学校档案管理制度汇编.pdf
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1、 学校档案管理制度学校档案管理制度档案是学校工作和教育教学活档案是学校工作和教育教学活动动的真的真实记录实记录和和历历史反史反映,学校各部映,学校各部门门在教育教学及其它各在教育教学及其它各项项工作中形成的各工作中形成的各类类档档案,案,应应由学校档案室集中由学校档案室集中统统一管理。加一管理。加强强学校档案的科学管学校档案的科学管理,逐步理,逐步实现实现档案管理工作的档案管理工作的标标准化、准化、规规范化、科学化和制范化、科学化和制度化。度化。学校档案室是学校的内学校档案室是学校的内设设机构,由学校行政校机构,由学校行政校长长分管,分管,日常工作由校日常工作由校长办长办公室、教公室、教务处务
2、处具体具体领导领导。档案室。档案室负责统负责统一一管理全校的党群管理全校的党群类类、行政、行政类类、教育教学、教育教学类类、基建、基建类类、声象、声象类类、设备类设备类、荣誉、荣誉实实物物类类的所有档案。的所有档案。一、学校档案室的基本任一、学校档案室的基本任务务1、结结合学校合学校实际实际,建立健全学校档案管理制度和各,建立健全学校档案管理制度和各类类材材料及料及时归时归档制度。档制度。2、及、及时时收集、整理、保管和收集、整理、保管和统计统计学校的全部档案,学校的全部档案,编编制制检检索工具,提供校内网上索工具,提供校内网上查寻查寻,并,并积积极提供档案利用,极提供档案利用,为为学校学校管
3、理和教育教学等各管理和教育教学等各项项工作服工作服务务。3、负责对负责对全校各全校各处处室的档案收集、室的档案收集、归类归类整理、上交档案整理、上交档案室等工作室等工作进进行指行指导导、监监督、督、检查检查,并,并纳纳入学校入学校对对各各处处室考核室考核检查检查的内容。的内容。4、维护维护档案的完整与安全。档案的完整与安全。二、档案室立卷二、档案室立卷归归档范档范围围、原、原则则和注意事和注意事项项 1所有学校档案必所有学校档案必须须集中集中统统一管理,确保真一管理,确保真实实、完整、完整、准确、系准确、系统统和安全。学校各和安全。学校各处处室要室要积积极极负责负责本本处处室档案室档案资资料料
4、的收集、的收集、积积累、累、归类归类、整理、上交工作,保、整理、上交工作,保证归证归档文件材料收档文件材料收集完整集完整齐齐全,并按全,并按时时移交到学校档案室。任何移交到学校档案室。任何单单位和个人不位和个人不得把档案材料据得把档案材料据为为己有。如一己有。如一项项工作、一次活工作、一次活动动由几个由几个处处室室联联合合组织组织的,涉及多个部的,涉及多个部门门的,文件材料由的,文件材料由牵头牵头主主办办的的处处室室负责归负责归档,其他档,其他处处室室协协助提供相关材料。助提供相关材料。2 严严格格执执行文件、材料的形成行文件、材料的形成单单位及教科研位及教科研课题组课题组立卷立卷归归档制度,
5、档制度,坚坚持做到持做到“三三纳纳入入”、“四同步四同步”:即将立卷:即将立卷归归档工作档工作纳纳入学校及各入学校及各处处室、各部室、各部门门、课题组课题组的工作的工作计计划和划和规规划,划,纳纳入管理制度,入管理制度,纳纳入有关人入有关人员员的工作的工作职责职责范范围围;在布置、;在布置、检查检查、总结总结、考核各、考核各项项工作的同工作的同时时,布置、,布置、检查检查、总结总结、考核档案工、考核档案工作。作。3任何任何单单位和个人不得保存已位和个人不得保存已办办理完理完毕毕的文件、材料,的文件、材料,不得擅自不得擅自销毁销毁文件、材料。如确需要文件、材料。如确需要销毁销毁的文件、材料要由的
6、文件、材料要由档案室登档案室登记记造册,造册,经经校校长长批准后批准后专专人人监销监销。干部、。干部、职职工在工在调调动动离开原工作离开原工作岗岗位位时时,要,要彻彻底清理文件、材料,及底清理文件、材料,及时办时办理文理文档材料的交接手档材料的交接手续续。4、凡是反映本校重大工作与活、凡是反映本校重大工作与活动动,具有考,具有考查查利用价利用价值值的的文字、声像制品、文字、声像制品、图图片等片等资资料均属料均属归归档范档范围围。凡属。凡属归归档的各档的各种文字材料,必种文字材料,必须须要求字迹、要求字迹、图图象清晰、象清晰、书书写工整,所有会写工整,所有会议议记录记录和文字材料均禁止使用和文字
7、材料均禁止使用圆圆珠笔、珠笔、铅铅笔、笔、纯蓝纯蓝墨水墨水书书写。写。立卷立卷单单位位应负责应负责将材料收集将材料收集齐齐全,核全,核对对准确,按文件的自然准确,按文件的自然 形成形成规规律,系律,系统统整理,并在封面上填写档案名称,整理,并在封面上填写档案名称,编编写卷内写卷内目目录录。根据档案的保存价。根据档案的保存价值值和档案保管期限的和档案保管期限的规规定,准确划定,准确划分保存期限。凡反映学校重大活分保存期限。凡反映学校重大活动动和基本和基本历历史面貌,有史面貌,有长长期期利用价利用价值值的档案,列的档案,列为为永久保管;凡是反映学校一般工作活永久保管;凡是反映学校一般工作活动动,在
8、,在较长时间较长时间内有参考利用价内有参考利用价值值的文件,列的文件,列为长为长期保管;凡期保管;凡是在短是在短时间时间内内对对本校有参考利用价本校有参考利用价值值的,列的,列为为短期保存。短期保存。5、文件、文件类类的的归归档材料档材料实实行以件行以件为单为单位位归归档。校内档。校内发发文要文要附文件正本、底稿、附文件正本、底稿、发发文文单单、附件等。底稿及、附件等。底稿及发发文文单单均不得使均不得使用用圆圆珠笔、珠笔、铅铅笔、笔、纯蓝纯蓝墨水、墨水、红红墨水,墨水,发发文文单单上必上必须须在在签发栏签发栏内由内由领导签领导签字,正文上的公章字,正文上的公章应应盖在盖在发发文文单单位和日期位
9、和日期处处。6、请请示示类类文件要附相关批复材料。上文件要附相关批复材料。上级级来文需要来文需要办办理并理并上上报报相关材料的,要求将上相关材料的,要求将上报报的相关材料附上。各的相关材料附上。各处处室如室如报报表、名册、学生素表、名册、学生素质报质报告存根、告存根、图图册等已装册等已装订订并符合装并符合装订订要要求的材料,以册(本)求的材料,以册(本)为单为单位移交档案室。位移交档案室。7、德育、德育、师师德教育活德教育活动动、教学、科研、基建、校内小、教学、科研、基建、校内小报报、设备设备、学校撤并校舍置、学校撤并校舍置换换、教育、教育现现代化代化验验收收资资料等料等专题专题性的性的归归档
10、材料档材料,仍以卷仍以卷为单为单位位进进行整理、立卷,需装行整理、立卷,需装订订的案卷材料的案卷材料归归档部档部门门要装要装订订后方可移交。后方可移交。8、立卷、立卷归归档的材料必档的材料必须须是原件,复印件不得是原件,复印件不得归归档。凡不档。凡不符合档案符合档案归归档要求的文件材料档要求的文件材料,必必须须按要求按要求进进行整理后方可行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规纸规范(范(A4 纸纸)。)。9、归归档材料必档材料必须须完整,兼完整,兼职职档案档案员员在整理在整理过过程中要逐卷程中要逐卷 (件)(件)检查检查,不要缺,不要缺项项、漏
11、、漏项项,不要把属于一个内容的档案材料不要把属于一个内容的档案材料人人为为地分割开或地分割开或遗遗漏。漏。10、移交的、移交的归归档材料左档材料左边边装装订处订处要要预预留留 25mm 左右的装左右的装订线订线。11、移交档案、移交档案时时,交接双方,交接双方应应当面当面检查检查,按立卷,按立卷归归档要档要求求进进行行验验收收,不符合要求的要退回不符合要求的要退回归归档部档部门门返工,直至返工,直至验验收合收合格后方可格后方可办办理移交手理移交手续续。移交档案材料。移交档案材料时应时应填写档案移交清填写档案移交清单单,清,清单单一式二份一式二份,经经交接双方交接双方签签字后各留一份字后各留一份
12、备查备查。12、档案室、档案室应坚应坚固安全,安装防盗固安全,安装防盗门门窗、窗帘,有条件可窗、窗帘,有条件可配配备备空空调调、电脑电脑。13、应绘应绘制档案柜案卷存放示意制档案柜案卷存放示意图图。14、借、借阅阅档案,必档案,必须须填写填写“借借阅阅档案档案审审批表批表”,经领导经领导同同意意签签字后,方可借字后,方可借阅阅,借,借阅阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料,借卷内文字材料,借阅阅人不得泄密、人不得泄密、遗遗失、涂改、失、涂改、污损污损,更不得,更不得私自私自转转借借给给他人,他人,违违反反规规定者,按有关定者,按有关规规定予以定予以严肃处严
13、肃处理。理。15、定期、定期组织组织人人员对员对档案保管情况档案保管情况进进行全面行全面检查检查,作好,作好记录记录,发现问题发现问题及及时时向分管向分管领导汇报领导汇报。三、三、规规范分范分类类,及,及时时整理整理归归档建档档建档所有档案要及所有档案要及时时整理,整理,规规范分范分类类,登,登记归记归档。档案档。档案类类目目和基本范和基本范围围:(一)党群(一)党群类类 1、学校党、学校党组织组织的的计计划、划、总结总结、文件、批复等材料;、文件、批复等材料;2、党、党员员大会、支委会、民主生活会会大会、支委会、民主生活会会议记录议记录;改;改选选、增、增补补委委员报员报告、批复;告、批复;
14、3、党、党员员名册、年名册、年报报表、表、发发展党展党员员和和转转正材料;正材料;组织组织建建设设、党党员员教育、宣教育、宣传传、主、主题题活活动动、纪检纪检等方面的材料;等方面的材料;4、工会、共青、工会、共青团团、少先、少先队队、学生会召开代表大会、工作会、学生会召开代表大会、工作会议议、组织组织活活动动的全套文件和材料;各群的全套文件和材料;各群团组织团组织的的计计划、划、总结总结、经验经验交流材料、会交流材料、会议记录议记录;换换届大会材料;改届大会材料;改选报选报告和批复;告和批复;5、政治思想教育、精神文明建、政治思想教育、精神文明建设设材料;材料;6、开展各、开展各项专题项专题活
15、活动动的材料;的材料;7、出席党代会、人代会、政、出席党代会、人代会、政协协会的名会的名单单;8、表彰、表彰、处处分材料;分材料;9、综综合治理、平安建合治理、平安建设设文件、材料。文件、材料。(二)行政(二)行政类类1、学校年度、学期工作、学校年度、学期工作计计划、划、总结总结、报报表;表;2、行政会、行政会议记录议记录、教、教师师会会记录记录、政治学、政治学习记录习记录、学校召、学校召开的各种工作会开的各种工作会议议,专业专业会会议议材料;材料;3、学校、学校规规章制度、章制度、岗岗位位职责职责、奖惩办奖惩办法、考核法、考核检查资检查资料;料;4、上、上级级机关机关颁发颁发的文件,上的文件
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