RPA财务机器人在国有企业数智化转型中的应用.pdf
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1、黄捷竞:RPA财务机器人在国有企业数智化转型中的应用财务与会计RPA财务机器人在国有企业数智化转型中的应用黄捷竞(中国移动通信集团广东有限公司佛山分公司,广东佛山5 2 8 3 1 5)摘要:RPA技术具有设计开发简单、全天候待命和不改变原有应用系统等特点,与流程标准化高、重复性强的财务工作具有较高契合度,在财务领域数智化转型之中显现出独特优势。文章首先对RPA的概念和功能作出阐述,其次以Z集团为研究对象,通过分析该集团财务数智化的发展历程,RPA技术在实际财务工作中的应用和效果,总结出RPA财务机器人在国有企业应用的优势、缺点和风险应对策略,以期为企业财务数智化转型和内控审计的相关研究和实践
2、提供参考。关键词:RPA;财务机器人;国有企业;财务智能化中图分类号:F276.1DOl:10.13939/ki.zgsc.2024.04.0331RPA技术基本介绍RPA是robotic process automation的英文缩写,中文名称是机器人流程自动化,是人工智能发展下的一种进程自动化产物。该技术将能够识别、判断和执行其他应用的程序定义为机器人,机器人可以代替用户和应用系统进行交互,执行预先设定的标准化流程完成既定任务,本质上是通过自动执行脚本而完成一系列原本需要人工完成的操作。RPA比较适用于高重复性、逻辑明确并且稳定性要求相对较低的流程,这和财务工作的场景较为重合,因此RPA技
3、术在财务管理领域中有较大的探索空间。RPA技术在财务领域的应用最早起源于国外。2016年,全球四大会计师事务所之一的德勤首先推出了智能财务机器人,这在业内被称为“小勤人”。“小勤人”一经推出,便受到财经界的广泛关注,并引发了财务机器人是否会代替财务及审计人员的激烈讨论。随后普华永道、安永和毕马威也先后打造出具有自身特色的财务机器人,更是刺激到各大知名企业对RPA财务机器人的研究。在国外RPA技术研究风潮的带动下,国内也开始了对RPA技术的探索。阿里巴巴打造了阿里云RPA,广泛应用于淘宝、天猫和菜鸟等内部模块,加强了模块之间信息传递的效率;中国人寿将RPA技术运用于银行转账流程、发票预申请打印、
4、报销核查、纳税申报等传统职能方面,有效节省了人力成本;浦发集团在银行业务层面使用了RPA技术,比如对账单、回单下载自动化、信用卡催收自动化等,在满足严格监管要求的同时大大减少了重复的、数据密集的手工操作。文献标识码:A文章编号:1 0 0 5-6 4 3 2(2 0 2 4)0 4-0 1 3 1-0 4下面文章将以国有企业乙集团为研究案例,分析其在数智化转型中RPA技术的运用情况,以期为国内RPA技术和国有企业的研究再添素材。2Z集团的财务数智化发展历程Z集团成立于2 0 0 0 年,主要经营范围为基础电信业务、增值电信业务、信息通信相关的系统集成业务和漫游结算清算业务等,是国内通信行业的龙
5、头企业,同时也是一家世界5 0 0 强的国有企业。由于通信行业属于国民经济命脉行业之一,对国家经济和社会生活都会产生重大且深远的影响,所以乙集团采用高长型的纵向组织架构,设立了“集团公司一省公司一市公司一县公司”的四级架构,通过加强集权保证了上下沟通规范以及总体目标一致,实现经济“压舱石”作用。因为身处通信行业,Z集团对信息技术的发展十分重视,对新兴技术也采取积极的态度,在21世纪之初就同全球最大的信息管理软件及服务供应商Oracle公司合作,建立了MIS信息管理系统,实现了手工做账到电子账务的转型,是国内较早实现会计电算化的企业之一。在MIS系统的支撑下,Z集团在会计核算、财务管理和数据分析
6、等方面都有了较大的进步,公司经营业绩也有了明显的提升。随着公司信息量的增加以及管理要求的提升,原有的MIS系统变得不再适应Z集团的业务情况,为了进一步提升公司的智能财务水平,加强财务数据集中,Z集团自上而下发起财务改革,于2 0 1 8 年建立了ERP企业资源计划系统,并完成MIS系统到ERP系统的信息迁移。相比旧MIS系统,新ERP系统不仅信息容量大幅提升,还提高了运行效率,更为原来各省份一些个性化、自主化的业务重新制定了统一的标准,让集团2024.2CM131财务与会计公司的财务集中化程度进一步提高。在“大智移云”技术不断发展的背景下,为实现高质量发展、数智化转型的战略,Z集团在2 0 2
7、 1 年开始探索RPA技术在财务领域的应用,以期通过RPA财务机器人处理烦琐、重复性高的财务工作,实现降本增效。Z集团作为国企,在RPA的发展上有其鲜明特点。第一,自上而下进行推动。集团层面立项推动,在保证集权的同时充分调动各方资源进行配合,与高长型的组织架构契合。第二,注重自主技术积累。从外购产品逐步过渡到自主研发,不仅为了解决实务难题,更为了技术和能力的内化。第三,试验田模式推广。选取部分地市研发通用技术,积累经验后再广泛推广,后续单位可在原有技术上改造更新,让机器人更加契合本地实际情况。Z集团的RPA财务机器人运用广泛,既用于直接输出成果,又用于过程管理,不仅用于财务系统,还和其他系统联
8、通。下面将详细介绍Z集团RPA财务机器人的应用情况。3Z集团RPA财务机器人的应用情况3.1工程资产管理Z集团是典型的重资产企业,作为运营商,拥有大量基站机房设备,包括无线主设备、传输设备、管道光缆等。而且作为国有企业,乙集团肩负着民生保障、科技研发和产业升级等重要任务,国资委每年都对Z集团有转资等资产方面的考核。因此乙集团不仅建设工程多、资产量大,而且与之相关的涉财管控和账务处理也会比一般企业多。针对这一特点,Z集团研发出RPA财务机器人对工程资产全流程辅助管控。Z集团的工程资产方面主要涉及“转资一资产一决算一报废”四大流程,流程的每一步都能得到财务机器人的辅助。转资机器人可以自动稽核转资工
9、单物料金额、类型、节点等信息,并对稽核有误的信息标记提醒。对于稽核无误的转资工单,机器人能够自动进行费用分摊和生产成本计算,有效降低手工操作的工作量;资产机器人可以根据转资和价值调整的金额自动测算增量折旧,进一步精细化损益监控;决算机器人不仅可以自动从各个系统导出竣工决算需要的材料,还能根据这些材料自动编写竣决算报表,提高了内外部审计的效率;报废机器人可以自动对待报废资产的ERP数据、请示数据和批复数据交叉稽核,降低报废错误和漏报废风险。3.2税务管理Z集团税务管理方面的RPA运用主要分为涉税计算和发票管理两大部分,其应用场景和许多大企业CM 13222024.2中国市场2 0 2 4 年第4
10、 期(总第1 1 7 5 期)类似,具有通用性的特点。在涉税计算方面,RPA机器人可以自动进行增值税结转计提、附加税计提和城镇土地使用税计提等。相对于传统的拉公式计算,RPA机器人增添了自动获取税基以及异常波动检验的功能,更加方便财务工作者进行稽核。在发票管理方面,RPA机器人可以登录增值税查验平台进行发票真伪检验,也可以自动进行业务异常发票巡检,还能自定义生成发票管理台账,对税务管理有较强的辅助作用。3.3报账管理Z集团作为国有企业,对中小企业账款清欠高度重视,将其作为KPI进行考核,因此Z集团的付款单据数量庞大,在客观上有机器人代替人工审核的需求。同时,Z集团作为龙头企业,内控制度完善,报
11、账要求规范,对于各种账务的附件要求都有明确规定,这为RPA报账机器人的底层逻辑设计提供了稳固的基础。故乙集团对付款机器人的研发级别作为第一级别,并对其投入较多的资源。报账机器人不仅采用了RPA机器人流程自动化技术,还采用了OCR文字识别技术、NLP自然语言处理技术以及AI人工智能技术,其智能程度在乙集团众多机器人当中属前列。机器人的原理是先将报账单的附件扫描进人系统,通过OCR技术将扫描影像的文字提取出来,然后通过NLP技术识别文字、形成段落,最后用AI技术判断附件的类型与金额是否正确、材料是否缺漏等。不同类型的报账单有不同的审核点,但机器人都可以统一反馈每个审核点的审核情况。对于错误点、异常
12、点和缺漏点,机器人都会给予标记和提醒,会计可以根据机器人的审核情况进行复查,最终是否通过审批仍由会计确认,即使机器人全部审核无误,也不会自动提交流程到下一级审批人,有效兼顾了审批效率和会计计量的准确性。3.4统计分析管理业财融合是管理会计发展的大趋势,要做好分析,仅从财务系统获取终端数据是不够的,还需要在业务系统获取前端的数据,以便很好地分析成因,制定对策。因此统计分析机器人不仅涉及财务系统,还涉及其他职能系统或者业务系统。统计分析机器人种类繁多,既有针对财务工作本身的报账审批时效性统计机器人、月结对账机器人,也有联动其他职能工作的物流信息统计机器人、直供电日用量统计机器人,更有直接涉及业务层
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