控股有限公司汇俊物业管理质量手册之行政人事部手册.doc

棕榈泉控股有限公司
汇俊物业管理质量手册
之
行政人事部手册
1.0 序言
2.0 岗位职责
2.1人事行政部岗位职责
2.2劳资主管岗位职责
2.3培训主管岗位职责
3.0 人事管理制度
3.1 员工招聘制度
3.2 员工入职管理
3.3 员工规定制度管理
3.4 员工调职升职管理
3.5 员工的档案管理
3.6 员工的辞职程序
3.7 辞退员工程序
3.8 报酬管理
3.9 福利的形式和内容
3.10 奖惩制度
3.11 培训工作的内容和任务
3.12 员工绩效考核制度
4.0 行政管理制度
5.0 行政人事管理部表格
6.0 物业管理外部管理制度

( PS：标蓝部分为我编写。以下为我编写部分正文）

3.0 人事管理制度

3.1 员工招聘制度
1、各部门根据工作业务发展需要，经总经理核定的编制内增长人员，应按以下程序进行：
1）进行内部调整，最大限度的发挥现有人员的潜力。从公司其他部门吸取适合该岗位需要的人才。
2）到人力资源部领取《人员增补申请表》，报部门主管、人行部主管、总经理审批。高管级别报置业人资部。
3）各部门编制满后如需要增长人员，填好《人员增补申请表》后，报总经理和置业人资部审批。
上述人员的申请获得批准后，由人行部招聘所需人员。
2、求职人员应聘本公司，应按以下程序进行：
所有求职人员应先认真填写《应聘人员登记表》，由人力资源部门进行初试。初试合格后，应聘人员具体填写《应聘人员工作履历表》和《应聘人员工作经历、社会关系情况表》，然后由人行部安排与业务部门主管复试。
部门经理以上人员应聘要经总经理协同置业人资部面试通过。复试合格后，告知应聘人员一周内等结果。用人部门和人行部根据应聘人员填写表格所反映的情况进行调查。核算无误后，报总经理审批，由人力资源部门告知应聘人员到岗，并办理体检手续。体检合格后，人行部告知应聘者报到，所有应聘人员的材料由人行部统一存档备查。
3、签约是人事部根据《劳动法》规定与正式录用员工签订的劳动协议书，劳动协议书应涉及以下内容：劳动协议期限；工作内容；劳动保护和劳动条件；劳动报酬；劳动纪律；劳动协议终止的条件；违反劳动协议的责任。劳动协议前面规定的必备条款外，当事人可以协商约定其他内容。物业管理公司与劳动者订立劳动协议，必须遵循两个原则：一是平等自愿，协商一致；二是符合法律、行政法规的规定。
劳动协议必须由员工亲自署名或盖章，置业人资部加盖人事资源管理部门印章及注明签约的日期后方可生效。

3.2员工入职管理（涉及试用期）
从告知员工正式录用开始依次办理员工报到手续，收取员工身份证、学历证明、岗位资格证、岗位操作证、驾驶执照、与前单位解除劳动关系证明、医疗蓝本等有关证件、资料审核后复印件存档，原件归还员工。讲解员工手册及管理规定，让员工阅读理解并签字确认。然后发制服、员工手册、职工卡、更衣柜钥匙等，并规定员工在物资卡上署名后存档，接着安排入职培训，完毕后到各自部门岗位上报道。
新职工有3到6个月的试用期。新员工试聘期间按公司《职工考勤及休假、请假管理制度》可以请事假和病假，但试聘期按请假天数顺延。试用期上班局限性三天的职工规定辞职，没有工资。新职工在试用期间旷工一次或迟到早退累计三次（含三次）以上，即随时解聘。
关于试用期的考核。新职工在试用期满后，人力资源部将《职工转正考核表》发给试用的新员工，新职工根据自身情况，实行求是填写表中的“评核内容”和考核内容中的“自评部分”。部门主管根据新职工在试用期的表现，公正地评分并写出初核评语。人力资源部门根据新职工在试用期间的出勤情况，如实地填写考勤状况。考核结果将根据初核评分和考勤状况来拟定。
关于转正：用人部门根据考核结果，在新职工试用期满之后一周内，做出批准转正，延长试用或不拟录用的决定，并将该《职工转正考核表》报请部门主管、人力资源部主管审批。高管级别报置业人资部。
提前结束试用期：在试用期间，对业务素质、技能、工作适应能力及工作成效特别杰出的新职工，试用部门主管可以提前结束试用期，并将《职工转正考核表》报请人力资源主管、总经理批准。高管级别报置业人资部。
在试用期内，对明显不适合某岗位或不适合录用的职工，试用部门可以提前向人力资源部门提交《职工转正考核表》，经部门主管或人力资源部主管批准后，安排在其他岗位试用或提前辞退试用职工。
关于考核结果的评估：考核办法采用项目评分发进行，考核内容提成优秀、良好、一般、差四个标准，每个标准限定一个最低分数，下一个标准的最低分数到该标准的最低区域为分数选择区间。
关于考核结果的评估标准：
1、 考核结果95分以上 提前转正 晋升工资；
2、 考核结果85—94分 按期转正 晋升工资；
3、 考核结果75—84分 按期转正 不予晋升工资；
4、 考核结果60—74分 延长试用期；
5、 考核结果低于60分 试用不合格，不拟聘用；

3.3员工规定制度管理
物业管理公司运作等程序的管理，是以规章制度形式等予以贯彻执行的。公司为不同性质的内容的岗位（工种），制定各级岗位责任制，各部门、各工种的员工在工作岗位上行为都有必须遵循岗位责任制条款的规定。
有关员工纪律管理的平常规章制度一般涉及在《员工手册》中。物业管理公司编印《员工手册》，发给全体员工人手一册，介绍公司的各种章程和规定，特别对必须遵守的纪律管理和各种规章制度，简要明白地逐条罗列，便于员工集中学习，在平常工作中参照对比。《员工手册》内容涉及员工守则、劳动条例、员工福利、安全守则、奖惩条例。

3.4员工调职升职管理
行政人事部门应协同员工所在部门，对员工进行升职（或调职）的评估。由员工所在部门的主管填写升职/调职申请表，经行政人事部门、总经理批准（高管须有置业人事部审批），报批手续完毕后存档，批准升职或调职，并按新职位的试用期标准考验。一般在三个月后拟定新职位，进行晋级加薪。

3.5员工的档案管理
员工档案一般可由员工的人事档案、工作档案和培训档案等三个重要内容组合而成一个独立的档案卷宗。
员工的培训档案将与其工作档案一起作为对员工晋升、提级、加薪时的参考依据，也是行政人事部门人才发掘与调配的原始依据。
人事记录的重要内容涉及：
员工人数及其变动情况记录，打印月末人数情况及做出流动率的记录。
员工结构记录，即关于员工性别、年龄、文化限度、政治状况、工作年限、专业技能、其他方面的记录。
员工出勤情况记录。
员工奖惩情况记录。
员工接受培训情况记录。
人事记录的工作环节是：对记录的调查与收集，以记录资料的系统加工与综合，对记录资料的计算与分析。

3.6 员工的辞职程序
员工辞职的一般程序为：
由员工本人向部门经理提出书面辞职请求；
——由员工所在部门经理向行政人事部门及有关领导提出报告；
——经审批后转行政人事部门、财务部门备案。行政人事部门出具离职还物表；
——员工在结束工作后，归还发给的所有物品，并经有关部门会签；
——由财务部结清员工工资及其他帐目；
——在行政人事部门办理离职手续。

3.7 辞退员工程序
辞退员工的一般程序为：
部门经理提出辞退员工的报告；
——经由最高管理部门或总经理批准后转入行政人事部门、财务部门等备案；
——员工归还发给的所有物品—财务部门结清有关帐目；
——行政人事部门办理辞退手续；
——告知保安部门该员工已经没有进入公司的权限。

3.10 奖惩制度
为增强公司员工的主人翁责任感，鼓励其积极性、发明性并对违反劳动纪律和规章制度的员工给予有的惩处，公司在管理中将严格贯彻“奖优罚劣”的基本方针，即“有功必奖，有过必罚”、“制度面前，人人平等”。
奖励：
A 奖励条件
员工表现符合下列条件之一者，公司将酌情给予奖励：
对改善公司经营管理、提高公司效益方面有重大奉献的；
在完毕工作任务、提高服务质量方面有显著成绩的；
在发明、技术改善或提出合理化建议，取得重大成果或使公司在经营管理中取得显著效益的；
为公司节约资金和能源的；
防止或挽救事故有功，是国家和人民利益免受重大损失的；
一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，舍己为人或做好人好事事迹突出的；
其他应当给予奖励的。

B 奖励形式
口头或通报表扬；
晋升工资或晋级；
通令嘉奖；

处罚方式:
口头警告
书面警告：员工如有反复触犯甲类过时或初次触犯乙类过失行为，有所在部门出具《员工犯规警告告知书》列明违纪事实、解决意见；
员工从收到“警告告知书”后1年内，如能认真改过、积极工作，经所在部门领导提出，公司经理审批后，可取消书面警告处分。
降级、撤职、罚款：员工违规，由所在部门根据具体情况填写《奖惩建议申请书》，报公司经理批审后再给予其他各项处分的同时，可一并给予降级、撤职或一次性罚款处分。
辞退或开除：员工受书面警告处分后再次出现同类过失，公司有权立即给予其辞退处分；由所在部门填写《奖惩建议申请书》，经公司办公室对实行进行调查核算，并征得工会意见和经经理办公室讨论通过后执行。

公司正式工如触犯国家法令法规，应接受有关部门的制裁。
责令停止履行职务（岗位）职权。
在给予员工行政处分的同时，如需责令补偿经济损失的，经济损失金在员工本人工资中扣除。

4.0 行政管理制度
办公室是直接对管理中心总经理负责中心行政事务管理的部门，亦可称为总经理办公室，行政事务涉及中心办事处内部行政管理、部门协调、及协助总经理解决文书、业主沟通和外界联络工作。

4.1 内部政策管理
4.1.1有关申领采购的规定
部门员工根据工作需要申请领用文具时，须填写文具申请表。
文具申请表由部门经理审核签批后，该表格于每月20日前送达办公室。
办公室接受申请表后，由办公室经理审核并由办公室统筹做预算。
办公室采用“先进先出”方法，发放文具用品，于次月7日、14日前，将文具送达使用者。
申领原则：要力尽节约，避免浪费。

4.1.2 有关印刷品及印刷名片的规定
由申请人填写“印刷品申请表”及“印刷品申请表(名片)”填写申请表应列明所需印刷品的名称、数量、规格。
申请表由部门经理审核签批后，于每月20日前送达办公室。
由办公室统筹做预算，报总经理审批。
预算经总经理批准后，由办公室按财务规章支出申请表程序统一进行印刷。如未批准，办公室将申请表，退还申请部门。

4.1.3 有关杂费报销的规则
所有杂费须在“杂费批据”上记录，每宗以RMB300元为限。
“杂费批据”由申请人填写，部门经理核准，并附上这些杂费的文献资料如供应商的发票等。
批准后，办公室告知申请人，收款签字后安排付款。

4.1.4 有关电脑操作的规定
电脑操作人员必须严格遵守电脑操作规程，做好计算机设备的安全维护工作，爱惜机器设备，保持机器设备的清洁。
对管理处的各种软件，严禁私自外传。严禁使用外来磁盘，以免感染病毒。

4.1.5 申请购买固定资产、办公室设备及用品的规定
各部门在申请购买固定资产、办公设备及用品时，需填写“物品购买申请表”。
在填写时，应列明所购物品的名称、品牌、规格、数量、理由。
“物品购买申请表”由申请部门经理核准后，由行政部签署意见。如可以在部门间调拨，则优先调拨

4.2 物业管理处财务的管理
有关预算申请、审批、执行的规定概由行政部统筹。一贯积极提倡节约，反对浪费，将费用开支严格控制在预算之内及低于预算。
严格的采购，发包制度（将专项工程包给专业公司完毕），要货比三家，跟踪商品质量及维修质量。
健全的材料物质收发存制度。
严格借支、报销制度和审批权限。
预算内项目及预算内金额开支有严格的申请、审批、借支、报销制度，预算外开支必须向业主申请批准。
预算内项目及预算内金额大的协议，于洽谈后须经业主审批。

4.3 仓库物料管理
4.3.1管理规则
1、 因工作需要而领用各类物品，均须事先填写“申购单”交部门主管署名。
2、“申购单”经部门主管署名后，须由行政部主任署名批准。
3、凡领用贵重物品，备用金、锁匙等须由领用人亲自签收，当领用人离职时，需把所领用的物品退回，若发现破损，将视情况做出补偿解决。
4、仓库管理员将于每月结束后的两天时间内，以书面形式做出“每月库存商品盘点报告”呈交行政部经理，而副本则送往财务部做档案记录。
5、置业资产管理部负责协助仓库管理员每月对物业内各类资产设备和库存资料进行盘点工作。

4.3.2装备及制服管理
1、员工领取装备及制服，必须先经该员之上级领导签发领取制服授权书，由部门经理批准后，才可发放。
2、于获得核准之领用授权书后，员工始可填写服申请表领取装备及制服。

4.4 物业管理处办公规则

4.4.1 信件
所有寄予本管理中心的信件，均需交由有关人员登记，然后交有关部门解决。

4.4.2文献传阅
内部文献传阅，由总经理办公室将文献送达相关的部门与人员，阅后立即交还总办，置业行政部存档，从速完毕文献规定的事项。

4.4.3会议室
使用会议室需提前一天与办公室联系，经批准后，服从办公室的安排。使用完毕，关好门窗及电器开关。

4.4.4来访接待
因公接待来访者，有关部门需派适当人员带领客人进入会
客室或会议室或其他办公地点，陪同来访者直至离开公司。

4.4.5告示牌
管理中心内部告示牌将设在明显处，随时将管理中心与政府的有关政策、规定、指示等的告知贴于此，敬告员工。

4.4.6就餐
午餐时间 1小时，员工不可因用餐而迟到。

4.4.7差旅费
按差旅费规定办理。

4.5对外公关协调

4.5.1 与业主联系
物业管理工作，其中最重要的工作是推动良好的业主关系。管理处作为业主的代理人必须负起这重要的使命，目的是令上情下达，下情上达，物业能替业主达成最大的收益，获得最佳的保养，及维持高水平的产业价值。

4.5.2 公共机构的协调
管理处另一重要的公关工作是与政府及各公私机构的联络目的是配合政府有关的法例和规定来推动管理的工作。
房产管理局
市建委
税务局
工商行政管理局
劳动局及人才交流中心
公安局
消防局
环卫局
外经局
邮政局
电讯局
供电局
自来水公司
派出所
业主委员会

4.5.3部门协调
为方便部门的沟通及协调工作，行政部管理事物例会。会议的目的除了商讨所有部门有关事项、检讨工作的缺失谋求改善外，更重要的原则是要达成上情下达，下情上达，能使上下一心以团结合作精神做好管理的工作。

4.5.4业务报告
行政部经理协助总经理把每月管理处所解决的事物做一个总结，然后把总汇的事情，填进每月之月度的管理报告并于月终上呈予发展商及香港第一太平戴维斯香港总公司。目的是让上级机构能全盘掌握状况，方便日后之决策参考，管理工作的监管或政策上之改动。