商务秘书实务第二版.pptx
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1、110:16商务秘书实务商务秘书实务 210:16第一章第一章 商商务秘秘书概述概述 310:16第一章第一章 商商务秘秘书概述概述第一第一节 商商务秘秘书与商与商务秘秘书工作工作第二第二节 商商务秘秘书的素的素质要求与行要求与行为规范范 第三第三节 商商务秘秘书工作入工作入门410:16一、商务秘书一、商务秘书二、商务秘书工作二、商务秘书工作主要内容主要内容 510:17秘书是上司的近身参谋和助手是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员是一种广泛的社会职业是办文、办会和办事的人员1、商、商务秘秘书的定的定义610:17从组织的性质分类政务秘书商务秘书司法秘书外事秘书教育秘书从能力特长
2、分类参谋型秀才型办事型公关型操作型翻译型2、秘书的类型、秘书的类型710:17按其按其责任的大小和能力素任的大小和能力素质的高低划分的高低划分首先是助理文首先是助理文首先是助理文首先是助理文书级书级也常被称也常被称也常被称也常被称为为“见习见习秘秘秘秘书书”(receptionreception)其主要工作内容是其主要工作内容是其主要工作内容是其主要工作内容是负责负责打字、接待、打字、接待、打字、接待、打字、接待、电传电传、管理、管理、管理、管理办办公用品、公用品、公用品、公用品、处处理理理理电话电话、分送信函、分送信函、分送信函、分送信函、预预定定定定约约会等。会等。会等。会等。其次其次其次
3、其次应应是文是文是文是文书级书级。也常被称。也常被称。也常被称。也常被称为为“正式秘正式秘正式秘正式秘书书”(secretarysecretary)其主要工作内容是)其主要工作内容是)其主要工作内容是)其主要工作内容是负责负责起草打印文件,起草打印文件,起草打印文件,起草打印文件,收收收收发处发处理文理文理文理文书书,完成上司,完成上司,完成上司,完成上司临时临时交交交交办办的事的事的事的事项项,笔,笔,笔,笔录录口授口授口授口授文件,文件,文件,文件,负责负责会会会会议议的的的的记录记录,为为上司的上司的上司的上司的报报告文件收集告文件收集告文件收集告文件收集组织组织材料,制定旅行材料,制定
4、旅行材料,制定旅行材料,制定旅行计计划,管理档案划,管理档案划,管理档案划,管理档案资资料,料,料,料,辅辅助助助助经经理理理理处处理理理理小小小小额现额现金,兼做一些会金,兼做一些会金,兼做一些会金,兼做一些会计计出出出出纳计账纳计账的工作,保管保密的工作,保管保密的工作,保管保密的工作,保管保密文件等。正式秘文件等。正式秘文件等。正式秘文件等。正式秘书书无无无无论论是是是是职职位的性位的性位的性位的性质质,技,技,技,技术术的要求,的要求,的要求,的要求,涉及的方面,涉及的方面,涉及的方面,涉及的方面,还还是工作的是工作的是工作的是工作的责责任都要任都要任都要任都要远远远远高于高于高于高于
5、见习见习秘秘秘秘书书。810:17按其按其责任的大小和能力素任的大小和能力素质的高低划分的高低划分(2)再次是再次是再次是再次是执执行行行行级级,它包括,它包括,它包括,它包括业务业务秘秘秘秘书书、行政秘、行政秘、行政秘、行政秘书书等。等。等。等。其工其工其工其工作内容主要是作内容主要是作内容主要是作内容主要是协协助上司做助上司做助上司做助上司做办办公室和公室和公室和公室和业务业务部的有关工作。部的有关工作。部的有关工作。部的有关工作。如如如如处处理信函,理信函,理信函,理信函,联联系系系系电话电话,接待来,接待来,接待来,接待来访访,安排会,安排会,安排会,安排会议议,收集,收集,收集,收集
6、资资料,管理档案,收料,管理档案,收料,管理档案,收料,管理档案,收发传发传真、真、真、真、电话电话,计计划管理上司的划管理上司的划管理上司的划管理上司的时间时间,安排差旅,安排差旅,安排差旅,安排差旅,对对外代表上司外代表上司外代表上司外代表上司联络联络、处处理事理事理事理事务务,监监督督督督检查检查上司下达的工作,做信息收集工作,上司下达的工作,做信息收集工作,上司下达的工作,做信息收集工作,上司下达的工作,做信息收集工作,协调协调横向、横向、横向、横向、纵纵向的各种关系,向的各种关系,向的各种关系,向的各种关系,辅辅助决策。助决策。助决策。助决策。最后是行政最后是行政最后是行政最后是行政
7、级级。它包括。它包括。它包括。它包括办办公室公室公室公室经经理、行政理、行政理、行政理、行政经经理、秘理、秘理、秘理、秘书书科科科科长长、经经理私人助理等。理私人助理等。理私人助理等。理私人助理等。其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决策,策,策,策,监监督督督督检查检查,辅辅助管理,帮助上司助管理,帮助上司助管理,帮助上司助管理,帮助上司协调组织协调组织内内内内纵纵向向向向横向的关系和横向的关系和横向的关系和横向的关系和组织组织外部的各种关系,指外部的各种关系,指外部的各种关系,指外部的各种关系,指导带领导带领秘秘秘秘书书群群群群体体
8、体体协协同工作,知人善任,合理授同工作,知人善任,合理授同工作,知人善任,合理授同工作,知人善任,合理授权权,合理分派工作。,合理分派工作。,合理分派工作。,合理分派工作。910:17二、商二、商务秘秘书工作工作1、商、商务活活动的特点的特点交易性交易性利益性利益性 竞争性争性 1010:172 2 2 2、商商商商务务务务秘秘书书工工作作的的主主要要内内容容(1 1)日常事务性工作)日常事务性工作(3 3)主动创造性工作)主动创造性工作 辅辅辅辅助助助助决决决决策策策策工工工工作作作作、协协协协调调调调沟沟沟沟通通通通工工工工作作作作、督督督督促促促促检检检检查查查查工工工工作作作作、会会会
9、会议议议议工工工工作作作作、差差差差旅旅旅旅准准准准备备备备工工工工作作作作、操操操操办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。信信信信息息息息的的的的开开开开发发发发与与与与利利利利用用用用、有有有有效效效效沟沟沟沟通通通通、公公公公关关关关工工工工作作作作、辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等。环环环环境境境境管管管管理理理理、办办办办公公公公用用用用品品品品管管管管理理理理、时时时时间间间间管管管管理理理理、流流流流程程程程管管管管理理理理、电电电电话话话话工工工工作作作作、
10、接接接接待待待待工工工工作作作作、文文文文书书书书信信信信函函函函工工工工作作作作、信信信信息息息息工工工工作作作作、保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等。(2 2)上司指派性工作)上司指派性工作 1110:17辅助性辅助性综合性综合性中介性中介性机要性机要性潜隐性潜隐性三、秘书工作的特点三、秘书工作的特点1210:17全球化的全球化的视角角科技的科技的飞速速发展展管理理念的管理理念的变化化人力人力资源的新要求源的新要求企企业文化的文化的变迁迁秘书面临的新挑战1310:17智能化:智能化:专业技能、人技能、人际
11、关系技能、理关系技能、理念分析技能念分析技能专业化:化:术业有有专攻、行攻、行业细分分复合化:多种知复合化:多种知识和技能的和技能的组合合社会化:国社会化:国际化、化、统一化一化女性化:女性在管理中整体地位的提升女性化:女性在管理中整体地位的提升未来秘书的发展趋势1410:17 商务秘书的职业道德商务秘书的职业道德商务秘书的知识结构商务秘书的知识结构商务秘书的能力素质商务秘书的能力素质第二节商务秘书的素质要求与行为规范第二节商务秘书的素质要求与行为规范1510:17爱岗敬业,忠于职守,自觉履行自己的职责。爱岗敬业,忠于职守,自觉履行自己的职责。诚实守信,恪尽职守,把握分寸。诚实守信,恪尽职守,
12、把握分寸。积极主动,当好参谋。积极主动,当好参谋。遵守纪律,严守机密,守时守信,言必行,行遵守纪律,严守机密,守时守信,言必行,行必果。必果。谦虚谨慎,踏实细致。团结协作,宽容大度。谦虚谨慎,踏实细致。团结协作,宽容大度。实事求是,客观准确。实事求是,客观准确。勤奋好学,开拓创新。勤奋好学,开拓创新。一、商务秘书的职业道德一、商务秘书的职业道德 1610:17二、商务秘书的知识结构 1 1、基础知识、基础知识 2 2、相关知识、相关知识 人文科学、自然科学、外语、计算机人文科学、自然科学、外语、计算机3 3、专业知识、专业知识 政政治治学学、经经济济学学、管管理理学学、法法律律、心心理理学学、
13、社社会会学学、市市场场学学、人人力力资资源源管管理理、传播学传播学 秘秘书书学学、秘秘书书实实务务、秘秘书书礼礼仪仪、行行政政管管理理学学、公公共共关关系系学学、会会议议学学、文文书书学学、档档案案学学、信信息息学学、协协调调沟沟通通学学、信信访访学学、速记速记 1710:17三、商务秘书的能力素质 1、沟通表达能力、沟通表达能力 口头表达、书面表达口头表达、书面表达口头表达、书面表达口头表达、书面表达 2、办事能力、办事能力 清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事
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