视频会议系统运行维护管理规范(20080302).doc
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1、中国国电集团公司视频会议系统运行维护管理办法为发挥视频会议系统在集团公司管理工作中的作用,规范视频会议系统的运行、维护程序,提高各单位使用水平,解决使用过程中出现的问题,保证集团公司视频会议的质量,进一步提高视频会议系统使用效率,发挥视频会议系统更大作用,现制定集团公司视频会议管理办法,内容如下:一、技术管理要求:1、 网络管理集团视频会议系统使用集团广域网作为传输链路。各单位应保证局域网络运行正常,广域网、视频设备运行正常。各单位应对本单位到集团本部的广域网链路情况进行监控,发现广域网链路或广域网设备出现问题,应及时通知集团网控中心和相关集成商(广域网链路:中电飞华,广域网设备:神州数码)配
2、合解决。分会场情况反馈表见附件1。2、 IP管理依据集团公司ip规划方案,各分会场视频终端的ip地址缺省分配为10.xxx.1.100 ,如安装第多台视频终端应向集团主管部门提出书面申请,获得ip地址及开通相关权限。会议电视终端的IP地址在局域网内要唯一,不能与其他局域网内计算机IP冲突。3、 设备管理各单位对视频会议系统及相关配套的网络、音响、视频等设施要制订严格的规范制度,保证系统处于正常运行状态。视频终端开机的情况下,禁止手动搬动设备;为避免回声啸叫,电视机或音箱的音量不应太大;麦克风距离音箱不应太近;各单位不得随意更改视频会议系统结构。4、 电话系统集团电话会议系统目前已同视频会议系统
3、实现集成,可作为视频会议系统的备份系统,未建广域网的单位可利用电话会议系统参加视频会议。电话参会操作详见附件2。各视频会议接入单位可将电话线接到视频终端电话口上,可利用视频终端连接的扩音设备播放声音,实现电话系统的扩声功能。当广域网故障不能参会时,可采用视频会议终端连接电话会议系统接入的方式参加会议。5、 分子公司独立组会集团公司各分子公司目前可利用集团本部的视频会议系统独立组会,召开所辖企业的视频会议。各分子公司需要独立召开视频会议,应向集团公司提出会议申请,集团公司释放管理权限,在有限范围内召开分子公司所属企业的视频会议,避免各单位另行建设会议系统,造成的资源浪费。二、布置规范要求各单位需
4、按集团要求统一视频会议室布置,各分会场的布置应庄重、简洁,体现国电集团企业的精神风貌。会场布置参照下图:说明:、背投/等离子电视、主摄像头、标识牌、麦克风、标识背景墙召开视频会议时,与会代表应全部面向摄像机坐在台下座位上。各参会分会场调试后的画面参照下图,如有特殊要求另行通知。分会场视频画面图示具体要求:1、 摄像头摄像机架设在座席正前方,正面拍摄参会人员,各参会单位应对照本地画面认真调试,摄像镜头的视角要精心调整,从正前方稍上角度拍摄,禁止侧面拍摄或过高、过低角度拍摄。调整合格后,应固定摄像机位置,避免临时更改位置。2、 显示设备会场前方设置背投或等离子电视等显示设备,显示设备应为两台,一台
5、显示集团主会场传送的画面,另一台显示当地会场画面。连接显示说明见附件3。3、 标牌各分会场要将本单位的标识分别设置在第一排桌前中间位置,桌前标识牌的大小为800mm350mm。标牌具体制作要求见附件4。多单位在同一会场开会的需分别摆放。分会场标识牌图示4、 背景墙会议室背景墙上单位的标识根据墙面大小确定,内容由国电集团LOGO+本单位名称组成。5、 灯光要求会场照明条件良好,光线从参会人员正面前上方照射,保证人像面部清晰,禁止逆光拍摄。视频会议室建议使用三基色灯管,且保证光线充足。摄像机对面或侧面有窗户的会场应使用遮光窗帘,避免高亮度的太阳光造成图像苍白。6、 音响各分会场音响设备应保证满足视
6、频会议要求,保证双向的语音清晰洪亮,扬声器和麦克风应避免啸叫和回声。声音调试好后应记录相关配置状态,做到下次会议时调试快速到位。三、会议要求1、 会议准备国电集团公司视频会议主要包括每月15日的月度生产营销会,和每季度召开的基建协调会,以及集团其他部门、分子公司等召开的视频会议。会议预约,需提前三天确定相关事宜,由会议主办部门与集团网控中心预约,确定会议模式、会议时间、参加人员,并由主办部门下发会议通知,每月例会如生产营销会按固定时间召开。会议正式开会前1小时,正式调试。主会场向各分会场播放地面音视频及电话会议信号,各分会场必须在开会前1小时打开设备,接收主会场的呼叫,并进行调试;正式开会前1
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