办公室日常管理手册.doc
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1、南京独角兽品牌管理有限公司办公室日常管理手册目录总则 1第一条 办公秩序1第二条 考勤制度7第三条 办公室卫生规章制度12第四条 IT类设备使用规范14第五条 办公室用电安全14第六条 档案管理16第七条 印鉴管理17第八条 办公用品管理18第九条 会议制度20第十条 罚则23总 则1. 为规范公司办公秩序,为员工提供更加舒适的办公环境,维护公司良好形象,特制定本则制度,以创造良好的企业文化氛围,促进员工和公司的共同发展。2. 本则规定所指行政事务包括办公秩序、考勤制度、办公室卫生规章制度、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。 第一条 办公秩序一、基本准则 1. 公司工作时间内不应无故离岗、串
2、岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。2. 禁止工作时间播放音乐或歌曲影响他人工作,禁止谈论与工作无关的事,工作场所禁止对他人进行评论等对员工之间有负面影响的行为;3. 个人通讯方式须留存公司,如变动及时通知人力行政部进行更新,以免因无法联系而对工作造成损失; 4. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、休闲区),如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。5. 保持办公区域环境清洁:不得在办公区域内吸烟;不得在办公区内堆放纸箱、书籍或其他杂物;不乱扔其他杂物、随地吐痰;不得在办公区内用餐;保持电话、电脑等办公设备设施清洁;不得在办公
3、区域存放大量个人物品及娱乐用品;下班前保持桌面地面整洁、座椅归位;6. 严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、听音乐看电影等各种与工作无关的内容; 7.公司网络结构由信息部统一规划建设与管理维护,任何人不得私自更改网络结构,个人电脑及服务器设备等所用IP地址必须按信息部指定的方式设置,不可擅自更改;8. 员工须保管好个人的文件资料及办公用品(文具,钥匙,门禁等),未经许可不准挪用、随意翻动、阅览他人办公桌上的文件、资料、报告等材料;废弃的文件应及时销毁,机要传真、文件内容不得随便传阅泄密。重要文件存放应注意保密,不得随意摆放; 9. 工作期间不得在办公区接打私人电话,确有需要请在非办
4、公区接打私人电话不得超过15分钟,禁止利用公司电话接打私人电话。10. 饮食,就餐时间为中午12:00-13:30 ,禁止在办公区域就餐。自备食物的员工在下班休息时间,按先后顺序使用微波炉进行加热,最后一位使用微波炉者关闭电源,就餐完毕,将使用区域清理干净;11. 不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议(如有特殊原因,请提前报请当职部门领导批准);12. 员工在任何时间均不可利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。一经发现,给予警告,情节严重者,公司将予以辞退;13.公司严禁赌博、聚众闹事、打架等行为;不得使用侮辱性语言(情节严重者将交由公安部门处理);14.下班后,最后离开工作区的同
5、事负责检查并关闭电源(电灯、电脑、空调等设备),关好门、窗并上锁;15. 办公区内严禁焚烧杂物或使用明火,禁止自行安装或乱接电线电源,严禁在办区域实用大功率电器,以防发生火灾;16. 未在人力行政部办理相关手续前,禁止将公司任何财产、设备、记录或其他物品带出,否则将视为偷盗行为;17. 来访接待必须在办公时间内进行,未经特许,非办公时间不得带外来人员进入办公室区域,外来人员严禁在公司核心办公区域长时间逗留;18. 办公室桌面每日下班前各自进行整理,保持台(桌)面整洁、卫生,办公用品等摆放整齐;19. 严禁将宠物带入办公区域;20. 员工须严守公司商业机密,妥善保存重要的商业客户资料、数据等信息
6、;员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案,如一发现,除接受罚款、辞退等内部处理外,情节严重的,公司将追究其法律责任。二、礼仪规范1. 仪表:员工衣着应合乎企业形象,原则上员工穿着及修饰应稳重整洁(禁止穿拖鞋、女士禁止穿热裤、吊带装、睡衣、超短裙等;男士禁止留长发、留长指甲、面容不洁等);2. 微笑服务:在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合时,应注视对方,微笑应答,切不可冒犯对方;3. 用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;4. 现场接待:遇到客人进入工作核心场地应礼貌劝阻;上班时间,办公室内应保证有人接待。原则上公司不允许在办公室区
7、域接待亲友,如特殊情况,经部门主管同意,可在不影响公司正常业务的情况下,在接待室或会议室进行。(需在人力行政部进行备案并填写访客登记表);5. 接通电话:接电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应当主动接听,重要电话做好接听记录(包括何时,何地,何事,回复时间等),严禁长时间因私占用公司电话。三、人员管理1、员工必须服从公司的整体管理,包括职务的分配及工作内容的安排;2、员工须尊重上司,按照上级的指导进行工作并主动向上司汇报工作情况;3、员工有关业务方面的问题须及时向部门主管或经理反映,听取意见;4、涉及超出员工权限的决定必须报经部门主管或经理同意;5、员工不服从上
8、级指挥,目无领导,顶撞上级,而影响公司指导系统的正常运作,视情节严重程度,给予处理;6、 管理人员应团结互助,努力协调好各部门的关系,鼓励并带领好员工队伍,时刻掌握员工的工作情况,确保公司整体策划顺利进行;7、 公司是一个大家庭,员工应团结互助,为公司发展做出努力。第二条 考勤制度为规范员工的作息,提高工作效率,达成工作目标,实现个人价值,公司全体员工必须严格遵守公司的考勤和休假制度,由办公室负责具体的考勤工作。一、工作日和休息日 1.公司实行每周工作5天,每日工作时间为9:30-17:30。其中中午12:00-13:30为休息时间,员工自行安排。2.周一至周五为工作日,周六、日为休息日。3.
9、享受国家规定的法定休息日和带薪年假制度。4.员工需按照规定时间,上下班打卡。不打卡者视为旷工。5.因指纹机故障无法打卡时,由人力行政部登记出勤时间。二、事假1.员工因私事请事假3天之内,由部门负责人审批;2.请事假3天以上,经部门负责人同意后报总经理审批;3.部门负责人及其以上人员请假直接报总经理审批;4.事假按休假天数扣除工资,例如事假1天,则扣除事假人当天全部工资及补贴;5.未经批准而擅离工作岗位或擅自休假的按旷工处理;6.请假半天以上(含半天)者将扣除当月满勤奖金;7.当月请假总天数达到3天及以上者,将扣除当月满勤奖及当月所有绩效;8.员工旷工3天(包括3天),视为自动离职。三、病假1.
10、员工病假、伤假(非因工伤)需向部门负责人请假,并向人力行政部报备;2.病假、伤假(非因工伤)1天及以上须出具三甲医院相关证明;3.请病假1天及以上,经部门负责人同意后报总经理审批;4.事(病)假请假单需交人力行政部备案;5.如事先无法办理请假手续,须以电话向部门负责人报知并被允许后,于事后补办手续,否则以旷工论处;6.病假提供医院证明,可免除扣除住房补贴以及全勤奖金等福利待遇,其他的与事假待遇扣除一致。四、婚假 1.员工结婚享受婚假3天,无路程假,晚婚假期为7天(男性年满25周岁,女性年满23周岁,且为初婚,男女双方均达到晚婚条件);2.员工婚假工资:假期内的月岗位/职位工资100%发放;3.
11、员工申请婚假时,必须向人力行政部提交结婚证原件查验并留存复印件入档,婚假执行时间以结婚证登记日期起1年内有效,如员工需要离开工作地办理结婚证而无法于休假前提供,则须于返岗后三个工作日内向人力行政部补交结婚证复印件(原件备查)。 五、产假1.女员工产假为98天,其中产前休假15天,产后休假83天(难产增加产假15天;生育多胞胎,每多生育一个婴儿,增加产假15天);2.女员工怀孕流产的,根据医务部门的证明,妊娠不满4个月的,产假15天,妊娠4个月以上的产假42天。3.在女员工按规定享受产假期间,月岗位/职位工资100%发放,无满勤奖。六、丧假 因员工父母、配偶及子女死亡,可予丧假3天,假期内的月岗
12、位/职位工资100%发放(丧假需于返岗后三个工作日内向人力行政部提供有效合法证明文件),无满勤奖。七、迟到、早退1.办公室上班时间为9点30分,公司沿用人性化规定:5分钟内迟到不计算在内;如若超过5分钟到岗,视为迟到;迟到超过30分钟,视为旷工半天;迟到超过1小时以上,视为旷工1天;2.提前15分钟以内下班者,视为早退;超过15分钟者,视为旷工半天;超过30分钟者,视为旷工1天;3.当月有迟到、早退现象,第一次扣除20元、第二次扣除40元、第三次扣除60元,每次增加20元,以此类推。超过2次迟到或早退扣除全勤奖和个人绩效奖金。当月累计迟到5次以上者,额外扣款300元;当月累计迟到8次以上且情节
13、严重,有故意行为者,公司将自动解除与该员工的工作合同,特殊情况由人力行政部稽核;4.严禁员工之间互相代打卡,一经核实,罚款100元并扣除双方当月满勤奖金。八、旷工1.每月累计旷工1天者,扣发3天全部工资(包含基本工资及福利、绩效等),并给予一次警告处分;2.每月累计旷工2天者,扣发6天全部工资(包含基本工资及福利、绩效等),并给予一次记过处分;3.每月累计旷工3天者,扣发当月全部基本工资(不包含福利、绩效等),公司将自动解除与该员工的工作合同。九、因公外出规定 1.上班时间不得擅自离岗外出,员工外出办事须向部门负责人说明;临时突发事务,不能返回办理外勤手续者,可事先电话知会直属主管和人力行政部
14、,待返回后再补办外勤申请单。外勤需要在钉钉上完成签到,并在当天完成工作日报,上交人力行政部。2.因公参加学习、培训、社会活动、赴外地出差,按公司相关规定履行审批程序并报办公室备案,视为正常出勤,否则,视为缺勤。十、其他假期 1.妻子生育男员工护理假15天; 2.女员工计划生育假按国家和本市有关规定执行。十一、带薪年假 1.根据国务院的有关规定,凡在本公司工作满一年以上的员工享受带薪年假:在本公司工作1-10年的员工享受5天的带薪年假;工作10-20年的员工享受10天的带薪年假;工作20年以上的员工享受15天的带薪年假。十二、休假说明 1、国家法定休假日、休息日不计入带薪年假; 2、员工休带薪年
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