工程总承包项目设备材料采购管理规定.doc

管理体系文件

总承包项目设备/材料采购管理规定

现行版本
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A

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持有者
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总承包项目设备/材料采购管理规定
1 范围
为规范总承包项目采购管理，对项目采购过程进行有效控制、规范工程采购行为，明确项目采购管理过程中各项工作内容和职责分工，确保实现项目采购目标，全面满足项目需求，提高管理效率和效益，特制定本规定。本规定适用于 总承包项目建设用设备/材料的采购管理工作。
2 规范性引用文件
中华人民共和国招标投标法
中华人民共和国政府采购法
工程建设项目招标范围和规模标准规定
中华人民共和国合同法
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本规定。
3.1 招标
指招标人（买方）发出招标通知，说明采购的商品名称、规格、数量及其他条件，邀请潜在投标人（卖方）进行投标，并按照规定程序从中选择预中标人的行为。招标分为公开招标和邀请招标。
3.1.1 公开招标
是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
3.1.2 邀请招标
是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
3.2 询价采购
询价采购是指对几个供货商(通常至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。
3.3 竞争性谈判采购
指在一定条件下，通过邀请若干家供货商开展一对一的谈判来确定成交供货商的采购形式。
3.4 单一来源采购
指在一定条件下，直接与特定一家供货商开展的采购方式。
4 职责
4.1 工程承包管理部采购室
4.1.1 负责院内集中物资采购管理；
4.1.2 负责拟订采购范围分工表；
4.1.3 负责拟订（调整）项目物资采购计划；
4.1.4 负责组织进行院集中物资采购范围内的采购方式选择以及采购方式变更；
4.1.5 拟订集中物资采购招标申请单和询价申请单；
4.1.6 组织拟订与评审集中物资采购招标文件或询价文件并组织评审；
4.1.7 负责组织集中物资采购合同的评审及签订；
4.1.8 负责集中物资采购合同的管理和执行；
4.1.9 负责组织签订监造合同及监造三方协议；
4.1.10 负责组织货物催交、出厂检验或验收。
4.2 项目采购部
4.2.1 负责项目现场物资采购管理；
4.2.2 配合工程承包管理部采购室编制项目物资采购计划；
4.2.3 负责组织进行现场物资采购范围内的采购方式选择以及采购方式变更；
4.2.4 负责拟订现场物资采购招标申请单和询价申请单；
4.2.5 负责拟订现场采购范围内的物资采购招标文件或询价文件并组织评审；
4.2.6 负责组织现场物资采购合同评审与签订；
4.2.7 负责现场物资采购合同的管理和执行；
4.2.8 负责催交工作；
4.2.9 参与设备出厂检验；
4.2.10 负责组织设备/材料代保管；
4.2.11 负责物资入库、出库、退库管理。
4.3 项目控制部评审现场采购范围内的物资采购招标文件和询价文件。
4.4 项目施工部
4.4.1 负责拟订到货时间表；
4.4.2 负责提出现场物资采购申请；
4.4.3 评审现场采购范围内的物资采购招标文件和询价文件；
4.4.4 负责审核设备监造计划大纲或组织措施；
4.4.5 参与设备出厂检验；
4.4.6 审核与监控物资领用。
4.5 项目设计部
4.5.1 负责组织编制技术规范书；
4.5.2 负责编制请购单；
4.5.3 评审物资采购招标文件和询价文件；
4.5.4 负责技术协议的签订。
4.6 项目采购经理
4.6.1 负责审核项目物资采购计划；
4.6.2 负责批准现场物资采购招标申请单和询价申请单；
4.6.3 负责审核现场物资采购招标文件和询价文件；
4.6.4 评审现场采购评标结果和比价结果。
4.7 项目设计经理
4.7.1 负责审核项目物资采购计划；
4.7.2 负责批准技术规范书；
4.7.3 负责批准请购单；
4.7.4 评审物资采购招标文件和询价文件。
4.8 项目经理
4.8.1 负责审核项目物资采购计划；
4.8.2 评审集中物资采购招标文件和询价文件；
4.8.3 批准现场物资采购招标文件和询价文件；
4.8.4 评审并确认权限范围内的评标结果和比价结果。
4.9 采购室经理
4.9.1 审核采购范围分工表；
4.9.2 负责审核项目物资采购计划；
4.9.3 负责批准集中物资采购招标申请单和询价申请单；
4.9.4 负责评审集中采购评标结果和比价结果；
4.9.5 负责批准集中物资采购招标文件和询价文件。
4.10 工程承包管理部主任
4.10.1 审核采购范围分工表；
4.10.2 负责批准项目物资采购计划。
4.11 主管院领导
4.11.1负责批准采购范围分工表；
4.11.2评审并确认权限范围内的评标结果和比价结果。
4.12 党政联席会负责评审权限范围内的评标结果和比价结果。
4.13 院长负责评审并确认权限范围内的评标结果和比价结果。
4.14 监造单位
4.14.1 负责编制设备监造计划大纲或组织措施；
4.14.2 负责执行监造三方协议；
4.14.3 负责进行监造；
4.14.4 参与设备出厂试验。
4.15 供应商
4.15.1负责进行材料设备制造；
4.15.2负责进行运输。
5 管理内容和方法
5.1 采购方式要求
5.1.1 采购方式选择原则
按照国家《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规的要求，总承包项目物资采购主要采用招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等四种方式进行。
a) 预计合同总额大于30万元人民币时，应采用邀请招标方式进行采购，业主要求公开招标的采用公开招标方式；当合同总额低于30万元时，可以采用询价采购方式进行采购；
b) 当存在以下情形之一时，可以采用竞争性谈判方式（参与投标供货商不得少于2家）：
1) 技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
2）招标后没有供应商投标或者没有合格的或者重新招标未能成立的；
3) 现场急需的物资，采用招标无法满足现场施工进度要求；
4）不能事先计算出价格总额的。
c) 结合项目实际工作情况，当发生下列情况时可以采用询价采购方式：
1) 按照招标程序要求已完成合同签订，因需增补而引起商务变化时；
2) 业主有特殊要求的物资；
3) 其他不适用于招标的情况。
4）工程现场紧急需求的物资。
d) 符合下列情形之一的货物或者服务，可采用单一来源方式采购：
1) 只能从唯一供应商处采购的；
2) 发生了不可预见的紧急情况且不能从其他供应商处采购的；
3) 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
5.1.2 工程承包管理部采购室在编制项目物资采购计划时，应严格按照本标准中关于采购方式划分的一般要求，明确各项物资采购方式；
5.1.3 在采购实施过程中，工程承包管理部采购室与项目采购部应该按照采购方式要求开展项目物资采购；
5.1.4 根据工程要求也可委托招标代理机构进行物资采购招标工作。
5.2 采购管理
5.2.1 采购计划编制管理
a) 项目启动后，工程承包管理部采购室应会同有关部门，依据本项目的总承包合同及企业总体采购范围原则、项目工作分解结构来明确物资采购范围，并在此基础上，确定采购分工原则；
b) 依据技术规范书提交时间表与到货时间表，工程承包管理部采购室组织编制物资采购计划，项目采购部予以配合，采购计划应包括采购范围、采购分工、采购方式以及采购批次等。
5.2.2 合格物资供货商管理
a) 总承包项目物资供货商采取分类、分级管理的方式，其中依据物资的重要程度对提供各类物资供货商分为A、B、C三类，再根据物资供货商的资质和评价，将每类物资供货商分成三级；
b) 工程承包管理部采购室负责对物资供货商进行相应的审查与资质评审，并在评审后依据评审结果建立合格物资供货商名录，合格物资供货商名录是总承包项目物资采购供货商选择的重要依据。
5.2.3 集中物资采购招标管理
a) 集中物资采购包括招标发起阶段、招标准备阶段、评标和定标阶段等几个主要工作环节；
b) 招标发起阶段，设计总工程师根据物资采购计划提前组织专业主设人编制拟招标物资技术规范书，技术规范书经过各级校审后，由采购室提交业主确认，确认后由设计人员编制请购单，工程承包管理部采购室依据请购单和物资采购综合因素填写物资采购招标申请单，经采购室经理批准后开始物资采购招标准备工作；
c）招标准备阶段，依据经批准的请购单，工程承包管理部采购室拟订招标文件商务标书，项目设计部拟订招标或询价文件技术部分，经校核后，工程承包管理部采购室组织招标文件的评审，评审通过后由工程承包管理部采购室（或招标代理机构）组织招标文件的出版工作；
d) 物资采购招标发标前，工程承包管理部采购室应依据企业相关管理标准，确定邀请参加投标的物资供应商短名单，工程承包管理部采购室（或招标代理机构）以最终确定的邀请参加投标的物资供应商短名单为依据，向物资供应商发出投标邀请函；
f) 评标阶段，招评标工作由工程承包管理部采购室经理主持，工程承包管理部采购室（或招标代理机构）负责会务工作，组建评标委员会，评标按商务评标与技术评价及价格评标展开，评标委员会根据技术组、商务组的评标结果确定预中标人顺序；
g) 定标阶段，招标人根据评标结果，按照分级评审原则，组织综合评标报告评审，根据评审意见确定最终预中标单位，并组织合同谈判与签订工作。
5.2.4 现场物资采购招标管理
现场物资招标采购包括采购发起、采购准备、评标与定标等几个主要阶段工作，招评标组织工作由项目采购部组织进行。
5.2.5 物资采购询价管理
询价采购由工程承包管理部采购室和项目采购部根据职责分工组织进行。
5.2.6 项目物资合同管理
a) 依据合同范本，工程承包管理部采购室或项目采购部负责结合物资采购实际情况，编制各自采购项目的订货合同，订货合同经评审后，由各级领导按权限签署订货合同。
b) 工程承包管理部采购室或项目采购部依据各自物资采购范围，登记各自物资合同，并组织执行采购合同。
5.3 监造和催交管理
5.3.1 工程承包管理部采购室负责根据采购合同，对需要监造的材料设备，与监造单位签订监造合同，监造工作开始前，工程承包管理部采购室依据监造合同，组织监造单位、制造商签订三方协议，监造单位负责每月两次向采购室提供监造简报；
5.3.2 工程承包管理部采购室根据集中物资采购采购合同、生产周期以及其他影响交货时间的因素编制物资采购催交计划；计划编制完成后，工程承包管理部采购室根据集中物资采购交货进度，对催交人员的人力安排与调配进行协调，项目部予以配合。
5.4 运输管理
5.4.1 物资包装管理
工程承包管理部采购室与项目采购部应在各类供货合同文本中，按照国家和地方相关法律、法规要求，明确物资的总体包装要求及特殊物资的包装要求，设备出厂前，监造单位应检查并确认物资供货商按照物资采购合同要求对物资进行包装，物资到达现场后，项目采购部与施工部在现场验收过程中，按照物资采购合同及其他相关文件对物资外包装进行检查并做好相关记录。
5.4.2 物资运输管理
a) 依据采购物资的特点，工程承包管理部采购室或项目采购部应根据物资品类、供应商、项目地点等因素的不同，选择不同的运输类型，并在物质采购合同中，明确与物资供应商及运输单位的运输过程责任；
b) 供应商或承运单位应根据实际情况选择合理的运输方式与运输线路，制定运输方案，并交工程承包管理部采购室或项目采购部备案，根据已经确定的运输方案和交货合同要求，承运单位编制物资运输计划；
c) 货物到达后，项目采购部通知物资代保管组织接收、卸货。
5.4.3 到货物资卸货管理
a) 工程承包管理部采购室及时将集中采购物资发货及相关信息提供给项目采购部，项目采购部汇总各类物资发货和到货信息，并及时通知物资代保管组织接收、卸货；
c) 物资代保管接到设备/材料到货通知后，物资代保管应及时组织卸车人员和卸车机械进行接车卸货，并应与承运单位办理交接手续。
5.5 验收与仓储管理阶段
5.5.1 物资验收管理
a) 按照物资采买的过程，物资验收分为制造过程检验、出厂试验或检验、到货验收三类；
b) 工程承包管理部采购室参与制造过程检验、出厂试验或检验；
c) 物资到达现场后，项目采购部应根据工程实际需要，组织有关各方对设备/材料进行开箱验收。
5.5.2 紧急放行要求
如因工程急需来不及检验而放行时，应对货物及其有关文件标示“紧急放行”字样和进货未检验标记，以便一旦发现不符合规定要求时，能立即追回和更换。紧急放行应由项目经理批准，并应及时补做进货检验。
5.5.3 设备缺陷处理
a) 如果发现缺陷设备，物资代保管或施工分包商应立即进行标识，并根据实际需要进行隔离，及时通知供货商；
b) 项目采购部会同供货商对缺陷设备或者不合格品予以确认，并由有关各方对缺陷设备提出处置方案，项目采购部依据订货合同要求和处置方案，协调各方予以实施。
5.5.4 物资仓储管理
a) 项目施工分包招标时，项目部确定物资代保管的选择方式并报工程承包管理部批准，项目部负责实施；如采用外委物资代保管，则由项目部组织签订物资代保管合同；
b) 物资代保管负责甲供物资（指业主及总包方采购的物资）入库、出库及退库管理，项目采购部对现场物资入库、出库及退库工作情况进行监督检查；
c) 项目施工部根据项目物资采购计划和物资使用顺序及施工场地情况，拟订物资储存场地和库房规划，物资代保管按照物资储存场地和库房规划建设场地和库房，项目采购部对物资代保管存储场地及物资储存管理情况予以检查监督。
5.6 采购变更管理
5.6.1 项目部应根据项目实际情况建立采购变更管理程序和规定；
5.6.2 总承包项目实施过程中，由于设计变更和工程变更而引起需由采购实施的变更。项目采购部接到手续完备的变更单后，应了解变更的范围和对采购的要求，预测相关的费用和时间，制定变更计划并按计划实施。
5.7 采购过程监督管理
总承包项目物资采购管理过程必须严格执行相关国家法规与企业标准，纪检处/监察审计处对执行程序与关键环节予以监督检查。