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文件筐答题技巧

高级人力资源管理师的资格考试分为理论知识考试、专业技能考试和综合评审考试。其中综合评审采用的是文件筐测试法。在文件筐测试中，评价者模拟现实工作情景为被评价者提供一系列文件和材料，要求其在规定的条件下对这些文件进行处理，以考察其工作能力和处事风格等。因为这些文件一般放在文件筐里，因此得名。这种考试结合了人力资源的专业知识和实际的工作经验，已被多年实践充实完善，并被证明是很有效的管理干部测评方法。但是，如果对文件筐的考试形式不熟悉，或者缺乏正确的答题方法，考生会难以发挥自己的真实水平。下面我们会从读题、答题和检查三个环节来讨论如何应对文件筐的考试。

一、读题
文件筐一般只涉及一个企业，要求考生处理不同的人力资源管理问题。考试中提供的文本信息包括三个部分。
（一） 情境：主要包括题目所涉及组织的背景信息、目前的现状，主要面临的问题、答题人的角色、答题人的工作关系以及答题说明等等。
（二） 文件内容：一共十个文件，包括来自上级、下级、同事或外部机构的电话留言，电子邮件、通知等等
（三） 回复表：考生在此回答如何处理不同文件涉及的问题。
文件筐测试的考试时间是180分钟，答题时间比较充裕，考生有足够的时间仔细阅读题目。首先应当仔细阅读文件筐给出的情境资料。我们建议考生在读题的过程中对关键信息作一点简单的记录。一般而言，在读题过程中要注意以下关键信息：
l 情境所涉及公司所处的行业
l 公司的性质、公司的规模
l 主要产品和经营模式
l 公司目前的经营状况
l 公司所面对的问题或机遇
l 题目中假定考生要承担的职位
l 题目中所涉及的上下级等公司的内部关系
l 对回复的要求
l ……
情境中涉及的信息非常重要，认真分析情境的信息有助于形成回复文件筐文件的主要思路。

阅读完情境信息后，考生阅读文件筐测试提供的十个文件。需要注意的是，考生不要急于答题，应当把十个文件从头到尾都仔细阅读一遍。因为文件筐的文件之间有相互联系，在处理一个问题的时候往往会涉及其他文件的处理。比如在某文件中有企业内部的人员提出了一个重要岗位的内部职位申请，而在后面的文件中，公司的领导建议人力资源部与猎头接洽，在企业外部为该岗位寻觅更为合适的候选人。如果不考虑两个文件之间的联系，分别处理两个文件，就可能出现冲突。由于十个文件所包含的信息量很大，单靠大脑记忆很容易出现遗漏的情况，所以我们也建议考生在阅读的时候做一些简单的记录，对提高答题的正确率和速度都有一定帮助。
在情境信息的结尾部分，有针对如何在回复表内进行答题的说明。通常情况下，对每个材料具体回复的要求是：
1）回复表的第一部分是选择回复方式
回复方式：（请将选项前的“□”上打“√” ）
回复方式
□ 信件/便函
□ 面谈
□ Email
□ 电话/语音邮件
□ 不予处理

请考生确定所选择的回复方式，并将相应选项前的“□”画“√”；
2）在回复的内容框中，请准确、详细地写出您要采取的措施和步骤，请注意，主要答复的是处理问题的思路和步骤，而不是对来信来电的直接答复。

二、答题
（一）在进行正式答题之前，考生有必要理清文件中的人际关系，我们建议考生以图形的模式理顺文件筐的人际关系。如下图：
我
正职或副职
总经理
（一把手）
副总经理
（主管？？）
副总经理
（主管？？）
正职或副职
薪酬
下级
培训
下级
劳关
下级
绩效
下级
招聘
下级
外部机构
其他部门
其他部门
其他部门

绘制完以上草图后，在箭头上简单注明该对象所提供文件涉及的具体事宜，这样可以帮助考生冲破从总体上把握处理问题的思路，避免顾此失彼，或者细节影响全局的现象发生。也有助于考生处理相互关联的文件。关系图还有一个重要的作用是提示考生在处理问题时要考虑问题对象的职位，并作出相应的处理。（比如对下属要适当授权等等）。

（二）考生在答题过程中，要关注文件筐的测评重点，通常情况下，文件筐的重点考察的是如下要点：
n 是否依据文件所提供的事实进行判断和决策
n 考虑问题是否全面
n 对问题的判断是否得当，处理办法是否合理
n 是关注大局还是拘泥于细节
n 是否恰当授权
n 是注意到文件的相互的联系
n 能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件
根据以上要点，考生要关注自己的答复内容是否提及了需要准备哪些资料，要确认哪些信息，需啊哟和哪些人（或部门）沟通，考生在处理这些问题时的权限和责任，是否会影响其他文件的处理等等内容。值得注意的是，如果一个问题的处理可能要遇到不同的情况，考生也需要针对不同的情况给出不同的处理意见。高级人力资源师的文件筐考试一般不涉及对所有文件处理顺序的排序，但在遇到特殊情况时(比方出现重大的安全事故)，在回答该文件时，一定要体现处理问题的轻重缓急。
我们建议考生尽量将每一个文件的回复写在该文件的回复表内，通过标注序号的方式来呈现处理问题的步骤，字迹工整，保持卷面的整洁。

三、检查
由于文件筐测试的时间相对比较宽裕，正常情况下，考生都有时间进行检查。在检查时，我们建议考生先将所有的文本信息重新阅读一遍。检查时重点检查如下问题
l 对情境的理解是否透彻
l 针对每一个文件，是否有遗漏的信息没有注意到，自己的答题思路是否正确
l 是否有文件间的相互关系没有注意到
l 笔误等小的错误
在检查后应留出几分钟时间检查是否正确填写了自己的姓名和考号，避免不必要的失误。