仔细检查使用后缴销的发票是否有总收款出纳认盖章，作废发票是否有经理经检查无误的使用后缴销的发票按编号在发票领用册、卡上登记注销，换领新票。

二）报帐审核
工作项目程序
标 准
1、审核原始报帐
单据
①首先审查报帐原始单据（发票）是否合法，除酒店自制单外，所有发票应具税务机关的有“全国统一发票监制章”“×××税务局监制”的椭圆形红色印章，除特殊专用发票外，通用发票应有底纹图案；
②审核报帐发票的购货单位（抬头）、日期、收费项目（品名规格或加工修理）、计量单位、数量、单价、金额、合计金额大小写是否填写齐全、准确；
③审核报帐发票上是否盖有出票单位的财务专用章。
2．审核报销单
①审核报销单所附发票的金额总计是否和报销单所填写金
额吻合；
②审核报销单上是否有有效签署，包括报销人、验收人、部门经理、总经理、财务负责人；
③审核报销单项目填写是否齐全、正确；
④审核报销单所发附发票、单据的张数是否填写准确。
3、根据报销单的业务性质输入电脑编制会计凭证
①按正确的会计处理和电脑输入方法输入电脑，编制凭证；
②打印会计凭证连同报销单及附件交出纳或复核。
4、修改并更换会计凭证
①对经审查出有问题的会计凭证按正确会计处理方法作修改；
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证。

三）收入核算
工作项目程序
标 准
1、审核原始报帐单
①所有收入缴款凭据金额必须准确，各项目金额必须与发票相吻合，各项总和必须与总计金额相等；
②所有收入缴款凭证项目填写必须正确、齐全；
③附件必须齐备。
2、编制会计凭证
依照审核无误的缴款凭据填列的经济业务性质，按正确的会计处理方法分科目准确录入电脑编制会计凭证。
3、打印会计凭证
打印会计凭证，连同缴款凭据、原始票据交复核审查。
4、修改并更换会计凭证
①对经审查出有问题的会计凭证按正确会计处理方法作修改；
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证；
5、月末对帐
①月末汇总收入数据，与有关的业务部门进行核对；
②发现问题须查明原因，并作相应的处理，该补记的补记；该冲转（减）的作冲转（减）；该调整的作调整。
四）成本、费用核算
工作项目程序
标 准
成本、费用核算
1、依照审核无误的报销凭据填列的经济业务性质，按正确的会计处理方法分科目准确录入电脑编制会计凭证；
2、月末对帐：
①月末汇总数据，与有关的业务部门进行核对；
②发现问题须查明原因，并作相应的处理，该补记的补记；该冲转（减）的冲转（减）；该调整的调整；
3、每月指导、监督盘库，认真审核其当期进、出、存数据，并按正确无误的金额结转成本、费用并录入电脑编制会计凭证；
4、每月认真审核所有部门的能源消耗数据，正确无误地分摊成本、费用并录入电脑编制会计凭证；
5、每月正确计算、提取固定资产折旧并录入电脑编制会计凭证；
6、每月正确计算、提取银行贷款利息并录入电脑编制会计凭证；
7、打印会计凭证，连同报销凭证、原始单据交复核审查；
8、修改并更换会计凭证：
①对经审查出有问题的会计凭证按正确会计处理方法作修改；
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证。

五）往来帐核算、管理
工作项目程序
标 准
1、开设帐目
严格按照业务内容和对口单位、责任人开设往来帐目。
2、编制会计凭证
根据有明确业务性质和有关人员有效签署的原始凭据准确录入电脑编制会计凭证。
3、提取坏帐损失
按季或年度计提坏帐损失，编制会计凭证。
4、打印会计凭证
打印会计凭证，连同报销凭据、原单据交复核审查。
5、修改并更换会计凭证
①对经审查出有问题的会计凭证按正确会计处理方法作修改；
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证；
6、月末对帐
①月末汇总收入数据，与有关的业务部门进行核对；
②发现问题须查明原因，并作相应的处理，该补记的补记；该冲转（减）的冲转（减）；该调整的调整。
7、清 帐
定期进行往来清理，根据客观实际情况仔细分析、督促结帐。

六）税金核算
工作项目程序
标 准
1、月末对帐
①月末汇总计税收入数据，与有关的业务部门进行核对；
②发现问题须查明原因，并作相应的处理，该补记的补记，该冲转（减）的冲转（减）；该调整的调整。
2、填写纳税申报表
准确填写纳税申报表，按时申报。
3、缴　　税
将税务局已审核受理后开具的纳税缴款书交出纳下帐。
4、编制并打印会计凭证
①根据纳税缴款书的税种、金额及部门编制会计凭证；
②打印会计凭证，连同报销凭据、原始单据交复核审查。
5、修改并更换会计凭证
①对经审查出有问题的会计凭证按正确会计处理方法作修改；
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证。

七）工资核算
工作项目程序
标 准
1、收集通知并登记
对收到的人事、福利、质管等部门关于人员工资、津贴、代理扣款的通知认真登记，妥善保管。
2、审 核
按规定标准审核各种通知的标准、金额是否正确，如有疑问，及时向有关方征询求证或请其更正。
3、数据处理及备份
①严格按照各项通知和计算机操作提示对工资数据进行增、删、改、汇总处理；
②对已进行处理的通知作标记。
③用软盘作好工资日备份。
4、工资支取及发放
①按实发金额算出现金面额配置额，提供数据交出纳开出支票；
②协助分发现金；
③对有关疑问进行合理解答，不能解释的及时商请有关部门作答。
5、编制并打印会计凭证
①根据工资发放表编制会计凭证；
②打印会计凭证，连同报销凭据、原始单据交复核审查。
6、修改并更换会计凭证
①对经审查出有问题的会计凭证按正确会计处理方法作修改；
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证。

八）会计凭证收集、整理、登记存档
工作项目程序
标 准
1、收集资料
①完整收集经审核后的会计凭证及其附件，必须做到完备无缺；
2、整理、分册
①将收到的会计凭证仔细地进行整理，要无皱折、叠码齐整；
②按编号顺序和适当的厚度分册，做到厚薄均匀。
3、装订、登记、存档
①将已经整理分册的会计凭证加装封皮；
②封皮装好后在凭证正面左上角距边缘2~3厘米的位置打两个装订孔，孔眼要正；
④将装订线加封条并在骑缝处加盖名章；
⑤在封面填写日期、本月凭证总册数、本册凭证起止号、本册号数加盖装订人员名章；
⑥逐册登记，做到时间、册数号、凭证号齐全；
⑦交档案库存档保管。

九）会计帐薄收集、整理、登记存档
工作项目程序
标 准
1、收集资料
①完整收集经审核后的会计凭证及其附件，必须做到完备无缺；
2、整理、分册
①将收到的会计凭证仔细地进行整理，要无皱折、叠码齐整；
②按编号顺序和适当的厚度分册，做到厚薄均匀。
3、装订、登记、存档
①将已经整理分册的会计帐簿加装封皮；
②封皮装好后在凭证正面左边齿空处用粗线将凭证订牢固，注意不要将纸张拉破；
③将装订线加封条并在骑缝处加盖名章；
④用专用书皮纸打印帐簿封机，要时间、户名（科目）齐全；
⑤交档案库存档保管。

十）会计档案调用管理
工作项目程序
标 准
1、收 档
将收到的凭证、帐薄及其他财务资料进行逐册登记，做到时间、册数号等齐全；
2、查 档
根据主管领导指示查正所需调阅会计档案的准确位置。
3、调 档
①凭据有效的证书到档案室提出所要的档案，并在登记簿上签字；
②将档案当面交给使用人并作详细登记，限定时间，同时请其签收。
4、收回、入库
①收回档案时按登记内容仔细检查验收，并在登记簿上注销；
②及时将收回的档案送回档案库；
③对超期未还者要进行催收，催收超过三次未还者及时向领导汇报。

二、出纳员工作程序与标准
一）班前准备
工作项目程序
标 准
1、例行安全检查
到岗位后查看办公室及室内的保险柜、抽屉等有无被动过的迹象。
2、开保险柜
①拨对正确的密码；
②插入钥匙，打开暗锁；
③扭转手柄，打开保险柜。
3、取备用品
取出当日要用的支票及印章、帐簿。

二）现金收付
工作项目程序
标 准
1、现金收付
根据主管领导签署和会计人员所制的收（付）款凭据，准确无误地收（付）现金。
2、盖章
对已经作好收（付）款处理的原始单证及时、逐一加盖“收讫”、“付讫”； 戳记。
3、记帐
根据收（付）款凭据逐笔登记现金日记帐。

三）鉴定人民币真伪
工作项目程序
标 准
1、肉眼观察
①看水印是否清晰、有无层次感和立体效果。
②看安全线。
③看光变油墨。
④看票面图案是否清晰，色彩是否鲜艳，对接图案是否可以对接上。
⑤看图案线条、缩微文字是否清晰干净。
2、触摸手感
①摸人像、盲文点、中国人民银行行名等处是否有凹凸感。
②摸纸币是否薄厚适中，挺括度好。
3、听
通过抖动钞票使其发出声响，根据声音来分辨人民币真伪。人民币的纸张具有挺括、耐折、不易撕裂等特点。手持钞票用力抖动、手指轻弹或两手一张一弛轻轻对称拉动，能听到清脆响亮的声音。
4、测
借助一些简单工具和专用仪器来分辨人民币真伪。如借助放大镜可以观察票面线条清晰度，胶、凹印缩微文字等；用紫外灯照射钞票，可以观察钞票纸张和油墨有无荧光反应；用磁性检测仪可以检测黑色横号码的磁性。

四）下班前清帐、交单
工作项目程序
标 准
1、清 帐
①下班前进行盘点、清帐，必须做到帐款相符，如结存额超出限制，要及时存入银行；不足支付时，要及时补充；
②根据清帐数据填写现金日报表一式二份，一份随单交领班审核；一份自己留存备查。
2、交 单
将已清帐核对无误的单、证交复核审查。
3、存放余款及单据
①下班或离开岗位时现金、印鉴必须存入保险柜并加密锁好；
②所有单据必须锁好，做到万无一失。

五）发放工资
工作项目程序
标 准
1、取 款
在与银行约定时间准时到银行取款。
2、分 包
按各部门实发数分包配好钞票。
3、发 放
①请领款人在工资发放表“领款人签章”栏内签名；
②检查签名无误后发放现金

三、日审工作程序与标准
一）接班准备
工作项目程序
标 准
1、登 记
①按规定着装；
②检查自己仪表仪容是否符合规范；
③打卡签到。
2、接 班
①听上一班交待工作情况，了解遗留问题；
②阅读值班记录本；
③处理未尽事项。

二）客人消费签单挂帐的稽核工作
工作项目程序
标 准
1、登 记
①仔细审核各营业点送来的客人帐单，要求所有帐目必须写清楚；
②操作电脑进入审查系统，核对房号、姓名是否相符；
③审查各营业点输入电脑的挂帐金额是否正确。
2、确 认
①审查帐单各项无误后，在帐单上签上审核员自己的名字；
②在帐单第二联上盖“总台已收”章，返给各营业点；
③在电脑上确认帐单已审。
3、归 档
①找出客人帐务档案袋，根据客人自己填写的房单和有效签名再次核对帐单上签名是一致；
②按分类和日期顺序放入帐单并整理好客人的帐务档案袋，放回档案架；

三）酒店内租赁单位的入帐工作
工作项目程序
标 准
1、接受问询
①接到租赁点收银台打来的电话后，操作电脑系统进入客人情况查询；
②根据电话提供的记号，调出客人资料；
③询问收银点客人姓名与电脑对照，确认准确无误；
④根据电脑提供的资料，回签允许或不允许挂帐，原则上免预付和已收预付的零散客人可以挂帐，旅行团队和汇款团队未交预付款的客人不能挂帐，但遇到特殊情况要灵活处理，可采用先挂帐后补交预付的措施。
2、入 帐
①收到客人签字帐单后先核对帐单上的客人签名与客人房单上的有效签名是否一致；
②操作电脑进入“明细帐登记”系统，准确输入品名（中英文对照）、金额和房号，在电脑询问是否确认时，再检查一遍帐单和电脑数据是否完全相符，最后按“Y”确认。
3、确认并归档
①在电脑上确认本帐单已审；
②在帐单上签上自己的名字并在第二联上盖“总台已收”章，返给各营业点人员；
③按分类和日期顺序放入帐单并整理好客人的帐务档案袋，放回档案架；

四）编制和送发综合日报表
工作项目程序
标 准
1、取 单
①从出纳领班处取回昨日各营业点的交款单；
②按部门分类整理好全部单据。
2、输 单
操作电脑进入明细帐登记系统，调出要登记的部门。
3、统 计
所有单据输入完毕后，操作电脑进行统计。
4、打印并送表
①统计完成后，操作电脑打印综合日报表；
②将报表分送各位总经理、计财总监和财务部，剩余一份留底存档。

五）审查当日应离酒店客人结帐情况
工作项目程序
标 准
1、审查时间
每日8：00、12：00和17：30做好本工作项目。
2、打 单
①操作电脑先做一次清空房处理；
②操作电脑进入审查系统打印当日应离饭店客人帐务情况表。操作电脑进入明细帐登记系统，调出要登记的部门。
3、核 对
打电话与楼层逐一核对客人离店情况，并准确记录；
4、清 理
①整理出饭店内部接待的同行或协作单位的房间，取出房间档案袋，作以下处理：
a．检查减免折扣项目和审批手续是否齐全；
b．主动与饭店具体接待部门联系，确认客人何时离开，并请求协助督促客人支付应自付的费用；
c．作详细情况登记并放入房间档案袋备查，同时在值班本上记载。
②整理出饭店内部用房的房间，查看房单，是否经总经理批准，并与使用部门联系，然后通知总台收银员作帐务处理；
③整理出有代付客人的房间，作如下处理：
a.取出房间档案袋，审查离店时间是否准确和该客人房单是否有代结人签字，若无签字，应与代结帐客人联系，并请其签字认可；
b.与客人或代结帐客人确认退房时间，并作详细情况记录，同时记载在值班记录本上；
c．通知总台收银员届时作退房代结处理，并在值班记录本上写明被通知人姓名。
④整理出团队、公费、汇款客人房间作如下处理：
a.取出房单，审查离店日期、时间、付费方式和自付费用等有关情况；
b.与陪同或领队（没有陪同和领队时直接与客人）取得联系，确认退房时间，并通知需自付费用的房间，请求协作督促客人付费；
c.作详细情况记录和房单订在一起交总台收银领班，并在值班记录本上做好记录；
d.需要续住的团队、公费、汇款客人、见第6项“续房处理”程序
5、空房处理
①将房单送到楼层请服务员签字确认；
②将签字后的房单和所有原始单据订在一起，交总台收银员先记帐处理；
③在值班记录本上详细并汇报给领班和主管。
6、续房处理
①确认续住是由客人自付，还是由放行社或接待单位支付：
②自付客人的处理办法：
a.请总台收银员将房费作单位记帐处理；
b.请总台登记员将客人修改成零散客人，从当日起修改房价为门市价，并在电脑血液载上输入简要说明；
c.未预付客人写通知请客人预付；
d.用电脑打印客人住宿情况表，作为登记单，并详细写明情况，同时在值班记录本上记载
③旅行社或接待单位支付的处理方法：
a.通知总台接待处确认续住有效；
b.请陪同在房单上签字认可。

六）编制和送发综合日报表
工作项目程序
标 准
1、取 单
①操作电脑进入结帐情况查询系统；
②根据收银组转来的已结帐客人的房单，调出结帐记录；
③审查收银员签名、离店日期和时间是否正确无误；
④审查团队、汇款、公费房单的金额与电脑是否一致；
⑤审查折扣是否正确和手续是否符合饭店规定；
⑥审查代结房间是否全部结帐；
⑦审查团队现付房是否已结清；
⑧审查单位付费的房单是否有明确的签字手续，单位名称、联系人电话和详细地址是否记载清楚。
2、处 理
①将发现漏收、错收帐款，立即通知收银领班及时处理，并汇报给主管
②将托收房单转交信用组；
③将结帐房间逐一打电话通知楼层服务台。操作电脑进入明细帐登记系统，调出要登记的部门。
3、归 档
①在房间上盖“收讫”章，并签上日审员自己的名字；
②按客人类别归档备查；
③把发现的问题详细写在值班记录本上。
4、打印并送表
①统计完成后，操作电脑打印综合日报表；
②将报表分送各位总经理、计财总监和财务部，剩余一份留底存档。

七）审核收银员结帐发票和缴款单
工作项目程序
标 准
1、审发票
①操作电脑进入帐务审查系统，根据发票调出结帐记录，核对各项分类帐和总帐，审查其他费用栏的费用项目是否在发票上正确批注清楚，审查特殊打印发票上的各种费用项目是否详细批注清楚；
②在电脑上确认已做审查；
③审查完所有发票后，审查该收银员是否交齐所有发票和所有发票是否连号，作废发票是否三联齐全和签字确认发票作废的手续是否完备。
2、审缴款单
①审查缴款单上填写的发票号与所附发票号是否一致；
②根据发票上的各种费用审查与缴款单上填写的合计数是否相符。
3、归 档
①在房间上盖“收讫”章，并签上日审员自己的名字；
②按客人类别归档备查；
③把发现的问题详细写在值班记录本上。
4、打印并送表
①统计完成后，操作电脑打印综合日报表；
②将报表分送各位总经理、计财总监和财务部，剩余一份留底存档。

八）审查拖欠款客人帐务
工作项目程序
标 准
1、发 信
①用电脑打印已发超限额催款信的客人；
②对发信但未超过三次的客人继续填写催收信；
③已发三封催收信的客人按第4项“拖欠处理”办理。
2、送楼层
①将填好的催款信交主管审查后，送到楼层服务台；
②请楼层服务员送进房间并在留底联上签字。
3、归 档
①将留底联放入客人房间档案袋；
②在值班记录本上做记录。
4、拖欠处理
①将已发三封催款信的客人资料和帐务情况打印出来，填写转交信用结算员处理通知书；
②移交信用结算员并请信用结算员在回单上签字；
③将回单放入客人房间档案袋并在值班记录本上做记录。

九）审查未交预付款客人帐务
工作项目程序
标 准
1、时间要求
每隔一小时审查一次。
2、确 认
①操作电脑进入未交预付款客人查询，打印出具体房间号；
②到房单档案架和总台收银处查询房单，确认客人未交预付款就已离开总台。
3、处 理
①打电话询问房单是否在楼层服务台，并确认客人是否已进房；
②对已进房客人打电话到房间，礼貌通知客人交预付金；
③对尚未进房的客人，通知楼层服务员请客人交预付金；
④在值班记录本上做好记录。

十）审查无接待单位团队
工作项目程序
标 准
1、时间要求
每隔一小时审查一次。
2、查 询
①操作电脑进入客人情况查询；
②输入“未结”、“已预付”、“不可挂帐”三个条件进入查询。
3、处 理
①取出团队房单核对是否无接待单位；
②若属未登记入电脑,请总台登记员补入接待单位；
③若房单上无接待单位,应与订房部联系,确认归属单位,再请总台登记员补入接待单位。

十一）审查挂帐标志
工作项目程序
标 准
1、时间要求
每隔一小时审查一次。
2、查 询
①操作电脑进入审查系统的无接待单位团队查询；
②记下团队名和房号。
3、处 理
①发现符合上述三个条件的房间后查看备注上有无特殊说明；
②请总台登记员将房间修改为“可挂帐”。

十二）审查预付款不足的客人情况
工作项目程序
标 准
1、时间要求
每日15：00审查。
2、审 查
①操作电脑进入系统打印一份“预付款不足的客人”；
②审查客人预付情况和帐务情况。
3、处 理
①现金预付的客人的处理方法：
a．填写“请客人补交预付催款信”，送上楼层服务台，请服务员送进房间并在回单上签字；
b.将回单放入客人房间档案袋备查。
②信用卡预付的客人，根据所住天数估算金额预取授权；
③在值班记录本上记录本项工作情况。

十三）审查汇款客人发生杂费情况
工作项目程序
标 准
1、审 查
①操作电脑进入客人情况查询；
②根据记录查询所有房间帐务情况；
③选出已发生杂费的房间。
2、处 理
①将翌日要离店客人划出，写通知给夜审员，请他们发催款主；
②剩余房间，填写请客人交预付通知书，送上楼层服务台，请 服务员送进客房并在回单