专门档案的管理与利用.pptx
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1、第十一章 专门档案的管理与利用 学习目标主要内容知识框架图本章点睛了解音像档案的管理。熟悉人事档案的管理、会计档案的管理、声像档案的管理。知道专门档案的种类、作用及管理方法。掌握人事档案、会计档案分类的基本方法。4 43 32 21 1 专门档案在社会生活中具有十分重要的作用。保守人事档案机密,维护人事档案材料完整。会计档案是记录经济业务的重要史料和证据,是国家档案的重要组成部分。第二节会计档案的管理与利用 第三节声像档案的管理与利用 第一节人事档案的管理与利用 第一节 人事档案的管理与利用 一、人事档案的收集与鉴别 二、人事档案的整理 三、人事档案的利用 本节点睛雪莱 他人的经验,传达到我们
2、的经验中,那就属于程度最低的一种。人事档案一般产生于单位组织的人事管理活动,主要包括个人基本材料、主要经历、相关考核和评价等几大部分,根据条例又可分为正本和副本两大类。一、人事档案的收集与鉴别 人事档案正本是全面反映一个干部的历史和现实情况的材料,分为10大类,是一个干部的全部原始材料的总和,见图11-1。(一)人事档案正本 图图11-1 11-1 人事档案正本的分类人事档案正本的分类 人事档案的副本是概括反映一个干部历史和现实人事档案的副本是概括反映一个干部历史和现实情况的材料,由情况的材料,由干部人事档案正干部人事档案正本主要材料的复本主要材料的复制件构成,包括制件构成,包括以下八部分,见
3、以下八部分,见图图11-211-2。(二)人事档案副本 图图11-2 11-2 人事档案的副本的主要内容人事档案的副本的主要内容 在收集中必要的鉴定甄别工作也必不可少,鉴别归档材料的具体做法,见图11-3。图图11-3 11-3 鉴别归档材料的具体做法鉴别归档材料的具体做法(二)人事档案副本 类目类目 人事档案材料人事档案材料 非人事档案材料非人事档案材料 履历、自传、鉴定履历、自传、鉴定 履历表、简历表、履历表、简历表、登记表、鉴定材料登记表、鉴定材料 传记、年谱传记、年谱 入党、团材料入党、团材料 入党、团志愿书,入党、团志愿书,转正申请书,政治历史、转正申请书,政治历史、社会关系调查材料
4、社会关系调查材料 思思想想汇汇报报、讨讨论论记记录录、申申请请书书、未未批批准准的的志志愿书愿书对人事档案的鉴定,如表11-1所示。表表11-1 11-1 人事档案鉴定参考表人事档案鉴定参考表 (二)人事档案副本 类目类目 人事档案材料人事档案材料 非人事档案材料非人事档案材料 政治历史审查材料政治历史审查材料 审查结论、复查结论、审查结论、复查结论、甄别与平反结论、本人交甄别与平反结论、本人交代材料代材料 审审查查过过程程中中的的请请示示、报告,往来函件报告,往来函件纪检、监察材料纪检、监察材料 复查、甄别与平反决复查、甄别与平反决定,处分决定,本人检讨,定,处分决定,本人检讨,申述材料申述
5、材料 检举、旁证、揭发检举、旁证、揭发材料,调查报告,办案材料,调查报告,办案过程中形成的材料过程中形成的材料 任免、工资、福任免、工资、福利材料、职称晋升材利材料、职称晋升材料料 任任免免呈呈报报表表、调调动动登登记记表表、调调级级审审批批表表、晋晋升升技术职称和学位审批表技术职称和学位审批表 任免调动通知令、任免调动通知令、请示、批复、来信函件请示、批复、来信函件 业务考核材料业务考核材料 考试成绩表、考核登考试成绩表、考核登记表、创造发明著作目录记表、创造发明著作目录 著作、论文、译文、著作、论文、译文、创造发明、总结创造发明、总结 离、退休材料离、退休材料 本人申请、审批表本人申请、审
6、批表 办理离、退休的批办理离、退休的批示、批复示、批复 续续 表表(二)人事档案副本 二、人事档案的整理 干部档案的整理工作,是将收集起来的每个干部的档案材料,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充的工作。通过整理,使原来零乱的档案材料转化为能反映干部情况的系统、条理的专门案卷。干部人事档案的利用必须按照干部管理权限确定干部人事档案的利用必须按照干部管理权限确定的范围进行,对查阅、借阅不同层次干部的档案,国的范围进行,对查阅、借阅不同层次干部的档案,国家规定了相应的审批制度,见图家规定了相应的审批制度,见图11-411-4。三、人事档案的利用 图图
7、11-4 11-4 干部人事档案的利用必须遵守的规定干部人事档案的利用必须遵守的规定 第二节 会计档案的管理与利用 本节点睛一、会计档案的收集 二、会计档案的整理与鉴定 三、会计档案的提供利用列宁从失败的经验中学习。会计档案是在会计工作中形成的,记录和反映一定组织和单位经济业务的专业材料,包括三种,见图11-5。图图11-5 11-5 会计档案的内容会计档案的内容一、会计档案的收集 根据我国会计档案管理办法的规定会计档案的收集工作应明确以下三个问题,见图11-6。图图11-6 11-6 档案的收集工作注意的问题档案的收集工作注意的问题 一、会计档案的收集二、会计档案的整理与鉴定(一)会计档案的
8、分类整理一)会计档案的分类整理 根据会计档案的类别和特点,具体可分为以下根据会计档案的类别和特点,具体可分为以下类别,见图类别,见图11-711-7。图图11-7 11-7 会计档案具体的分类会计档案具体的分类 图图11-8 11-8 会计档案的整理步骤会计档案的整理步骤会计档案的整理步骤,见图11-8。二、会计档案的整理与鉴定 会计档案的鉴定工作和保管期限,见图11-9。(二)会计档案的鉴定 图图11-9 11-9 会计档案的鉴定工作和保管期限会计档案的鉴定工作和保管期限 对于经鉴定确无保存利用价值的会计档案可以进对于经鉴定确无保存利用价值的会计档案可以进行销毁,但由于会计档案的重要性和机密
9、性,销毁必行销毁,但由于会计档案的重要性和机密性,销毁必须严格按有关规定程序进行,见图须严格按有关规定程序进行,见图11-1011-10。图图11-10 11-10 销毁的程序销毁的程序 (二)会计档案的鉴定 会计档案保管期限的分类特征,如表会计档案保管期限的分类特征,如表11-211-2所示。所示。表表11-2 11-2 会计档案保管期限表会计档案保管期限表 (企业和其他组织会计档案保管期限表)(企业和其他组织会计档案保管期限表)序号序号 档案名称档案名称 保管期限保管期限 备注备注一一 会计凭证类会计凭证类 1 1 原始凭证原始凭证 15 15年年 2 2 记账凭证记账凭证 15 15年年
10、 3 3 汇总凭证汇总凭证 15 15年年 二二 会计账簿类会计账簿类 4 4总账总账 15 15年年 包括日记总账包括日记总账 5 5 明细账明细账 15 15年年 现金和银行存款日记账保管现金和银行存款日记账保管2525年年 6 6 日记账日记账 15 15年年 7 7固定资产卡片固定资产卡片 固定资产报废清理后保管固定资产报废清理后保管5 5年年 8 8辅助账簿辅助账簿 15 15年年 序号序号 档案名称档案名称 保管期限保管期限 备注备注 三三 财务报告类财务报告类 包括各级主管部包括各级主管部门汇总财务报告门汇总财务报告 9 9 月、季度财务报告月、季度财务报告 5 5年年 包括文字
11、分析续表包括文字分析续表 1010 年度财务报告年度财务报告(决算)(决算)永久永久 包括文字分析包括文字分析 四四 其他类其他类 1111 会计移交清册会计移交清册 15 15年年 1212会计档案保管清册会计档案保管清册 永久永久 1313会计档案销毁清册会计档案销毁清册永久永久 1414银行余额调节表银行余额调节表 5 5年年 1515银行对账单银行对账单 5 5年年 续续 表表(二)会计档案的鉴定 会计档案的作用和有效的利用方式,见图会计档案的作用和有效的利用方式,见图11-1111-11。三、会计档案的提供利用 图图11-11 11-11 会计档案的提供利用会计档案的提供利用 第三节
12、 声像档案的管理与利用 二、照片档案的管理 本节点睛一、声像档案的作用与特点 三、录音、录像档案的管理 人变得聪明,并不是凭藉经验,而是对待经验的能力。萧伯纳 声像档案是指在社会活动中产生的具有保存利用价值,以声音、图像为记录手段的各种载体形的原始记录。一、声像档案的作用与特点 1.历史凭证作用 声像档案一方面是人类社会活动客观、真实的记录,是最原始、最直接的历史凭证;另一方面由于声像档案能够提供多种媒体传输途径,其信息量和现场感都是文字材料所不及的。(一)声像档案的作用声像档案就是当时历史最有说服力的证据。南京大屠杀中的照片南京大屠杀中的照片 淞沪抗战的记录片淞沪抗战的记录片 2.科学研究作
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