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工程档案管理实施细则

第一章 总 则
第一条 为确保公司工程档案齐全、完整、准确、系统、有效利用，充分发挥工程档案在工程管理、工程维护中的作用，根据国家《建设工程文件归档整理规范》《公司档案管理办法》等有关规定，特制定本实施细则。
第二条 工程档案是指工程项目从酝酿、决策到建成投产的过程中，形成的具有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、审批、立项、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动形成的文字材料、图纸、图表、声像和其它载体材料。
第三条 工程档案是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理，并与工程建设同步，不得事后补编。
第四条 工程档案归档必须一项工程建立一套档案，并且档案要完整、齐全、系统，反映工程项目建设全貌。
第五条 工程档案收集和整理规范有明确国家行业标准的，严格按照国家标准收集与整理；没有明确标准的，按照本实施细则相关标准要求收集与整理。
第六条 工程档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
永久保管指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去；长期保管指工程档案保存到工程被彻底拆除；短期保管指工程档案保存10年以下。
第七条 本实施细则适用于公司本部及所属各级分子公司。

第二章 管理职责
第八条 档案归口管理部室负责统一管理公司工程档案。
第九条 各机构、各部室对自己负责的工程建设项目所形成的、具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并及时向档案归口管理部室移交。
第十条 项目实施主体单位的项目管理机构或部室应设专人、专岗负责项目文件积累、整理、审查工作，对各参建单位施工文件深入现场实行跟踪管理。
工程文件档案收集应与工程进度同步，不能滞后补做，也不能超前做好。
项目竣工验收与竣工档案验收同步进行。
第十一条 工程档案管理应纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程管理。
（一）项目实施主体单位在签订勘察、设计、施工、监理等合同（协议）时，应根据建设项目归档文件范围，明确乙方单位应提交甲方单位工程档案（包括电子文件）的内容、版本、套数、编制费用、移交时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。
（二）工程项目档案应纳入项目结算管理范围。项目办理最终结算时，结算经办部门须到档案归口管理部室签署意见。档案归口管理部室根据合同（协议）对乙方提交的工程档案进行检查、验收，合格后签署同意付款意见，财务部门方可履行付款手续。
第十二条 项目实施主体单位应成立工程项目档案技术审查小组，对移交专业性较强的工程技术和物资设备档案完整性和合规性进行鉴定，确定无问题后移交档案归口管理部室。
第十三条 列入城建档案管理机构归档范围的工程档案，工程竣工验收三个月内，应向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。如原件移交城建档案馆的，项目实施主体单位应留存一份复印件，并注明原件存放处。
第十四条 公司本部生产计划部负责收集各项目实施主体单位工程建设档案目录清单，按照公司《档案管理办法》《档案归档范围及整理规范实施细则》等有关规定，及时向公司档案归口管理部室移交。

第三章 归档范围、整理规范和移交、借阅要求
第十五条 工程档案归档范围主要有六部分：准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、各类设备操作说明书及使用说明。
第十六条 原则上所有与工程建设相关的资料均属于工程档案归档范围，并完整保留。对归档类别暂不明确的资料要及时提交工程技术档案审查小组或单位主要负责人审查确定是否归档。
第十七条 工程档案文件的归档范围及保管期限表详见附表。
各公司可按照公司实际发生的工程文件进行归档。
第十八条 工程档案的归档质量和文件立卷严格按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）执行。
第十九条 根据建设程序和工程特点，施工过程中的工程档案归档可分阶段分期进行，也可在工程通过竣工验收后进行；技术资料可先交档案归口管理部室登记后，再由各相关部室办理领用手续。
第二十条 项目实施主体单位应根据本单位和本部门实际，制定工程档案归档明细，工程档案技术审查小组应按照归档明细严格审查，对不需要或不存在的部分档案需要有明确意见或标记。
第二十一条 工程技术档案的编制不得少于两套，一套由项目实施主体单位保管，一套移交城建档案管理机构保存。
工程技术档案编制原则上所有原件编制成一套，作为正本，不得将原件与复印件混合编制存档。
第二十二条 项目实施主体单位应将有审批权的政府部门，以及公司关于工程项目的审批、决策文件原件或复印件列入工程项目建设准备阶段档案。
第二十三条 工程项目准备阶段档案、建设阶段形成的上级部门审批的重要文件和竣工验收文件等应随时存档，任何部门不得私自留存。
第二十四条 图纸类档案归档范围应包括设计单位编制的原始图纸（包括补充和变更图纸）、政府图纸审查机构审查合格的图纸、消防部门审查合格的图纸、工程项目竣工图纸等，所有图纸应盖章、签字齐全，并符合有关规定要求。
第二十五条 招投标档案应如实反映招投标活动全过程情况，一般应包括招标文件、招标公告、中标通知书、投标文件、评标资料、中标公示、报名资料、答疑澄清文件等，对于政府立项批复（核准或备案）工程建设项目，还应附有建设主管部门对招标文件的审核资料、公共交易平台入场交易等资料；流标项目还应附有流标情况的说明或证明材料。
第二十六条 新安装的设备档案应随时移交。移交范围包括：设备说明书、产品合格证、装配图、操作手册、安装手册、维护手册等，特种设备应附有资质部门出具的检验报告文件，并有移交目录，以备设备维修维护管理需要。
第二十七条 勘察、设计、施工、监理等单位向项目实施主体单位移交档案时，应编制移交清单，工程技术档案应由监理单位、项目实施单位工程技术人员审核无误后，经各方签字、盖章后方可交接，移交清单应永久保存。
第二十八条 项目实施主体单位作为承包方的工程档案应根据实际情况进行适当调整。
第二十九条 每项工程档案应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交。
第三十条 项目实施主体单位在收到工程档案前，应由档案技术审查小组对档案内容进行检查。如发现不合格项或缺项，及时告知档案移交单位修正后再行接收。
检查内容包括：
（一）工程档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况；
（二）工程档案已整理立卷，立卷符合工程档案归档的规定；
（三） 竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
（四）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
（五）文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；
（六）电子档案格式、载体等符合要求；
（七）声像档案内容、质量、格式符合要求。
第三十一条 各单位档案归口管理部门应以一个工程项目为单位整理一套完整档案目录，向公司生产技术部报备。
第三十二条 工程档案借阅流程按照《公司档案管理办法》严格执行。
绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影。如确因工作需要，应在借阅档案登记簿上注明范围、内容、用途，经档案归口管理部室负责人同意，档案产生部室分管领导批准，经总经理和董事长批准后，档案员只能按其范围、要求、内容提供利用。

第四章 附 则
第三十三条 本办法以国家法律、法规为准，遇国家政策调整、修订时按照国家最新规定执行。
第三十四条 本办法未尽事宜，按照《公司档案管理办法》执行。
第三十五条 本实施细则由公司档案管理办公室负责解释。
第三十六条 本实施细则经会议通过后发布施行。

附件：工程档案文件分类、归档范围及保管期限表附件：
工程档案文件分类、归档范围及保管期限表
编号
工程资料名称
建设单位档案
城建档案
A类
工程准备阶段文件

决策立项文件A1
项目建议书（代可行性研究报告）
永久●
●
项目建议书的批复文件（代可行性研究报告）
永久●
●
关于立项的会议纪要、领导批示
永久●
●
专家论证意见
永久●
●
项目评估研究资料
永久●
●
项目可行性研究报告批复、核准或备案文件
永久●
●
项目初步设计报告批复、核准或备案文件
永久●
●
可行性研究报告
永久●
●
项目开展前期工作文件（2014年底前工程项目）
永久●
●
项目立项其它文件
永久●
●
建设用地文件A2
选址申请及选址规划意见书及附图
永久●
●
建设用地批准书
永久●
●
建设用地规划许可证、许可证附件及附图
永久●
●
国有土地使用证、国有土地出让合同及补充协议挂牌交易成功确认单
永久●
●
建设用地钉桩通知书
永久●
●
项目用地预审意见
永久●

项目建设用地批复文件（相关部门）
永久●
●
消防选址审查意见
永久●
●
勘察设计文件A3
工程地质勘察报告
永久●
●
水文地质勘察报告
永久●
●
验线合格文件
永久●
●
设计方案审查意见
永久●
●
施工图审查通知书及审查报告
永久●
●
工程设计条件通知单、委托设计任务书
永久●
●
设计方案效果图、有关设计的重要会议纪要
永久●
●
节能设计备案文件
永久●
●
项目初步勘察任务书
永久●

审查合格的施工图（盖审图章）
永久●

项目初步设计报告（说明书）
永久●

招投标文件
A4
勘察招投标文件、中标通知书
永久●

勘察合同
永久●
●
设计招投标文件、中标通知书
永久●

设计合同
永久●
●
施工招投标文件、中标通知书
永久●

施工合同
永久●
●
监理招投标文件、中标通知书
永久●

监理合同
永久●
●
重要设备材料招投标文件、中标通知书
永久●
●
重要设备合同
永久●
●
其它与项目相关的招投标文件、中标通知书
永久●
●
其它与项目相关的合同 （如安全合同、招标代理合同等）
永久●
●

开工文件
A5
建设工程规划许可证、附件及附图
永久●
●
建设项目环境影响报告表的请示及批复
永久●
●
交通影响环境报告及批复
永久●
●
园林局绿化审核意见书及附图
永久●
●
公安交通审核意见书及附图
永久●
●
人防工程建设规划设计条件意见书
永久●

人民防空工程施工图备案
永久●

消防设计审核意见
永久●

消防施工图审查通知书
永久●

人民防空工程设计审核批准通知单
永久●

人民防空工程备忘录
永久●
●
建筑节能专篇报告及复函
永久●

工程质量监督通知书及工程质量监督注册登记表
永久●

施工现场安全监督备案登记表
永久●

出让国有土地使用权设定登记
永久●

建设工程施工许可证
永久●
●
其它行业管理要求办理的许可文件
永久●
●
五方参建单位法定代表人及项目负责人质量终身承诺书
永久●
●
工程造价文件
A6
工程投资估算文件
短期●

工程设计概算文件
短期●

招标控制价格文件
短期●

工程结算文件（工程量计算书、工程结算书）
长期●

与成本相关的各类呈批件、涉及造价的重要会议纪要、各类工程合同
永久●

工程量清单文件
长期●

施工单位报审的工程预算文件
长期●

工程项目竣工结算审核报告书
长期●

工程建设基本信息A7
工程概况信息表
永久●
●
工程开工前的原貌、竣工新貌照片
永久●
●
工程开工、施工、竣工的录音录像资料
永久●
●
工程竣工测量资料
永久●
●
工程项目管理人员名册、监理单位工程项目监理及监理人员名册、施工单位工程项目经理及质量管理人员名册
永久●
●
与各施工、监理单位往来联系函
短期●

B类
监理文件

监理文件

监理规划
永久●
●
监理实施细则
永久●
●
监理月报
永久●

监理会议纪要
永久●

监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）
永久●
●
监理通知（有关质量控制、进度控制、造价）
长期●

工程暂停令
长期●
●
工程延期审批表
长期●

费用索赔审批表
长期●

工程款支付证书
短期●

质量事故报告及处理资料
长期●
●
竣工移交证书
永久●
●
工程质量评估报告
永久●
●
C类
施工文件

施工管理文件C1
工程概况表
长期●
●
分包单位资质报审表
长期●
●
建设单位质量事故勘察记录
短期●
●
建设单位质量事故报告书
短期●
●
( )月工程进度款报审表
短期●

工程变更费用报审表
短期●

费用索赔申请表
短期●

工程款支付申请表
短期●

工程延期申请表
短期●

监理通知回复单
短期●

建设工程质量事故调(勘)查笔录
短期●
●
见证试验检测汇总表
长期●
●
农民工工资权益保障监督、检查、措施、方案类文件
长期●
●
工程联系单
长期●
●
各行政或行业主管部门的施工过程质量监督、安全监督检查、行业检查文件
长期●
●
安全预评价、职业病评价、应急预案等安全管理文件
长期●
●
其它安全管理文件

施工技术文件C2
施工组织设计及施工方案
长期●

图纸会审记录
永久●
●
设计变更通知单
永久●
●
工程变更洽商记录
永久●
●
工程量签证单（达到公司审批要求的，应附公司审批意见）
永久●
●
各类专项施工技术方案（如冬施、安全专项等）
永久●
●
其它施工技术文件
永久●
●
施工测量记录C3
工程定位测量记录
长期●
●
基槽平面及标高实测记录
长期●

控制网测量
长期●

施工安全措施
长期●

施工环保措施
长期●

施工物资文件C4

砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温材料、防腐材料、轻骨料等物资的出场证明文件、实验报告
长期●

设备（仪器仪表）安装使用说明书
长期●

安全阀、减压阀等的定压证明文件
长期●

材料、设备的相关检测报告、型式检测报告、3C强制认证合格证或3C标志
长期●

工程物资进场汇总表、选样送审表、进场报验表、退场证明
长期●

其他物资出厂合格证、质量保证书、检测报告和报关单或商检证
长期●

施工记录
C5
隐蔽工程检查记录
长期●

交接检查记录
长期●

地基验槽记录
永久●
●
地基处理记录
永久●

地基钎探记录（应附图）
永久●
●
构件吊装记录
短期○

焊接材料烘焙记录
短期○

地下工程防水效果检查记录
长期●

防水工程试水检查记录
长期●

预应力筋张拉记录
长期●

智能建筑工程安装质量检查记录
长期●

施工检查记录
长期●

幕墙注胶检查记录
长期●

基坑支护变形监测记录
长期●

桩（地）基施工记录
长期●

网架（索膜）施工记录
长期●

钢结构施工记录
长期●

施工试验文件C6
功能性试验记录，包括试运行、管道气密性、电气测试实验、压力管道试验、桥梁工程的动静载试验、电气运行记录、单机调试记录、联合试运记录、投产记录
长期●

回填土试验报告（应附图）
长期●

超声波探伤记录
长期●

钢构件射线探伤报告
长期●

钢筋机械连接型式检验报告
短期○

锚杆、土钉锁定力（抗拔力）试验报告
短期○

地基承载力检验报告
长期●

桩基检测报告
长期●

钢筋机械连接型式检验报告
长期●

灌（满）水试验记录
长期●

强度严密性试验记录
长期●

通水试验记录
长期●

风管漏风检测记录
长期●

现场组装除尘器、空调机漏风检测记录
长期●

各房间室内风量温度测量记录
长期●

管网风量平衡记录
长期●

空调系统试运转调试记录
长期●

空调水系统试运转调试记录
长期●

制冷系统气密性试验记录
长期●

净化空调系统测试记录
长期●

防排烟系统联合试运行记录
长期●

过程验收文件C7
结构实体混凝土强度验收记录
永久●

结构实体钢筋保护层厚度验收记录
永久●

D类
竣工文件

一
建筑安装工程竣工图
永久●
●
（一）
综合竣工图
永久●
●
1
总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）
永久●
●
2
竖向布置图
永久●
●
3
室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图
永久●
●
4
电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图
永久●
●
5
设计总说明书
永久●
●
（二）
专业竣工图
永久●
●
1
建筑竣工图
永久●
●
2
结构竣工图
永久●
●
3
装修（装饰）工程竣工图
永久●
●
4
电气工程（智能化工程）竣工图
永久●
●
5
给排水工程（消防工程）竣工图
永久●
●
6
采暖通风空调工程竣工图
永久●
●
7
燃气工程竣工图
永久●
●
二
市政基础设施工程竣工图
永久●
●
1
供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程
永久●
●
2
高压架空输电线工程
永久●
●
3
污水处理、垃圾处理处置工程
永久●
●
4
场、厂、站工程
永久●
●
三
财务文件
永久●

1
决算文件
永久●

2
交付使用财产总表和财产明细表
永久●

3
上级部门资金下达计划、资金使用、审批手续等
永久●

四
声像、缩微、电子档案
永久●

1
声像档案
永久●

（1）
工程照片
永久●
●
（2）
录音、录像材料
永久●
●

电子档案
永久●
●
（1）
光盘、硬盘
永久●

五
竣工验收文件

1
项目竣工备案书（表）
永久●
●
2
项目节能竣工验收备案文件
永久●
●
3
项目环境保护验收文件
永久●
●
4
项目建设、监理、勘察、设计、施工单位竣工验收（质量评定）报告、竣工验收检查记录、档案资料审查记录、竣工验收会议等文件
永久●
●
5
消防验收合格文件
永久●
●
6
规划验收文件
永久●
●
7
其它行业验收文件
永久●
●
E类
各类建筑物相关检测报告及设备操作手册和说明书
长期●

房屋土地测绘技术报告书
长期●

电气防火安全技术检测报告
长期●

建筑消防检测报告
长期●

回弹观测检测成果报告（检查混凝土抗压强度）
长期●

协同分析报告
长期●

锅炉检测报告
长期●

地基方面的分析报告
长期●

各类空调设备、水泵、变配电站设备、机房设备、锅炉房设备使用及安装说明书
长期●

生活饮用水卫生评价报告书
长期●

建筑物沉降观测记录文件
长期●

高层建筑物静载试验报告
长期●

注：●为归档保存资料；○为过程控制保存。

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