新员工职业化训练教程-有效的会议.pptx

第八讲 有效的会议会议是商务活动的一会议是商务活动的一个重要部分，是进行工作的个重要部分，是进行工作的一个重要工具。一个重要工具。为什么开会为什么开会全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经理约1周2天；资深行政人员则多达1周4天。研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。你会开会吗？你会开会吗？只有你重视了开会，只有你重视了开会，你才能开一个高效的会议你才能开一个高效的会议 你开会会迟到吗你开会会迟到吗？1 1、邀请与会者邀请与会者选择出席者选择出席者哪些人必须来开会？哪些人必须来开会？会议主持者的技巧会议主持者的技巧提供信息者提供信息者 提供意见者提供意见者提供特殊的专长的人提供特殊的专长的人能够授权的人能够授权的人通知与会者通知与会者通常需要就会议的时间和通常需要就会议的时间和地点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 在上一个会议上宣布；在上一个会议上宣布；电子邮件；电子邮件；电话；电话；书面通知；书面通知；等等等等 2.准备议程准备议程会议议程是需要提出并讨论的问题或项会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然目的清单。它应当简洁、一目了然 编写议程时要注意几点：编写议程时要注意几点：议程开头为会议的日期、时间与地点；议程开头为会议的日期、时间与地点；每一项均有一个编号；每一项均有一个编号；每一项均有一个起始时间；每一项均有一个起始时间；下次会议细节写在议程的末尾。下次会议细节写在议程的末尾。委员会议议程委员会议议程7月6日上午11点 格林饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致谦3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次会议细节3.确定地点确定地点选择会议地点对于会议的成功是选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅是一个舒适的问题极为重要的，这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。你的办公室你的办公室优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。下级的办公室下级的办公室优点：可能提高一位下级的地位和士气。优点：可能提高一位下级的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适单位会议室单位会议室优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。外面的会议室外面的会议室优优点点：保保证证没没有有任任何何一一方方占占地地主主优优势势；如如果果保保密密是是重重要要的的，这类会议室很有用。这类会议室很有用。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。会议中心会议中心优优点点：具具有有开开大大会会的的设设备备；需需要要时时能能够够提提供供技技术术支持和安全保卫。支持和安全保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。4.安排座位安排座位一对一会议一对一会议在在一一个个一一对对一一的的会会上上，两两人人的的座座位位安安排排可可决决定定会会议议的的格格调调，并并影影响响讨讨论论的的进进程程。如如果果你你正正在在主主持持会会议议，可可通通过过适适当当安安排排座座位位来来影影响响会会议议的的正正式式程程度。度。一对一的会议有三种座位安排：一对一的会议有三种座位安排：支持性的支持性的如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。合作性的合作性的坐在另一个人旁边表示合作，这种安排坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。提示观点的相似性。面对面的面对面的坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。多人会议多人会议多人会议有四种就坐方式，多人会议有四种就坐方式，如下图：如下图：5.掌握会议节奏掌握会议节奏1)准时开会准时开会2)履行议程履行议程3)有效的利用时间有效的利用时间4)规定休息时间规定休息时间6.控制会议控制会议1)读出消极信号读出消极信号与会者内省的样子清楚地表明对会议与会者内省的样子清楚地表明对会议缺少兴趣，注意力不集中缺少兴趣，注意力不集中。一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的这位男士举起他的手吸引主席的注意。他的身体语言表明一种对抗态度。身体语言表明一种对抗态度。2)辨别积极的信号辨别积极的信号这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言者，是一种感兴趣的表示。者，是一种感兴趣的表示。这个与会者是一种密切注意的姿势，意味这个与会者是一种密切注意的姿势，意味着她对发言者所讲的内容感兴趣。着她对发言者所讲的内容感兴趣。3)评估气氛评估气氛4)维持秩序维持秩序5)达成决议达成决议7.维持秩序维持秩序若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。借借 口口会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 当当谈谈及及一一项项为为完完成成的的工工作作时时，与与会会者者会会找找借借口口，如如“我我忘忘了了”、“这不是我的责任这不是我的责任”。作为主席你可以在这位与会者的作为主席你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作。或者将任务转给完成此项工作。或者将任务转给其他人做。其他人做。设设 伏伏有的与会者会试图暗中有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主席，你可规定的目标。身为主席，你可以通过揭露她的策略来鼓励她。以通过揭露她的策略来鼓励她。如果与会者继续试图阻挠会议，如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。还可以将发难者逐出会议。对对 抗抗有的与会者对会议中有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为主席，你并挑起争论。作为主席，你可以以会议目的和达成一致可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。入幽默，以缓和局面。严重混乱严重混乱与会者开始骂人，不与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可将会议搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者以要求大家遵守秩序，或者要求该与会者离开。你也可要求该与会者离开。你也可以休会，而且不确定重新集以休会，而且不确定重新集合的时间。合的时间。8.结束会议结束会议1)1)处理其他事宜处理其他事宜2)2)总结决议总结决议3)3)结束会议结束会议会议参与者的技巧会议参与者的技巧1.积极参与积极参与1)收集信息收集信息2)辨认对立方辨认对立方2.外表与讲话外表与讲话 1)外表部分外表部分2)获得信心获得信心3)积极地参与积极地参与3.倾听发言倾听发言1)聚精会神地倾听聚精会神地倾听2)尊重他人尊重他人3)“剪接剪接”你的发言你的发言4.做备忘录做备忘录