文件和记录控制程序.doc

重庆怡快电梯有限公司 致力于建设平安都市生活

电梯安装改造修理质量保证体系

程 序 文 件

文件号： YK-CU-2016

版次： A/0

分发号： 01

受控状态：

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

重庆怡快电梯有限公司

CHONGQING YIKUAI ELEVATOR COMPANY LED

1

序号
文件编号
文件名称
1
YK-CU-01-2016
文件和记录控制程序
2
YK-CU-02-2016
合同控制程序
5
YK-CU-05-2016
设计控制程序
4
YK-CU-04-2016
材料、零部件控制程序
5
YK-CU-05-2016
作业(工艺)控制程序
6
YK-CU-06-2016
焊接控制程序
7
YK-CU-07-2016
检验与试验控制程序
8
YK-CU-08-2016
设备和检验与试验装置控制程序
9
YK-CU-09-2016
不合格品(项)控制程序
10
YK-CU-10-2016
质量改进与服务控制程序员
11
YK-CU-11-2016
人员培训、考核及其管理程序
12
YK-CU-12-2016
其它过程控制程序
13
YK-CU-15-2016
执行特种设备许可制度控制程序
14
YK-CU-14-2016
作业(工艺)文件、质量控制表卡控制程序
2

重庆怡快电梯有限公司 致力于建设平安都市生活

2016 年 3 月 16 日发布 2016 年 3 月 16 日实施
地址:  重庆市渝北区龙塔街道龙越路 16 号
电话:  [phone] 传真：[phone]

程 序 文 件 目 录

重庆怡快电梯有限公司
章 节 号
YK-CU-01—2016

文件和记录控制程序
版    次          A/0
页    次          1/6
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15 YK-CU-15-2016 管理评审程序

3

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1. 文件和记录控制

1.1 文件控制
1.1.1 目的
规定与质量保证体系有关的所有文件的编制、会签、审批、标示、修改、回收，包
括外来文件控制的管理、购买和接收作出规定，确保在使用场合能够得到适用文件的有
效版本，防止使用无效、过期、作废文件。
1.1.2 范围
本程序适用管理和与质量保证体系有关的文件。
1.1.3 职责
质安部负责：
（1）组织编制、会签和审核、更改质量手册、程序文件、质量和安全控制文件。
（2）指导各部门按《文件和记录控制程序》的按规定对文件和记录进行编号；
（3）负责对所有监视和测量设备技术资料，检测报告和所有检验记录的归口管理。
行政部负责：
（1）组织编制、会签、审核公司行政、人事类管理文件；
（2）负责外来文件的接收，并分发给相关责任部门；
（3）负责与电梯安装改造维修有关法律法规、安全技术规范、标准的收集，确保收
集最后先版本。
（4）负责所有文件的发放，回收，销毁和归档管理。
（5）采购计划的编制和审核；
（6）分供方资质资料的管理；
技术部负责：
（1）编制电梯安装、改造、维修作业所需技术文件、工艺文件的编制和审核，总工
程师负责该文件的审批。
（2）负责审核所有操作规程、作业指导书，总工负责批准操作规程、作业指导书；
工程部负责：
（1）编制与安装有关的操作规程、作业指导书；
（2）负责安装所需设备技术资料的保管；

4

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页  次     2/6

维保部负责：
（1）编制与维保有关的操作规程、作业指导书；
（2）所有改造、维修技术工艺文件、图纸、标准的编制和审核；
（3）型式实验报告、监督检验报告和在维保过程中与甲方和技术技术监督部门的相关
信息联络归口管理；
销售部负责：
（1）销售合同及相关销售资料的归口管理，将销售合同原件交财务归档。
财务部负责：
财务文件制度的编制、审核。
1.1.4 工作程序及控制要求
1.1.4.1 体系文件分类
内部文件：
（1）质量手册（第一层次文件）；
（2）程序文件（第二层次文件）；
（3）作业工艺文件（第三层次文件）；
（4）质量记录（第四层次文件）；
外部文件：
（1）法律法规、安全技术规范、标准；
（2）设计文件，设计文件鉴定报告，型式试验报告，监督检验报告；
（3）分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。
1.1.4.2 程序文件的内容
程序文件内容主要包括：程序文件名称、目的、适用范围、职责、工作程序及控制要
求、相关文件、记录。
1.1.4.3 文件标示
所有文件必须标识，内部文件以编号为标识，编号规则如下：
（1）质量手册编号
Q/SC-□□□□

年代号（该文件批准实施的年份，下同）
手册代号（用汉语拼音字母表示）
本公司质量（用英语首写字母表示）

5

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重庆怡快电梯有限公司 文件和记录控制程序

(2）程序文件编号
YK--CU--XX-□□□□
版  次     A/0
页  次     3/6

年代号
程序文件序号
程序代号（用汉语拼音字母表示）
本公司名称（用汉语拼音首大写字母表示）
(5）作业工艺文件编号
YK--ZY--XX-□□□□
年代号
作业文件序号
作业文件汉语拼音缩写
本公司名称（用汉语拼音首大写字母表示
（4）记录编号
（A）程序文件所属记录编号
CU--XX--XX
记录序号
程序文件序号
程序文件的汉语拼音缩写
（B）作业文件所属记录编号
ZY-XX-XX
记录序号
作业文件序号
作业文件的汉语拼音缩写
（5）部门代号见附录 A
（6）外来文件按原文件编号为标识。
1.1.4.4 体系文件的批准
（1）质量手册由总经理批准；
（2）程序文件由质量保证工程师批准；
（3）工艺文件、技术文件、作业指导书等由技术负责人批准；
（4）合同更改的审批。

6

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页  次     4/6

1.1.4.5 文件的发放范围
由质量保证工程师控制文件发放范围。
1.1.4.6 文件发放和回收
所有文件发放和回收由行政部负责，并做好《文件发放与回收控制清单》
1.1.4.7 文件的修改
（1）体系文件在运行中发行文件不适宜或不符合最先的法律法规、标准、安全技术规
范等要求时各部门人员都有提出文件修改的义务和责任，文件更改见《文件更改申请表》，
由质量保证工程师负责组织修改，修改后的审核和批准和发放按原文件的审核和批准和
发放执行。
（2）文件更改以划改或换页或换版方式进行。
1.4.8 受控文件的管理
（1）受控文件分为纸字档和电子档，纸字档在封面上加盖“受控”鲜章为标识，电子版
在 OA 上发面的文件，发布电子版文件以扫描件为准。
（2）受控文件包括：质量手册、程序文件、产品图纸、标准、工艺文件/操作规程/作
业指导、检验规程、检验标准、电梯法律法规、安全技术规范、标准、型式试验报告、
监督检验报告。
1.4.9 外来文件管理
（1）公司各部门向行政部提供所需外来文件信息；
（2）行政部负责收集适用的法律法规、安全技术规范、标准及与质量安全管理、行政
管理等有关的外来文件，确保收集的外来文件是最新版本。并建立外来文件发入台帐，
见《外来文件清单》。
（3）各责任部门负责对文件进行宣贯和培训。
（4） 质量保证工程师负责确定外来文件的发放范围。
1.4.10 作废文件的管理
（1）作废文件以在文件上划“×”或写“作废”或盖“作废”章为标识；
（2）公司各部门每年对作废纸质文件和电子档文件进行一次清理、销毁。销毁文件以
部门为单位，报质安部，由质安部统一申请审核销毁，见《文件销毁审批表》和《文件
作废/销毁登记表》

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版  次     A/0

文件和记录控制程序
页  次 5/6
2. 记录控制要求
2.1 目的
为规定质量保证体系有关记录格式、填写、收集、归档、贮存要求，制定本要求。
2.2 适用范围
本记录控制适用于质量保证体系有关记录的控制。
2.5 职责
质安部负责：
（1）记录总体格式的策划，指导监控记录填写、收集、归档、贮存等。
（2）组织规定记录的保存期限和保管部门。
公司各部门：
按程序文件或作业工艺文件规定填写质量记录，对填写记录的真实性负责，按职责规定
填写和存档贮存。
2.4 控制要求
2.4.1 质量记录可以是书面的、实物，也可以是电子媒体的。
2.4.2 记录包括公司体系运行记录、拱方提供的有关产品控制方面的记录、合格证明、
样品，监督检验报告、型式试验报告等。
2.4.5 记录填写要求
2.4.5.1 质量体系程序文件和作业规程等应按已规定的统一格式编制和编号；
2.4.5.2 各部门为控制过程控制和质量目标需要自行增加所需记录，其格式、填写、管
理由部门负责人审定。
2.4.5.5 记录填写要求字迹清晰、易于识别。
2.4.5.4 用计算机存盘或拷贝形式的记录应有备份以防丢失。
2.4.5.5 每年对记录进行一次清理，对过期或失效的质量记录按本程序规定销毁。
2.4..5.6 质量体系记录必须有台帐，见《记录一览表》
5.相关记录

8

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章 节 号 SL-CU-01—2016

重庆怡快电梯有限公司 文件和记录控
版  次     A/0

制程序 页 次 6/6

5.1 CU-01-01 《文件发放与回收控制清单》

5.2 CU-01-02 《文件更改申请表》

5.5 CU-01-05 《外来文件清单》

5.4 CU-01-04 《文件销毁审批表》

5.5 CU-01-05 《文件作废/销毁登记表》

5.6 CU-01-06 《记录一览表》

5.7 CU-01-07 《文件修改记录》

9

重庆怡快电梯有限公司
章 节 号
附录               A

部门代码
版    次          A/0
页    次          1/1

序 号                       部门名称                                       部门代码                             部门编号
1                             总经理                                                ZJ                                          01
2                             销售部                                                XS                                          02
5                             行政部                                                XZ                                          05
4                             维保部                                                WB                                          04
5                             工程部                                                GZ                                          05
6                             质安部                                                ZA                                          06
7                             技术部                                                JS                                          07
8                             财务部                                                CW                                          08
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10

序
号
记 录 编 号
记 录 名 称
归口部门
保存期
备 注
1
CU-01-01
《文件发放与回收控制清单》
行政
5

2
CU-01-02
《文件更改申请表》
行政
5

5
CU-01-05
《外来文件清单》
行政
5

4
CU-01-04
《文件销毁审批表》
行政
5

5
CU-01-05
《文件作废/销毁登记表》
行政
5

6
CU-01-06
《记录一览表》
质安
5

7
CU-01-07
《文件修改记录》
各部门
5

8
CU-02-01
《安装合同评审表》
工程
5

9
CU-02-02
《改造合同评审表》
工程
5

10
CU-02-05
《维保合同评审表》
维保
5

11
CU-02-04
《合同更改申请单》
各部门
5

12
CU-02-05
《合同更改通知单》
销售
5

15
CU-02-06
《合同登记表》
销售
5

14
CU-05-01
《电扶梯改造信息通知单》
技术
5

15
CU-05-02
《设计输入评审报告》
技术
长久保存

16
CU-05-05
《设计输出报告》
技术
长久保存

17
CU-05-04
《设计验证》
技术
长久保存

18
CU-05-05
《设计确认》
技术
长久保存

19
CU-05-05
《技术文件更改通知书》
技术
长久保存

20
CU-04-01
《合格供方评价表》
采购
长久保存

21
CU-04-02
《合格供方名单》
采购
长久保存

22
CU-04-05
《采购申请单》
采购
5

25
CU-04-04
《电/扶梯材料库房 入库验收单》
质安
5

24
CU-07-01
《电梯承重梁埋设隐蔽工程检查记录》
工程
5

25
CU-07-02
《电（扶）梯安装土建勘测报告书》
工程
5

26
CU-07-05
《电梯安装土建交接检验记录》
工程
5

27
CU-07-05
《安装日志暨安全会议记录》
工程
长久保存

28
CU-07-06
《电梯施工过程检验记录》
质安
长久保存

29
CU-07-07
《曳引驱动电梯自检报告》
工程
长久保存

50
CU-07-08
《自动扶梯与自动人行道自检报告》
工程/维保
长久保存

51
CU-07-09
《电梯调试报告》
工程
长久保存

52
CU-07-10
《自动扶梯/自动人行道调试报告》
工程
长久保存

55
CU-07-11
《施工机具检查评分表》
质安
5

54
CU-07-12
《施工用电检查评分表》
质安
5

55
CU-07-15
《施工过程安全检查表》
质安
5

56
CU-07-14
《质量安全检查信息处理反馈单》
质安
5

57
CU-08-01
《设备开箱安装调试验收记录》
工程
5

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记录一览表

编号：CU-01-06                       A/0                        序号：
编制/日期：                                                审核/日期：
11

序
号
记 录 编 号
记 录 名 称
归口部门
保存期
备 注
58
CU-08-02
《 施工设备台帐》
工程
5

59
CU-08-05
《年设备定期保养计划》
工程
3

40
CU-08-04
《设备修理记录》
工程
5

41
CU-08-05
《设备事故报告》
工程/维修
5

42
CU-08-06
《设备报废申请》
各部门
3

45
CU-08-07
《计量器具周检计划》
质安
3

44
CU-08-08
《监视和测量装置台账》
质安
3

45
CU-08-09
《监视和测量装置借用记录》
质安
长久保存

46
WB-50-2016
《电梯维保记录表》
行政
长久保存

47
CU-10-01
《持续改进项目申报》
各部门
5

48
CU-10-02
《持续改进项目实施计划》
各部门
5

49
CU-10-05
《持续改进计划跟踪表》
质安
5

50
CU-10-04
《持续改进项目实施评审表》
质安
5

51
CU-10-05
《公司持续改进计划》
质安
1

52
QR-8.2.2-01
《 年度内审计划》
质安
3

55
QR-8.2.2-02
《内审实施计划》
质安
3

54
QR-8.2.2-05
《内审首（末）次会议签到表》
质安
3

55
QR-8.2.2-04
《内部质量管理体系审核报告》
质安
3

56
QR-8.2.2-05
《不合格项报告》
质安
3

57
QR-8.2.2-06
《不符合项分布表》
质安
3

58
ZJ-68-2015
《顾客满意程度调查表》
质安
3

59
WB-7.5.1-02
《急修报告》
维保
长久保存

60
CU-11-01
《职工培训申请表》
行政
5

61
CU-11-02
《年度员工培训计划表》
行政
3

62
ZJ-87-2015
《培训记录表》
行政/各部门
10

65
CU-11-05
《培训效果评价 》
行政/各部门
5

64
CU-14-01
工艺文件目录
质安
3

65
QR-5.6-01
《管理评审计划》
行政
3

66
QR-5.6-02
《管理评审会议签到表》
行政
3

67
QR-5.6-05
《管理评审报告》
行政
3

68
QR-5.6-04
《管理评审实施报告》
行政
3

69

采购合同
行政
长久保存

70

销售合同
销售
长久保存

71

电梯安装施工组织设计
工程部
长久保存

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记录一览表

编号：CU-01-06                        A/0                         序号：
12

文

件

修

改

记

录

序号

更改通告单编号

修改单位

修改标记

修改人

生效日期
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13