外贸英语函电省公共课一等奖全国赛课获奖课件.pptx

Introduction Basic knowledge of English letter writing第1页一、LayoutofEnglishbusinessletter（一）standard parts第2页 1.letter head 信头普通都应事先印刷好在第一张纸上，续页使用空白纸。信头普通包含发信企业或机构基本信息假如使用标点符号，则在每行不一样单位之间加逗号，最终一行末尾加点号。信头能够采取并列式和斜列式表示。第3页Example：1.请依据汉字信头相关内容正确表示英文信头。写信人：领先贸易集团进口部 企业地址：北京朝阳区安苑西里5号海龙大厦 邮编：100020 第4页Answer:Import Department,Lingxian Trade GroupImport Department,Lingxian Trade GroupHailong Mansion,5 An Yuan Xi liHailong Mansion,5 An Yuan Xi liChaoyang District,Beijing 100020Chaoyang District,Beijing 100020ChinaChina第5页2.请分别采取并列式和斜列式表示信头，信 头内容详细以下：北京海淀区福成路123号情谊食品贸易企业。第6页Answer:并列式：并列式：Friendship Food Trade CompanyFriendship Food Trade Company Fucheng Road No.123,Haidian District Fucheng Road No.123,Haidian District Beijing,China Beijing,China斜列式：斜列式：Friendship Food Trade CompanyFriendship Food Trade Company Fucheng Road No.123,Haidian District Fucheng Road No.123,Haidian District Beijing,China Beijing,China 第7页2.Date正式信函中，月份最好不要使用缩写，也不可使用数字正式信函中，月份最好不要使用缩写，也不可使用数字来代表，必须完整地写出来日，月和年来代表，必须完整地写出来日，月和年日期有两种表示方式，英式按日期有两种表示方式，英式按“日，月，年日，月，年”次序，美次序，美式按式按“月，日，年月，日，年”次序。次序。日数字能够使用基数也能够使用序数表示日数字能够使用基数也能够使用序数表示月份和日期之间不要用标点分开，但年份之前必须用逗月份和日期之间不要用标点分开，但年份之前必须用逗号分开。号分开。第8页Example:Please judge which form is the right?Please judge which form is the right?A.8,Jan,B.18A.8,Jan,B.18thth,January,09,January,09C.23,March,97 D.23 November,C.23,March,97 D.23 November,E.May 3E.May 3rdrd,F.,July 5th,F.,July 5th第9页3.Inside address 封内地址普通位于日期下方1-2行封内地址普通包含收信人姓名、企业名称、地址、电话及传真等信息。封内地址格式主要分为并列式和斜列式封内地址按照信息详细程度能够分为致企业个人、致企业和致职位三种形式。第10页Example:请请分别采取致某企业需要、致某企业某职位和致企分别采取致某企业需要、致某企业某职位和致企业某人三种方式表示封内地址。业某人三种方式表示封内地址。封内地址详细内容封内地址详细内容以下：以下：企业名称：常州宏鑫畜产进出口企业企业名称：常州宏鑫畜产进出口企业企业地址：天宁区吊桥路企业地址：天宁区吊桥路123123号号邮编：邮编：213002213002第11页Answer:致企业某人 Mr.Zhao Mr.Zhao Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.123 Diaoqiao Road,Tianning District 123 Diaoqiao Road,Tianning District Changzhou 213002 Changzhou 213002，China China 第12页致企业 Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.123 Diaoqiao Road,Tianning District 123 Diaoqiao Road,Tianning District 123 Diaoqiao Road,Tianning District 123 Diaoqiao Road,Tianning District Changzhou 213002 Changzhou 213002 Changzhou 213002 Changzhou 213002，China China China China 第13页致职位 General ManagerGeneral Manager Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.Changzhou Hongxin Animal By-products Imp.&Exp.Corp.123 Diaoqiao Road,Tianning District 123 Diaoqiao Road,Tianning District 123 Diaoqiao Road,Tianning District 123 Diaoqiao Road,Tianning District Changzhou 213002 Changzhou 213002 Changzhou 213002 Changzhou 213002，China China China China 第14页Homework:Project 1 请正确书写封内地址，封内地址详细内容：收信人名称：新路华贸易企业收信人名称：新路华贸易企业 收信人企业地址：中国上海兴达路收信人企业地址：中国上海兴达路999999号，金星大厦号，金星大厦3333层层第15页Answer:Xinluhua Trade Company Ltd.Xinluhua Trade Company Ltd.Floor 33,Golden Star Mansion No.999Floor 33,Golden Star Mansion No.999Xingda Road,Shanghai,ChinaXingda Road,Shanghai,China第16页Project 2:请分别请分别采取斜列式采取斜列式和并列式和并列式表示下述封内地址表示下述封内地址。收信人名称：收信人名称：James Brown&sonsJames Brown&sons收信人企业地址：收信人企业地址：#304-310 Jalan Street#304-310 Jalan Street Toronoto,Canada Toronoto,Canada第17页Answer:并列式：James Brown&sonsJames Brown&sons#304-310 Jalan Street#304-310 Jalan Street Toronoto,Canada Toronoto,Canada第18页斜列式 James Brown&sonsJames Brown&sons#304-310 Jalan Street#304-310 Jalan Street Toronoto,Canada Toronoto,Canada第19页Project 3：请依据下述信息正确完成封内地址请依据下述信息正确完成封内地址：收信人企业地址：英国伦敦彼得森大街收信人企业地址：英国伦敦彼得森大街4545号号，威克特大楼威克特大楼 邮编邮编CK48EWCK48EW收信人企业收信人企业名称名称：英国轴承企业：英国轴承企业Answer:Answer:British Bearing CompanyBritish Bearing Company Victor House,Peterson Street Victor House,Peterson Street London CK48EW,UK London CK48EW,UK 第20页4.Salutation 称呼普通位于封内地址下方称呼普通位于封内地址下方1-21-2行行每个单词开头字母要大写每个单词开头字母要大写末尾符号，英式采取逗号而美式则采取冒号。末尾符号，英式采取逗号而美式则采取冒号。假如有两个以上收信人，每一行写一个人名假如有两个以上收信人，每一行写一个人名称呼表示有四种形式称呼表示有四种形式:第21页形式1：写信人不清楚收信人姓名，能够通称。比如：Dear Sir Dear Sir Dear Sir Dear Sir ，Dear Sirs Dear Sirs Dear Sirs Dear Sirs，Dear Madam Dear Madam Dear Madam Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Sir or Madam Dear Sir or Madam Dear Sir or Madam Dear Mesdames Dear Mesdames Dear Mesdames Dear Mesdames Gentlemen And Ladies Gentlemen And Ladies Gentlemen And Ladies Gentlemen And Ladies Dear Customers Dear Customers Dear Customers Dear Customers Dear Readers Dear Readers Dear Readers Dear Readers第22页形式2：写信人认识收信人但不是十分熟悉 比如：Dear Mr.+Family name Dear Mrs.+Family name Dear Miss+Family name Dear Ms.+Family name第23页形式3：写信人知道收信人详细职务、职称和其它职称头衔，能够使用职务和职称来称呼对方。比如：Dear Human Resource Manager Dear Chairman第24页形式4：写信人和收信人有长久合作关系，关系良好，能够直接称呼名字 比如：Dear Tom Dear Tom Dear Tom Dear Tom Dear Black Dear Black Dear Black Dear Black Dear lucy Dear lucy Dear lucy Dear lucy Dear Marry Dear Marry Dear Marry Dear Marry Dear Tony Dear Tony Dear Tony Dear Tony第25页5.Body of the letter 信正文必须认真书写，语言简练明了，段落明晰.当一页写满时，新段应该从新一页开始，不要分割在两页。商务书信不要采取双面书写。第26页6.Complimentary Close 结尾敬语普通位于正文下方1-2行处结尾敬语第一字母要大写，末尾需要加逗号结尾敬语和称呼应首尾呼应第27页称呼和结尾敬语呼应表：SalutationComplimentary closeSituationDear SirYours faithfully不熟悉Dear Mr.Yours sincerelyYours truly比较熟悉Dear TomBest regardsBest wishesYours 非常熟悉第28页7.Signature 第29页署名因为署名人所负担责任不一样而含有不一样署名因为署名人所负担责任不一样而含有不一样署名方式。署名方式。署名在表示署名人名称和职位时，有四种表示方署名在表示署名人名称和职位时，有四种表示方式。式。第30页A.Wang Min Export ManagerB.Export Manager Wang MinC.Export Manager Wang MinD.Wang Min Export Manager第31页署名先用手签，再在下面一行打印出署名人相关信息。假如代替责任人署名，应该在签完责任人名字后加注by，for或PP 字样。第32页 (二)Special Parts 第33页 1.Reference number 第34页参考参考编号编号普通位于信头下方普通位于信头下方1-21-2行行参考参考编号编号能够包含相关人员姓名，文档号，保单能够包含相关人员姓名，文档号，保单号，发票和订单号。号，发票和订单号。参考编号能够分为我方编号和你方编号。参考编号能够分为我方编号和你方编号。第35页2.Attention line 第36页经办人名称写在封内地址和称呼之间，位于称呼上方两行位置，可加下划线。经办人表示方式主要有两种：Attention:For the attention of 第37页For example:经办人：销售经理经办人：销售经理StewardSteward先生先生 Attention:Mr.Steward,Sales Manager Attention:Mr.Steward,Sales Manager经办人：人事部经理经办人：人事部经理 Attention:Personal Manager Attention:Personal Manager第38页3.Enclosure（缩写Encl.）附件普通包含：产品目录、订单、发票、附件普通包含：产品目录、订单、发票、样品图样、价目表和报价单等。样品图样、价目表和报价单等。附件表示形式主要包含三种形式。附件表示形式主要包含三种形式。第39页A.一项附件For example:Enclosure a check Encl.a check第40页B.多项附件 For example:For example:Enclosure(3)Enclosure(3)Encl.(3)Encl.(3)Enclosures:Enclosures:Budget report Budget report Projection worksheet Projection worksheet Revision recommendations Revision recommendations第41页C.不明确表示 For example:For example:Encl.a/s Encl.a/s Encl.as statedEncl.as stated第42页4.Subjection line 事由项位于正文上方，中间空一行。事由项普通要大写，也能够首字符大写而且词下加下划线或斜体。第43页For exampleRe：Your order No.768Subject:Our contract NO.256Lightweight BatteryACCOUNT NO.89Invoice No.56第44页5.Carbon copy 抄送多个人，通常按姓氏字母排列。抄送表示方式有各种第45页For example(1)C.C.:Wang dawei(1)C.C.:Wang dawei Bill Jones Bill Jones(2)Copy to(2)Copy to(3)Copies to(3)Copies to第46页二、Form of English business letter 1.Full-block Style 第47页信头能够左对齐也能够居中信头能够左对齐也能够居中日期、封内地址、称呼、正文，结尾敬语和署名日期、封内地址、称呼、正文，结尾敬语和署名都从左端顶格写起，一律不缩行。都从左端顶格写起，一律不缩行。模式样本模式样本第48页The Letter HeadThe Letter HeadThe Letter HeadThe Letter HeadDateDateDateDateInside AddressInside AddressInside AddressInside AddressSalutationSalutationSalutationSalutationBody of the letter Body of the letter Body of the letter Body of the letter ComplimentaryComplimentaryComplimentaryComplimentarySignatureSignatureSignatureSignature第49页 2.Indented style 第50页（1 1）信头、日期、正文、结尾敬语和署名采取）信头、日期、正文、结尾敬语和署名采取 缩进格式缩进格式（2 2）封内地址和称呼采取齐头式。）封内地址和称呼采取齐头式。（3 3）封内地址和信头每次换行右缩进）封内地址和信头每次换行右缩进2-32-3个字母个字母 （4 4）模式样本）模式样本 第51页 3.Semi-block Style with indented style（1）Semi-block Style第52页信头、日期、正文、结尾敬语和署名采取缩进格式信头、日期、正文、结尾敬语和署名采取缩进格式封内地址和称呼都从左端顶格写起，一律不缩行，封内地址和称呼都从左端顶格写起，一律不缩行，采取齐头式。采取齐头式。模式样本模式样本第53页（2）Modified block Style第54页信头、日期、结尾敬语和署名采取缩进格式信头、日期、结尾敬语和署名采取缩进格式封内地址、称呼和正文都从左端顶格写起，一律封内地址、称呼和正文都从左端顶格写起，一律不缩行，采取齐头式。不缩行，采取齐头式。模式样本模式样本第55页【案例】【案例】案例1.采取齐头式表示下述内容发信人信息：上海西康路400号上海机械进出口企业 王大成经理 收信人信息：纽约第三林荫大道123号东部海岸企业，James Parinton 经理 发信日期:8月21日 经办人：James Parinton 经理 事由：装运期 附件：三份 抄送：赵敏和李信第56页Answer:Shanghai Machinery&Equipment Imp.&Exp.Corp.Shanghai Machinery&Equipment Imp.&Exp.Corp.400 Xikang Road 400 Xikang Road Shanghai,China Shanghai,China Your reference NO.04CN-2 Your reference NO.04CN-2 Our reference NO.SDF/EFD Our reference NO.SDF/EFD 21 Augest,21 Augest,Eastern Seaboard Corporation Eastern Seaboard Corporation 123 Third Avenue 123 Third Avenue New York NY10017 New York NY10017 U.S.A U.S.A第57页Attention:Mr.Parinton,General managerAttention:Mr.Parinton,General managerDear Mr.ParintonDear Mr.ParintonRe:Date Of ShipmentRe:Date Of ShipmentXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYYour trulyYour trulyWang Dacheng ,Manager Wang Dacheng ,Manager 第58页案例案例2.发信人信息：美国Los Angeles州圣露易斯大街1470号 Allen 企业，邮编CA90015收件人信息：中国上海淮海路15号，中国进出口企业上海分行,邮编210021写信日期10月5日事由是关于工具订购单，编号789附件一份你方编号NO.04CN-2我方编号NO.SDF/EFD第59页Answer:Allen corporationAllen corporation1470 St.Louis Street1470 St.Louis StreetLos Angeles,CA90015Los Angeles,CA90015U.A.SU.A.SYour Reference:NO.04CN-2Your Reference:NO.04CN-2our Reference:NO.SDF/EFDour Reference:NO.SDF/EFDOctober 5,October 5,China National Imp.&Exp.Corp.China National Imp.&Exp.Corp.Shanghai BranchShanghai Branch5 Huaihai Road,Shanghai210021,China5 Huaihai Road,Shanghai210021,ChinaGentlemenGentlemen Re:Order NO.789 For Tools Re:Order NO.789 For Tools XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxYours faithfullyYours faithfully Allen corporation Allen corporationJames SmithJames SmithEncl.Encl.第60页