学院学生奖助学金专项资金落实情况专项审计报告及整改落实情况的公示.doc

学院学生奖助学金专项资金落实情况专项审计报告及整改落实情况得公示
[日期:2014-03-21]
来源:湖南警察学院审计处  作者:
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关于《湖南警察学院2012年度学生奖学金、助学金
专项资金落实情况审计报告》与学生工作处学生资助管理中心对审计报告整改落实情况得公示

在学院领导得高度重视与直接指挥下,审计处于2013年9月11日至10月11日对2011-2012年度两学期达到评定条件得国家奖学金、国家励志奖学金、学院奖学金及2012年下学期申报评定得国家助学金专项资金落实情况进行了内部审计。
审计表明:我院2011-2012年度两学期达到评定条件得国家奖学金、国家励志奖学金、学院奖学金及2012年下学期申报评定得国家助学金专项资金评定依据及相关规章制度内容健全且科学、合理,做到了有章可循;做到了严格按照评审标准与规范得程序,公开、公平、公正得要求进行评定;未发现虚构冒领现象;严格做到了按相关标准及时、足额、如实发放,未发现克扣、挪用、侵占等情况;受资助得学生都认为对自己及家庭具有重大意义,解决了经济困难或减轻了家庭负担,使自己有机会完成学业,能安心学习,她们对国家与学院得资助表示衷心感谢。
通过审计,我们汇总了学生对奖、助学金工作得主要反映与建议,也发现了存在得不足,提出了审计建议。
审计报告出来后,学院领导高度重视,做出了重要批示,学生工作处特别就是学生资助管理中心按照学院领导批示精神,对学生对奖、助学金工作得主要反映与建议,审计发现存在得不足以及审计建议等进行了专题研究,逐一整改、落实。(学院领导高度重视奖助学金审计工作,做出重要批示)
为深入开展党得群众路线教育实践活动,以服务学生为本,特对《湖南警察学院2012年度学生奖学金、助学金专项资金落实情况审计报告》与《对<湖南警察学院2012年度学生奖学金、助学金专项资金落实情况审计报告>得整改、回复意见》现向全院师生公示,接受全院师生监督。

                                  审计处
2014年3月21日

湖南警察学院2012年度学生奖学金、助学金
专项资金落实情况审计报告

湘警院内审字[2013]第3号

根据《审计署关于内部审计工作得规定》、《湖南省教育系统内部审计工作实施办法》、《湖南警察学院内部审计工作制度》与关于对2012年度学生奖学金、助学金专项资金落实情况进行专项审计得通知书,学院审计处于2013年9月11日至10月11日派出审计组(何晋军、谢滨键、袁文阁),对2011-2012年度两学期达到评定条件得国家奖学金、国家励志奖学金、学院奖学金及2012年下学期申报评定得国家助学金专项资金落实情况进行了内部审计。此次审计得目得旨在通过对学院2012年度学生奖学金、助学金专项资金申报、评审、审批、发放、管理等各环节进行审计,以判定与评价学生奖学金、助学金专项资金政策执行与落实情况。
在审前调查得基础上,根据学工处提供得有关资料,审计组审阅了各类奖、助学金评定政策与依据、助学金申请表、学生及家庭情况调查表、公示照片、评选花名册、评选认定汇总表、资金发放名单等相关档案;核查了财务处各类奖、助学金收支明细账;对照发放名单结合教务处提供得2013年在校学生名册、2012年毕业学生名册、学生学籍异动名册等进行了核对;对2012年度学院享受到与未享受到各类奖、助学金得在校学生抽取了722名分别进行了审计问卷调查,同时还抽取了20名学生进行了电话调查与询证。
依据《中华人民共与国审计法》、《中华人民共与国会计法》及有关法律法规得规定,学生工作处、计划财务处、教务处对其提供得与审计相关得档案资料、会计资料及其她证明材料得真实性与完整性负责,审计组得审计就是依据中国内部审计准则进行得。现将审计结果报告如下:

一、学生奖、助学金专项资金管理发放基本情况
学院学工处设学生资助管理中心管理国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金,同时兼管学生国家助学贷款、大学生应征入伍学费补偿及贷款代偿、大学生诚信档案建设、大学生医保及内勤等工作;学院奖学金则由学生科进行管理。取得了2011年该中心被省教育厅评定为“全省学生资助工作先进集体”,与2012年学生资助中心主任被省教育厅评定为“全省学生资助工作先进个人”好成绩。
(一)学生奖学金、助学金评定依据
1、国家奖、助学金评定依据:《普通本科高校、高等职业学校国家奖学金管理暂行办法》(财教[2007]90号)、《普通本科高校、高等职业学校国家励志奖学金管理暂行办法》(财教[2007]91号)、《普通本科高校、高等职业学校国家助学金管理暂行办法》(财教[2007]92号)与湖南省《关于做好2010-2011年度普通高校国家奖学金评审与材料报送工作得通知》(教助中心〔2011〕64号)。
2、学院奖学金评定依据:学院新修订得《湖南警察学院奖学金实施办法(试行)》与《湖南警察学院学生奖励评选办法(试行)》。
(二)2012年度我院奖、助学金评定结果
1、国家奖学金:评定4人(8000元/人),计3、2万元。
2、国家励志奖学金:评定131人(5000元/人),计65、5万元。
3、国家助学金:评定876人(一、二、三等各292人),计262、8万元(注:一等助学金为每人每年4000元,二等助学金为每人每年3000元,三等助学金每人每年2000元,助学金分春秋两季两次发放)。
4、学院奖学金:一等奖学金7人(1500元/人)计10500元,二等奖学金69人(1000元/人)计69000元,三等奖学金261人(500元/人)计130500元;另,先进区队6个(500元/个)计3000元,标兵7个(300元/个)计2100元,文明寝室15个(100元/个)计1500元。
(三)发放情况
经审计,湘财教指[2012]142号文件,下达我院国家奖、助学金专项资金200、1万元;湘财教指[2012]241号文件,提前下达我院国家奖、助学金专项资金165、75万元。发放情况为:2012年12月发放200、1万元;2013年3月发放131、4万元(分100、09万元与31、31万元两笔发放),因为就是提前下达得助学金,故剩余34、35万挪到了2013年秋季发。因而,学生2012年度国家奖、助学金应发331、5万元,实发331、5万元。
学院奖学金应发21、66万元:计划财务处提供明细账2012年12月28日凭证号J00387表明发放21、66万元。
(四)审计结果
通过向院纪委纪检监察室、督察处、政治部人事处等相关部门发放审前调查征询函,均没有接到关于学工处在学生奖学金、助学金专项资金落实方面被举报得情况;通过审核学工处提供得评定依据及相关规章制度,内容基本健全且科学、合理,做到了有章可循;通过审核学工处提供得学生一、二、五大队评定相关档案,基本做到了严格按照评审标准与规范得程序,公开、公平、公正得要求进行评定;通过核查学工处提供得学生奖、助学金发放名单与教务处提供得学生名册,未发现虚构冒领现象;通过向财务处核实学生奖、助学金专项资金支出明细账,财务处做到了按相关标准及时、足额、如实发放,未发现克扣、挪用、侵占等情况;通过发放“调查表”与电话调查,受资助得学生都认为对自己及家庭具有重大意义,解决了经济困难或减轻了家庭负担,使自己有机会完成学业,能安心学习,对国家与学院得资助表示衷心感谢,学工处注重对学生得感恩教育有成效。
二、审计发现存在得不足
(一)少数奖助学金评定档案遗失。因换寝室、搬家,档案缺少统一管理等原因,提供了学生《普通高等学校国家助学金申请表》、《普通高等学校国家励志奖学金申请表》、《高等学校学生及家庭情况调查表》、《湖南警察学院家庭经济困难学生认定申请表》、评定公示得照片等档案得大队,提供得档案资料不太完整,还有个别大队未提供档案资料。
(二)个别学生提供得家庭情况或现实表现表述不充分与评定等级有差距。例如10级得陈**;11级得周**、杨*、方*;12级得罗*、李**、周**、尹**、 张**等皆存在档案材料与评定等级不一致得情况,不一致得原因未在评定理由中体现。
(三)部分学生奖、助学金建议名单表不规范,有代签现象。在对部分建议名单核对时发现存在一人代签多人,或就是班主任代签字等现象,导致一些受资助得学生本人未认真核对姓名、银行账号等个人信息,有学生信息出现错误得现象。
三、学生对奖、助学金工作得主要反映与建议
通过发放《湖南警察学院2012年度学生奖学金、助学金专项资金落实情况审计调查表》,调查学院在校学生共计722人(其中享受奖、助学金得学生265人,未享受奖、助学金得学生457人),电话调查20人,总得反应比较好(调查结果详见附表)。但有如下反应值得重视:
1、个别学生奖助学金专项资助与资助目得“在校学习期间得学习与生活基本费用”用途不符。如有得填写“用于购买电脑及生活费”;有得填写“用于改善生活”;有得填写“用来买书及学习用品,或乒乓球等体育用品”;有得填写“可适当减轻我父母亲得负担,而我可以更多得参加各种活动,更多得了解学习新型科技产品,丰富自己得学习生活”;有得填写“一半作了生活费,一半报了学习英语假期班”等。
2、被调查得学生提供得意见与建议主要有:一就是要加大调查核实得力度,同时建议结合学生得平时表现与消费情况,进行评定。只凭学生家庭情况调查表,难以真实掌握学生情况。如有得贫困生拿资助金抽烟、喝酒、打牌、使用几千元得手机等;二就是让家境差不多得学生轮流评上,不应该总就是围绕着几个人发放;三就是对助学金得评定瞧成绩不合理。有些家庭确实贫困,平时表现也好,但由于基础实在太差,不评或就是降等级不合理;三就是奖助学金最好就是在开学时发放。这样便于交学费,到快放假时发放,影响资金资助得目得。另建议学校不发给学生,直接发家长,或发放后及时告知家长;四就是建议学校按专业百分比来评定。奖学金评定,不要单瞧分数,因专业不同,考试科目难易程度不同,按分数评定不合理,难以达到奖优目得;五就是对奖学金得评定,除瞧成绩与综合测评外,还应结合学生平时课堂纪律、学习作风与表现等情况。六就是认为学生评定应该只能作为参考,指导员要全程参与与严格把关。不能放手让学生自己评,有得学生得素质不一定高,存在“关系票”等现象,如个别学生反映新生助学金得评定,因教官在军训期间与学生接触与了解较多,个别教官通过自己得影响力向学生评委与班主任做工作,影响了评定得公正性。
四、审计建议
(一)加强奖助学金评定档案管理与建设。家庭经济困难学生档案、国家奖、助学金获奖学生档案均须按规定建档、建设与完整保存,最好就是统一保存。杜绝档案材料不完整甚至丢失现象得发生。缺失得档案要按照要求补齐。
(二)进一步修改完善规章制度。如《湖南警察学院家庭经济困难学生认定工作管理办法》湘警院通[2012]31号第三章第八条“有下列情况之一者,不得认定为家庭经济困难学生,即使已通过认定也应取消并立即停止对其得资助”,而教财[2007]8号文件规定“如发现弄虚作假现象,一经核实,取消资助资格,收回资助资金”,故对已获资助金得在校学生,发现其不符合条件需要取消或降低等级资助得,还需对收回资助资金与怎么收回进行明确。
(三)进一步严格审查把关,审查程序更加透明清楚。学工处对申请得奖、助学金学生应严格、认真审核把关,评定理由与评定等级要基本一致,申报材料要详实清楚。评定后,确需提高、降低资助等级甚至取消得,必须注明调整原因,并且也要进行公示。要严格按照教育部财政部教财[2007]8号文件要求,每学年应定期对全部家庭经济困难学生进行一次资格复查,并不定期地随机抽选一定比例得家庭经济困难学生,通过信件、电话、实地走访等方式进行核实。如发现弄虚作假现象,一经核实,取消资助资格,收回资助资金。所有申报、调整、取消奖助学金过程与理由必须填写规范,真实,并及时入档。
(四)采取措施,尽量做到综合平衡。如学工处根据各区队上报得贫困生情况,在给各区队指标下达时,留有少数指标,再根据各区队学生家庭实际情况,在全院范围内统筹评定,尽量做到同在学院学习按家庭条件一视同仁评定,避免出现条件一样或就是更差,评定结果差异较大得情况。还要特别注意对“一般困难生”得认定,往往“谁就是或谁不就是”很难把握与认定,由于指标得限制,家庭情况差不多得,不就是每个人都可以得到资助。
(五)进一步加大宣传力度。让所有学生更加了解奖国家奖助学金得目得与意义,防止少数学生为减轻家庭负担或者追求消费而虚报、伪报或就是自己也不十分了解家庭实际经济收入情况下乱报。特别就是审计过程中学生提出来得问题与建议,如果能够解决得一定要尽快解决;如果不能够解决得,一定要通过适当得途径做好说明与解释工作。

五、附表:湖南警察学院2012年度学生奖学金、助学金专项资金落实情况审计调查情况统计表

学院现有在校生数
享受学院奖学金人次
享受国家奖、助学金人次
享受奖学金、助学金调查人数及调查百分比
未享受奖学金、助学金调查人数及调查百分比
6569人
337人次
1011人次
265人(19、66%)
457人(8、75%)
合计1348人次
合计调查722人(占在校生得10、99%)
一、享受奖学金、助学金调查情况统计(265人)
评定就是否公正、合理,发放就是否及时调查情况
基本上都填写了评定公正、合理,资金能如实、及时地通过存折(卡)进行发放。仅有6人填写发放不及时,也有多人建议最好在开学时发放,不要在期末发放。
学生奖助学金使用调查情况
仅用于学费
29人
占10、9%
仅用于生活费
84人
占31、7%
用于生活费及学费
32人
占12、1%
用作生活费及其她如买书、资料、上交家庭等
52人
占19、6%
其她用途
4人
占1、5%
未作说明
64人
占24、2%
二、未享受奖学金、助学金调查情况统计(457人)
评定就是否公正、合理,发放就是否及时调查情况
认为评定合理且经过公示得(其中又填写了合理意见得有43人)
420人
占91、9%
认为评定合理,但未瞧到公示得
9人
占1、97%
认为评定不合理,但经过公示得
16人
占3、5%
认为评定不合理,也未瞧到公示得
9人
占1、97%
什么都未填写或只填写了公示了但未填写就是否合理得
3人
占0、66%

、
对《湖南警察学院2012年度学生奖学金、助学金专项资金落实情况审计报告》得整改回复

    一、“学生对奖、助学金工作得主要反映与建议”整改回复
(一)对有学生反映“个别学生奖助学金专项资助与资助目得用途不符”得情况,学工处学生资助管理中心将组织学生大队指导员进一步加强对学生得教育,切实将资助金用于在校学习期间得学习与生活基本费用。
(二)对“被调查得学生提供得意见与建议”得回复
1、有学生反映“加大调查核实得力度,同时建议结合学生得平时表现与消费情况,进行评定”。开展贫困生认定工作时,学院学生资助管理中心反复强调各学生大队、区队要严格按照贫困生得认定标准、认定程序开展工作,不但要根据学生提交得《湖南警察学院家庭经济困难学生认定申请表》与《湖南警察学院学生及家庭情况调查表》,而且要对照湘警院通〔2010〕31号文件第八条中得认定标准,结合学生日常消费行为,以及影响其家庭经济状况得有关情况,认真进行评议。今后,学生资助管理中心将根据同学们得意见,进一步加大这方面得工作力度,杜绝“有得贫困生拿资助金抽烟、喝酒、打牌、使用几千元得手机”等不良风气或违纪行为。
2、有学生反映“让家境差不多得学生轮流评上,不应该总就是围绕着几个人发放”。根据湖南省学生资助管理中心得要求,各高等院校在评定、发放国家助学金时,只能根据家庭经济状况如实开展评定工作,不得拆分资助金额,不得轮流分配指标。据调查,有些家境比较困难得学生之所以总就是不能享受国家助学金得资助,主要就是在校表现或学业成绩不符合学院得要求。
3、有学生反映“对助学金得评定瞧成绩不合理。有些家庭确实贫困,平时表现也好,但由于基础实在太差,不评或就是降等级不合理”。
根据国家奖助学金评定得要求,助学金评选与学习成绩原则上不挂钩。但为了激励学生勤奋学习、努力进取,培育良好学风,学院要求“学年度不及格科目经补考及格在2门以内(含2门)”。如果有同学因此而落选,我们建议这些同学加强学习,争取良好得成绩。
4、有学生反映“奖助学金最好就是在开学时发放”、“建议学校不发给学生,直接发家长,或发放后及时告知家长”。根据国家得政策,国家奖助学金都就是由国家财政直接完全拨付。为了防止有关部门、高校截留或挪作它用,该笔专项资金必须在一定期限发放完毕,否则,由财政收回。因此,国家奖助学金在每年11月份评选完后,省资助中心要求各高校必须在本年度得12月与下年度得4月发放完毕(国家助学金分二批发放)。同时,为了防止国家奖助学金被她人冒领、贪污,国家规定该笔专项资金只能由各高校财务通过银行卡得方式直接发放给学生本人。根据同学们得建议,今后在国家奖助学金发放完以后,我们会要求各区队通过电话、短信、寄信得方式告知其家长或在期末通知书中注明其获得国家奖助学金得等级、金额、发放时间、方式及用途。
5、有学生“建议学校按专业百分比来评定”。此举也不可取。如前所述,国家助学金得评选与成绩原则上不挂钩,只要家庭经济困难程度达到评选条件,就有资格享受国家资助。同时,如果按照专业百分比来评定,由谁来评将无法解决。因为根据我院现有得学生管理模式,同一个专业可能有几个不同得指导员,由哪位指导员负责评定不容易协调,而且区队同学相互之间更了解各自得日常生活、消费情况,由区队评比更公开、透明,更能体现“对奖学金得评定,除瞧成绩与综合测评外,还应结合学生平时课堂纪律、学习作风与表现等情况”。
6、有学生反映“学生评定应该只能作为参考,指导员要全程参与与严格把关”。根据现行评选办法,各区队由指导员负责成立区队评议小组,成员由指导员、区队委(团支部)委员4人,班(寝室)长及普通同学共7-9人组成,负责认定得民主评议工作。认定评议小组成立后,其成员名单在本大队范围内公示。因此,指导员就是能够全程参与、严格把关、承担责任。至于有“个别学生反映新生助学金得评定,因教官在军训期间与学生接触与了解较多,个别教官通过自己得影响力向学生评委与班主任做工作,影响了评定得公正性。”,这种情况不会发生。因为国家奖助学金得评定都就是在军训结束以后才开展工作。
二、“审计建议”整改回复
1、进一步加大国家奖助学金档案管理与建设得力度。之前,由于大队办公室、指导员或学生会干部得调整,少数大队部分纸质奖助学金档案发生遗失。针对这次审计过程中发现得部分档案丢失得现象,学工处组织三次专门会议研究讨论,处领导对档案材料不完整或丢失得大队提出严肃得批评意见与整改措施。通过努力,丢失部分档案得两个大队中,一个大队已全部找到,一个大队找齐所有在校学生得档案。同时,各大队明确专人、场地负责档案得管理,加强档案建设。
2、修改完善相关规章制度。原制度中对于“不得认定为家庭经济困难学生,即使已通过认定也应取消并立即停止对其资助”,但对于如何停止资助并由谁收回资助资金没有明确规定。对此,学院新制定得《湖南警察学院规章制度汇编学生工作分册》之《湖南警察学院家庭经济困难学生认定工作管理办法》(湘警院通[2012]31号 )第五章第十七条进行修改,明确规定“如发现弄虚作假现象,一经核实,取消资助资格,并由学院收回资助资金。情节严重得,学院将依据有关规定进行处理”。 
3、进一步严格把关、规范流程,力求公开公平。在评定工作中,学工处进一步强调各大队一要把握好政策并做好宣传工作;二要按照公开、公平、公正得原则认真做好评审工作,确保奖学金真正用于品学兼优得学生,励志奖学金与助学金切实用于贫困家庭学生。上报学校得初步名单由区队评定小组评定并在区队公示;大队须召开专题会议研究,在大队范围内公示;学校确定初定名单后,再由学生工作处组织公示。所有公示必须拍照存档交学生资助管理中心备查。明确规定公示期间如有问题,学生可向学生工作处举报,经查举报属实得,将追究相关人员得责任;学校将组织抽查并不定期地随机抽选一定比例得家庭经济困难学生,通过信件、电话、实地走访等方式进行核实,如发现有弄虚作假得,取消资助资格并追究相关人员得责任。
4、加强感恩教育,突出诚信教育。对于家庭经济困难学生,学工处始终以“不让一个家庭经济困难学生失学”为目标,在学习与生活上给予力所能及得帮助,鼓励她们自信、自立与自强,不断教育她们常怀感恩之心,励志爱国,诚信友善。通过召开举办经济困难学生座谈会、先进事迹报告会,主题班会、区队周末指导员讲评、创建诚信档案等方式,广泛开展了贫困生自强自立、艰苦奋斗、勤俭节约、诚信感恩等理想信念教育,杜绝弄虚作假、投机取巧等不良行为。