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20XX年年会暨一周年庆典联欢会策划书

20XX年年会暨一周年庆典联欢会策划书
一、年会背景及目的
“年会”，这个概念历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的“家庭盛会”。每到年末岁初，很多企业和组织均通过年会这种形式来组织各种活动，借以激扬士气、部署战略、制定目标，奏响新一年度工作的序曲。就协自成立以来一直走的是模仿企业化管理模式。“年会”这一形式也被视为就协不可或缺的一部分。
为了总结回顾20XX年度各项工作，对20XX年工作做出安排和部署，并表彰年度各项先进，增进协会内部人员的交流和沟通，促进协会的文化建设，表达协会对全体成员的关怀与问候，同时也热烈祝贺就协成立一周年，特决定举办此次主题年会活动。
二、年会主题
专心成长 超越自我
三、年会时间、地点
年会由三部分构成，分为成员会议、周年庆典联欢会和晚宴。拟订于20XX年1月18日（周六）14：00-20:30 (为时半天)。
（一）成员会议
时间：14：00—15：00
地点：大活小剧场
（二）周年庆典联欢会
时间：15：00—17：00
地点：大活小剧场
（三）晚宴
时间：18:00-20:30
地点：二食三楼
四、年会参会人员
学院领导、嘉宾，协会全体人员（参会人员暂按150计，包括理事会、各部门部长、各部部员及会员和就业信息员）及其他。
五、年会流程与安排
本次年会的流程安排分别包括以下三个部分：
（一）成员大会议程安排
13：30 全体参会人员提前到达大活小剧场，按指定排座就座，等候成员大会暨周年庆典晚会开始。（播放入场背景音乐）；
14：00—14：10大会进行第一项。音乐停，鞭炮响（背景鞭炮声）。主持人宣布大会开始，向参会的全体人员介绍出席大会的领导嘉宾及兄弟社团负责人，并领掌欢迎；（欢迎礼毕）请汪元平书记致开幕辞；
14：11-14：30大会进行第二项。请就协指导老师魏老师发言；就协理事长做本学期工作总结；
14：30—14：50大会进行第三项。请就协秘书长宣读就协本年度优秀个人名单和突出贡献奖人员名单并请汪书记上台颁奖合影留念。主持人领掌祝贺。主持人请先进个人的代表在现场发表简短获奖感言。（摄影师拍照，会堂播放颁奖背景音乐）；
14：50—15：00主持人对本次员工大会做简要总结。宣布成员大会闭幕。宣布周年庆典联欢会开始（会堂播放离席背景音乐）工作人员做好会场准备；
15:00-17:00 庆典联欢会正式开始，就协各个部门表演自导自演的节目；
17:00 主持人宣布周年庆联欢到此结束，并告知六点就协全体成员至二食三楼聚餐晚宴。
六、年会准备及相关注意事项
（一）年会的通知：行政事务部于近期内向各部门发出书面的《关于做好20XX年度年终工作总结与下年工作计划制定的通知》；
（二）年会宣传与就协VCR摄制：广告宣传部做好年会活动的相关宣传工作。对本次年会活动进行公示和宣传，达到全员知悉。负责安排与跟进（具体包括：第一届理事会成员寄语，新一届理事会愿景，各部门部长及部员对协会成立一周年的祝福等）；
（三）晚会节目的编排：由人力资源部负责晚会节目的征集、海选、编排；
（四）横幅的制作：紫底白字横幅一条：预祝经管院就协XX年“专心成长 超越自我”主题年会暨协会成立一周年庆典晚会圆满成功！落款：经贸管理学院就业发展协会，12米；
红底黄字横幅一条：“专心成长 超越自我”主题年会暨协会成立一周年庆典联欢会 落款：经贸管理学院就业发展协会，12米；
（五）年终工作总结与计划的收交：行政事务部收集各部门年终工作总结与下年度工作计划，在年会前整理提交给理事会；
（六）发言稿的撰写：通知大会发言相关人撰写发言稿，并及时通知年会最终确定的时间、地点；
（七）物品的采购：提前采购年会所需的物品。具体物品见预算表；
（八）时间的控制：年会主持人应注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。
（九）现场录像机拍照：提前安排好相关人员携带录像机或数码相机，做好大会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。活动后存档，可作为历史资料在公司内部局域网上共享。
（十）各项活动的工作安排：年会的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人；各个工作人员应积极主动向相关负责人汇报，各负责人向总协调人进行汇报。最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人。例如：现场灯光及音响的调试、主席台及场地的布置、物品的采购与运输、宴会提前预定等等，一定要有专人负责。详细情况见主题年会工作安排表；
（十一）此次年会布置工作各项流程要严格按照协会章程及sop流程，通过这个活动锻炼、提升协会整体执行力。
七、参会人员须知
（一）协会全体成员无特殊情况必须参加年会，年会进行当中有急事需要离开现场的，需报经人力资源部部长批准同意后方可离开。
（二）此次年会为就协全体成员的一次聚会，望各部门成员积极参与到年会的组织及晚会节目参与中来。
八、年会经费预算
年会经费预算统计表
编号
项 目
单价
数量
金额
筹措途径
备 注
01
嘉宾纪念品
15
20
300
自筹经费
须带有协会特色
02
奖状、证书

25
学院经费
15名个人奖、1名团队奖
03
奖 品
20
3
60
学院经费

04
宣传品
50
2
100
学院经费
10米横幅两条
05
水果费

100
自筹经费

06
道具补贴

200
自筹经费

07
邀请函
2
20
40
学院经费

08
聚餐
50
100
5000
自筹
协会成员每人交50元
合计
5825.00（单位：元）
自筹经费
5600.00
学院经费
225.00

九、年会筹办及任务分工

主题年会工作安排表（待安排）
年会组委会：XXX
XX XX
时间
事项
责任人
具体负责人
完成时间
具体工作人员

年会前期准备阶段
11月22日—12月25日
物资采购、场地申请
XX

12月10号

主持人培训

年会前

年会议程制作

12月20日

订 餐

12月20日

工作总结与计划催交

12月20日

节目海选、排练
XX

11月22日-12月24日

优秀干事、最佳贡献奖等奖项评选

12月20日

邀请函、写真制作
XX

12月20日

赞助（发型、彩妆）、横幅
XX

12月20日

邀请函（附贺报）发放

12月21日

宣传工作
海报宣传
XX

12月21日

横幅宣传

12月21日

网络宣传

12月18日-12月25日

协会VCR拍摄跟进

12月15日-12月20日

年会中期
12月25日14:00-20:30
会场
布置
横幅、台花
XX

12月25号13：20

贺报张贴

主席台桌椅

多媒体（投影仪、话筒及灯光）

现场签到
XX

拉拉队、互动
XX

年会当天
全程

节目催场

礼仪
XX

DV拍摄
XX

拍 照

年会结束
12月26号
新闻稿的撰写和照片整理
XX

12月26日晚

活动总结书写与档案整理
XX

12月28日

十 、邀请人员一览
1、学院领导、
2、学工办老师
3、其他：
（1）院学生会：主席团、各部门部长
（2）其他社团：校就协理事长、药学院就协理事长及其他相关人员
（3）各班级：各班级班长、团支书

注：加粗的人员须发送邀请函。