第6章采购管理.pptx

1ERP原理与应用原理与应用采采购，简单来来说就是就是购买。但是企但是企业采采购是比是比购买更复更复杂、更科学的含、更科学的含义。2ERP原理与应用原理与应用学习目标学习目标v理解采理解采购环节的管理重点、常的管理重点、常规问题、供、供应商管商管理理v掌握采掌握采购统计分析的工作内容和信息需求分析的工作内容和信息需求v掌握采掌握采购业务流程中主要信息流程中主要信息载体的体的产生、内容、生、内容、作用和去向作用和去向v掌握主要信息掌握主要信息载体的相互参照关系体的相互参照关系v了解采了解采购作作业控制的措施及在控制的措施及在ERPERP中的中的实现3ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述v采采购管理的概念管理的概念采采购的的对象象生生产和和经营所需的各种物料和所需的各种物料和劳务。采采购的重要性的重要性采采购是企是企业经营管理的核心管理的核心环节之一，成功与否将直接之一，成功与否将直接影响生影响生产、销售的售的顺利利进行行.采采购也是控制成本的重要也是控制成本的重要环节。4ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述采采购管理的目管理的目标保保证物料供物料供应，降低物料的采，降低物料的采购成本是采成本是采购管理的主要管理的主要目目标。以最优的价格以最优的价格以适当的数量以适当的数量以适当的质量以适当的质量以适当的时间以适当的时间获得物料获得物料5ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述v采采购业务中的常中的常规问题采采购的供的供货率率原材料的合格率原材料的合格率价格与折扣价格与折扣6ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述v企企业采采购管理的管理的职能主要有供能主要有供应商管理、采商管理、采购业务管理、管理、采采购统计分析。分析。一一.供供应商管理商管理企企业与供与供应商商应当是什么关系？当是什么关系？讨价还价讨价还价关系？关系？长期合作长期合作关系！关系！7ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述v现代采代采购管理要求企管理要求企业注重与供注重与供应商商发展展战略合作关系。略合作关系。优选供供应商商评估合格的供估合格的供应商商进入入供供应商信息中一般包括，供商信息中一般包括，供应商商编码、供、供应商名称、商名称、简称、称、类型、地址、型、地址、邮编、联系系电话、传真真电话、网址、网址、电子子邮箱以及会箱以及会计信息、税信息、税务信息、信息、银行信息、法人代表信息等。行信息、法人代表信息等。对供供应商商进行定期行定期评价价根据交易情况，不断根据交易情况，不断评估供估供应商。将商。将竞争力弱的供争力弱的供应商商从合格名从合格名录中剔除。中剔除。鼓励供鼓励供应商与企商与企业技技术进步同步步同步发展展合格供应商名录合格供应商名录8ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述1.1.供供应商商评估估1 1）质量指量指标如性能，如性能，检验合格率等合格率等2 2）交）交货指指标如准如准时交交货率，交率，交货周期等周期等3 3）其他指）其他指标如供如供应商的商的资信、行信、行业地位、生地位、生产规模、模、应急急订货能力、能力、管理水平、可持管理水平、可持续发展能力等展能力等评估方法通常是加估方法通常是加权法。法。示例示例9ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述10ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述2.2.长期供期供货协定定企企业与供与供应商建立比商建立比较长期的供求期的供求协定，互惠互利，按照定，互惠互利，按照滚动计划的方法，近期的采划的方法，近期的采购条件比条件比较详细，远期的条件可以期的条件可以比比较笼统。有利于降低采有利于降低采购成本成本供供应商提前看到企商提前看到企业采采购订单的大概情况，可以提前做好物的大概情况，可以提前做好物料和能力的准料和能力的准备。一旦。一旦订单下达，可以更快更好履行下达，可以更快更好履行订单。11ERP原理与应用原理与应用第第1节节 采购管理概述采购管理概述二二.采采购统计分析分析采采购计划完成后，划完成后，对各个各个环节进行数据行数据评价。价。一般包括以下内容：一般包括以下内容：采采购计划完成情况分析划完成情况分析供供应商商评价价应付付账款款账龄分析分析采采购费用分析用分析价格分析价格分析采采购员业绩分析分析12ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程生成采购作业计划生成采购作业计划询价和洽谈询价和洽谈生成和下达采购订单生成和下达采购订单入入 库库采购结算采购结算采购作业流程简图采购作业流程简图13ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程一一.生成采生成采购作作业计划划采采采采购购作作作作业计业计划划划划是一种指是一种指导采采购作作业工作的微工作的微观计划。划。包含的主要信息有：物料包含的主要信息有：物料编码、名称、采、名称、采购数量、技数量、技术性能要求、性能要求、采采购作作业开始日期开始日期、物料到物料到货日期日期、审批批人和人和审批日期等。批日期等。特点：近期特点：近期详细且确且确认，远期粗略且未确期粗略且未确认。生生成成采采购购作作业业计计划划14ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程1.1.采采购作作业计划的来源划的来源MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划生生成成采采购购作作业业计计划划15ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程2.2.请购单对于没有包括在于没有包括在BOMBOM结构中的物料（生构中的物料（生产辅料、料、办公用公用品、品、劳动保保护用品等），由需求部用品等），由需求部门向采向采购部部门提出采提出采购申申请，即，即请购单。包含的主要信息包含的主要信息用什么（物料用什么（物料编码和名称），用多少（数量及和名称），用多少（数量及该数量的数量的计算依据），何算依据），何时用（需求日期），用（需求日期），谁用（需求部用（需求部门）。）。也可包括采也可包括采购建建议，如建，如建议供供应商。商。请购单上出上出现的物料是根据的物料是根据订货点法管理的。点法管理的。需求是周期性的，常用的需求周期有月和周需求是周期性的，常用的需求周期有月和周生生成成采采购购作作业业计计划划16ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程请购单需需经过严格格审核才能生效。核才能生效。请购单的提出者的提出者若若这些物料的管理是分散的，即由各使用部些物料的管理是分散的，即由各使用部门管理，管理，则请购单的提出者是使用部的提出者是使用部门。若若这些物料的管理是集中的，即由些物料的管理是集中的，即由库存管理部存管理部门统一一管理，管理，则请购单的提出者是的提出者是库存部存部门。优点优点缺点缺点分散管理分散管理需求更贴近实际需求更贴近实际存在需求失控的风险存在需求失控的风险集中管理集中管理能严格控制物料需求能严格控制物料需求采购周期较长，可能采购周期较长，可能造成物料采购不及时造成物料采购不及时生生成成采采购购作作业业计计划划17ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程二二.询价和洽价和洽谈MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划收集供应商信息收集供应商信息评估供应商评估供应商生成合格供应商名录生成合格供应商名录询价和洽谈询价和洽谈询询价价和和洽洽谈谈18ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程询价和洽价和洽谈是指，采是指，采购人人员选择和和联系供系供应商，根据采商，根据采购作作业计划的具体要求洽划的具体要求洽谈物料的价格、技物料的价格、技术性能要求和性能要求和供供货日期。日期。使用的信息使用的信息载体是体是询价价单和和报价价单。1.1.询价价单企企业向初步向初步选中的供中的供应商商发出的出的请求其提供求其提供报价的价的单据。据。包含的主要信息：包含的主要信息：需采需采购物料的名称、数量、技物料的名称、数量、技术性能要求和到性能要求和到货日期等日期等信息。信息。询询价价和和洽洽谈谈询价单询价单报价单报价单采购部门采购部门供应商供应商19ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程2.2.报价价单供供应商在接到商在接到询价价单后，所提供的物料后，所提供的物料报价、技价、技术性性能特点等。能特点等。3.3.采采购询价洽价洽谈方式方式招标采购招标采购非招标采购非招标采购比质比价比质比价实地考察实地考察公开招标公开招标邀请招标邀请招标询询价价和和洽洽谈谈20ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划收集供应商信息收集供应商信息评估供应商评估供应商生成合格供应商名录生成合格供应商名录询价和洽谈询价和洽谈生成和下达采购订单生成和下达采购订单下下达达采采购购订订单单21ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程三三.下达采下达采购订单采采购订单是企是企业与供与供货单位位签订的采的采购协议，是具有，是具有一定一定约束力的束力的购销协议。包含的主要信息包含的主要信息向向谁采采购（供（供应商），采商），采购什么（物料什么（物料编码和名称），和名称），采采购多少（数量），技多少（数量），技术性能要求，价格，付款性能要求，价格，付款协议，到，到货日期等日期等随后的收随后的收货和和发票接收都是以采票接收都是以采购订单为依据的。依据的。下下达达采采购购订订单单采购订单采购订单供应商供应商财务部门财务部门验收部门验收部门下达下达22ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程采采购订单是采是采购作作业计划的划的实施工具，采施工具，采购作作业的的执行行表表现为采采购订单状状态的改的改变。采采购订单的状的状态主要包括：生成、生成确主要包括：生成、生成确认、下达、下达、下达确下达确认、取消、取消、发运、完成、超量完成和欠量完成。运、完成、超量完成和欠量完成。采采购订单的数据的数据库设计每个每个订单应由两部分由两部分组成：成：订单概述信息（概述信息（订单编号，供号，供应商基本信息，商基本信息，签订日日期，采期，采购员，付款方式，税率，付款方式，税率，银行行账号等）号等）订单明明细信息（信息（订单编号，物料号，物料编码，名称，型号，名称，型号规格，数量，格，数量，计量量单位，位，单价，金价，金额，折扣和，折扣和计划交划交货日期日期等）等）下下达达采采购购订订单单23ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程一一对多的关系多的关系下下达达采采购购订订单单24ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划收集供应商信息收集供应商信息评估供应商评估供应商生成合格供应商名录生成合格供应商名录询价和洽谈询价和洽谈生成和下达采购订单生成和下达采购订单订单跟踪订单跟踪到货验收到货验收订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收25ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程四四.订单跟踪和到跟踪和到货验收收v订单跟踪跟踪订单跟踪是指在下达采跟踪是指在下达采购订单后，采后，采购人人员确确认供供应商接收到商接收到订单了解采了解采购订单是否能被按是否能被按时处理理向供向供应商商传递采采购订单的的变化信息化信息由于需要供由于需要供应商及商及时反反馈信息，在当前的信息，在当前的ERPERP系系统中，中，订单跟踪功能比跟踪功能比较弱。加弱。加强订单跟踪功能的途径：跟踪功能的途径：企企业ERPERP系系统与供与供应商商业务信息系信息系统的集成！的集成！订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收26ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程v到到货验收收物料到达交物料到达交货地点后，地点后，应通知有关人通知有关人员进行物料到行物料到货登登记，开始物料，开始物料验收。收。订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收到货检验到货检验入入 库库按照协议处理按照协议处理不合格不合格合合 格格到货登记到货登记到货单到货单入库单入库单采购订单采购订单参照参照生成生成生成生成27ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程到到货单描述描述实际收到收到货物的数量，批号，所属的物的数量，批号，所属的订单等。等。入入库单描述描述实际入入库货物的数量，批号，所属的物的数量，批号，所属的订单等。等。订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收28ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程采采购发票票描述采描述采购者需要支付的价格和税款，是向供者需要支付的价格和税款，是向供应商付款商付款的依据。的依据。采采购结算算通通过建立建立采采购发票票与与入入库单的的对应关系，关系，计算存算存货的的成本。成本。采采购购结结算算29ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程入库单入库单采购结算采购结算采购发票采购发票结算单结算单采采购购结结算算30ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程采采购购结结算算31ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程采采购购结结算算32ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程33ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与与库存管理的关系存管理的关系1.1.库存管理存管理驱动采采购管理。管理。对于采用再于采用再订货点点订货的的货物，当物，当库存量下降到再存量下降到再订货点点时，将形成，将形成请购单。2.2.采采购入入库采采购入入库时生成入生成入库单，增加，增加库存存记录。可以要求供可以要求供应商根据商根据货物的入物的入库情况明情况明细，开局采，开局采购发票。票。入入库单还是采是采购结算的依据。算的依据。与与其其他他子子系系统统的的关关系系34ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与与质量管理的关系量管理的关系在采在采购到到货检验环节，通，通过“报检”即可将需要即可将需要检验的存的存货信息信息传到到质量管理系量管理系统。v与存与存货核算的关系核算的关系采采购结算的算的结果自果自动传至存至存货核算。核算。存存货核算子系核算子系统据此确据此确认存存货成本，生成成本，生成记账凭凭证，传递到到总账系系统。与与其其他他子子系系统统的的关关系系35ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与存与存货核算的关系核算的关系与与其其他他子子系系统统的的关关系系36ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与与应付管理的关系付管理的关系采采购发票票审核后直接生成一核后直接生成一张应付付单，传到到应付管理付管理系系统。应付管理系付管理系统审核确核确认后后进行制行制单，形成，形成应付付账款并款并传递给总账系系统。与与其其他他子子系系统统的的关关系系37ERP原理与应用原理与应用第第2节节 采购业务流程采购业务流程38ERP原理与应用原理与应用