《归档文件规则》市公开课一等奖百校联赛获奖课件.pptx
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1、 中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-DA/T22-代替代替代替代替DA/T22-DA/T22-归档文件整理规则归档文件整理规则解读解读DA/T22-.3第1页归档文件整理规则归档文件整理规则DA/T22-DA/T22-与与 DA/T22-DA/T22-区分:区分:1 1、标准总体编排和结构按、标准总体编排和结构按GB/T 1.1-GB/T 1.1-进行了修改;进行了修改;2 2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料;纸质和电子文件材料;3 3、调整归档文件分
2、类方法;、调整归档文件分类方法;4 4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求;装订、编页、排架要求;5 5、增加归档文件档号结构和编制要求;、增加归档文件档号结构和编制要求;6 6、将室编件号、馆编件号统一为件号;、将室编件号、馆编件号统一为件号;7 7、在附录中增加归档章示例、直角装订方、在附录中增加归档章示例、直角装订方法。法。第2页执行时间:-06-01范围:1、要求了作为文书档案保留归档文件整理标准和方法。2、适合用于各级机关、团体、企事业单位和其它社会组织对应作为文书档案保留归档文件整理。其它门类档案能够参考执行。企业单位有其它
3、特殊要求,从其要求。注意:正确文件材料整理按新规则执行。第3页归档文件整理规则归档文件整理规则内容内容一、基本概念一、基本概念二、整理标准二、整理标准三、普通要求:组件、分类、排列、三、普通要求:组件、分类、排列、编号、编目编号、编目四、纸质归档文件修整、装订、四、纸质归档文件修整、装订、编页、装盒和排架编页、装盒和排架五、归档电子文件整理要求五、归档电子文件整理要求六、附录:归档章、档案盒、目录、六、附录:归档章、档案盒、目录、备考表式样备考表式样第4页一、基本概念一、基本概念归档文件:归档文件:立档单位在其职能活动中立档单位在其职能活动中形成、办理完成、应作为文书档案保形成、办理完成、应作
4、为文书档案保留文件材料,包含纸质和留文件材料,包含纸质和电子文件电子文件材材料。料。整理整理:将归档文件以件为单位进行将归档文件以件为单位进行组件组件、分类、排列、编号、编目等、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包含修整、装订、(纸质归档文件还包含修整、装订、编页编页、装盒、装盒、排架排架;电子文件还包含电子文件还包含格式转换、元数据搜集、归档数据包格式转换、元数据搜集、归档数据包组织、存放等),组织、存放等),使之有序化过程。使之有序化过程。件:件:归档文件整理单位。归档文件整理单位。档号:档号:在归档文件整理过程中赋予其在归档文件整理过程中赋予其一组字符代码,以表达归档文件类别一组字
5、符代码,以表达归档文件类别和排列次序。和排列次序。第5页二、整理标准二、整理标准 1 1、归档文件整理应遵照文件形成归档文件整理应遵照文件形成规律,保持文件之间有机联络。规律,保持文件之间有机联络。2 2、归档文件整理应区分不一样价值,、归档文件整理应区分不一样价值,便于保管和利用。便于保管和利用。3 3、归档文件整理应符合文档一体化归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。辅助管理。4 4、归档文件整理应确保纸质文件归档文件整理应确保纸质文件和电子文件整理协调统一。和电子文件整理协调统一。第6页三、普通要求:组件、分类、排列、编号、
6、编目三、普通要求:组件、分类、排列、编号、编目(一)组件(件组织)(一)组件(件组织)1 1、件组成、件组成归档文件普通以每份文件为一件。归档文件普通以每份文件为一件。正文、附件为一正文、附件为一件;文件正本与定稿(包含法律法规等主要文件历件;文件正本与定稿(包含法律法规等主要文件历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;汉字本件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;汉字本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);为一件(作为文件附件时
7、除外);简报、周报等材简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议统计普通一次会议料一期为一件;会议纪要、会议统计普通一次会议为一件,会议统计一年一本,一本为一件;来文与为一件,会议统计一年一本,一本为一件;来文与复文(请示与批复、汇报与指示、函与复函等)普复文(请示与批复、汇报与指示、函与复函等)普通独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿通独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。纸,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。第7页2 2、件内文件排序件内文件排序 归档文件排序时,正文在前,附件在后;正归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿
8、在后;转发文在前,被转发文本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不一样文字在后;原件在前,复制件在后;不一样文字文本,无特殊要求,汉文文本在前,少数民文本,无特殊要求,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;汉字本在前,外文本在后;族文字文本在后;汉字本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。后。有文件处理单或发文稿纸,文件处理单有文件处理单或发文稿纸,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。稿在后。注意:来文与复文是不一样年度,归档时应注意:来文与复文是不一
9、样年度,归档时应归入各自年度。归入各自年度。第8页(二)分类(二)分类1 1、立档单位应对归档文件进行、立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分科学分类,同一全宗应保持分类方案一致性和稳定性。类方案一致性和稳定性。2 2、归档文件普通采取年度、归档文件普通采取年度机机构(问题)构(问题)保管期限、保管期限、年度年度保管期限保管期限机构(问题)等机构(问题)等方法进行三级分类。方法进行三级分类。第9页(1 1)按年度分类)按年度分类 将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。跨年度普通应以文件签发日期为准。跨年度普通应以文件签发日期为准。a a、对于计划、总结、预算、统计报、对于
10、计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容表、表彰先进以及法规性文件等内容包括不一样年度文件,统一按文件签包括不一样年度文件,统一按文件签发日期判定所属年度。发日期判定所属年度。b b、跨年度形成会议文件归入闭幕年。、跨年度形成会议文件归入闭幕年。c c、跨年度办理文件归入办结年。、跨年度办理文件归入办结年。d d、当形成年度无法考证时,年度为、当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。其归档年度,并在附注项加以说明。第10页(2 2)按机构)按机构(问题问题)分类分类 将文件按其形成或承接机构将文件按其形成或承接机构(问题问题)分类。分类。机构分类法与问题分类
11、法应机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采取。选择其一适用,不能同时采取。a a、采取机构分类,应依据文件形成、采取机构分类,应依据文件形成或承接机构对归档文件进行分类,或承接机构对归档文件进行分类,包括多部门形成归档文件,归入文包括多部门形成归档文件,归入文件主办部门。件主办部门。b b、采取问题分类,应按照文件内容、采取问题分类,应按照文件内容所反应问题对归档文件进行分类。所反应问题对归档文件进行分类。第11页(3 3)按保管期限分类)按保管期限分类 将文件按划定保管期限分类。将文件按划定保管期限分类。3 3、规模较小或公文办理程序不适于规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)
12、分类立档单位,能按机构(问题)分类立档单位,能够采取年度够采取年度保管期限等方法进行保管期限等方法进行两级分类。两级分类。第12页xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图年度年度永久永久定时定时3030年年定时第13页年度保管期限分类:永久、定时30年、定时10年 年:永久、定时30年、定时10年 20:第14页xxxx单位文书档案分类图单位文书档案分类图 年年 度度保管期限保管期限办公室办公室综合处综合处机关处机关处专业处专业处企业处企业处项目处项目处农业处农业处第15页年度保管期限组织机构分类 :永久办公室、综合处、机关处、专业处 定时30年办公室、综合处、机关处、专业处 定时10年办
13、公室、综合处、机关处、专业处 年:永久办公室、综合处、机关处、专业处 定时30年办公室、综合处、机关处、专业处 定时10年办公室、综合处、机关处、专业处 20:第16页(三)(三)排列排列 1 1、归档文件应在分类方案最低归档文件应在分类方案最低一级类目内,按时间结合事由排一级类目内,按时间结合事由排列。列。2 2、同一事由中文件,按文件形成同一事由中文件,按文件形成先后次序排列。先后次序排列。3 3、会议文件、统计报表等成套会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。性文件可集中排列。第17页(四)编号(四)编号 1 1、归档文件应依分类方案和排列次序编、归档文件应依分类方案和排列次序编写档号
14、。档号编制应遵照唯一性、合理性、写档号。档号编制应遵照唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性标准。稳定性、扩充性、简单性标准。2 2、档号结构宜为:全宗号档号结构宜为:全宗号-档案门类代档案门类代码码年度年度-保管期限保管期限-机构(问题)代码机构(问题)代码-件件号。号。上、下位代码之间用上、下位代码之间用“-”连接,同一级代连接,同一级代码之间用码之间用“”隔开。隔开。如如:Z109-WSZ109-WS-Y-BGS-0001-Y-BGS-0001 全宗号全宗号-档案门类代码档案门类代码年度年度-保管期限保管期限-机构代码机构代码-件号件号 第18页3、档号按照以下要求编制:Z109-WS2
15、011-Y-BGS-0001(1)全宗号:档案馆给立档单位编制代号,用4位数字或者字母与数字结合标识,按照DA/T 13-1994编制。(2)档案门类代码年度:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。(3)保管期限:保管期限分为永久、定时30年、定时,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。(4)机构(问题)代码:机构(问题)代码采取3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类,应省略机构(问题)代码。(5)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内
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