应收款项管理的方法及实施.pdf
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1、应收款项管理的方法及实施 讲解:屠建清 目 录第一讲 应收款项的成因有哪些第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识第四讲 应收款项的具体管控方法与措施有哪些第五讲 市场、销售、运营人员如何防范呆账发生第六讲 市场、销售、运营人员如何获得与使用客户信息第七讲 案例分析与答疑第一讲 应收款项的成因有哪些 一、应收账款的成因分析 应收账款是企业对外赊销产品、材料、劳务等项目而形成的应向对方收取相应款项的一种外置资产。其特定范围:(1)因销售活动或提供劳务活动形成的债权;(2)流动性债权;(3)应收客户的款项。应收账款按实际发生时
2、的交易金额确定,包括价款、增值税和代垫运费。二、应收票据的成因分析 应收票据是指企业在采用商业汇票结算方式下,因销售商品、产品、提供劳务等而收到的尚未到期的商业汇票,是赊销商品而产生的债权,是以正式的债权凭证为依据,比应收账款更具有法律上的约束力。应收票据只有承兑期限到期方可使用,其中商业承兑汇票还须在出票单位具有足够的流动资金时才能变现。三、预付账款的成因分析 预付账款是指 企业按照 购货合同或劳务合同规定,预先支付给供应方或提供劳务方的款项。在向购货单位支付款项时予以确认,按照实际预付的金额作为入账价值。预付账款只有在购入货物或接受劳务的情况下才起作用。四、其他应收款成因分析 其他应收款是
3、指除了应收账款、应收票据、预付账款以外的其他各种应收、暂付款。主要包括应收各种赔款、罚金、出租包装物的租金、应向职工收取的各项垫付款项、企业内部各部门备用金、存出保证金(租入包装物支付的押金等)、预付账款转入等。其他应收款应在向购货单位支付款项时予以确认,按实际预付的金额作为入账价值。其他应收款只有收回才起到弥补流动资金的作用。第一讲 应收款项的成因有哪些第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 2、应收账款日常管理操作流程说明:(1)各分公司的财务人员根据业务部
4、门传递的单据进行账务处理,每日编制记账凭证并登记应收账款明细账。(2)月末分公司财务人员需编制应收账款账龄分析表,将其与应收账款明细账表数据一并传递至集团财务。(3)每月初分公司财务人员应按上月客户应收账款余额及账龄分析,提示业务经办人员积极催收已经超期的应收账款。(4)集团财务人员应根据各分公司财务上报的应收账款数据及报表,进行集团应收账款的汇总统计及分析。(5)集团财务人员通过分析发现的超过回款期仍未收回的款项,应及时提示各分公司的财务人员,同时要求其督促各分公司的业务经办人员进行二次催款。(6)对于超过规定回款期及催收二次以上仍未能收回的应收款项,集团财务人员应积极汇总并形成上报材料报送
5、至集团管理高层。第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 4、呆死账确认流程操作说明:(1)在应收款项发生呆死账时,各分公司财务人员应根据集团财务中心通过的坏账政策及呆死账发生依据编制呆死账明细表,并提交至集团财务审核。(2)集团财务人员应将审核通过的呆死账明细上报给集团财务总监审核。(3)集团财务总监审核通过的呆死账明细需上报给集团总经理审批。(4)各分公司的财务人员根据集团总经理签批的应收呆死账明细计提坏账准备,进行相应的账务处理。(5)同时,集团财务人员还应对应收呆死账进行跟踪检查。在未做为坏账处理以前,每月仍需出
6、具应收呆死账明细给相应分公司的业务负责人,提醒其安排好催收工作。第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 第二讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项管理基本方法 第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (二)客户信用与资质变化信息反馈制度 每名销售员按季报送给公司总经理、财务总监客户信用与资质变化信息反馈表,报表主要要素为:(1)根据客户连续交易状况、债务拖欠时间长短和对帐配合情况所进行的分类变化;(2)根据交易量大小变化,反映重要客户、一般客户、次要客户的新分类;(3)按照销售差价大小区分甲、乙、丙
7、三类客户。(三)应收款项定期分析制度 按季由公司财务总监主持召开应收帐款分析会,内容包括应收帐款余额变化分析、货款回收率变化分析、客户信用与资质变化分析和销售差价变化分析等。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (四)应收账款的评估与改善细则 1.应收账款回收的评估细则 1)收款率:收款率=该月收款额/(月初应收款余额+该月销售额)100%收款率的管理目的在于促进收款使客户结清款项后,早日将购入的产品再销售或使用增进公司再销售的机会。应收账款滞收日数=应收账款余额/月销售额(年销售额)日数 若发现货款滞收日数逐渐拉长应从速催讨。2)应收账款周转率:应收账款周转率(次)=销售
8、总额/(应收账款+应收票据)应收款项周转率的管理目的在于收回现金或票据,提高企业资金周转速度,周转次数愈高愈佳。3)逾期率:逾期率(%)=(逾期金额/应收账款总额)第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识逾期率的管理目的在于了解逾期应收账款占当期应收账款总额的比率,并及早收回账款以免形成呆账。4)退货率:退货率(%)=(退回额/销售总额)退货率的管理目的是使业务人员在推销时提高警觉,能够根据客户的实际状况销售减少强制销货的发生。5)折让率:折让率(%)=(折让额/销售总额)目的是加强业务人员收款坚持度,当客户要求超出交易条件以外的不当折让时业务人员须婉言拒绝。第三讲 市场、销售
9、、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 2.应收账款的改善细则 1)提高付现折扣:企业在决定付现折扣率时,通常会根据同业销售竞争压力增大及企业本身资金不足而提高付现折扣,一般均以略低于目前银行贷款的利率作为标准。2)缩短信用期间:缩短信用期间也可以减少企业积压在应收账款上的资金数额。3)及早收回货款:所谓及早收回货款包括两种涵义:一是为迅速收回应收账款;二是为收回票据必须符合企业所定的信用期间。4)加强对业务员、收款员的教育训练 5)建立公司内部收款的奖惩办法并有效执行第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (五)问题账款管理办法 第一章 总则第1条 为维护本企业与业务人员的
10、权益,减少坏账损失,特制定本办法。第2条 问题账款指本企业销售业务员销售过程中所发生被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现,或部分货款未能如期收回等情况所涉账款。第3条 因销货而发生的应收账款,自发票开立日起,满个月尚未收回,亦未按企业规定办理销货退回者,视同问题账款。第二章 问题账款的处理第4条 问题账款发生后,销售部门应于日内,据实填妥问题账款报告书,并附相关证据、资料等,依序呈请销售经理查证并签注意见后,呈报营销总监并转请法律顾问协助处理。第5条 问题账款报告书上的基本资料栏,由销售会计填写;账款发生经过、处理意见及附件明细等栏,由经办销售业务员填写。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收
11、款项相关管理知识 第6条 法律顾问应于收到报告书后日内,与经办业务员及销售经理、财务部经理了解情况,了解情况后拟定处理方案,呈请营销总监批示。第7条“问题账款”发生后,经办业务员未依规定期限提出报告书,请求协助处理者,法律顾问可不予受理。逾天仍未提出者,该“问题账款”应由经办业务员负全额赔偿责任。第8条 销售会计未主动填写报告书的基本资料或销售经理疏于督促经办销售业务员于规定期限内填妥并提出报告书,致使经办销售业务员应负全额赔偿责任时,应连带受行政处分。第9条 经核定由经办销售业务员先行赔偿的“问题账款”,法律顾问应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回产品或货款时,应通知财务部于追回之日起天
12、内,依比率一次退还原经办业务员。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 第6条 法律顾问应于收到报告书后日内,与经办业务员及销售经理、财务部经理了解情况,了解情况后拟定处理方案,呈请营销总监批示。第7条“问题账款”发生后,经办业务员未依规定期限提出报告书,请求协助处理者,法律顾问可不予受理。逾天仍未提出者,该“问题账款”应由经办业务员负全额赔偿责任。第8条 销售会计未主动填写报告书的基本资料或销售经理疏于督促经办销售业务员于规定期限内填妥并提出报告书,致使经办销售业务员应负全额赔偿责任时,应连带受行政处分。第9条 经核定由经办销售业务员先行赔偿的“问题账款”,法律顾问应寻求一
13、切可能的途径继续处理。若事后追回产品或货款时,应通知财务部于追回之日起天内,依比率一次退还原经办业务员。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 第三章 坏账的处理第10条 销售业务员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收。第11条 销售业务员应定期或不定期地对客户进行访问(电话或上门访问,每季度不得少于次)。第12条 销售业务员访问客户时,如发现客户有异常现象,应自发现问题之日起日内填写“问题客户报告单”,并建议应采取的措施,或视情况填写“坏账申请书”呈请批准。第13条 符合下列条件之一的,可以由财务部确认为坏账:1因债务人死亡,以其遗产清偿后仍然无法收回;2因债务人破产,以其
14、破产财产清偿后仍然无法收回;3债务人较长时期(超过年)未履行偿债义务,并有足够证据表明无法收回或收回的可能性极小。(六)呆账处理方案 1.呆款的预防 第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (1)建立“客户信用卡”各下属单位应对所有客户建立“客户信用卡”,并由业务人员依照过去半年内的销售实绩及信用的判断,拟订其信用限额,经销售主管核准后,转交会计人员善加保管,并填记于该客户的应收账款明细账中。(2)调整信用限额 为适应市场,并配合客户的营业特点,每年年中(6月30日)和年末(12月31日)两次,由业务人员呈请调整客户的信用限额,核定方式按上一条的相关规定办理。各部门主管人员应
15、视客户的临时变化,要求业务人员随时调整各客户的信用限额。(3)收受票据注意事项 1)业务人员在接收支票时,若所收受支票的发票人非客户本人,则应将支票交客户加盖签章及签名背书,经各部门主管核阅后交出纳员,若因疏忽所遭致的损失,则由业务人员和主管各负一半的赔偿责任。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 2)各种票据按记载日期提示,不得因客户的要求不提示或延迟提示,但经各部门主管核准者不在此限。催讨换延票时,原票尽可能留待新票兑现后返还票主。3)业务人员不得以其本人的支票或代换其他支票充缴货款,如经发现,除负该支票兑现的责任外,还将以侵占货款名义依法追究其刑事责任。2、呆款的催讨
16、 (1)催款管理。呆账的催讨工作一定要由专责人员随同原负责该款项目的销售人员前往催讨。(2)利用信函要求付款。除在前项所提派遣专员前往催款外,尚须同时发出督促信函,恳请对方尽快支付货款。(3)防范收款时有不正当行为。部分业务人员在收得货款之后不交给财务部,对于这种行为,须加强实施“收款处理手续”管理,以防患于未然。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (4)对销售人员施以指导教育 负责人须彻底掌握和了解销售人员的个性,不断对其实施有关货款回收的指导教育。(5)呆账催讨管理表的制作与利用 在催讨呆账时,一定要制作催讨管理表,利用此表来追踪把握销售人员的催款进行状况,必要时予以
17、援助。3、呆款的处理 (1)退票的处理 收到退票资料后,若退票支票属发票人时,则部门主管应即督促业务人员于一周内收回票款。若退票支票有背书人时,应即填写支票退票通知单,一式两联,一联送背书人,一联存查,并进行催讨工作,因违、误所造成的损失,概由部门主管、业务人员共同负责。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (2)催收票款的处理 1)对催收票款的处理,在30天内经催告仍无法达到催回的,其金额在5万元以上者,应立即将该案移送法院依法追诉。2)催收或经诉讼案件,有部分或全部票款未能收回者,应出具公安机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院和解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告的裁
18、决凭证等证件,送财务部做冲账准备。(七)销售账款催收方案 1、销售账款催收程序 (1)财务部应收账款主管及专员应依类别整理账单,定期汇集、编制账单清表,一式三份,将账单清表两份连同账单寄交业务人员签收。(2)业务人员收到账单清表时,一份自行留存,另一份应尽速签还给财务部应收账款主管,如发现有不属于本人账单,应即以挂号寄回。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (3)客户要求寄存账单时,应填写寄存账单证明单一份,详细列明交易笔数、金额等交由客户签认,收款时交还客户。如因寄存账单未取得客户签认而导致无法按期收回款项时,由业务人员负责赔偿。(4)自企业寄出账单后到约定的收款日期时
19、,仍未能立即收到应收款项,则应取得客户在账单上的签认。若未能取得客户的签认,则应尽速于发货日起3个月内,向总务行政部申请取得邮局包裹追踪执据,执凭收款;逾期不办理相关手续致使无法收取货款,由业务人员负责赔偿。2、收款操作 (1)业务人员于每日收到货款后,应于当日填写收款日报表一式四份,一份自留,三份寄交企业财务部出纳组。(2)属于本市的未收账款,直接将现金或支票连同收款日报表的第一、二、三联亲自交出纳员并取得签认。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (3)外埠地区的未收账款应将现金部分填写 银行送款单或邮政划拨储金通知单,存入附近的银行或邮局。次日上午将支票、银行送款单存
20、根或邮政划拨储金通知单存根,采用挂号寄交财务部出纳组。业务人员应将挂号收执贴在自存的收款日报表左下角备查。3、账单的转移及对账 (1)业务人员在账单移交时,应填写账款移交清表一式四份,移交人、接收人及核对人均应签名以示负责,其中两份寄交财务部信用否经过客户签认。(2)账单不可私下移交。(3)为保证业务人员手中账单的真实性,财务部信用室应随机户办理通讯或实地对账。(4)财务部信用室应定期(一般为3个月一次)核对业务人员手中的账单,或出于特殊目的,可不定期抽查业务人员手中的账单。对客第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关管理知识 (5)销售主管应随时核对业务人员手中的账单,并负督促收款工
21、作及承担催收的责任。4、退票的处理 (1)业务人员收到由财务部信用室填写的退票通知书后,应先行核对,并于3个工作日内将回执联填妥并寄财务部信用室。(2)业务人员收到退票通知书后,应于15日内(客票应即时)前往洽收,并将结果填写于退票洽收报告寄回财务部信用室,否则,所发生的问题概由业务人员负责。如因特殊原因未能如期洽收,应先函告财务部信用室并说明拟往洽收的日期,以确保时效,维护企业的权益。(3)退票洽收时,若对方同意换票,则新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天;否则,在衡量收款成绩时,扣减该票金额的80%,超过75天则扣减该票金额的100%。第三讲 市场、销售、运营人员应掌握的应收款项相关
22、管理知识 第三条 定义 应付帐款是指企业因购买材料、物资和接受劳务供应等而付给供货单位的帐款。第四条 供应商往来对账管理 一,供应商档案的管理 ERP系统中由采购部建立的供应商档案资料,其内容应包括但供应商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地址、业务员姓名、主要经销品种、帐期、付款方式、信用期、扣点等信息。如果供应商资料中有关帐期、付款方式、信用期、扣点等发生变更,各下属单位财务部应及时取得变更依据。二,合同条款执行的监控(涉及到各种应收费用的确认、收取等)财务部各种应收费用的入账必须有书面依据(合同、协议等)。第五条 往来对账过程管理 一,应付
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