高校行政管理工作的探讨.doc

高等学校的行政管理工作探讨

【内容摘要】高等学校的行政管理工作是指高等学校依凭一定的机构和制度,通过组织、计划、实施等行动,充分调动各方面的积极性,努力发挥学校现有资源,有效完成学校各项工作任务,实现预定目标的活动。行政管理质量在高等学校的生存与发展中占有举足轻重的地位。
【关键词】 高等学校 行政管理 改革

高校管理本质上是高等教育的一个衍生性的行为。这种“衍生性”表现在:一方面,高等学校的教育教学行为在先,而高等学校的管理行为在后,高等学校的管理是服务于高等学校的教育教学行为的,另一方面,高等教育管理行为也是发生在教育制度化之后的事,教育制度化使得教育教学行为有了某种规范,因而产生了管理。高校管理行为应服从于高等教育行为,而高等教育无论是从历史维度上还是从逻辑维度上,也无论是在高等教育的“学术性”上还是在“育人性”上,都要求高等学校管理具有科学性。中国的高等教育将要进入大众化阶段,接受高等教育的公民占全人口比例不断上升,而高等教育质量却受到了大众的质疑。在这种情况下,高等教育管理的重要性日益突出,尤其前一段时间我国进行了高等教育结构调整,许多院校从中等专科学校、高等专科学校、电视大学和职业技术学校升格到大学本科行列中,这类新增院校更需要加强管理的科学性。
一、高水平行政管理的重要性
　　俄国著名教育家乌申斯基说过，学校有三要素：行政管理、教育和研究。
高校的中心任务是培养人才、学术研究和学科建设，教师和学生是学校的主体，管理是学校的关键，学校管理水平的高低，最终影响大学生培养、科研成果和教学质量。因此，高校的行政管理是高校实现其教学、科研两大社会功能的基础。加强和提高高校行政管理水平，实现高校行政管理工作的科学化、规范化、制度化和人性化，健全和完善高校的行政管理体制和相关机构设置，就显得尤为重要。高校的行政管理是大学实现其教学、科研两大社会功能的基础。我国高校行政管理科学化和现代化，是体现社会主义政治文明的一个重要标志。早在上个世纪90年代，高校行政管理体制改革就已成为我国高等教育改革的重要内容，对此问题国务院在其转发的《关于深化高等教育体制改革的若干意见》中曾有明确的规定。进入21世纪以来，伴随着我国高等教育事业的改革，高校行政管理体制的改革和创新也越来越成为高校行政管理人员和教育研究机构所津津乐道的焦点话题。因此，对其展开专门的学术探讨是十分必要的。
二、高等学校行政管理的现状及存在的问题
长期以来,我国高校的行政管理工作存在众多弊端,如管理理念陈旧,管理机构臃肿,管理目标不明确,管理人员素质低下、服务意识和效率意识淡薄等,这些都导致高校行政管理效率低下,大量资源得不到合理利用,严重阻碍了高校各项工作的良性运行。近几年,随着我国高等教育事业的改革与发展,高校行政管理体制亟待改革与创新。高校必须树立新的管理理念,健全管理制度,创新管理方法,坚持以人为本,强化管理队伍建设,以适应时代发展的新需求,保障学校各项事业稳步进行。
（一）行政机构设置问题
中国行政管理的基本原则是中国共产党领导的原则，我国高等学校的行政机构和中国其他行政机关一样，沿袭了一套固定的模式：党委办公室、组织部、纪委监察部、宣传部、统战部、工会、团委……这些部门都是中国特色下的部门，由党委直接领导，侧重于思想组织上的管理，和教学关系不大，更似乎远离于普通学生。理论上,教师的队伍和研究人员的数量应该占有着高校人员分配的主要部分,然而现代高校中普遍存在着行政管理人员过多的问题。管理机构的人员的过剩问题一定程度上增加了高校管理中的人力资源消耗成本,由于往往消耗掉的资源,原本应该是用于教学和科研的,等于是资源使用的一种喧宾夺主。这样的现象,最终会造成高校管理成本的居高不下。
1.机构设置不合理。据对国内20所高校抽样调查,高校中的行政管理机构数平均为23个,最多有40个,最少也有17个，辅助机构数平均为9个,最多为52个;教学机构数平均为19个,科研机构数平均为10个,专任教师与教职工之比平均为58%。而管理机构、教学机构、科研机构、辅助机构所占的比例分别为37.4%、30.8%、16.5%、15.3%。显而易见,我国高校“行政”机构设置过于膨胀,超过了“业务”机构的数量,带来了一种明显的目标置换效应。管理机构设置超过了教学和科研机构,一定程度上说,高校变成了政府的一种特殊的延伸机构。高校本来应该是是教书育人、服务社会的组织,在一些高校中,行政人员数量远远高于教师人员数量,并不符合可持续发展的战略。多于的人员对于高校经济开支来说成为了沉重负担,养老,保险等问题层出不穷。从人力资源的合理调配的角度分析,高校行政管理机构的人员大可进行一定的裁减。行政管理部门应该力求实现一人一岗或一人多岗,坚决避免一岗多人的不合理现象。由此可以看出，在行政管理的具体机构和部门分支的设置上,由于行政机构的数量过大和行政机构设置的不合理，无论从人员配备方面,还是工作效率方面,都造成了淤堵和运行不良的现象。所以在高校行政管理的组织机构设置方面,我们应当要尽量压缩机构,争取能够将机构设置由传统的金字塔型机构向现代科学的扁平型组织转变。
　　2.管理系统的不合理设置。在高校的管理系统中，基本上是按照地方政府的模式设置的，如：党办、校办、组织人事处、宣传统战部、工会、团委等等，并且行政管理系统设置的范围较广，多数高校行政管理系统几乎统揽了从招生到分配，从专业设置到科学规划，从人员录用到职称评定、经费分配等所有的事务，因而存在着机构重叠，庞大的问题。而在职能结构安排上，表现为岗位设置上的随意性、岗位职责不清以及不配套，同时部门之间不协调、相互推诿的情况较为显着；在权责方面，责、权、利不明晰，权责错位、失衡的现象普遍。高校应当是为社会主义现代化建设输送人才的预备役,也应当要致力于服务社会,避免高校行政管理机关化倾向应该是高校行政管理的基本思想,但很显然如今中国很多的高校都没能避免这样的趋势。这样的不合理最终将导致的是高校的教育职能失去其基本的色彩。由于管理系统的不合理设置，导致各部门间缺乏密切配合，使得各机关在具体行政的过程中，虽然做到了各司其职，但各自又只是完成了其中一小部分，由此造成了行政管理工作中部门间办事效率低下，外来人员或高校内的教师、学生往往得跑遍各个部门才能完成一项工作。
　 （二）行政人员管理问题
　　由于机构设置出现了各种问题,在高校行政管理中的行政人员也开始出现了工作态度,整体素质等各种问题,管理是一项人资业务,以人为中心,所以,当行政人员的工作出现了问题,高校的行政管理工作自然会受到一定的影响。
1.是行政人员的服务意识不足。实际上,高校的行政管理人员应当称之为教辅人员,理论上应该要勤恳地服务于教学科研工作。然而,现实中这些教辅人员的真实称呼、真实地位、真实工作状态又是另一番景象。现在的学校行政人员开始作为领导干部出现在校园里。想当然的,这些领导干部并不是都具备辛勤服务的优良素质的。
　　2.现在高校行政管理中的官僚主义过于严重。官僚主义就是指脱离实际、脱离群众的领导作风,是不负责任的领导作风。具体的有，行政权利挤占学术权利，这是高校独有的，也是愈来愈突出的高校行政管理中存在的问题。行政权力的泛化导致学术权力缩减,进而形成了学术权利日渐服务于行政权力的局面。具体表现在一线教师的业务诉求无法得到满足，或者是学术专家的合理意见无法有效地被采纳，“官本位”而不是教学、科研本位的观念普遍存在。这种官僚主义现象已经表现出了高校行政权力干预学术权力,大学功利主义思想盛行的特点,这将严重地将威胁到高校的发展战略。
　　3.目前高校行政管理人员的整体素质不足。由于在高校的行政管理中，制度是明确的，流程是清晰的，由此形成了工作人员的思想惰性就是办事墨守成规,人浮于事,不钻研业务,由此造成了行政管理观念日渐陈旧,有些已渐渐不适应高校改革和发展的需要，行政管理机构的不断扩大和增加,行政人员队伍也开始渐渐庞杂。行政管理人员整体素质降低的现象日益严重起来。很多人员无论从专业素质,管理素质和思想素质等各个方面都不能够胜任管理工作。然而,行政人员素质整体不高带来的后果就是造成高校整体素质滞后。所以，提高行政人员整体素质势在必行。
　　（三）行政管理工作问题
除了行政管理机构设置的不合理还有行政人员的素质及作风的一些问题以外,高校行政管理的工作运行方式和过程也出现了各种问题。其实国家已经意识到了高效行政管理工作的诸多问题,因此最近几年,开始出现了资源重组和共用的热潮。但是由于高校管理模式下,各部门各自为政,造成了行政管理工作出现了方法失误,发展缓慢的现象。
1.行政管理系统的工作效率低下。目前中国高校中普遍存在行政管理工作开展效率低下,工作很难快速渗透和开展到每一个阶级。出现这样的现象,很大程度上由于行政管理人员缺乏激励机制。现在高校中普遍存在行政管理人员工作消极,行政部门风气散漫的现象,不能快速和高效地传达上级指示,不能良好的运作学校的管理事项,长期下去,势必影响高校的整体社会形象。
　　2.行政工作并不能贯彻以人为本的理念。我们常常看到很多高校打出了以人为本的口号,随着管理职能的进一步延伸,现代高校行政管理中也理应以此为借鉴。然而大部分的高校在行政管理工作中却根本无法真正贯彻以人为本的理念。它们的行政工作并没有将宗旨真正放在服务于教育、服务于学生和服务于社会上。如果不具备“全心全意为学生服务”的服务理念,不能清楚认识自己的岗位职责,爱岗敬业,那么高校行政管理工作将会陷入僵局。
　　3.高校行政管理的工作权利过于集中。虽然人员庞杂且机构众多,但是发号施令的部门和领导过于单一,我们常常可以看到,各种重要文件都需要通过高校的某一个办公室或者某一个行政部门审核,批准和下发。另外还有些部门中的一些领导成为了行政管理工作中的一把手,掌握着学校行政管理工作的主要决策权。这样的现象导致了很多高校的行政管理都出现了中央集权的倾向,这样不仅仅会影响工作的时效性,还有产生校园腐败的危险,是十分不可取的。
三、如何完善高等学校行政管理
（一）提高行政管理人员素质
高校行政管理人员负责日常行政管理工作的计划、组织、实施、协调和反馈，是学校发展不可或缺的重要力量。行政管理人员的素质高低直接决定着行政管理工作的水平和效率，并直接影响到各方面工作的顺利进行，对学校的办学水平起着至关重要的作用。因此，为了适应新形势发展的需要，学校行政管理人员应该及时更新知识结构，加强实践，强化能力，提高综合素质，并不断创新，使学校行政管理由经验管理向科学管理发展，促进学校管理水平和办学水平的不断提升。
　　1.政治思想素质。政治思想素质主要是指行政管理人员应当具有的政治方向、政治立场、思想品质和思想作风，这是高等学校行政管理人员最基本的素质，也是搞好行政管理工作的根本保证。首先，加强政治理论学习，高校行政管理人员在价值观念、人生追求、行为准则等方面受到来自外界的影响，他们在处理人情与原则得与失、义与利、竞争与公平的过程中需培养仁爱、大度、宽容、厚道的品性，在人与人的交往中坚守诚信原则，在处理日常事务过程中应以诚信为本，以忠诚服务的理念，以关怀友善的态度体现自身的素质。同时，还要自觉培养自尊、自立、自强及自信的个性，做到既正视挑战、参与竞争，又能关心他人、与人合作，力求做到和谐统一，使自己成为一个具有较强法制观念和良好职业道德的管理人员。 其次，在实际工作中，高校的行政管理人员应努力使自己处于良好的精神风貌和思想境界之中，应树立全心全意为人民服务的思想、强烈的事业心和高度的工作责任感，不断提高自己的政治理论水平，增强驾驭和正确处理各种事务、矛盾和突发事件的应变能力，科学辩证地解决工作中的问题。在实际工作中主要表现为：具有较高的政策观念，办事民主，实事求是；想群众之所想，急群众之所急，认真解决群众遇到的实际困难和问题，处理问题通情达理，在政策允许的范围内，注重人性化和科学化，谦虚谨慎，礼貌待人；认真对待工作，任劳任怨，一心为公，遵纪守法，廉洁奉公。　　
2.专业文化素质。专业文化素质是做好高校行政管理工作的必要条件。由于高校行政管理主要是以教学和科研为中心的行政管理，其服务和管理对象主要是广大教师、科研人员及学生，这就要求行政管理人员必须具有较高的文化层次、管理水平以及精通某些学科的专业知识。高校可以结合自身优势，强化行政管理人员的在职教育和在职培训，由此激发行政管理人员钻研业务的兴趣。把传统的管理经验与现代科学的管理知识相结合,提高业务水平。不断加强现代科学技术知识和管理理论的学习和研究,让行政管理人员定期参加培训,让从事行政管理的人员把行政管理真正作为一门科学来深入探讨。这样才能得心应手地做好本职工作，有机地协调好教学与科研的关系，及时掌握教学科研动态，使各项工作在正常范围内和轨道上健康发展。　
　 3.创新素质。创新是学校管理工作的灵魂，行政管理人员要有创造性思维能力和创新精神，解放思想，实事求是，敢为人先，不断开拓，勇于进取，善于在工作中打破条条框框，积极探索新思路，不断探求解决问题的新途径。高校是进行知识创新的场所，这种特殊的环境必然对行政管理人员提出特殊的要求。因此，高校行政管理人员必须具备良好的创新素质，在工作中要有开拓创新的精神。这就要求行政管理人员对事物的观察要敏锐、思考问题要周密，善于发现间题，积极创造条件解决问题，善于结合自己的工作不断提出改革措施，有克服困难，为实现工作目标不断进取的能力。高校行政管理人员的创新素质主要包括以下方面：一是强烈的创新意识。一个人的创新能力最基本的要素是必须具有创新的激情和欲望。高校行政管理人员在工作实践中要及时更新观念，牢固掌握行政管理工作中的新思想、新问题、新动态，吸收最新的成果，创造性地将其运用于行政管理之中，能充分体现自己的个性特点，用新的思路、新的方法去解决行政管理中的问题。二是独立思考的能力。充分的自信心，善于独立思考问题，不墨守陈规是做好一切工作的重要条件，也是进行创新活动的必要前提。高校行政管理人员要使行政管理工作具有新颖性和高效性，就必须具备独立思考能力，要善于研究新情况，积极创造条件，解决新问题。
4.能力素质。能力素质是学校行政管理人员的核心素质，主要包括管理能力、协调能力、开拓创新能力、自我控制和廉洁自律能力等。高等学校行政管理人员应具备以下方面的能力：一是独当一面的管理能力。即指独立地完成自己所分管工作的能力。同时在管理工作中要多谋善断，能够从多种主意中选择出最好的主意来，能从多种办法中选择出最佳的办法来，并坚持果断地去实行它。高等学校行政管理工作，门类众多，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理人员只有充分发挥自己的主观能动作用，人人起到独当一面的作用，才能做好全校的行政管理工作。二是协调能力，是指善于处理上下左右、校内校外、各部门之间等各种关系的能力。三是自我控制能力，它要求行政管理人员在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度，善于控制自己的感情冲动，学会共处，和善地与人共事。在实际管理工作中，要求行政管理人员能够及时准确地把握学校的发展机遇，对其发展方向和趋势具有准确的判断力；多谋善断，充分发挥自己的主观能动作用，协调校内外、上下级以及各部门之间的关系，努力营造一个正常而又轻松的工作环境；擅于接触新事物，精通外语，熟练利用计算机和网络等高科技手段收集和处理信息，加强对外交流与合作，使学校的发展适应国际化发展的要求。另外，在日常工作中要具有良好的心态，遇事要沉着、冷静、宽容和大度，善于控制自己的情绪，客观分析各种问题和矛盾，积极创造一个以事实为依据、以理服人、以情感人的理想境界。
　 （二）以教职工和学生的需求为本
　 以人为本是中共中央根据新世纪、新形势、新任务的要求提出的一个重要执政理念，是科学发展观的核心，是构建和谐社会的基础，也是实际工作中必须落实的重要原则。高校的发展长期以来受资金、信息、知识等资源紧缺的影响，但在全球经济一体化、信息一体化和知识一体化的新形势下，这些资源已经能够在全球范围内流转，高校的师资人才、科研人才、管理人才的素质与数量已成为高校生存和发展的重要因素。因此，树立以人为本的管理理念，重新认识和发挥人的潜能是当前高校发展的新要求。
在高校行政管理工作中，培养行政管理人员“以人为本”管理理念的另一方面就是一切从教职工和学生的需求出发，实现教职工和学生的根本利益，肯定广大教职工和学生的主体作用和地位，创建和谐校园。这就要求行政管理人员要努力实现好、维护好、发展好广大教职工和学生的根本利益，摆正局部利益和全局利益、部门利益和群众利益、眼前利益和长远利益的关系，真正做到“权为民所用，情为民所系，利为民所谋”；要以广大教职工和学生的现实、适时的需要作为价值取向，把广大教职工和学生的呼声和要求作为第一信号，把广大教职工和学生的满意度作为第一目标，把实现广大教职工和学生利益作为第一追求；处处讲求尊重人、爱护人、理解人、关心人，乃至依靠人、塑造人，处处从方便、体贴、适合人的需要的角度思考问题、落实上级决策、规划等等，既要为广大教职工和学生的生存发展创造有利的环境条件，开拓日益广阔的空间，又要充分发挥广大教职工和学生的主动精神，从而使人本管理和科学管理达到最佳的结合点，最大限度地发挥教师的积极性、主动性、创造性，营造一个和谐的校园氛围。
（三）健全管理制度
　　高校行政管理工作本身是一份为全校师生服务的工作,但多数行政管理人员缺乏这种管理理念,轻视自己的本职工作,认为行政管理无非是为他人打杂、跑腿之类的粗活,无须用心和动脑;还有的认为学校本身就重教师和教学,轻行政人员和管理工作。由于种种不正确的思想,一些行政管理人员在为教师服务的工作中不积极主动,“做一天和尚撞一天钟”;有的甚至过于看重权力,以为担任一品高官,便可高人一等,呼风唤雨,从而出现滥用权力、工作作风败坏等不良现象。
　　树立全新的管理理念之后,还应进行管理制度的改革与落实,因为科学合理的管理制度是学校高效率运转的基本条件。要健全管理制度,一是要落实决策层的负责制。由校领导、各部门的处级领导组成的决策层在重大事项上,如在制定学校的发展战略和规划等方面,起领导和决策作用。“一着不慎,满盘皆输”,如果决策层人云亦云,不对形势进行客观的分析和判断,那就很容易造成决策的失误而影响大局。所以决策层的每个人一定要有责任意识和全局观念,要克服个人经验和主观判断,从而保证决策的科学、民主和公正性。二是要落实各职能部门的协调合作制。每个职能部门虽然分工不同,但共同目标都是为学校师生提供高水平的服务,保证学校各项工作的正常运行,在某些方面可谓是息息相关,所以应有整体意识和全局意识,不能各自为营,各自为战。在涉及学校的整体利益和发展规划时,各职能部门应团结协作,共谋计策,共促学校各项事业的进步与繁荣。出现问题时,各部门不能互相推诿,应协商解决。三是要改革人事聘用制度,缩减庞杂的行政队伍。在人事选用上,要坚决抵制“拉关系”、“走后门”现象,实行公开、公平、竞聘上岗,任人唯贤唯能,实现人尽其才,人尽其用。另外,合理设岗设编,能者重任,不能胜任者转岗或淘汰,不断增强行政队伍的活力。四是要改革考核分配制度,完善激励机制。在对行政人员的工作绩效考核上,要进行思想品德、管理能力、工作积极性和工作业绩等方面全方位的考察,同时,还要收集单位领导与同事对该行政人员平日表现的反馈意见,进行综合考评。在效益分配上,要克服以往的“大锅饭”或“一碗水端平”等思想,适当拉开收入分配差距,使物质利益与绩效挂钩,做到“效率优先,兼顾公平”。对于表现优秀者除提供一定额度的物质奖励外,还可为其提供在国内外进修和学习的机会,最大限度地挖掘行政人员的潜力,有效调动行政人员的积极性,鼓励他们提高知识水平和管理水平。
总而言之,高校行政管理是一项具体而细致的工作,它的改革需从管理理念、管理制度及提高管理人员队伍素质等多方面入手。只有不断推进行政管理的改革与创新,才能促进高校教育、科研等方方面面工作的顺利开展,使高校的发展适应新时期的需要,从而推动我国高等教育事业的蓬勃发展。

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