制药行业GMP文件-质量管理体系文件管理规程.doc

文件编号：XX 第 9 页 共10页
质量管理体系文件管理规程
1 目的：
建立质量管理体系文件管理规程，规范质量管理体系文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管、销毁等过程，以及记录的填写要求，保证公司质量管理体系的正常有效运行，确保持续稳定的生产出符合预定用途和注册要求的药品。
2 适用范围：
适用公司XX与质量管理体系相关的文件管理。
3 职责：
XX部门负责文件的编号、审核、替换或撤销、复制、原件保管、受控文件的发放、回收、销毁工作。
各部门负责本职责范围文件的起草、修订、审核，受控文件复印件的保管及二次分发、回收、销毁工作。
4 内容：
4.1 质量管理体系文件的定义：是指一切涉及到药品生产质量管理全过程中所使用的书面技术标准、管理标准、标准操作等以及实施过程中产生的记录结果。它是质量保证系统的基本要素。
4.1.1 标准管理规程（SMP）：是指企业为了行使生产计划、指标、控制等管理职能，使之标准化、规范化而规定的制度、规定、规程、办法等书面要求。包括总经办、质量部、GMP办公室、生产技术部、设备动力部、物料管理部、营销中心、人力资源部、行政部等部门主管的管理事务和岗位说明书。
4.1.2 标准操作规程（SOP）：是指以人或人群的工作为对象，对工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。如岗位、设备设施、仪器、标准操作程序等。
4.1.3 技术标准（STP）：是由国家、地方、行业及企业所颁布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、标准和程序等书面要求。包括产品生产处方和工艺规程，物料和成品质量标准，验证方案和报告等3个类别。
4.1.4 记录（REC）：反映实际生产活动的实施结果。记录包括：批生产记录、批包装记录、生产操作记录、台帐、物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等。
4.2 质量管理体系文件编制原则：
文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。
4.2.1 质量管理体系文件编制范围及内容须包括：质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程及记录
4.2.1.1 物料的质量标准包括：
(1) 物料的基本信息：物料名称和物料代码；质量标准的依据；经批准的供应商；印刷包装材料的实样或样稿。
(2) 取样、检验方法或相关操作规程编号；
(3) 定性和定量的限度要求；
(4) 贮存条件和注意事项；
(5) 有效期或复验期。
4.2.1.2 外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准。
4.2.1.3 成品的质量标准应当包括：
(1) 产品名称以及产品代码；
(2) 产品规格和包装形式；
(3) 取样、检验方法或相关操作规程编号；
(4) 定性和定量的限度要求；
(5) 贮存条件和注意事项；
(6) 有效期。
4.2.1.4 每种药品的每个生产批量均应当建立工艺规程，不同药品规格的每种包装形式均有各自的包装操作要求。工艺规程的制定以注册批准的工艺为依据。制剂的工艺规程的内容至少应当包括：
(1) 生产处方：产品名称和产品代码；产品剂型、规格和批量；所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。
(2) 生产操作要求：
对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；
关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；
详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；
所有中间控制方法及标准；
预期的最终产量限度，必要时，还应说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；
待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；
需要说明的注意事项。
(3) 包装操作要求：
以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；
所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；
印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置；
需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；
包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；
中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；
待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。
4.2.1.5 批生产记录的内容应当包括：
(1) 产品名称、规格、批号；
(2) 生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；
(3) 每一生产工序的负责人签名；
(4) 生产步骤操作人员的签名；必要时，还有操作（如称量）复核人员的签名；
(5) 每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）；
(6) 相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；
(7) 中间控制结果的记录以及操作人员的签名；
(8) 不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；
(9) 对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。
4.2.1.6 批包装记录的内容包括：
(1) 产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；
(2) 包装操作日期和时间；
(3) 包装操作负责人签名；
(4) 包装工序的操作人员签名；
(5) 每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；
(6) 根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；
(7) 包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；
(8) 所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；
(9) 对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；
(1)0 所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。
4.2.2 下述活动应建立的操作规程，其过程和结果应当有记录：确认和验证；设备的装配和校准；厂房和设备的维护、清洁和消毒；培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；环境监测；虫害控制；变更控制；偏差处理；投诉；药品召回；退货。
4.2.3 质量管理体系文件编制格式
4.2.3.1 文件首页格式
表格宽度：16.5cm
文件题目（宋体加粗居中，小三号）
1 目的：（仿宋加粗，小四号）
首行缩进2个字符开始编写，仿宋，小四号，段落行距23磅。
2 适用范围：（仿宋加粗，小四号）
首行缩进2个字符开始编写，仿宋，小四号，段落行距23磅。
3 职责：（仿宋加粗，小四号）
首行缩进2个字符开始编写，仿宋，小四号，段落行距23磅。
4 内容：（仿宋加粗，小四号）
4.1.所有正文内容与条款编号之间空一格开始编写，仿宋，小四号，段落行距23磅。
如层次超过四层还需继续分层时，序号的表示为：用半角数字，前后面加半角半括号表示，如(1),序号数量合计不得过五层，有超过五层的将该文件内容拆分为二个。
5 相关记录：（仿宋加粗，小四号）
(文件结束)
4.2.3.2 文件第二页开始页眉(宋体，五号)
FS-xx-xxx-xxxx-xx （宋体，五号） 第Y页 共X页
4.2.3.3 文件最后一页：文件变更历史格式（注意：不计入文件总页数）
FS-xx-xxx-xxxx （宋体，五号） 文件题目
文件变更历史
文件起草或修订日期
修订内容
备注

4.2.3.4 页边距设置
上：2.5厘米 下：2.5厘米 左：2.5厘米 右2.0厘米
4.2.4 记录格式
页眉（宋体，五号）
XX有限公司 FS-xx-REC-xxxx-xx 第Y页 共X页
记录题目（宋体加粗居中，小三号）
记录表格中文字（仿宋，小四号）
4.3 与GMP规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。
4.3.1 记录填写要求：
4.3.1.1 记录内容真实，及时准确，不得弄虚作假，不得提前或后补记录；
4.3.1.2 记录填写字迹清晰，工整；
4.3.1.3 记录用黑色签字笔填写，不得用铅笔或其它笔填写；
4.3.1.4 记录不得撕毁或任意涂改，需要更改时将错误的内容画一横杠，并将正确的内容填写在错误内容的旁边，要签上修改人的姓名及修改日期，姓名及日期要写全称，不得简写，其原内容要清晰可辨，必要时应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，作为重新誊写记录的附件保存。
4.3.1.5 表格内容要填写齐全，不得留有空格，如无内容则用“—”表示，内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“......”或“同上”表示；
4.3.1.6 品名要写全称，不得简写；记录签名时要写全名，不得只写姓或只写名；
4.3.1.7 填写日期一律横写，不得简写，填写方式：2015年05月18日或2015.05.18；
4.3.2 应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。
4.4 文件的起草和修订
4.4.1 SMP文件由各职能部门制定，SOP、STP(除验证)文件由执行部门或岗位制定,验证方案、报告由验证小组组长制定，记录由各使用部门制定。
4.4.2 文件制定人填写《文件增补、修订申请审批表》，提出新文件的草稿或已有文件的修改方案，部门负责人签字后送交GMP办审批。
4.4.3 决定编写或修改的文件或记录由GMP专干确定文件、记录编号。
4.4.4 文件编写的要求：
4.4.4.1 文件标题、类型、目的、原则清楚。
4.4.4.2 文件内容准确，可操作性强，不得使用如尽量、少许、大约、适量等模糊语言。
4.4.4.3 条理清楚、容易理解、便于使用。
4.4.4.4 文件如需记录，应留有足够的空间。
4.4.4.5 文件编制/修订的时间要求：
(1) 生产开工前、新产品投产前、新设备安装前；
(2) 引进新工艺或新方法前；
(3) 验证前和验证后；
(4) 组织机构职能变动时；
(5) 文件编制质量改进时；
(6) 使用中发现问题时；
(7) 接受GMP等检查认证或质量审计后提出改进建议后；
(8) 自检发现问题时；
(9) 文件到有效期结束前一个月时；
4.5 文件审核
4.5.1 所有与GMP规范有关的文件都应经质量部审核。质量部对非本部门起草的文件，审阅的要点是：
(1) 与现行GMP要求是否相符；
(2) 文件内容的可行性，是否具有可操作性；
(3) 文件应简练、确切、易懂，不能有两种以上的解释；
(4) 同公司其它部门的文件和已生效的其它文件是否矛盾。
4.5.2 文件制定人将草稿打印出来后，送相关部门进行审核，，审核人员在三天内明确提出此文件是否可行，并在文件会审单上签署修改意见后返回文件制定人。
4.5.2.1 工艺规程草稿交给执行车间、QA传阅，各有关部门认真阅读后，对文件的可行性及有关指标提出修改意见签在草稿上并署名。然后交生产部门负责人、质量部门负责人对草稿进行审核后，在草稿上写上审核意见，并将文件草稿及修改意见返回文件制定人，由制定人对文件草稿进行修改定稿。
4.5.2.2 质量标准由QC负责人对草稿进行审核后，在草稿上写出详细的审核意见，若修订内容涉及物料管理部、生产技术部时，将草稿交给相关部门传阅，各有关部门认真阅读后，对文件的可行性及有关指标提出修改意见签在草稿上并署名。然后交质量部负责人对草稿进行审核后，在草稿上写上审核意见，并将文件草稿及修改意见返回文件制定人，由制定人对文件草稿进行修改定稿。
4.5.2.3 验证方案和报告由验证委员会审核，在草稿上写出详细的审核意见，并署名。文件草稿及修改意见返回文件制定人，由制定人对文件草稿进行修改定稿。
4.5.2.4 标准管理规程文件由文件制定人组织会审，会审由质量部、生产技术部等有关部门参与。会审通过后，制定部门负责人详细阅读会审意见，对文件进行修改定稿。
4.5.2.5 标准操作规程由文件制定人将草稿交给QA及部门负责人审核，在草稿上写出详细的审核意见，并署名。文件草稿及修改意见返回文件制定人，由制定人对文件草稿进行修改定稿。
4.5.3 每三年对全公司文件进行一次全面审核，由GMP办组织，各制定部门负责审核，审核结论记录于文件变更历史页。
4.6 文件批准：
4.6.1 工艺规程、质量标准、验证方案和报告、取样方法、检验方法、批生产记录、批包装记录和其它质量管理规程、质量操作规程由质量负责人批准，其中工艺规程须经生产负责人审核。
4.6.2 与生产操作相关的各种操作规程由生产负责人批准。
4.6.3 各部门制定的部门职责和岗位职责由企业负责人或主管副总批准。
4.7 文件生效日期：文件生效日期为批准并培训合格后，具体时间见文件页眉生效日期。
4.8 文件有效期：经批准的文件，自生效之日起到该文件替代文件生效之时。
4.9 培训：文件审核批准后，根据文件具体情况由文件起草部门或人力资源部组织相关人员进行培训，同时详细填写培训纪录，培训资料由人力资源部归档保存，并对培训效果进行评价。
4.10 文件的复制、分发及回收：
4.10.1 文件培训合格后，由文件制定人提交原件及与原件相同的电子版文档给GMP办公室，GMP专干在原件每页右上角上盖上“GMP受控”章，然后根据分发部门需要复印相应的份数，按文件要求分发给相关部门，并详细填写《文件复印记录》、《文件的分发记录》。同时收回旧版本的文件，详细填写《文件收回记录》，各部门指定专人负责部门文件、记录管控（文件接收、交回，部门文件目录更新，新文件组织培训），并在GMP办公室备案。
4.10.2 各部门可根据工作需要对GMP办颁发的受控文件、记录进行二次复制和分发。同时按文件管理要求详细填写《文件复印记录》、《文件的分发记录》。当有新版本的文件或记录替代时由分发部门予以回收并交GMP办。
4.11 执行与检查：
员工必须按照现行的有效版本的文件规定操作，质量部负责监督检查文件的执行情况，并有权纠正错误。
4.12 文件、记录的销毁：
原件继续保留存放于GMP办公室文件柜，收回旧版本复印的文件及过期记录，经GMP办负责人批准，由GMP专干负责销毁，填写《作废文件处理记录》。
4.13 文件、记录的存档管理：
4.13.1 所有文件的原件由GMP专干负责存档，同时保存一份所有现行的文件目录。《文件复印记录》、《文件的分发记录》、《文件收回记录》、《作废文件处理记录》应随相应文件存档，并由GMP专干管理。
4.13.2 每批药品的批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录，由质量部负责保存，与批产品有关的记录如环境监测记录，工艺用水记录，设备设施清洁消毒记录、维护保养记录，设备运行记录，台账等由记录填写部门每月收集填写完整的记录，同步二次复制分发空白受控记录，此类记录至少保存至药品有效期后一年。状态标识及时更新。
4.13.3 质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件由GMP办负责长期保存。
4.14 生产现场的文件、记录管理：
生产现场的文件（SOP）应放置在生产现场，并由岗位负责人或操作员妥善保管；批生产记录、批包装记录等在生产前按照批生产指令的要求发放到各生产岗位，生产结束后由车间办公室及时收集、整理。

5 相关记录：
5.1 FS-GB-REC-1001-00 文件增补、修订申请审批表
5.2 FS-GB-REC-1002-00 文件复印记录
5.3 FS-GB-REC-1003-00 文件分发记录
5.4 FS-GB-REC-1004-00 文件回收记录
5.5 FS-GB-REC-1005-00 作废文件处理记录
5.6 FS-GB-REC-1007-00 文件会审会签传阅记录表

文件变更历史
文件起草或修订日期
修订内容
备注