视频会议系统运行维护管理规范(20080302).doc

中国国电集团公司视频会议系统
运行维护管理办法

为发挥视频会议系统在集团公司管理工作中的作用，规范视频会议系统的运行、维护程序，提高各单位使用水平，解决使用过程中出现的问题，保证集团公司视频会议的质量，进一步提高视频会议系统使用效率，发挥视频会议系统更大作用，现制定集团公司视频会议管理办法，内容如下：
一、技术管理要求：
1、 网络管理
集团视频会议系统使用集团广域网作为传输链路。各单位应保证局域网络运行正常，广域网、视频设备运行正常。
各单位应对本单位到集团本部的广域网链路情况进行监控，发现广域网链路或广域网设备出现问题，应及时通知集团网控中心和相关集成商（广域网链路：中电飞华，广域网设备：神州数码）配合解决。分会场情况反馈表见附件1。
2、 IP管理
依据集团公司ip规划方案，各分会场视频终端的ip地址缺省分配为10.xxx.1.100 ，如安装第多台视频终端应向集团主管部门提出书面申请，获得ip地址及开通相关权限。会议电视终端的IP地址在局域网内要唯一，不能与其他局域网内计算机IP冲突。
3、 设备管理
各单位对视频会议系统及相关配套的网络、音响、视频等设施要制订严格的规范制度，保证系统处于正常运行状态。视频终端开机的情况下，禁止手动搬动设备；为避免回声啸叫，电视机或音箱的音量不应太大；麦克风距离音箱不应太近；各单位不得随意更改视频会议系统结构。
4、 电话系统
集团电话会议系统目前已同视频会议系统实现集成，可作为视频会议系统的备份系统，未建广域网的单位可利用电话会议系统参加视频会议。电话参会操作详见附件2。
各视频会议接入单位可将电话线接到视频终端电话口上，可利用视频终端连接的扩音设备播放声音，实现电话系统的扩声功能。当广域网故障不能参会时，可采用视频会议终端连接电话会议系统接入的方式参加会议。
5、 分子公司独立组会
集团公司各分子公司目前可利用集团本部的视频会议系统独立组会，召开所辖企业的视频会议。各分子公司需要独立召开视频会议，应向集团公司提出会议申请，集团公司释放管理权限，在有限范围内召开分子公司所属企业的视频会议，避免各单位另行建设会议系统，造成的资源浪费。

二、布置规范要求
各单位需按集团要求统一视频会议室布置，各分会场的布置应庄重、简洁，体现国电集团企业的精神风貌。会场布置参照下图：

说明：１、背投/等离子电视　２、主摄像头　３、标识牌　４、麦克风　５、标识背景墙
召开视频会议时，与会代表应全部面向摄像机坐在台下座位上。各参会分会场调试后的画面参照下图，如有特殊要求另行通知。

分会场视频画面图示

具体要求：
1、 摄像头
摄像机架设在座席正前方，正面拍摄参会人员，各参会单位应对照本地画面认真调试，摄像镜头的视角要精心调整，从正前方稍上角度拍摄，禁止侧面拍摄或过高、过低角度拍摄。调整合格后，应固定摄像机位置，避免临时更改位置。
2、 显示设备
会场前方设置背投或等离子电视等显示设备，显示设备应为两台，一台显示集团主会场传送的画面，另一台显示当地会场画面。连接显示说明见附件3。
3、 标牌
各分会场要将本单位的标识分别设置在第一排桌前中间位置，桌前标识牌的大小为800mm×350mm。标牌具体制作要求见附件4。
多单位在同一会场开会的需分别摆放。

分会场标识牌图示
4、 背景墙
会议室背景墙上单位的标识根据墙面大小确定，内容由国电集团LOGO+本单位名称组成。
5、 灯光
要求会场照明条件良好，光线从参会人员正面前上方照射，保证人像面部清晰，禁止逆光拍摄。视频会议室建议使用三基色灯管，且保证光线充足。摄像机对面或侧面有窗户的会场应使用遮光窗帘，避免高亮度的太阳光造成图像苍白。
6、 音响
各分会场音响设备应保证满足视频会议要求，保证双向的语音清晰洪亮，扬声器和麦克风应避免啸叫和回声。声音调试好后应记录相关配置状态，做到下次会议时调试快速到位。

三、会议要求
1、 会议准备
国电集团公司视频会议主要包括每月15日的月度生产营销会，和每季度召开的基建协调会，以及集团其他部门、分子公司等召开的视频会议。
会议预约，需提前三天确定相关事宜，由会议主办部门与集团网控中心预约，确定会议模式、会议时间、参加人员，并由主办部门下发会议通知，每月例会如生产营销会按固定时间召开。
会议正式开会前1小时，正式调试。主会场向各分会场播放地面音视频及电话会议信号，各分会场必须在开会前1小时打开设备，接收主会场的呼叫，并进行调试；正式开会前10分钟完成调试，设备一旦开启不允许随意关断、重启。分会场应在会前1天进行设备自检，如发现问题及时报告主会场，消除故障，确保会议效果。重大会议需提前调试的，联调时间以会议通知为准。
各参会单位应安排视频会议技术负责人员做好联调工作，并接受集团主会场考核，不得擅自离开岗位和关闭视频会议系统。
2、 参加人员
集团公司副总经理以上主持召开的视频会议，原则上各参会单位总经理、副总经理应保证出席，不能出席的应事先向会议主办部门请假。
3、 秩序要求
各分会场应管理好会场秩序，确保应出席的人员按时到会，杜绝迟到早退、交头接耳、随意走动等影响会议质量的行为。参会人员应集中就座在摄像头可视区域。
在没有事先通知发言的情况下，分会场的麦克风在调试完成后应处于静音状态，需要分会场发言时再将麦克风开启，保证会议效果。

四、管理要求
1、 管理职责要求
明确责任人。各单位成立视频会议系统管理小组，应包括以下人员和职责：
组长：由各单位总经理/副总经理担任，负责管理组织协调；
直接负责人：指定部门指定专人负责，全面负责视频会议系统相关工作，包括会议的召集、组织、操作等细节安排，直接负责人应学习并熟悉视频会议系统的操作方法，并负责与集团相关部门直接沟通；
技术保障人员：负责保障设备的正常运行，网络等畅通。
以上指定人员联系名单，报送集团公司新闻信息中心备案。各单位在有相关人员变化时，应及时通报集团公司。备案表见附件5。
视频会议使用过程中，由于使用单位管理、操作达不到要求而影响会议正常进行的，将由各单位管理小组人员承担相应责任。
2、 标准画面的维护
为规范各分会场标牌、灯光、镜头等问题，各分会场需分别与集团主会场联调，经确认后，各分会场对本地画面（电视屏幕）拍摄数码相片，发到集团新闻信息中心和安全生产部备案。各分会场主管部门及负责人应保留此相片，作为本地画面的调试依据。
3、 会议情况反馈
为不断完善视频会议系统，各单位应及时分析总结视频会议情况，做好会议情况纪录。遇到问题，应填写分会场故障反馈表（附件1），以电子邮件形式发送到集团网控中心system@邮箱中，便于集团及时掌握分会场情况，协调处理出现的问题。
4、 集团公司的考核
每次视频会议由集团网控中心对视频会议的使用情况进行汇总，集团公司将对使用中未按要求执行的参会单位予以通报。
考核的内容包括：标准画面、会场标识牌、会场光线、联调配合情况、会议秩序，以及出现设备问题是否及时处理等。

二〇〇八年二月

附件1：分会场情况反馈表

分会场故障反馈表

分会场名称

所属分子公司

视频会议联系人

联系电话（手机）

设备情况
0 正常 0 出现以下问题：

链路情况
0 正常 0 出现以下问题：

解决措施及结果

其他需说明的问题

邮件发送到：system@
联系电话：[phone]

附件2：电话会议系统参数及操作说明

电话会议系统相关参数：
1、 接入号：VOIP用户：70012627
电力系统内线：918692627
市话：010－58682627
2、 会议号：1001
3、 密码：听众模式：1

电话会议系统接入流程：
1） 参会单位根据自身情况选择接入号，通过电话机拨号接入；
2） 根据语音提示再拨会议号，按#键；
根据语音提示输入密码1（听众模式），按#键参加会议。

附件3：双屏显示连接方式

在视频会议设备实现双屏显示的实现方式:
1、 在POLYCOM 128上实现双屏显示的连接模式如下图：

注：上图中“主显示设备”用于显示远端会场图像输出的设备，“第二路显示设备”用于显示本端会场图像输出的设备。
2、 在POLYCOM 6000上实现双屏显示的连接模式如下图：

注：上图中“系统S-Video输出”用于显示远端会场图像输出的设备，“附加显示接头”用于显示本端会场图像输出的设备（需要单独购买连接线缆）。
3、 在POLYCOM 4000上实现双屏显示的连接模式如下图：

注：上图中“主显示”用于显示远端会场图像输出的设备，“第二路显示”用于显示本端会场图像输出的设备。
4、 在POLYCOM 7000E上实现双屏显示的连接模式如下图：

注：上图中“系统S-Video输出（用于主监视器）”用于显示远端会场图像输出的设备，“系统S-Video输出（用于附加S视频监视器）”用于显示本端会场图像输出的设备。

附件4：标牌制作要求

标牌具体要求为：
１、 铝制标牌，牌面净尺寸为80ｘ35cm，四周挝边宽度均为2cm，挝边内侧应加固，铝材厚度不小于1mm；
２、 牌面为蓝底白字，图案文字部分采用腐蚀工艺，表面喷漆应尽量使用亚光涂料，减少表面亮度和反光，两色交界处应做到平滑无毛刺，应尽量避免牌面的污点；

参考图样
３、 牌面图案参考以上图样，各图案文字大小比例固定，“中国国电”标识位置固定，“电厂名称”字体为加粗黑体、word中字号为220、位置为上下左右居中，“分会场”字体为加粗楷体，word中字号为200、位置为左右居中；
４、 电厂名称简写规则：如“国电泉州发电有限公司”简写为“泉州发电公司”；

附件5：视频会议系统管理人员备案表

视频会议系统管理人员备案表

视频会议系统管理小组组长（总经理/副总经理）：
姓　名：

职　务：

电　话：

传　真：

手　机：

电子邮箱：

视频会议系统管理小组主管：（直接负责人）
姓　名：

部　门：

职　务：

电　话：

传　真：

手　机：

电子邮箱：

视频会议系统管理小组成员：
姓　名：

部　门：

职　务：

电　话：

传　真：

手　机：

电子邮箱：

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