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第第4章章 管理文档管理文档4.1 打开文档打开文档4.2 保留文档保留文档4.3 保护文档保护文档4.4 文档字数统计文档字数统计习题习题第1页用用Word XP能够打开与其格式兼容任何文档，不论它能够打开与其格式兼容任何文档，不论它是保留在当地计算机上，还是位于局域网与是保留在当地计算机上，还是位于局域网与Internet上。假如不知道想要打开文件保留位置，能够借助上。假如不知道想要打开文件保留位置，能够借助Word XP【打开打开】对话框设置搜索条件，查找并打开对话框设置搜索条件，查找并打开该文件。为了预防因突然掉电而丢失文档信息，能够该文件。为了预防因突然掉电而丢失文档信息，能够设置自动保留文档。经过设置打开与修改文件密码，设置自动保留文档。经过设置打开与修改文件密码，能够有效保护文档不受非法用户侵害。能够有效保护文档不受非法用户侵害。第2页在在Word XP中，能够打开位于当地磁盘、局域网络和中，能够打开位于当地磁盘、局域网络和Internet上与上与Word XP格式兼容全部文件。为了预防格式兼容全部文件。为了预防打开文件被修改，能够选择以打开文件被修改，能够选择以【只读只读】或或【副本副本】方方式打开文件。式打开文件。4.1 打开文档打开文档第3页与与Word XP格式兼容文件包含格式兼容文件包含Word XP之前版本之前版本Word文件，以及能够经过格式转换器在文件，以及能够经过格式转换器在Word XP中中直接打开其它格式文件。能够直接在直接打开其它格式文件。能够直接在Word XP 中打中打开用开用Word，97，95，6.0创建文档，创建文档，Word XP 完全完全支持在这些版本支持在这些版本 Word 中创建全部数据和格式。另外，中创建全部数据和格式。另外，在默认情况下，在默认情况下，Word XP自带了大多数惯用转换器，自带了大多数惯用转换器，经过这些转换器能够打开经过这些转换器能够打开WordPerfect文件、文件、Excel 文件、文件、Word for Macintosh文件、文件、Works文件、文件、Lotus 1.2.3文件和文件和Web文件等。文件等。第4页在在Word XP中，打开文件有以下中，打开文件有以下4种惯用方法：种惯用方法：（1）单击单击【文件文件】菜单中菜单中【打开打开】命令，或按组合命令，或按组合键键Ctrl+O。（2）单击惯用工具栏上单击惯用工具栏上【打开打开】按钮。按钮。（3）用鼠标直接双击用鼠标直接双击Word文件图标。文件图标。（4）单击单击【文件文件】菜单，然后在弹出菜单底部最近菜单，然后在弹出菜单底部最近使用文件清单列表中单击要打开文件。使用文件清单列表中单击要打开文件。第5页1.打开当地计算机上文件打开当地计算机上文件（1）单击打开按钮，或单击单击打开按钮，或单击【文件文件】菜单中菜单中【打开打开】命令，或按组合键命令，或按组合键Ctrl+O，打开，打开【打开打开】对话框。对话框。（2）在在【查找范围查找范围】框中，单击包含有所需文件驱框中，单击包含有所需文件驱动器、文件夹。动器、文件夹。（3）在文件夹清单中，双击各层文件夹，直到打开在文件夹清单中，双击各层文件夹，直到打开包含所需文件文件夹。假如要以包含所需文件文件夹。假如要以【只读只读】或或【副本副本】方式打开文件，先单击要打开文件，然后再单击方式打开文件，先单击要打开文件，然后再单击【打打开开】对话框上右边，然后选择打开方式（见图对话框上右边，然后选择打开方式（见图4.1）。）。第6页图图4.1 指定要打开文件指定要打开文件第7页（4）双击需要打开文档。双击需要打开文档。假如要同时打开多个不连续文件，在假如要同时打开多个不连续文件，在【打开打开】对话框对话框文件列表框中，先单击其中一个文件名，然后按住文件列表框中，先单击其中一个文件名，然后按住Ctrl 键，再单击其余文件名；假如需要打开多个相邻键，再单击其余文件名；假如需要打开多个相邻文件，先单击序列中第一个文件名，然后按住文件，先单击序列中第一个文件名，然后按住 Shift 键，再单击最终文件名。键，再单击最终文件名。第8页2.打开局域网或打开局域网或Internet上文件上文件假如用户计算机连入到当地局域网络，这时能够打开假如用户计算机连入到当地局域网络，这时能够打开网络上其它计算机上共享与网络上其它计算机上共享与Word XP兼容文件。假如兼容文件。假如用户计算机已经连入到用户计算机已经连入到Internet，这时能够打开，这时能够打开Internet上共享文件。上共享文件。第9页打开局域网络或打开局域网络或Internet上文件。上文件。（1）打开打开【打开打开】对话框。对话框。（2）假如要打开局域网络上共享文件，单击假如要打开局域网络上共享文件，单击【查找查找范围范围】右边下拉按钮，然后单击右边下拉按钮，然后单击【网上邻居网上邻居】，双击，双击想要打开文件网络计算机，双击各层文件夹，直到打想要打开文件网络计算机，双击各层文件夹，直到打开包含所要打开文件共享文件夹；假如要打开开包含所要打开文件共享文件夹；假如要打开Internet上文件，单击上文件，单击【查找范围查找范围】右边下拉按钮，右边下拉按钮，然后单击然后单击【FTP位置位置】，单击想要打开文件，单击想要打开文件FTP位置，位置，双击各层文件夹，直到打开包含所需文件文件夹。双击各层文件夹，直到打开包含所需文件文件夹。（3）双击需要打开文件。双击需要打开文件。第10页3.在在【打开打开】对话框中查找文件对话框中查找文件假如不知道想要打开文件确实切位置，这时能够在假如不知道想要打开文件确实切位置，这时能够在【打开打开】对话框中设置搜索条件，查找并打开文件。在对话框中设置搜索条件，查找并打开文件。在进行查找前，应该先确定要查找文件名和其所在文件进行查找前，应该先确定要查找文件名和其所在文件夹范围。需要查找范围越小，计算机查找到结果越准夹范围。需要查找范围越小，计算机查找到结果越准确。确。查找能够按以下几个惯用方式进行：查找能够按以下几个惯用方式进行：按文件名，按按文件名，按文件类型，按包含在文件中文字或字符，按与文件相文件类型，按包含在文件中文字或字符，按与文件相关属性，按文件最终被修改时间。关属性，按文件最终被修改时间。第11页在在【打开打开】对话框中查找文件。对话框中查找文件。（1）单击单击【文件文件】菜单中菜单中【打开打开】命令，或单击惯命令，或单击惯用工具栏上打开按钮。用工具栏上打开按钮。（2）在在【打开打开】对话框上，单击按钮，打开对话框上，单击按钮，打开【工具工具】下拉菜单命令（见图下拉菜单命令（见图4.2）。）。（3）单击单击【查找查找】，打开，打开【搜索搜索】对话框。对话框。（4）执行以下操作之一：执行以下操作之一：第12页图图4.2【工具工具】下拉菜单命令下拉菜单命令第13页 搜索包含指定文本文件搜索包含指定文本文件在在【基本基本】选项卡上选项卡上（【基本基本】选项卡上按钮或文字框等项目功效说明见选项卡上按钮或文字框等项目功效说明见书书54页表页表4.1），设定查找在其标题、内容或属性中），设定查找在其标题、内容或属性中包含文本文件（见图包含文本文件（见图4.3）。）。依据一项或多项属性搜索文件依据一项或多项属性搜索文件在在【高级高级】选项卡选项卡上，输入一个或多个搜索条件查找文件。上，输入一个或多个搜索条件查找文件。第14页图图4.3【基本基本】选项卡选项卡第15页在在 Word 中有各种保留文档方式。可保留当前处理活中有各种保留文档方式。可保留当前处理活动文档，不论它是新建还是原有，可同时保留全部打动文档，不论它是新建还是原有，可同时保留全部打开文档，可用不一样文件名或在不一样位置保留活动开文档，可用不一样文件名或在不一样位置保留活动文档副本。假如要将文字或格式再次用于创建其它文文档副本。假如要将文字或格式再次用于创建其它文档，可将文档保留为档，可将文档保留为 Word模板。假如用户与使用较模板。假如用户与使用较早版本早版本Word人共享文档，同时又想确认文档在旧版人共享文档，同时又想确认文档在旧版本中打开时是否一样，能够关闭旧版本中没有功效。本中打开时是否一样，能够关闭旧版本中没有功效。4.2 保留文档保留文档第16页用户在输入文本时候，有时会碰上突发事件而使计算用户在输入文本时候，有时会碰上突发事件而使计算机不正常关闭，如突然掉电。假如在此之前没有对文机不正常关闭，如突然掉电。假如在此之前没有对文档进行保留，这时会丢失文档信息。为了防止因为计档进行保留，这时会丢失文档信息。为了防止因为计算机不正常关闭而造成丢失信息事件发生，能够设定算机不正常关闭而造成丢失信息事件发生，能够设定自动保留文档文件，即设置每隔一段时间（如自动保留文档文件，即设置每隔一段时间（如5分钟）分钟），系统将自动保留文件。在设定自动保留文档功效之，系统将自动保留文件。在设定自动保留文档功效之前，需要将自动保留功效加载到前，需要将自动保留功效加载到Word中。中。4.2.1 设置自动保留文档设置自动保留文档第17页设置自动保留文件。要求自动保留文档时间间隔为设置自动保留文件。要求自动保留文档时间间隔为10分钟。分钟。（1）单击单击【工具工具】菜单中菜单中【选项选项】命令，单击命令，单击【保保留留】标签。标签。（2）选中选中【自动保留时间间隔自动保留时间间隔】，并在其右边，并在其右边“时时间间”框中键入时间，这里是框中键入时间，这里是10分钟，这么每隔分钟，这么每隔10分钟分钟系统将自动对文档文件进行保留（见图系统将自动对文档文件进行保留（见图4.4），最终），最终单击单击【确定确定】。第18页图图4.4 设置自动保留文件时间间隔对话框设置自动保留文件时间间隔对话框第19页Office XP（其中包含（其中包含Word XP、Excel XP等）提供等）提供快速保留文件功效。经过快速保留，快速保留文件功效。经过快速保留，Office 程序只保程序只保留对文件更改。只保留更改文档所花费时间比完全保留对文件更改。只保留更改文档所花费时间比完全保留少，后者保留了完整、修改后文件。不过，完全保留少，后者保留了完整、修改后文件。不过，完全保留所需要磁盘空间比快速保留少。当完成某文件中工留所需要磁盘空间比快速保留少。当完成某文件中工作时，应该执行完全保留，完成最终一次保留。作时，应该执行完全保留，完成最终一次保留。4.2.2 设置快速保留文件设置快速保留文件第20页设置快速保留文件。设置快速保留文件。（1）在在【工具工具】菜单上单击菜单上单击【选项选项】命令，然后打命令，然后打开开【保留保留】选项卡。选项卡。（2）若仅保留对文件更改，选中若仅保留对文件更改，选中【快速保留快速保留】复选复选框，然后单击框，然后单击【确定确定】。若要保留完整文件，在完成编辑文件后，去除若要保留完整文件，在完成编辑文件后，去除【快速快速保留保留】复选框，然后再次保留。复选框为去除状态时复选框，然后再次保留。复选框为去除状态时即进行完整保留。即进行完整保留。第21页为了预防他人浏览、修改或删除自己文档，能够对文为了预防他人浏览、修改或删除自己文档，能够对文档进行保护，即对访问与修改文档权限进行限制，为档进行保护，即对访问与修改文档权限进行限制，为文档设置打开密码。假如仅仅是为了预防他人修改自文档设置打开密码。假如仅仅是为了预防他人修改自己文档，还能够将文档设置为以己文档，还能够将文档设置为以“只读只读”方式打开。方式打开。4.3 保护文档保护文档第22页为了保护文档不被查看或编辑，可认为文档设置密为了保护文档不被查看或编辑，可认为文档设置密码。设置密码有多种用途，例如，用户在打开文件时码。设置密码有多种用途，例如，用户在打开文件时要求输入密码，可以杜绝未经授权用户打开该文档；要求输入密码，可以杜绝未经授权用户打开该文档；修改文件时要求输入密码，允许其他人打开文档，不修改文件时要求输入密码，允许其他人打开文档，不过只有经授权用户才可以对其进行更改；如果有人更过只有经授权用户才可以对其进行更改；如果有人更改了文档却不拥有修改文档密码，则仅能以其他名称改了文档却不拥有修改文档密码，则仅能以其他名称保存文档。保存文档。当创建密码时，将其写下并保存在安全位置。如果当创建密码时，将其写下并保存在安全位置。如果丢失了密码，您将无法打开受密码保护文件或获得对丢失了密码，您将无法打开受密码保护文件或获得对其访问权。其访问权。第23页密码是区分大小写，如果您指定密码时混合使用了密码是区分大小写，如果您指定密码时混合使用了大小写字母，用户输入密码时，键入大小写形式必须大小写字母，用户输入密码时，键入大小写形式必须与之完全一致。密码可包含字母、数字、空格和符号与之完全一致。密码可包含字母、数字、空格和符号任意组合，而且最长可认为任意组合，而且最长可认为 15 个字符。如果选择了个字符。如果选择了高级加密选项，可以使用更长密码。高级加密选项，可以使用更长密码。为了防止他人打开或修改文档，用户可认为打开或为了防止他人打开或修改文档，用户可认为打开或修改文档设置密码。修改文档设置密码。第24页设置打开或修改文档密码。设置打开或修改文档密码。（1）打开要设置密码文档。打开要设置密码文档。（2）在在【工具工具】菜单上，单击菜单上，单击【选项选项】命令，然后命令，然后打开打开【安全性安全性】选项卡。选项卡。（3）执行下述操作之一：执行下述操作之一：方法一创建打开文件密码。方法一创建打开文件密码。在在【打开权限密码打开权限密码】框中键入密码，再单击框中键入密码，再单击【确定确定】。在在【再键入一遍打开权限密码再键入一遍打开权限密码】框中再次键入该密码，框中再次键入该密码，然后单击然后单击【确定确定】。第25页方法二创建打开文件密码。方法二创建打开文件密码。在在【修改权限密码修改权限密码】框中键入密码，再单击框中键入密码，再单击【确定确定】。在在【再键入一遍打开权限密码再键入一遍打开权限密码】框中再次键入该密码，框中再次键入该密码，然后单击然后单击【确定确定】。第26页设置以设置以“只读只读”方式打开文档。方式打开文档。假如文档只允许浏览而禁止修改时，这时用户能够以假如文档只允许浏览而禁止修改时，这时用户能够以“提议只读提议只读”方式打开文档，以预防意外地对文档进方式打开文档，以预防意外地对文档进行修改。行修改。（1）在在【工具工具】菜单上，单击菜单上，单击【选项选项】命令，然后命令，然后打开打开【安全性安全性】选项卡。选项卡。（2）选中复选项选中复选项【提议以只读方式打开文件提议以只读方式打开文件】，最，最终单击终单击【是是】。第27页若要了解文档中包含字数，可用若要了解文档中包含字数，可用 Word 进行统计。进行统计。Word 也可统计文档中页数、段落数和行数，以及包也可统计文档中页数、段落数和行数，以及包含或不包含空格字符数。含或不包含空格字符数。对文档进行字数统计。对文档进行字数统计。（1）在在【工具工具】菜单上，单击菜单上，单击【字数统计字数统计】，这时，这时统计结果会显示在统计结果会显示在【字数统计字数统计】对话框中（见图对话框中（见图4.5）。）。4.4 文档字数统计文档字数统计第28页图图4.5 显示文档字数统计结果显示文档字数统计结果第29页（2）假如要在不重新打开该对话框情况下，做出修假如要在不重新打开该对话框情况下，做出修改并再次统计，单击改并再次统计，单击【显示工具栏显示工具栏】，【字数统计字数统计】对话框会在文档中打开。对话框会在文档中打开。（3）假如要在统计中包含脚注和尾注，选中假如要在统计中包含脚注和尾注，选中【字数字数统计统计】对话框中对话框中【包含脚注和尾注包含脚注和尾注】复选框。复选框。（4）假如只想统计部分文档，而非整篇文档，先选假如只想统计部分文档，而非整篇文档，先选定要统计文本，然后单击定要统计文本，然后单击【工具工具】菜单中菜单中【字数统计字数统计】命令，这时命令，这时Word 会统计与选定文本相关脚注和尾会统计与选定文本相关脚注和尾注。注。第30页一、一、填空题填空题1.在在Word XP中，能够打开位于中，能够打开位于 、局域网络和、局域网络和 上与上与Word XP格式兼容全部文件。格式兼容全部文件。2.为了预防打开文件被修改，能够选择以为了预防打开文件被修改，能够选择以 或或 方式打开文件。方式打开文件。3.假如不知道想要打开文件确实切位置，这时能够在假如不知道想要打开文件确实切位置，这时能够在【打开打开】对话框中设置对话框中设置 查找并打开文件。查找并打开文件。习题习题第31页4.查找能够按以下几个惯用方式进行：查找能够按以下几个惯用方式进行：按按 ，按文件，按文件类型，按包含在文件中类型，按包含在文件中 ，按与文件相关属性，按文，按与文件相关属性，按文件最终被修改件最终被修改 。5.假如要将文字或格式再次用于创建其它文档，可将假如要将文字或格式再次用于创建其它文档，可将文档保留为文档保留为 。二、二、问答题与实例操作问答题与实例操作1.举例说明与举例说明与Word XP格式兼容文件类型。格式兼容文件类型。2.在在Word XP中，打开文件有哪几个惯用方法？中，打开文件有哪几个惯用方法？3.实例操作：实例操作：同时打开多个同时打开多个Word文件。文件。4.实例操作：实例操作：打开计算机上包含文字打开计算机上包含文字“操作系统操作系统”全部全部Word文件。文件。第32页5.实例操作：实例操作：设置自动保留文件，要求自动保留文设置自动保留文件，要求自动保留文档时间间隔为档时间间隔为15分钟。分钟。6.实例操作：实例操作：设置修改文档密码，密码为设置修改文档密码，密码为xiugai777。7.实例操作：实例操作：统计文档字数。统计文档字数。第33页