应用文写作会议记录会议纪要市公开课一等奖百校联赛获奖课件.pptx
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1、会议统计应用文写作应用文写作第1页请思索请思索 假如你是企业秘书,老板通知你明天早晨企业要召开一个会议,由你来做会议统计。这是你第一次参加企业主要会议,是老板考验你一次机会,也是你表现自己能力一次机会。你打算怎么做?要记些什么?采取什么样形式?需要注意些什么?第2页 会议统计是由会议组织者指定专员如实、准确地统计会议组织情况组织情况和会议内容会议内容一个应用性公文。统计会议基本情况,研究和讨论问题、汇报和讲话内容、会议决议和各方面情况。会议统计适合用于一切会议。(一)含义(一)含义(一)含义(一)含义 一、会议统计一、会议统计第3页会议统计会议统计分类分类按会议性质性质分:办公会议统计、专题会
2、议统计、联席(协调)统计、座谈会统计等。按组织系统系统分:党委会议统计、行政会议统计、工会会议统计等。第4页1.真实完整性2.原始形态性 会议统计与会议简报、会议纪要、会议决议内容具一致性,但存在形式上差异大。后者是在会议统计基础上整理、综合而成。3.机要保密性 尤其记载带密级特殊内容和不宜公开内部事项。(二)会议统计特点(二)会议统计特点 第5页(三)会议统计使用范围(三)会议统计使用范围书书面面材材料料(会议统计会议统计)会议现场会议现场会议基本情况会议基本情况和会上汇报、和会上汇报、讨论问题、发讨论问题、发言、决议等内容言、决议等内容记记 录录第6页(四)会议统计作用(四)会议统计作用(
3、四)会议统计作用(四)会议统计作用1 依依据据作作用用:真实正确地反应会议情况,对会议整体情况所作真实记载。2 整整理理会会议议文文件件、汇汇报报会会议议精精神神、研研究究工工作作等等存存查备考一个资料。查备考一个资料。3素材作用:素材作用:编写会议简报和撰写会议纪要主要资料。4备备忘忘作作用用:作为原始资料编入档案长久保留,供必要时查阅。第7页(五)会议统计基本格式和写法(五)会议统计基本格式和写法(五)会议统计基本格式和写法(五)会议统计基本格式和写法 会议统计,有“笔录”、“录音”、“录像”等几个操作手法,“录音”、“录像”只是一个伎俩,最终还是要将录下内容还原成文字。“笔录”和“录音”
4、、“录像”相辅相成,能使统计更准确、更真实、更可靠。录音录音会议统计会议统计录像录像笔录笔录用于普通会议。只统计用于普通会议。只统计关键点、结论和会议上讨关键点、结论和会议上讨论问题,以及经过论问题,以及经过决定、决议等主要内容。决定、决议等主要内容。用于主要会议。要尽可能记用于主要会议。要尽可能记录原话,这种统计普通采录原话,这种统计普通采用速记法,会后还要进行用速记法,会后还要进行整理整理。第8页1.1.1.1.会议统计写作方法会议统计写作方法会议统计写作方法会议统计写作方法 (1 1)摘要统计)摘要统计 这是普通会议惯用方法。它不是有言必录,而是只统计关键点、结论和会议上讨论问题,以及经
5、过决定、决议等主要内容。(2 2)详细统计)详细统计 这种方法普通用于主要会议。要求详细统计,尤其是对领导人讲话和主要决议,要尽可能统计原话,这种统计普通采取速记法,会后还要进行整理。第9页 2.2.2.2.会议统计普通有四部分:标题、会议组织概况、会议内容会议统计普通有四部分:标题、会议组织概况、会议内容会议统计普通有四部分:标题、会议组织概况、会议内容会议统计普通有四部分:标题、会议组织概况、会议内容和签署。和签署。和签署。和签署。会议内容会议内容(会议议题、发会议议题、发言人及讲话内容、会议决议言人及讲话内容、会议决议)会议组织情况会议组织情况(包含标题、会议概况包含标题、会议概况)会议
6、统计会议统计统计结尾部分统计结尾部分(散会时间散会时间及主持人、统计人签字及主持人、统计人签字)会议概况含开会会议概况含开会时间、地点、出时间、地点、出席人、列席人、席人、列席人、主持人、统计人主持人、统计人第10页(1 1)第一部分)第一部分:标题。标题。会议统计标题能够有两种写法:会议统计标题能够有两种写法:(1)(1)会议名称会议名称+文种,如文种,如“学院教学会议统计学院教学会议统计”。(2)(2)只用文种为标题,如只用文种为标题,如“会议统计会议统计”。会议名称要记会议全称,普通不宜省略或简化。会议名称要记会议全称,普通不宜省略或简化。第11页(2 2)第二部分)第二部分:会议组织概
7、况。会议组织概况。包含:包含:开会时间、地点、会议支持人、会议出席人、列席开会时间、地点、会议支持人、会议出席人、列席 人、缺席人、统计人等。这些内容写在会议标题之人、缺席人、统计人等。这些内容写在会议标题之 后,要在会议主持人宣告开会之前写好。后,要在会议主持人宣告开会之前写好。会议主持人会议主持人:写清其职务和姓名。写清其职务和姓名。出出 席席 人:人:详记,则其姓名、单位、职务;略记,则只详记,则其姓名、单位、职务;略记,则只 出席者范围和人数(列席人)。出席者范围和人数(列席人)。缺缺 席席 人:人:主要人物缺席。如不多,其姓名及原因;如主要人物缺席。如不多,其姓名及原因;如 较多,原
8、因不清,只写人数。较多,原因不清,只写人数。记记 录录 人:人:其姓名和部门,以示对所统计内容负责。其姓名和部门,以示对所统计内容负责。第12页(3 3)第三部分)第三部分:会议内容。会议内容。会议统计主体,没有详细固定模式。会议统计主体,没有详细固定模式。普通包含会议主持人讲话,会议上汇报或传达了什么事情,普通包含会议主持人讲话,会议上汇报或传达了什么事情,讨论了什么问题,以及经过决定等,就是常说会议议题、讲话讨论了什么问题,以及经过决定等,就是常说会议议题、讲话人及讲话内容、会议决议。人及讲话内容、会议决议。该部分是了解会议意图主要依据,是会议结果综合反应,该部分是了解会议意图主要依据,是
9、会议结果综合反应,也是日后备查主要部分,需着重统计。也是日后备查主要部分,需着重统计。第13页统计会议内容是时应该注意:统计会议内容是时应该注意:假如有多个议题能够在议题前分别加上序号。假如有多个议题能够在议题前分别加上序号。统统计计每每个个讲讲话话人人讲讲话话时时都都要要另另起起一一行行,写写明明讲讲话话人人姓姓名名,然然后后加加冒号,再记讲话内容。冒号,再记讲话内容。会议决议事项应该分条列出。有表决程序要统计表决方式和结果。会议决议事项应该分条列出。有表决程序要统计表决方式和结果。普通由主持人加以系统归纳。归纳结果,应逐字逐句统计。与会者普通由主持人加以系统归纳。归纳结果,应逐字逐句统计。
10、与会者无异议时,应随即写上无异议时,应随即写上“一致同意一致同意”或或“一致经过一致经过”。有持异议者,。有持异议者,必须详细统计不一样意见,有弃权者,也应如实统计上。必须详细统计不一样意见,有弃权者,也应如实统计上。第14页(4 4)第四部分)第四部分:签署。签署。散会时,主持人和统计人应分别在会议统计全文右下方写明:散会时,主持人和统计人应分别在会议统计全文右下方写明:“主持人:主持人:(签字签字)”)”、“统计人:统计人:(签字签字)”)”,以示负责。,以示负责。第15页 3.3.3.3.为了方便统计,提升效率,现已经有印刷好会议统计为了方便统计,提升效率,现已经有印刷好会议统计为了方便
11、统计,提升效率,现已经有印刷好会议统计为了方便统计,提升效率,现已经有印刷好会议统计表格,其格式见下表。表格,其格式见下表。表格,其格式见下表。表格,其格式见下表。讲话内容统计会议议题 审阅签字 统计人 缺 席 出席人与列席人会议主持人 会议地点 年 月 日 午 时 至 时 会议时间 会议名称(会议统计表格样式会议统计表格样式)会议统计会议统计第16页【范文】【范文】兴业企业办公会议统计兴业企业办公会议统计 时间:一九九九年十月二日早晨八时时间:一九九九年十月二日早晨八时 地点:企业办公楼五楼大会议室地点:企业办公楼五楼大会议室 出席人:林东出席人:林东 王玉成王玉成 张凤江张凤江 赵成赵成
12、缺席人:朱玉(出差)缺席人:朱玉(出差)主持人:企业总经理王云山主持人:企业总经理王云山统计人:办公室主任刘庆东统计人:办公室主任刘庆东主持人讲话:主持人讲话:与会者讲话:与会者讲话:林东林东 张凤江张凤江 赵成赵成 散会散会 主持人:王云山主持人:王云山(审阅、署名审阅、署名)统计人:刘庆东统计人:刘庆东(署名署名)(本会议统计共本会议统计共4 4页页)第17页(六)会议统计要求(六)会议统计要求(六)会议统计要求(六)会议统计要求 1快快(只有快才能准、全、齐只有快才能准、全、齐)2真实可靠真实可靠(准确、清楚、重点突出准确、清楚、重点突出)第18页做好准备做好准备事先要了解会议议程,事先
13、要了解会议议程,方便于在统计过程中方便于在统计过程中注意各相关方面关系,注意各相关方面关系,将一些事宜有机地联将一些事宜有机地联络起来,加紧统计速络起来,加紧统计速度;记准、记全。会度;记准、记全。会议统计是原始凭证,议统计是原始凭证,所以贵在准确、齐全。所以贵在准确、齐全。采取速记和录音方法,采取速记和录音方法,也是确保也是确保“统计统计”准准确、齐全有效方法。确、齐全有效方法。注意整理注意整理通常情况下,现场通常情况下,现场统计是原始统计,统计是原始统计,普通需要整理。整普通需要整理。整理要求是,在原始理要求是,在原始统计基础上增补遗统计基础上增补遗漏、纠正错误、核漏、纠正错误、核实决议,
14、纠正语法实决议,纠正语法错误,合理划定段错误,合理划定段落。落。统计方法统计方法1 1)摘要型会议统计)摘要型会议统计 有重点地、扼要地统计与会者有重点地、扼要地统计与会者讲话和讲话,以及决议,无须讲话和讲话,以及决议,无须“有闻必录有闻必录”。所谓重点、关。所谓重点、关键点,是指讲话人基本观点和键点,是指讲话人基本观点和主要事实、结论。对普通性例主要事实、结论。对普通性例行会议,只要概括地统计讨论行会议,只要概括地统计讨论内容和决议关键点,无须统计内容和决议关键点,无须统计详细过程。详细过程。2 2)详细型会议统计)详细型会议统计对尤其主要会议或者尤其主要对尤其主要会议或者尤其主要讲话,要作
15、详细统计。要求尽讲话,要作详细统计。要求尽可能记下每个人讲话原话可能记下每个人讲话原话。假假如有讲话稿,能够把稿子收作如有讲话稿,能够把稿子收作附件,并记下稿子之外插话、附件,并记下稿子之外插话、补充解释部分。需要详细统计补充解释部分。需要详细统计讲话,可采取速记方法。讲话,可采取速记方法。第19页(七)会议统计重点(七)会议统计重点1.1.会议中心议题以及围会议中心议题以及围绕中心议题展开相关活绕中心议题展开相关活动动6.6.对会议产生较大对会议产生较大影响其它言论或活影响其它言论或活动动2.2.会议讨论、争会议讨论、争论焦点及其各方主论焦点及其各方主要看法要看法3.3.权威人士或代表人物权
16、威人士或代表人物言论言论5.5.会议已议决会议已议决或议而未决事或议而未决事项项4.4.会议开始时定调性会议开始时定调性言论和结束前总结性言论和结束前总结性言论言论会议统计会议统计重点重点第20页(八)会议统计整理(八)会议统计整理(八)会议统计整理(八)会议统计整理 会议统计整理是一个不可忽略步骤。整理会议统计有四个关键会议统计整理是一个不可忽略步骤。整理会议统计有四个关键技巧:技巧:删删改改补补分分1.1.口头禅或一些无实际意义语气词。口头禅或一些无实际意义语气词。“这个这个”、“啊啊”“”“那个那个”、“吗吗”2.2.无意义重复性句子或短语。无意义重复性句子或短语。“是不是?是不是是不是
17、?是不是”、“这这个嘛你说说个嘛你说说”第21页删删改改补补分分1.1.不太雅观口语和俗语。不太雅观口语和俗语。2.2.会引发误解方言与口语。会引发误解方言与口语。3.3.不轻易听懂口语、方言、俗语。不轻易听懂口语、方言、俗语。删除掉对表示意思会影响词语和句子删除掉对表示意思会影响词语和句子第22页删删改改补补分分1.1.句子成份残缺不全,影响了解。句子成份残缺不全,影响了解。2.2.补标点符号。补标点符号。3.3.补大、小标题。补大、小标题。第23页删删改改补补分分遇上讲话比较混乱、语无伦次讲话者,统计必定层次遇上讲话比较混乱、语无伦次讲话者,统计必定层次不清。整理时要重新划分层次不清。整理
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