合同管理下的采购业务风险控制.pdf
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1、宋书勇,等:合同管理下的采购业务风险控制物流与供应链合同管理下的采购业务风险控制宋书勇,龙昭成,关宇,张燕菊(广西交通投资集团有限公司,广西南宁53 0 0 2 2)摘要:为应对外部环境的不确定性和企业风险的复杂性,从而进一步提高企业的经济效益、保障资产的安全可靠以及实现企业的战略目标,国有企业目前函须加强风险管理的数字化建设。为此,文章以“合同管理”和“供应商智能管理”为基础,以业财融合为媒介,结合广西交通投资集团有限公司(以下简称“交投集团”)采购业务数字化资金预算管理应用实例,探索采购业务风险数字化管理的实施路径,实现资金管理与业务活动有序联动,帮助交投集团建立全面的数字风险管理体系。关
2、键词:合同管理;采购业务;数字风险管理;业财融合中图分类号:F274DOl:10.13939/ki.zgsc.2024.05.0451引言2022年国资委发布关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见,要求做强、做大、做优国有资本和国有企业,推动国企财务管理变革,借助数字技术有效增强国企经济的竞争力、影响力和抗风险能力采购是企业供应链管理的起点,不仅承担管控企业资源输出的重要责任,而且是物资流入的重要环节。加之采购业务本身的复杂性,事前、事中监督难度大,是企业运营活动中风险系数相对较高的环节。常见的采购业务风险包括:参与招标的竞争对手可能存在不正当竞争,供应商可能不具备相关的资质或能力
3、,可能存在资金、技术及品牌等方面的问题,从而无法履行合同,给公司带来不必要的风险。随着企业规模的逐年扩大,采购的规模和范围也越来越广,在采购工作中凸显了越来越多的问题。因此,建立有效的采购管理机制,对于企业建立科学的采购工作控制机制、提高采购工作的有效性和效率、规范采购过程中的不确定因素、保证生产经营活动的正常运作等具有重要意义。文章立足交投集团业务特征和财务风险管理决策的需求,以供应商智能管理和合同管理为切入点,立足交投集团采购业务数字化资金预算管理应用实践,总结其在采购业务风险管理体系建设方面的经验,以推进集团建立更为全面、合规的集团级数字风险控制体系的进程。2案案例公司简介2.1案例公司
4、基本情况广西交通投资集团有限公司(以下简称“交投文献标识码:A文章编号:1 0 0 5-6 43 2(2 0 2 4)0 5-0 1 9 1-0 4集团”)作为资本密集型大型综合国企,主要业务范围涵盖交通建设和经营;对于房地产、金融、物流、建筑和其他产业的投资;工业和民用建设工程的咨询、建设、承包工程;工程项目管理等;金属材料、建筑材料、机械设备和通信器材销售等。随着集团规模的不断扩大,探索并构建采购业务风险数字化管控模式成为集团数字化转型的重要路径之一。多年来,交投集团认真贯彻落实地方“交通优先发展”策略,发挥集团公司在交通建设中的主力军、投融资主平台的作用,也担负着地方“保增长,保民生,保
5、稳定,保好势头”的社会责任。交投集团参与投资和建设的高速公路、铁路所需钢材、沥青等原材料规模较大,采购与运输等金额在集团支出中所占比重较多,采购质量及过程控制成为国家重点工程质量保证的关键。因此,在数字化转型大背景下,集团以塑造数据价值链为核心,积极探索基于智能化技术的集团级数字风险控制体系建设,打造更为智能的采购业务风险控制体系,以期起到服务于前端业务决策、提高效率、降低成本的作用。2.2案例公司采购环节存在的风险2.2.1履约风险公司自建高速公路、铁路所需原材料数量较大,拟定长期合同从供货商处以协议价格取得钢材、沥青等产品的体量大。结算方面,公司大宗物资供应及物流采购和销售的结算方式均采用
6、现金或者票据形式,结算周期一般在3 个月以内。公司前五大供应商采购金额占采购总额的50%以上,集中度较高。在供需关系中,交投集团上游议CM1912024.2物流与供应链价能力低,管控能力不足,而整体年百亿以上规模的体量又是集团战略定位的未来主导发展方向之一。如果发生违约风险,例如供应厂商提供的物资质量与合同约定不符;在招投标时,供应商串通投标抬升价格或恶意压低中标价格;供应商设下合同陷阱,拒绝履行合同约定,拖延供货,或通过恶意讨债等,将会给企业带来不可估量的损失。2.2.2合同风险首先,交投集团合同管理工作主要由公司法律部门负责,采购部门只作为配合工作的角色。其次,集团的合同管理与信息系统衔接
7、尚不充分,部分信息化系统功能缺失使合同管理系统与采购系统之间存在信息壁垒,如合同签约关联方信誉识别不充分、合同订立格式不标准规范、合同执行跟踪不实时流畅等问题,不仅会给集团带来法律风险,而且不利于集团防控采购业务风险。2.2.3资金风险采购资金风险也是目前交投集团在采购工作开展上常见的风险问题。采购资金风险指企业在进行采购过程中,由于采购资金不足或未及时到位,导致采购无法完成或影响采购质量、数量、时间等因素的风险。采购资金风险对企业的影响十分重要,直接关系到企业的生产经营和市场竞争力。做好采购资金预算管理,提前规划采购资金是避免采购资金风险的关键。交投集团物资采购计划由物资管理部门按照预算进行
8、安排,因预算不准,采购计划和项目实际用量的偏差较大产生大量存货,会占用大量资金;或物资管理人员对市场的跟踪调查研究不足,不能对市场行情的变化进行准确的判断,如物资价格的大幅度波动,将导致施工成本超出项目测算成本。3建立供应商智能管理系统3.1任供应商智能管理系统建设企业数字化转型是发展的必由之路,企业打造更为智能的采购体系,服务于前端业务决策、降低业务风险是转型过程中的核心需求。供应商智能管理对企业采购业务风险的控制具有重要作用,其重心是建立企业专属供应商流量池,按照一定的标准将供应商划分为五种类别,分别为潜在、初审、合格、淘汰、黑名单,建立供应商档案,对整个供应商的全生命周期进行全面管理。供
9、应商智能管理系统的核心功能是建立更有秩序的供应商评估、准入、考核、退出机制,利用大数据识别供应商潜在风险。CM1922024.2中国市场2 0 2 4年第5期(总第1 1 7 6 期)除此之外,通过将征信信息加人智能管理系统中,进行事前监控,把风险控制在形成之前。供应商智能管理系统从计划、寻源、订单、发货、结算等环节提升整体合作效率。供应商直接在线参与寻源事件,采购商第一时间接收信息并进行反馈;供应商随时自检绩效,获知业务改善点,采购商自定义设置供应商绩效考核标准,增强业务掌控力,减少风险点。3.2供应商智能管理系统应用效果通过供应商智能管理系统,交投集团可以对上游供应商的基础信息、资质认证、
10、过往业绩等信息进行标准化管理,实现对供应商管理的规范化和精细化。同时,能够实现供应商评估的自动化和标准化,包括进行供应商商务质量评估、供应商稳定度评估、供应商风险评估等。在实时管理过程中,交投集团能够快速发掘供应商的风险情况,对企业采购风险进行有效控制。智能化供应商管理系统能够对供应商信息进行收集及监测,将异常信息主动告警企业,并进行风险提示,可快速应对供应商可能存在的风险,并主动采取措施,避免货物的损失及企业的风险状况。由于供应商智能管理系统可以实现采购流程的电子化,因此企业可以节省大量的人力物力资源,标准化采购管理流程,优化供应商谈判流程,提高资源利用效率,最终降低采购成本,提高采购效率,
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