XX公司行政类工作流程.docx

XX公司行政类工作流程目 录1. 发文审核流程1. 收文审核流程2. 合约审核流程3. 文书档案归档流程4. 档案资料查阅流程5. 用印管理流程6. 文件资料发送流程7. 证件（原件）管理流程1. 发文审核流程一般发文文 稿打印、签章、存档、发送总经理签发分管行政领导审阅行政部文字审核起草人送达行政部文 稿打印、签章、存档、发送董事长签发总经理审阅分管行政领导审阅重要发文备注：1凡以公司名义、加盖公司印章发出的各类文件资料，均须经过行政部审核，公司领导审核和签发。2“重要发文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件、重要对外合作事项文稿、生产经营部分文件。2. 收文审核流程一般收文相关部门 承办（催办、办结）行政部 分送或处理总经理阅示分管行政领导阅文出具意见行政部呈报来文 送达行政部或行政部领取行政部 分送或处理董事长阅示分管文秘领导阅文出具意见分管行政领导阅文出具意见重要收文相关部门 承办（催办、办结）备注：1、“重要收文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件。2.行政部收文后及时填写收文批示单。3.协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。4.文件的催办由相关办公室负责，防止漏办或延误。5.严格按照时限要求完成。6.文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。7.文件办理完毕后，统一交由行政部公室指定专人保管、立卷归档。3. 合同审核流程行政部文字审核并填写呈报意见相关部门 初审分管领导审核、修正法律顾问审核、修正总会计师审核、修正起草部门送达行政部董事长审阅、签发总经理 审核、修正监事会主席 审核、修正行政副总 审核、修正文 稿打印、签章、存档、发送备注：1“合约”是指公司与其他方签订的合同、协议、约定书和意向书以及这些文书的补充文书。2. 可以不经法律顾问审核的合约包括：标准文本已经法律顾问审核的合约、不具有法律约束力的意向书、经董事长同意免除法律顾问审核程序的合约。3合约必须由双方签约代表签名，并标注签约人身份证号码(或签约单位组织机构代码)、第二联系人联系方式。4两页以上的合约必须加盖骑缝章。5. 由本公司单方盖章发出、等待对方盖章回传的合约，必须留1份复印件临时存档，待对方盖章回传后以原件替换复印件。6. 空白合约盖章发出，必须编号、登记、注明承办人。4. 文书档案归档流程行政部接受来文行政部负责人审核行政部年末收集、整理行政部年度内分类存档行政部留取原件存档行政部办理发文行政部立卷、归档备注：1. 行政部以年度为单元进行文件资料的立卷归档。当年内存档，年末归档。2. 为确保归档资料的完整，年度归档前要进行文档资料收集，各部门配合。3. 本流程未尽事宜执行公司档案管理规定。5. 档案资料查阅流程行政部监督档案复印申请人现场查阅公司领导批准文档查阅行政部负责人同意查阅人申请 行政部收回存档申请人查毕归还备注：1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，须由行政部登记，相关人员签字批准，限期归还。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。2. 如需要复印案卷资料，须在行政部人员监督下进行。6. 档案资料借阅流程行政部登记借阅信息申请人填写借条公司领导批准文档借阅行政部负责人同意借阅人申请 行政部收回存档申请人阅毕归还备注：1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，申请人须填写借条，借条一式两份，由行政部登记，相关人员签字批准，限期归还。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。2. 如需要复印案卷资料，须在行政部人员监督下进行。7. 用印管理流程行政部用印登记行政部负责人批准一般用印事项公司领导批准重要用印事项文件资料承办人申请用印承办人领取、发送行政部留存归档件备注：1. 须经公司领导批准的“重要用印事项”，请参见发文审核程序、合同审核程序；2. 行政部在用印环节留取原件存档。3. 除证件盖章等一般用印事项外，凡具有事后查考、利用价值的用印资料均须存档。8. 文件资料发送流程接收部门签收（在发送登记簿上签字）发送部门送达文件资料发送部门填写文件资料发送记录文件资料印制完成备注：1. “发送部门”是指行政部或承办发文事项的其他部门。2. 文件资料发送实行“谁发送、谁登记”。公司其他部门发送表单、资料，参照本流程执行，不得进行信誉交接。3. 对外发送的文件资料如无直接签收人，须留有快递回单等依据，并记入文件资料发送记录。4. 对外发送重要电子文档，需进行专项登记。9. 证件（原件）管理流程行政部建立公司证件信息登记簿注明证件存放地、年审/变更/换证/缴费时间行政部扫描留存证件电子版企管部 按期提醒或安排年审/变更/换证/缴费行政部证件电子版、复印件年末归档行政部更新扫描电子版证件使用人申请借用证件原件或复印件行政部借出董事长签字批准证件使用人签字行政部注销登记证件使用人归还行政部进行专项登记备注：1. “公司证件”包括各种资质类、权属类和荣誉类证书。2. 证书原件不归档，归档采用纸质复印件和电子版。3. 证件借出必须经董事长批准。 10. 会议管理流程行政部通知开会行政部记录到会情况、进行会议记录参会人员到会主持人安排发言参会人员发言、讨论主持人总结发言 备注： 1. 行政部“记录到会情况”，重点记录到会人员、无故缺席和迟到人员。2. 行政部“进行会议记录”，重点记录会议议定事项、领导下达任务、有待解决的重要问题。 11. 会议室使用及管理行政部会前会议室准备工作会议使用部门或人员告知行政部行政部 安排人员进行会后清理会议召开行政部 安排行政部 检查设备设施13