山东省药品集中采购平台-两票制下交易及发票查验操作说明2017-10-31.doc

山东省药品集中采购平台两票制下交易及发票查验操作手册（v1.0）手册类别：药品采购交易系统 手册编号：USERBOOK-12用户角色：所有用户发布日期：2017年10月关于本手册2017年9月18日山东省卫生计生委等九部门关于印发山东省公立医疗机构药品采购推行“两票制”实施方案（试行）鲁卫发201731号的通知的发布，为贯彻文件精神，落实文件政策。根据文件要求对平台交易系统进行修改完善，增加票据管理系统用于管理发票信息鉴于两票制政策的初步落地实施，应用系统也处在不断完善和优化之中，本手册难免与实际应用程序有所出入，因而敬请关注网站信息发布和服务支持人员对相关问题的解释。本手册阅读对象为药品生产企业、药品经营（配送）企业和医疗机构操作人员、采购人员和管理人员。本手册内所附截图均为测试页面，所有页面数据仅为功能说明之用并非真实数据。本系统流程及功能以实际应用系统为准。2017年10月23日目 录1药品交易管理11.1询价单管理21.1.1新增询价药品31.1.2定义期望价格41.1.3药品经营企业的询价单处理41.1.4询价单快速使用51.2制定采购计划51.3药品经营企业确认定单81.3.1接收订单91.3.2拒绝接收订单91.3.3内部订单转发101.4药品发货处理111.4.1待送货列表131.4.2缺货处理141.4.3出库发货141.4.4已确认送货列表161.4.5差异处理列表161.5药品收货处理181.5.1未送货列表191.5.2待入库列表202票据管理系统232.1企业发票维护232.2企业发货发票信息补录252.3企业调拨发票补录252.4开票企业进货发票补录262.5发票信息查验261 药品交易管理选择并点击功能莱单，进入药品交易操作过程，下面结合流程图详细介绍每个子模块的功能特点和操作方法。药品交易流程如下：1.1 询价单管理询价单是对药品交易价格的再确认，并且是按确认后的价格进行结算。基本业务流程是医疗机构根据药品的采购数量，制订询价单，然后经本机构审核后发送给药品经营（配送）企业,说明如下：在分类采购模式下，需要询价药品增多，询价使用增多，为方便进行询价和询价处理，对询价功能进行优化，取消询价单建立，直接进行询价操作，并增加多个快速询价处理功能。点击“药品交易管理询价单管理”，进行相应的询价单管理。界面如下：此列表默认显示待处理的询价信息。已处理和已拒绝默认显示最近半年数据，查询全部请使用定制查询制定查询条件查询.1.1.1 新增询价药品点击上图中的“新增询价药品”，系统显示如下：上图中显示的药品，通常默认为医疗机构采购目录的药品。但此来源可以重新定义。方法如下：在此窗口中可以选择列表中药品的来源，通过点击窗口中“选择药品来源”。可以通过快速查询条件查询药品及对应配送企业。在上述查询结果列表中，选中药品和相应配送企业所在行的选择框，然后点击“添加到询价单中”，即可把当前选中的药品加入到询价单中。最后点击，退出当前窗口。1.1.2 定义期望价格当选定药品后，窗口显示如下：这时，可输入其药品的期望价格，但是其值不能大于企业报价。价格定义完后，选中需要发送的询价单，点击“审核通过”，即可把选中的询价单发送到对应的药品经营企业。1.1.3 药品经营企业的询价单处理药品经营企业点击“药品交易管理询价单管理”，进行相应的询价单管理。界面如下：默认显示全部医疗机构发送来还未处理的询价单，已处理和已拒绝默认显示最近半年数据，查询全部请使用定制查询制定查询条件查询.药品经营企业可接受全部药品的价格，也可部分接受，通过药品所在行的选择框来确定，然后点击“同意当前的价格”或“拒绝当前的价格”。当同意其价格后，以后医疗机构所制订的采购单中的药品价格以此询价单的价格为交易价格。1.1.4 询价单快速使用在医疗机构机构采购目录管理中，及在新增采购目录药品功能中,如下图：均可以在询价处理列点击“询价”，快速进入当前药品的单独询价处理功能进行询价操作,如下图：1.2 制定采购计划业务流程：医疗机构根据实际的需求制定采购计划后，提交，然后经由本医疗机构审核后发送。点击“药品交易管理采购订单管理”，进行相应的采购计划的管理。界面如下：右边列表中默认显示最近一个月内所制订的采购单，如果查询以前的采购单，则需要通过“定制查询”来定义查询条件，来显示。手工新增。点击按钮：如下图所示：此列表显示当前采购单的所有产品信息。如果增加产品，则需要点击上方的按钮，出现药品选择窗口：此列表中显示的内容是已签订合同的还没有执行完合同额的所有药品。上面列表中显示了其药品的合同数量、已订购的数量、单价（此价格为医疗企业与药品经营企业达成的协议价格）及该药品本年度的挂网价格。在此窗口可以直接输入采购数量，但是采购数量不能大于合同数量与已订购数量之差；也可以点击左边的选择框，如果当前页面的药品已选择完或输入了采购数量，然后点击，将当前内容加以保存。点击退出“选择采购药品”窗口。注意：如果当前选择的药品在采购单中已经存在（这里指的是同一药品经营企业并且是同一厂家生产的产品，如果是不同的药品经营企业，则视为不同的产品），那么，当前产品采购数量会叠加到一起。如果采购数量输入有错误，则当前产品不会加入到采购单中。此时采购窗口如下显示：同时在窗口界面上以颜色来标注错误发生行，并以所在行最左边的感叹号来提醒，如果把鼠标移动感叹号上面会出现错误提示信息。更改错误后，点击，如果采购药品多于一页时，在每数据输入完后，都要执行保存操作。制定采购计划可以由医疗机构的制单员进行添加，也可以由主管主任进行添加，但采购计划保存后，必须由主管主任进行审核确认后才会生效，点击按钮后，系统提示如下：点击“确定”后，系统自动按药品经营企业（配送企业）来拆分采购单，生成一份或多份订单，发送相应药品经营企业（配送企业）。系统提示如下：此时采购列表中采购单的状态变为“已发送”。如果要查看生成订单的情况，可以到“药品交易管理收货处理”查看。具体操作下一章节介绍。注意：在提交前，制单员或医疗机构主管主任可以对其进行修改和删除，但一旦审核确认提交，就不能修改了。提交后，等待供应商进行确认。1.3 药品经营企业确认定单药品经营企业点击订单确认如下图所示： 上图列表中只显示了尚未确认的订单信息，如果要查看已经确认的订单，需要通过上面的“定制查询”来实现。点击左边的，即可进行订单处理。如下图：上图中显示了本订单药品的详细信息。1.3.1 接收订单“接收订单”功能默认为接收订单中的全部药品。不允许只确认部分药品。点击，系统出现如下提示：点击“确定”后，此订单即可进行发货列表中。出现如下提示：1.3.2 拒绝接收订单与“接收订单”相同，此功能默认为拒绝订单中的全部药品，不允许只拒绝部分药品。点击 后，系统出现如下提示：点击“确定”，当前的订单即被拒绝。不能进行到发货列表中。注意：拒绝医疗机构的订单后，应及时与所发订单的医疗机构取得联系。1.3.3 内部订单转发该项功能只能在药品经营（配送）全资或控股公司内部进行，即在公司关联公司之间进行，公司的订单可以部分或全部地转发到关联公司，或者关联公司之间进行转发，但是不允许转发到其他经营企业（公司）。注意：以网上公布的药品流通集团型企业内部调拨企业清单为准在“采购内容”窗口中如下图：首先选中要转发的药品，录入药品批号有效期，从开票企业进货发票信息和调拨发票信息,调拨发票代码和发票号是经营企业给清单内关联企业开具的该批次药品的增值税发票，原则上一个订单明细对应一个发货发票信息。，而后点击后，系统会出现如下的提示：选择“确定”，系统出现选择转发企业信息：选择其中一个企业，然后点击“确认”，系统提示：系统会把当前选择的药品重新生成一个新的订单，发送到上面选定的企业。1.4 药品发货处理药品经营企业（配送企业）点击“药品交易管理-发货处理”，界面如下图所示：上图列表中，默认显示最近一个月的订单信息。点击左边的，就进入到订单处理窗口中。显示界面分为两部分，上部为订单的基本信息；下部又分为四个功能块：l 待送货列表：表示还未发送的药品列表。l 已确认送货列表：表示本次已发送（已出库）的药品列表。 l 差异处理列表：表示药品经营企业（配送企业）发的货与采购方（医疗机构）收的货数量不匹配的药品列表。l 订单明细列表：表示本次药品订单的详细信息l 对应上述每一个列表，都有相应处理功能，下面对前三个列表进行说明。以上功能点击带颜色发票代码及发票号信息均显示该发票图片。1.4.1 待送货列表点击窗口中间的，窗口如下显示：药品批号只能填写一个批号，也就是一个订单明细只能对应一个批号；进货发票代码和发票号（开票生产企业开具）是企业从开票生产企业进货该批次药品时接收该开票生产企业开具的增值税发票（当前为第二票经营企业配送到医疗机构时会显示录入），原则上一个订单明细对应一个进货发票信息。进货发票代码和发票号（生产企业开具）是开票生产企业从生产企业进货该批次药品时接收生产企业开具的增值税发票（当前为开票生产企业直接配送到医疗机构时会显示录入），原则上一个订单明细对应一个进货发票信息。发货发票代码和发票号是企业给医疗机构开具该批次药品的增值税发票，原则上一个订单明细对应一个发货发票信息。上图中默认发货数量为订单的数量，原则上不能更改发货数量，如果因批号及发票问题确实需要更改发货数量，则在相应行中的输入框中直接调整即可，当发货数量确定后，还应把左边的选择框设为选中状态，才能进行下一步操作。上述订单可以一次处理完，也可以分批处理。1.4.2 缺货处理如果订单中某些药品当前没有库存，可以暂时把其标志为“缺货状态”，操作如下：首先选中相应的药品，然后点击，系统出现如下提示：点击“确定”后，即把选中的药品标志为缺货，医疗机构就会看到。如果缺货药品到货后，发货时，直接输入发货数量，然后点击，即可发出药品。订单超过10日未发货，系统自动标识为缺货状态。1.4.3 出库发货正常情况下，录入一个批号、有效期、发货发票代码及发票号和进货发票代码及发票号，选中后点击出库发货，完成发货操作。当前药品数量发货时，一个批号的药品库存数量不足需要对应两个批号时，可以根据当前批号库存数量先进行出库，如批号20171010库存数量还有6，则填6，并填写该批号对应的进货发票信息和发货发票信息（如果当前批号对应两个或多个进货发票时，需要再进行拆分，直到批号、有效期、进货发票和发货发票均是单个记录，录入对应数量拆分出库即可），点击按钮后如下图所示因为当前药品原来的订单数量为10，刚才已发货了6，所以现在订单数量显示的是4。而刚才操作的数量6已经流入到了“已确认到货列表”中了，如下图所示：相应的操作也在“订单明细列表”里。其参数数量也做了相应的调整。操作前：1.4.4 已确认送货列表点击窗口中间的，窗口如下显示：此列表显示的内容中是药品经营（配送）企业已经出库的，但是医疗机构还没有入库的药品，即在途药品。录入发票信息后会在这里点击“查看发票图片”查验发票图片信息是否准确该列表能够实现功能。即当药品经营企业发现药品出库有误时，如漏发等，则选中相应的产品，点击，选中的药品便会重新进入到“待送货列表”中，以重新确定出库数量、批号、有效期、发货发票和进货发票信息。1.4.5 差异处理列表如果货品在途中因丢失等原因，采购方没有收到，或者没有完全收到，药品经营企业可以接收到采购方的反馈。通常药品经营企业点击窗口中间的，窗口如下显示：上面列表中说明药品“盐酸小檗碱片”实际发货数量为60，但是医疗机构收货数量为30。中间差异为30。如果选中药品，并点击按钮，当前药品会进入到“待送货列表”中，如下图：相应的“订单明细列表”也做了相应的变化：操作前：操作后：当发货数量和到货数量加上作废的数量相等时。这样整个计划单据就完成了。1.5 药品收货处理该功能模块是为医疗机构提供的。医疗机构采购员或者主管主任点击“药品交易管理-收货处理”，界面如下图所示： 上图列表中默认显示已发货未入库的订单信息。点击左边的，就进入到订单处理窗口中。上图中分为两部分，上部为订单的基本信息；下部分为五个功能模块：l 未送货列表：表示药品经营企业（配送企业）还未送货的药品列表。l 待入库列表：表示药品经营企业（配送企业）已经出库，医疗机构还没有入库的药品列表。l 已入库列表：表示药品已经入库的药品列表。 l 差异处理列表：表示药品经营企业（配送企业）发的货与采购方（医疗机构）收的货数量不匹配的药品列表。l 订单明细列表：订单药品的详细信息。l 对应上述每一个列表，都有相应处理功能，下面重点说明前二个列表功能。以上功能点击带颜色发票代码及发票号信息均显示该发票图片。1.5.1 未送货列表点击窗口中间的“未送货列表”，窗口如下显示：如果采购方（医疗机构）由于某种原因或需要，将订单中的“盐酸小檗碱片”剩下的药品作废，具体操作是：首先把“盐酸小檗碱片”所在行的选择框选中，然后点击“” ，当前药品就会从“未送货列表”中消失，如下图所示：相应的“订单明细列表”也做了相应的变化：操作前：操作后：上述操作的结果就是：采购数量60，发货数量：30，收货数量：30 ，医疗机构作废数量：30。1.5.2 待入库列表点击窗口中间的“”，窗口如下显示：此列表显示的是药品经营企业（配送企业）已经出库，医疗机构还没有入库的产品。如果在医疗机构的采购计划单中，计划采购药品“注射用重组人白介素-11”数为10，而发货方由于某种原因只发了6，所以未到货列表的界面上显示了如下信息：而在“订单明细列表”中有如下显示：“待入库列表”界面如下图所示医疗机构在收到该药品明细后，点击带颜色发票代码及发票号，查验该产品对应企业进货发票和发货发票图片信息，再次点击关闭对应发票图片，如下图：发票图片可以使用鼠标左键点击拖动，滚轮放大和缩小，点击关闭发票图片按钮关闭当前显示的发票图片信息，核实无误后，应在到货数量栏里填上收到的数量。点击“确认入库”按钮，则此单据状态已改变，并列为“已入库列表”栏，如下图所示：在“订单明细列表”，如下图所示：如果“待入库列表”上的订单数量与到货的数量有差距，可以在该栏里填上到货数量，保存后，会产生差异处理列表，传到药品经营商（配送企业）的界面上等待确认。到此药品采购交换过程就完成了。2 票据管理系统票据管理子系统主要用于用户发票管理维护、发票信息查验及已发货订单信息发票信息补录等功能，是“两票制”下发票管理的重要模块。本模块以发票为基本单位，所有发票均是在经营企业发货时填写的发票代码和发票号自动对应订单数据产生，企业根据自动产生的发票维护其他发票相关信息。2.1 企业发票维护经营企业在发货时录入进货发票代码发票号和发货发票代码发票号后，系统自动产生待维护发票列表，如下图：默认显示待处理发票列表。点击列表对应发票“维护”功能，如下图发票代码、发票号、购货单位名称和销售单位名称系统自动生成，需要录入该发票的开票日期，价税合计，校验码后六位（增值税普票）,发票图片上传及确认状态，确认状态选择时时表示维护完成。注意：上传发票图片为jpg格式，原件扫描或拍照，直立清晰，大小1M以内；2.2 企业发货发票信息补录如果经营企业订单发货时未录入发票信息，可以使用该功能补录发票信息，如下图：默认显示本单位已发货未入库所有订单信息，可以输入订单号快速查询补录订单，在需要补录订单明细前选中，并录入发票信息，如下图：检查无误后点击保存发票信息按钮，发票信息补录完成。注意：开票企业与经营企业是一家单位时，必须要录入进货发票信息。2.3 企业调拨发票补录 如果企业订单调拨时未录入发票信息，可以使用该功能补录发票信息，如下图：默认显示已确认未发货的订单信息，可以根据订单号快速查询。注意：只有网上公布的药品流通集团型企业内部调拨企业清单内企业才可以补录。2.4 开票企业进货发票补录如果开票生产企业给医疗机构发货时未录入发票信息或其他经营企业从开票经营企业进货后，开票生产企业需要将对应发票信息补录到订单中。默认显示未录入发票信息的订单记录。2.5 发票信息查验配送方与采购方进行交易时，医疗机构如对发票信息有疑问可在本功能核对发票信息，如下图： 点击带颜色发票代码发票号信息，显示对应发票的图片信息，如下图：图片可以拖动、放大和缩小。如果有需要配送企业处理的问题，可以使用“反馈经营企业发票问题”功能，录入简要问题内容。如下图：编辑相应的发票问题内容填写后确定保存。如下图：