办公室日常管理手册.doc

南京独角兽品牌管理有限公司

办公室日常管理手册

目录

总则 ……………………………………………………………………1
第一条 办公秩序………………………………………………………1
第二条 考勤制度………………………………………………………7
第三条 办公室卫生规章制度…………………………………………12第四条 IT类设备使用规范……………………………………………14
第五条 办公室用电安全………………………………………………14
第六条 档案管理………………………………………………………16
第七条 印鉴管理………………………………………………………17
第八条 办公用品管理…………………………………………………18
第九条 会议制度………………………………………………………20
第十条 罚则……………………………………………………………23

总 则

1. 为规范公司办公秩序，为员工提供更加舒适的办公环境，维护公司良好形象，特制定本则制度，以创造良好的企业文化氛围，促进员工和公司的共同发展。
2. 本则规定所指行政事务包括办公秩序、考勤制度、办公室卫生规章制度、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。

第一条 办公秩序
一、基本准则
1. 公司工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2. 禁止工作时间播放音乐或歌曲影响他人工作，禁止谈论与工作无关的事，工作场所禁止对他人进行评论等对员工之间有负面影响的行为；
3. 个人通讯方式须留存公司，如变动及时通知人力行政部进行更新，以免因无法联系而对工作造成损失；
4. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、休闲区），如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
5. 保持办公区域环境清洁：不得在办公区域内吸烟；不得在办公区内堆放纸箱、书籍或其他杂物；不乱扔其他杂物、随地吐痰；不得在办公区内用餐；保持电话、电脑等办公设备设施清洁；不得在办公区域存放大量个人物品及娱乐用品；下班前保持桌面地面整洁、座椅归位；
6. 严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、听音乐看电影等各种与工作无关的内容；
7.公司网络结构由信息部统一规划建设与管理维护，任何人不得私自更改网络结构，个人电脑及服务器设备等所用IP地址必须按信息部指定的方式设置，不可擅自更改；
8. 员工须保管好个人的文件资料及办公用品（文具，钥匙，门禁等），未经许可不准挪用、随意翻动、阅览他人办公桌上的文件、资料、报告等材料；废弃的文件应及时销毁，机要传真、文件内容不得随便传阅泄密。重要文件存放应注意保密，不得随意摆放；
9. 工作期间不得在办公区接打私人电话，确有需要请在非办公区接打私人电话不得超过15分钟，禁止利用公司电话接打私人电话。
10. 饮食，就餐时间为中午12:00---13:30 ，禁止在办公区域就餐。自备食物的员工在下班休息时间，按先后顺序使用微波炉进行加热，最后一位使用微波炉者关闭电源，就餐完毕，将使用区域清理干净；
11. 不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议（如有特殊原因，请提前报请当职部门领导批准）；
12. 员工在任何时间均不可利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。一经发现，给予警告，情节严重者，公司将予以辞退；
13.公司严禁赌博、聚众闹事、打架等行为；不得使用侮辱性语言（情节严重者将交由公安部门处理）；
14.下班后，最后离开工作区的同事负责检查并关闭电源（电灯、电脑、空调等设备），关好门、窗并上锁；
15. 办公区内严禁焚烧杂物或使用明火，禁止自行安装或乱接电线电源，严禁在办区域实用大功率电器，以防发生火灾；
16. 未在人力行政部办理相关手续前，禁止将公司任何财产、设备、记录或其他物品带出，否则将视为偷盗行为；
17. 来访接待必须在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外来人员进入办公室区域，外来人员严禁在公司核心办公区域长时间逗留；
18. 办公室桌面每日下班前各自进行整理，保持台（桌）面整洁、卫生，办公用品等摆放整齐；
19. 严禁将宠物带入办公区域；
20. 员工须严守公司商业机密，妥善保存重要的商业客户资料、数据等信息；员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案，如一发现，除接受罚款、辞退等内部处理外，情节严重的，公司将追究其法律责任。

二、礼仪规范
1. 仪表：员工衣着应合乎企业形象，原则上员工穿着及修饰应稳重整洁（禁止穿拖鞋、女士禁止穿热裤、吊带装、睡衣、超短裙等；男士禁止留长发、留长指甲、面容不洁等）；
2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合时，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；
3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
4. 现场接待：遇到客人进入工作核心场地应礼貌劝阻；上班时间，办公室内应保证有人接待。原则上公司不允许在办公室区域接待亲友，如特殊情况，经部门主管同意，可在不影响公司正常业务的情况下，在接待室或会议室进行。（需在人力行政部进行备案并填写《访客登记表》）；
5. 接通电话：接电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应当主动接听，重要电话做好接听记录（包括何时，何地，何事，回复时间等），严禁长时间因私占用公司电话。

三、人员管理
1、员工必须服从公司的整体管理，包括职务的分配及工作内容的安排；
2、员工须尊重上司，按照上级的指导进行工作并主动向上司汇报工作情况；
3、员工有关业务方面的问题须及时向部门主管或经理反映，听取意见；
4、涉及超出员工权限的决定必须报经部门主管或经理同意；
5、员工不服从上级指挥，目无领导，顶撞上级，而影响公司指导系统的正常运作，视情节严重程度，给予处理；
6、 管理人员应团结互助，努力协调好各部门的关系，鼓励并带领好员工队伍，时刻掌握员工的工作情况，确保公司整体策划顺利进行；
7、 公司是一个大家庭，员工应团结互助，为公司发展做出努力。

第二条 考勤制度
为规范员工的作息，提高工作效率，达成工作目标，实现个人价值，公司全体员工必须严格遵守公司的考勤和休假制度，由办公室负责具体的考勤工作。

一、工作日和休息日
1.公司实行每周工作5天，每日工作时间为9：30-17：30。其中中午12：00-13：30为休息时间，员工自行安排。
2.周一至周五为工作日，周六、日为休息日。
3.享受国家规定的法定休息日和带薪年假制度。
4.员工需按照规定时间，上下班打卡。不打卡者视为旷工。
5.因指纹机故障无法打卡时，由人力行政部登记出勤时间。

二、事假
1.员工因私事请事假3天之内，由部门负责人审批；
2.请事假3天以上，经部门负责人同意后报总经理审批；
3.部门负责人及其以上人员请假直接报总经理审批；
4.事假按休假天数扣除工资，例如事假1天，则扣除事假人当天全部工资及补贴；
5.未经批准而擅离工作岗位或擅自休假的按旷工处理；
6.请假半天以上(含半天)者将扣除当月满勤奖金；
7.当月请假总天数达到3天及以上者，将扣除当月满勤奖及当月所有绩效；
8.员工旷工3天（包括3天），视为自动离职。

三、病假
1.员工病假、伤假（非因工伤）需向部门负责人请假，并向人力行政部报备；
2.病假、伤假（非因工伤）1天及以上须出具三甲医院相关证明；
3.请病假1天及以上，经部门负责人同意后报总经理审批;
4.《事（病）假请假单》需交人力行政部备案;
5.如事先无法办理请假手续，须以电话向部门负责人报知并被允许后，于事后补办手续，否则以旷工论处；
6.病假提供医院证明，可免除扣除住房补贴以及全勤奖金等福利待遇，其他的与事假待遇扣除一致。

四、婚假
1.员工结婚享受婚假3天，无路程假，晚婚假期为7天(男性年满25周岁，女性年满23周岁，且为初婚，男女双方均达到晚婚条件)；
2.员工婚假工资：假期内的月岗位/职位工资100%发放；
3.员工申请婚假时，必须向人力行政部提交结婚证原件查验并留存复印件入档，婚假执行时间以结婚证登记日期起1年内有效，如员工需要离开工作地办理结婚证而无法于休假前提供，则须于返岗后三个工作日内向人力行政部补交结婚证复印件(原件备查)。
五、产假
1.女员工产假为98天，其中产前休假15天，产后休假83天（难产增加产假15天；生育多胞胎，每多生育一个婴儿，增加产假15天）；
2.女员工怀孕流产的，根据医务部门的证明，妊娠不满4个月的,产假15天，妊娠4个月以上的产假42天。
3.在女员工按规定享受产假期间，月岗位/职位工资100%发放，无满勤奖。

六、丧假
因员工父母、配偶及子女死亡，可予丧假3天，假期内的月岗位/职位工资100%发放(丧假需于返岗后三个工作日内向人力行政部提供有效合法证明文件)，无满勤奖。

七、迟到、早退
1.办公室上班时间为9点30分，公司沿用人性化规定：5分钟内迟到不计算在内；如若超过5分钟到岗，视为迟到;迟到超过30分钟，视为旷工半天;迟到超过1小时以上，视为旷工1天；
2.提前15分钟以内下班者，视为早退；超过15分钟者，视为旷工半天；超过30分钟者，视为旷工1天；
3.当月有迟到、早退现象，第一次扣除20元、第二次扣除40元、第三次扣除60元，每次增加20元，以此类推。超过2次迟到或早退扣除全勤奖和个人绩效奖金。当月累计迟到5次以上者，额外扣款300元；当月累计迟到8次以上且情节严重，有故意行为者，公司将自动解除与该员工的工作合同，特殊情况由人力行政部稽核；
4.严禁员工之间互相代打卡，一经核实，罚款100元并扣除双方当月满勤奖金。

八、旷工
1.每月累计旷工1天者，扣发3天全部工资（包含基本工资及福利、绩效等），并给予一次警告处分；
2.每月累计旷工2天者，扣发6天全部工资（包含基本工资及福利、绩效等），并给予一次记过处分；
3.每月累计旷工3天者，扣发当月全部基本工资（不包含福利、绩效等），公司将自动解除与该员工的工作合同。

九、因公外出规定
1.上班时间不得擅自离岗外出，员工外出办事须向部门负责人说明；临时突发事务，不能返回办理外勤手续者，可事先电话知会直属主管和人力行政部，待返回后再补办《外勤申请单》。外勤需要在钉钉上完成签到，并在当天完成《工作日报》，上交人力行政部。
2.因公参加学习、培训、社会活动、赴外地出差，按公司相关规定履行审批程序并报办公室备案，视为正常出勤，否则，视为缺勤。

十、其他假期
1.妻子生育男员工护理假15天;
2.女员工计划生育假按国家和本市有关规定执行。
十一、带薪年假
1.根据国务院的有关规定，凡在本公司工作满一年以上的员工享受带薪年假：在本公司工作1-10年的员工享受5天的带薪年假；工作10-20年的员工享受10天的带薪年假；工作20年以上的员工享受15天的带薪年假。

十二、休假说明
1、国家法定休假日、休息日不计入带薪年假;
2、员工休带薪年假需提前15天填写书面申请，报备部门负责人批准、办公室备案后实施，员工带薪年假期间，不享受工资中属于福利部分；员工年假从入职的第二个月开始计算，工作满一年后方可享受年假；
3、员工病事假可以用带薪年假代替（须提前申请）；
4、带薪年假须当年使用，不可跨年度使用；
5、若带薪年假与其他假期一起使用，一次假期最长不得超过17天。

十三、考勤周期
每月15日前公司办公室对本考勤所记录的员工考勤情况进行统计、核查，报备公司财务室。
公司薪金发放日定为每月15日。
本制度自公布之日起颁布施行。

第三条 办公室卫生规章制度
一、内容与适用范围
1.本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考核。
2.此管理制度适用于本公司所有办公室卫生的管理。

二、定义
1. 公共区域：包括办公室走道、会议室、卫生间，每天由保洁员进行清扫2次以上（特殊情况除外）；
2. 个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。

三、办公室卫生要求
1.要做到公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角；门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明；墙壁清洁，表面无灰尘、污迹；沙发、茶几、挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁；卫生间、洗手池内无污垢，保持清洁；卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐；垃圾篓及时清理，不过夜，无溢满现象；保持鱼缸清洁，定期换水和给鱼喂食。
2.员工工位卫生由员工自己负责清理干净，自己的办公用品和各种用具存放整齐有序，办公桌面要保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。 新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除报损。
3.员工不随地吐痰，不随地乱扔垃圾；不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画；办公室门口及窗外不得丢弃废纸、倾倒剩茶；下班后要整理办公桌上的用品，放罢整齐；下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后即可离开。
4.室内不许存放垃圾，定时清理干净。
5.办公室工作人员要讲究个人卫生，养成良好的卫生习惯，保持办公室内外清洁美观，创造良好的工作环境。
6.办公室人员有义务提醒外来人员，不准随地吐痰，乱扔纸屑、瓜果、皮核、禁止从窗户往外吐痰倒水，乱扔杂物。

第四条 办公室IT类产品使用规范
电话机、计算机由公司统一为员工配发，日常操作和保洁由使用者自行负责；复印机、打印机、传真机等放置在公共区；U盘和移动硬盘自配。监控设备为公司安防需求，任何人不得擅自拆装；每日工作结束，请关闭相关电源以节电。

第五条 办公室用电安全
一、用电安全
1.公司本部办公安全用电管理由人力行政部和工程部负责。
2.公司办公室电源输电线路由人力行政部指定专人负责，任何部门均不得自行接线接电。无电工执照的人员不准安装电源线路。
3.对陈旧老化、超负荷的电源线路，必须有计划地逐步更换。一时难于更换的，必须在确保安全的条件下，采取特别防护措施，否则，必须暂停使用。
4.电源线路必须安装可靠的保险装置，并正确使用保险丝，确保用电安全。禁止使用铜线和其它非专用金属线当保险丝使用。
5.各办公室禁止员工使用大容量电器设备。需安装大功率的电器设备时，必须经总经理批准。凡电源线路容量不允许安装大功率用电器的地方，一律禁止安装。
6.所有用电场所必须执行“人走电关”的规定，人员离开用电场所或电器设备不使用时，要关闭电源。24小时用电的设备，必须有专人值班，随时掌握用电的安全情况。
7.电器在使用过程中，发生打火、异味、高热、怪声等异常情况时，必须立即停止操作，关闭电源，并及时找电工检查、修理，确认能安全运行时，才能继续使用。
8.安全用电必须坚持定期检查制度，人力行政部会同有关部门，每月组织1~2次检查，对不安全隐患及时整改。
9.任何部门和个人都必须严格遵守安全用电规则，严禁私拉乱接电源，严禁违章违规使用电器，严禁电源线路超负荷使用，确保电源插座附近的清洁、远离水源。对于违规用电的部门和个人，每位员工都有检举和监督的义务。
10.违反上述规定，根据情节按有关规定给予处罚；违反规定造成人身伤亡和设备、财产损失的，将根据情节和损失程度给予罚款、赔偿、行政处罚的处分，直至移送司法机关追究其刑事责任。

第六条 档案管理
一、归档范围 ：公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议纪要、决议、决定、委任状、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
二、 档案管理由人力行政部负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，重要档案必须保证安全。
三、档案的借阅与索取
1.总经理、副总经理借阅档案可通过档案管理人员办理直接提档。
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管领导批准，并办理借阅手续。借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
四、档案的销毁
1.任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2.如按规定需要销毁时，须经主管领导、人力行政部批准后方可销毁；
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，有专人监督销毁。

第七条 印鉴管理
一、印鉴管理
1. 公司印鉴（公章）由财务部负责保管。
2. 公司印鉴的使用一律由部门经理或总经理签字许可后管理印鉴的人方可盖章并进行登记，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
3. 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记、存档，以备查询。
4. 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况需要开具时，必须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报介绍信的用途，未使用的必须交回。
5. 公司财务章由财务部保管，只限于财务部处理财务事务使用。
6. 公司合同章由总经理指定专人管理，只限于业务合同往来事务处
理使用。
7. 人事章由人力行政部保管，只限于处理人事行政事务使用。
8. 盖章后出现的意外情况由使用人及批准人负责。

第八条 办公用品管理制度
一、目的：为规范办公用品的管理，特制定本制度。
二、办公种类：消耗办公品，IT办公资产用品，管理性办公用品。
三、办公用品的管理办法
1.办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门使用”系本部门共同使用用品，如打孔机、大型订书机及生产部、技术部专用办公工具。
2.消耗品可依据历史记录（如已过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。
3. 领用管理基准（如XXX每月发放一次），并可随部门或人员的工作调整发放。
4.管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。
5.管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。
6.办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品
申请单”，交人力行政部汇总，次月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。
7.人力行政部发放办公用品时应分别登记，并控制文具领用状况。
8.办公用品严禁员工取回家用，特殊情况需带回家用的，需部门经理批准，后交由人力行政部批准方可。
9.办公用品采购由人力行政部汇总、采购。消耗类办公用品可批发采购或耗用量大者应酌量库存（如：必需品、采购不易的）。特殊办公用品（价值较高）或办公室固定资产类需经总经理同意授权后采购。
10.新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向人力行政部申领办公用品，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交人力行政部。

办公用品管理流程图
需求计划

……各部门
汇总

人力行政部统计
审核批准

……总经办

采购
……采购

验收保管
…人力行政部
领用

……各部门

第九条 会议制度
一、目的
为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项
得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。
二、公司会议类型
公司各种例会召开时间、地点及主持人和参会人员表
时间
主题
地点
参会人
主持人

（如有其它临时召开会议或时间变动，请以临时通知为准）
三、会议议题
1.每次开会都要有主题，主持人召开专题会议，传达公司会议精 神，讲评部门工作要点及存在问题，帮助下属解决工作汇中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指导。
2.各部门根据实际情况，由各部门经理决定是否邀请财务、人事 等其他部门同事或公司领导参加例会。
四、会议要求
1.做好会议记录（人事部门）。
2.会议纪要在会议召开2天之内形成书面材料，并上传公司共享 文件夹中，以便各部门学习与落实会议精神，以使大家共同遵守执行。 3.对外专题会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议 题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、参会人应提交资料等）准备组织工作。
4.每次会议都要有明确的主题和需要解决的问题，设定问题解决时间，并围绕此召开会议，不可以在会议时间讨论于此无关的话题。
五、会议纪律
1.书记员认真记录会议纪要，如实按会议制度记录会议内容，参会缺席、迟到等情况。
2.各部门参会人员必须准时，不得无故缺席，无故缺席累计达三次以上，视为严重违纪。与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。
3.会场内手机调至震动，会议期间来电，如无紧急事情，会后由当事人回复来电，如有紧急事情，需经主会人允许再外出接听电话，会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语，保持会场安静，特殊情况会场外再联络。
六、会后事项
1.会议室使用者应自觉保持会议室的清洁卫生，会议结束后，应将设备电源关闭，同时清理杂物、座椅归位，保持室内卫生整洁。
2.会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度有关规定执行。
3.会议力求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，会议负责人要指定专门的人按照落实要求进行跟进，层层进行传达贯彻，务必使执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要用制度的形式确定下来，力求每次会议都有具体的成果。

第十条 罚则
一、本规定适用于本公司全体员工。若有员工违反此规章制度，公司将给予口头警告、通报批评、记过、降职降薪、辞退等处罚；
二、经济处罚
凡个人原因给企业造成以下经济损失的，都要予以经济处罚：
1.造成设备、器材、公用设施、公物损坏的；
2.违反公司规定，造成合同、担保、违约损失，或因执行合同不严，造成经济损失的；或超越职权（责）范围，不按照规定流程办事的；
3.工作不负责任，造成浪费、返工损失的；丢失物品损失的；造成误工损失的；
4.挪用、藏匿、私用公司财产、资金和器材，造成损失的；
5.盗窃公司财产造成经济损失的；
6.泄露公司机密和商业机密，造成经济损失的；
7.财务人员违反资金收付、报销等规定造成企业损失的；领导干部失职渎职，随意批示造成损失的。
三、处罚标准
1.对不够追究刑事责任，但给公司造成损失的行为，要按本规定处罚。

附则
第一条 本制度由人力行政部制定，解释权归人力行政部。
第二条 本制度由总经办核准后实施。
本制度自 2018年5月1日起落实执行。
28 / 28