写作与书面沟通.pptx
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1、写作与书面沟通第第第第第第 7 7 讲讲讲讲讲讲书面沟通及其作用(书面语言:最可靠的沟通方式)书面沟通及其作用(书面语言:最可靠的沟通方式)书面沟通及其作用(书面语言:最可靠的沟通方式)书面沟通及其作用(书面语言:最可靠的沟通方式)各种书面沟通媒介的比较各种书面沟通媒介的比较各种书面沟通媒介的比较各种书面沟通媒介的比较管理角度写作的基本原则管理角度写作的基本原则管理角度写作的基本原则管理角度写作的基本原则实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识受众导向的文字组织原则与文字组织技能受众导向的文字组织原则与文字组织技能受众导向
2、的文字组织原则与文字组织技能受众导向的文字组织原则与文字组织技能书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范书面沟通的写作规范管理公文的书写(报告的书写与长篇正式报告格式简介)管理公文的书写(报告的书写与长篇正式报告格式简介)管理公文的书写(报告的书写与长篇正式报告格式简介)管理公文的书写(报告的书写与长篇正式报告格式简介)本讲主要内容:本讲主要内容:本讲主要内容:本讲主要内容:34447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述
3、qq一一一一.书面沟通及其作用书面沟通及其作用书面沟通及其作用书面沟通及其作用n n(一)书面语言:最可靠的沟通方式(一)书面语言:最可靠的沟通方式(一)书面语言:最可靠的沟通方式(一)书面语言:最可靠的沟通方式u1.“口说无凭,落笔为准口说无凭,落笔为准”商业活动中,都要以书面记录方式加以认同,并约束大家行为商业活动中,都要以书面记录方式加以认同,并约束大家行为l内部:公司章程,规章制度,职务说明书,计划,单据,申请内部:公司章程,规章制度,职务说明书,计划,单据,申请l外部:财务报告,市场调研报告,对外的商务信函外部:财务报告,市场调研报告,对外的商务信函以文字表述,最有效整理思路,建构严
4、密信息逻辑。以文字表述,最有效整理思路,建构严密信息逻辑。u2.书面沟通基础:写作水平书面沟通基础:写作水平要达到良好的书面沟通效果,必须具有一定的条件:要达到良好的书面沟通效果,必须具有一定的条件:l较强的写作能力,能够以恰当的形式成文,在恰当的时间以恰当的较强的写作能力,能够以恰当的形式成文,在恰当的时间以恰当的方式送至恰当的对象。方式送至恰当的对象。一旦发生差错,纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。一旦发生差错,纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。l比如一份不切实际的公司章程,一份有失公正的合同,都会对企业比如一份不切实际的公司章程,一份有失公正的合同,都会对企业产生长远的不利影响。
5、产生长远的不利影响。44447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述u3.书面沟通的优点书面沟通的优点有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后,把想要表达的写下来,有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后,把想要表达的写下来,边写边想,边写边改,在初稿完成之后,再重新审阅、修改、调整。甚边写边想,边写边改,在初稿完成之后,再重新审阅、修改、调整。甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改,这样可容易发现一些隐藏至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改,这样可容易发现一些隐藏的错误,使最终的作品正确、简明、清晰、完备。的错误,使最终的作品正确、
6、简明、清晰、完备。可以实现多向信息传递。比如一个通知,可以复制多份,发送到相关可以实现多向信息传递。比如一个通知,可以复制多份,发送到相关单位和个人。单位和个人。无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议参与者。演讲也是一样,良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则更参与者。演讲也是一样,良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则更有诸多限制,而书面无需此类讲究。有诸多限制,而书面无需此类讲究。54447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述n n(二)书面沟通的作用
7、(二)书面沟通的作用(二)书面沟通的作用(二)书面沟通的作用u1.沟通信息的内容便于记录,并能得到永久保存。沟通信息的内容便于记录,并能得到永久保存。u2.由于易于保存,且不易被由于易于保存,且不易被“污染污染”,可以不在沟通现场的受众能,可以不在沟通现场的受众能够得到真实的信息。够得到真实的信息。u3.对受众来说,书面信息传递方式快速。对受众来说,书面信息传递方式快速。阅读比倾听快。阅读比倾听快。当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。l因为这涉及信息发送者的效率问题。因为这涉及信息发送者的效率问题。u4.书面沟通可以特别关注问题的细节。书面沟通可以特别关
8、注问题的细节。而且受众可以更多地获取细节方面的信息。而且受众可以更多地获取细节方面的信息。u5.比口头表达采用更为精确的用词。比口头表达采用更为精确的用词。64447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述n n(三)各种书面沟通媒介的比较(三)各种书面沟通媒介的比较(三)各种书面沟通媒介的比较(三)各种书面沟通媒介的比较读者参与程度低,反应慢对于信息的接受情况缺乏控制难以埋名隐姓更可能受到约束和较为保守搞得好,可能更为清晰;搞得不好,则过于死板要求更符合逻辑和语法规范需要更多的时间准备不太可能与组织中的各层次接触缺乏非语言性沟通,没有口头
9、沟通 那么丰富机密性差传递速度慢读者参与程度高,反应快能立即接收到信息,且能自行控制可以埋名隐姓不太可能受到约束或显得保守搞得好,富有创造力;搞得不好,也可能产生极大的破坏力语言不整洁,错误较多比传统书面沟通花的准备时间少可能与组织中的各层次接触可以使用情感符号来显示非语言性 的信息传达可能比传统书面沟通的机密性差比书面沟通传递速度快纸张、传真纸张、传真电子邮件、电子会议系统电子邮件、电子会议系统74447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述qq二二二二.书面沟通的基本原则书面沟通的基本原则书面沟通的基本原则书面沟通的基本原则 n n(
10、一)管理角度写作的基本原则(一)管理角度写作的基本原则(一)管理角度写作的基本原则(一)管理角度写作的基本原则u1.正确性:写作的首要原则正确性:写作的首要原则写出的文章材料要真实可靠,观点要正确无误,语言要恰如其分。写出的文章材料要真实可靠,观点要正确无误,语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握,一定要明确写作的意图,正确地传递想要尤其是对文章主旨的把握,一定要明确写作的意图,正确地传递想要传递的信息,实现有效沟通。传递的信息,实现有效沟通。正确性还取决于表述上的准确性,这又取决于以下因素:正确性还取决于表述上的准确性,这又取决于以下因素:l在表达方式上,要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事
11、实的概括,在表达方式上,要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括,说明要直接提出要求,界限明确,是非分明,议论要直接表述事理。说明要直接提出要求,界限明确,是非分明,议论要直接表述事理。l文字表达上,要概念明确,判断恰当,推理合乎逻辑。如使用概念文字表达上,要概念明确,判断恰当,推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延,使用简缩语要坚持约定俗成的原则,判断要要明确其内涵和外延,使用简缩语要坚持约定俗成的原则,判断要性质明确、恰如其分,推理要符合事物内部的固有规律,避免牵强性质明确、恰如其分,推理要符合事物内部的固有规律,避免牵强与武断。与武断。l文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横
12、排书写,简化字要文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写,简化字要符合规范,不随意自造,正确使用标点符号。符合规范,不随意自造,正确使用标点符号。84447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述u2.清晰性清晰性 清晰的文章更能引起读者的兴趣,更能使读者正确领会作者的原义。清晰的文章更能引起读者的兴趣,更能使读者正确领会作者的原义。为此,应该注意:为此,应该注意:l文章的整体布置,包括标题、大小写、字体、页边距等;文章的整体布置,包括标题、大小写、字体、页边距等;l尤其是要留下适当的空白,若是把所有的文字都挤在一起,则很难尤其是要
13、留下适当的空白,若是把所有的文字都挤在一起,则很难阅读;如果是手写,则不能太潦草。阅读;如果是手写,则不能太潦草。u3.完整性完整性完整地表达想要表达的思想、观点,完整地描述事实。完整地表达想要表达的思想、观点,完整地描述事实。为了完整地表述,应该反复检查思考,不断增补重要的事项。为了完整地表述,应该反复检查思考,不断增补重要的事项。u4.简洁性简洁性“简洁简洁”似乎与似乎与“完整完整”是一对矛盾,这其实是个是一对矛盾,这其实是个“度度”的把握问题:的把握问题:l“完整完整”是为了表达想要沟通的重要方面,但并不意味着要把所有是为了表达想要沟通的重要方面,但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上
14、。的事实、观点罗列纸上。l可以通过排序的方法把不太重要的事项删除,把琐碎的、没有太大可以通过排序的方法把不太重要的事项删除,把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉,使得文章言简意赅。价值的文字精简掉,使得文章言简意赅。94447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述qq三三三三.实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识实现写作与阅读双方的心理共识n n(一)正确运用写作语气(一)正确运用写作语气(一)正确运用写作语气(一)正确运用写作语气u1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度语气可以揭示撰写者对待读
15、者的态度语气很微妙,它不仅受到文化和习俗的影响,而且有时还受到权力的语气很微妙,它不仅受到文化和习俗的影响,而且有时还受到权力的影响,如上级对下级友善的表述,反过来用于下级对上级时,会显得傲影响,如上级对下级友善的表述,反过来用于下级对上级时,会显得傲慢无礼。慢无礼。正确的语气不仅有助于读者正确理解,而且还有利于展示撰写者及其正确的语气不仅有助于读者正确理解,而且还有利于展示撰写者及其组织的良好形象,保持良好信誉,从而建立与读者的良好关系。组织的良好形象,保持良好信誉,从而建立与读者的良好关系。u2.因此,正确的语气应该遵循以下原则:因此,正确的语气应该遵循以下原则:专业但不能僵硬专业但不能僵
16、硬友善但不虚伪友善但不虚伪自信但不傲慢自信但不傲慢礼貌但不卑微礼貌但不卑微104447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述n n(二)克服写作心理障碍(二)克服写作心理障碍(二)克服写作心理障碍(二)克服写作心理障碍u1.写作障碍及原因写作障碍及原因障碍主要有:障碍主要有:l一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料l二是写作过程中思维中断,使得写作活动中止。二是写作过程中思维中断,使得写作活动中止。l第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识,比如对应用文书第三个原因可能是
17、作者缺乏一些写作的基本知识,比如对应用文书的格式没有完全掌握。的格式没有完全掌握。114447.1 7.1 7.1 书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述书面沟通概述u2.要克服写作的心理障碍,撰写者必须做到:要克服写作的心理障碍,撰写者必须做到:积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多,沟通得越充分,积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多,沟通得越充分,你对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻,写作起来就越得你对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻,写作起来就越得心应手。心应手。掌握各种写作技巧。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧,使得他们掌握各种写
18、作技巧。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧,使得他们下笔如神,妙笔生辉。下笔如神,妙笔生辉。树立写作的自信心。坚信只要自己不断勤学苦练,定能越写越好。树立写作的自信心。坚信只要自己不断勤学苦练,定能越写越好。就写作问题多与他人交流。要重视你的上司或同事的反馈信息方面的就写作问题多与他人交流。要重视你的上司或同事的反馈信息方面的问题和技巧经常与他们交流,从而提高自己的写作水平。问题和技巧经常与他们交流,从而提高自己的写作水平。对不同个体进行分析。在决定书面沟通前,有必要根据以往与读者的对不同个体进行分析。在决定书面沟通前,有必要根据以往与读者的交流经历对其进行个体分析,以便增强针对性,实现有效沟通
19、。交流经历对其进行个体分析,以便增强针对性,实现有效沟通。12qq一一一一.受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则v受众导向的文字组织原则包括三个方面:受众导向的文字组织原则包括三个方面:一是受众对信息的第一反应会是什么?一是受众对信息的第一反应会是什么?一是受众对信息的第一反应会是什么?一是受众对信息的第一反应会是什么?二是受众到底需要多少信息?二是受众到底需要多少信息?二是受众到底需要多少信息?二是受众到底需要多少信息?三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣?三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣?三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣?三是以何
20、种方式编辑信息以激发受众兴趣?n n(一)受众对信息的第一反应(一)受众对信息的第一反应(一)受众对信息的第一反应(一)受众对信息的第一反应 u1.报告是否值得看报告是否值得看?若受众认为很有用,不但会认真地看,而且会积极采取行动。若受众认为很有用,不但会认真地看,而且会积极采取行动。若受众认为与自己没有关系,或没有兴趣,就会将之束之高阁。若受众认为与自己没有关系,或没有兴趣,就会将之束之高阁。u2.那么,如何才能让受众感兴趣呢那么,如何才能让受众感兴趣呢?用主题句或在首段向受众昭示信息的重要性以及与受众的相关性;用主题句或在首段向受众昭示信息的重要性以及与受众的相关性;把应付诸实施的内容尽量
21、简化;把应付诸实施的内容尽量简化;为使信息内容得以实施,设定一个可行的截止日期;为使信息内容得以实施,设定一个可行的截止日期;信息越短越好。信息越短越好。4447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能134447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能n n(二)受众到底需要多少信息(二)受众到底需要多少信息(二)受众到底需要多少信息(二)受众到底需要多少信息v这要具体分析三个问题这要具体分析三个问题:受众对于讨论
22、的主题知道多少?受众对于讨论的主题知道多少?受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验?受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验?需要提供哪些信息?需要提供哪些信息?u1.受众对于讨论的主题知道多少?受众对于讨论的主题知道多少?如果你所提供的信息完全是新的内容,必须做到:如果你所提供的信息完全是新的内容,必须做到:l通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚;通过下定义、概念解释、举例子等方法将主题表达清楚;l将新的信息与受众己有的常识相联系;将新的信息与受众己有的常识相联系;l通过分段或加小标题的方式使信息易于理解;通过分段或加小标题的方式使信息易于理解;l用文件草稿在传递对
23、象的抽样人群中进行试读,看他们是否领会和用文件草稿在传递对象的抽样人群中进行试读,看他们是否领会和运用你所写的内容。运用你所写的内容。144447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能u2.受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验从亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本中学到的知识更实际、从亲身体验直接掌握的知识往往比间接从书本中学到的知识更实际、更可信。更可信。尽管有些人会把这些经验视为例外、谬论或侥幸,我们自己则会视之尽管有些人会把这些经验视为例外
24、、谬论或侥幸,我们自己则会视之为将来更好地开展工作的基础。为将来更好地开展工作的基础。要想改变受众对某一信息的认知,必须:要想改变受众对某一信息的认知,必须:l在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可;在表达的信息中先对受众的早期认知予以认可;l用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别,或证明受众的用理论、统计数据说明长期和短期效果之间的差别,或证明受众的经验在此不适用;经验在此不适用;l在不伤面子的前提下,提示受众情况己经发生变化,态度和方法也在不伤面子的前提下,提示受众情况己经发生变化,态度和方法也要作相应的变化。要作相应的变化。154447.2 7.2 7.2 文字组织原则与技能文字
25、组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能文字组织原则与技能u3.需要提供哪些信息?需要提供哪些信息?为了弄清楚受众所需要借助的信息背景,要做好:为了弄清楚受众所需要借助的信息背景,要做好:l用用“如你所知如你所知”或或“正如你记得的那样正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有的字眼开始提醒对方的有关信息,避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么;关信息,避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么;l把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中;把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中;l需要提示的内容过长时,可以用加小标题、单独成段,或列入文件需要提示
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