行政事务管理系统建设方案.doc

行政事务管理系统建设方案

行政事务管理系统建设方案

2009年7月

一、 前言 3
二、 办公自动化简介 4
三、 软件设计理念 8
四、 系统架构 9
五、 功能简介 11
5.1、个人桌面 11
5.2、工作计划 12
5.3、公文管理 14
5.4、档案管理 16
5.5、会议管理 16
5.6、信访管理 17
5.7、车辆管理 18
5.8、办公用品管理 18
5.9、出差管理 19
5.10、人事管理 20
5.11、系统管理 21
六、 系统特色 22
6.1、技术特点 22
6.2、功能特点 22
七、 运行环境 24
八、 系统报价 25
九、 关于山东美视多媒体发展有限公司 25

一、 前言
全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。回顾我国政务信息化的进程，大致分为三个阶段：（1）以桌面文字处理工具为典型的个人办公工具软件价段（如WORD等），计算机应用提高了个人工作效率。（2）基于关系数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。（3）基于符合Intrenet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不公在技术上有了很大进步，而且应用范围已人部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，及至跨部委跨系统。
从上可知，电子政务应用与一般的办公自动化系统（OA系统）既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，电子政务在用户的范畴上包含办公自动化，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
目前，在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自已的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现。相反，不少政府都已实现了办公自动化的管理，并逐渐由内部的办公自动化转向跨单位的横向连接的办公自动化系统，循序渐进地走向电子政务。
由此可见，在思考电子政务的总体规划时，也应该分步骤地规划，从基础开始，逐渐由点到面，由浅到深。而办公自动化是实现电子政务的基础，也是建设电子政务的必经之路，自然应该是规划的第一步。
二、 办公自动化简介
OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。但是有100个人会说出100种不同层次、不同内容的解说；有100家单位会有100种不同层次、不同内容的应用需求！100个厂商会有100种不同技术类型、不同层次、不同定义的系统！这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。
　　其实OA的概念是动态的，进化论是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。
　　如果将企业比作人的生命体，那么：OA系统就是人体中的神经网络系统，传递领导理念、指令，协调全身肌肉、四肢和谐运行，愉快工作，使企业充满生命力和战斗力，为企业提供一种管理新境界。
　　总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。——这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。
　　OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。ＯＡ从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
　　OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，ＯＡ软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
　　OA发展的阶段
　　工具阶段：－纸张信息数字化，纯文字、表格处理、文档处理、存储、查询，工具阶段
　　MIS阶段：－数字信息采集汇总，流程、表单管理，局域共享，C/S结构为主流
　　网络协同工作时代－互联网环境，对信息全方位、多角度共享及协同要求，基于智能、门户、管理及业务一体化整合，B/S结构为主流。
　　虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
　　办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
　　办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。
　　目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：
　　起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
　　已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
　　已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
　　已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
　　办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
　　办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
　　那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：
　　[1]信息化尚未入门的企业
　　由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
　　[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业
　　信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。
　　[3]缺少信息化资金准备的企业
　　信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。
　　[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业
　　办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
　　功能全面的OA主流特性：
　　1、无线OA新概念，结合手机短信、手机浏览器实现无线办公应用。
　　2、任意多级部门/成员单位模式，集团应用方便管理。
　　3、工作流系统，按需定制，实现各项业务流程的管理，文件流转及审批。
　　4、具有良好的系统扩展性，方便企业系统进一步更新。
　　5、友好的界面，使办公更加人性化。
　　6、Office文档在线编辑，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。
　　7、集成Internet邮件管理组件，提供 web方式的远程邮件服务。
　　8、集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案。
　　9、集成商业管理组件，轻松的管理客户、供应商资料和产品销售记录。
　　10、集成公告、内部邮件、内部短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种方式。
　　11、集成考勤管理、员工日程安排查询、员工工作日志查询、会议管理、车辆管理、工作计划等模块，提供企业管理者全新的管理工具。
　　12、数据备份和恢复－利用专门的工具，可非常方便的进行数据的备份和恢复，有效的保护企业的数据安全。
三、 软件设计理念
软件设计从界面到功能无处不融入了人性化的设计理念，特别注重功能的实用性与操作的简便性。随时随地您都可以得到贴心提示与帮助，让您在高效办公之余品味其中的乐趣。领导高效管理，一切尽在掌握之中。员工快乐工作，充分展现自我价值。系统管理员轻松维护，减少工作压力。快乐工作每一天从这里开始。
清新简约的界面设计风格，朴质中见高贵，简约中见深远。淡绿色为主调的界面色彩搭配消除您久坐电脑旁的那份疲劳，错落有致的窗口布局，不仅给人趣味和新颖感，而且消除了界面信息负载量过大的拥挤感。
使用户能够与人、内容、应用和流程进行个性化的、安全的、单点式的互动交流。系统设计强调以用户为中心，重视工作流及整体工作效能。通过与应用无关的图形化界面映射以知识为中心的工作流，提供单点集成界面，实现信息的集中化访问。将“自动化孤岛”（Island of Automation）和“信息化孤岛”（Island of Information）联接起来，创建一个提供支持信息访问、传递，以及跨组织工作的集成化商务环境。
根据不同单位的个性化的管理需求，量身订制合适的系统功能。
四、 系统架构
系统网络拓普通结构如图 4.1 所示：
图 4.1
采用B/S(浏览器/服务器)架构设计，WEB服务、Database服务独立设置提高系统安全性。
信息中心软件服务的核心部分，所有数据服务的应用服务都在此搭建，Database服务器（数据服务器）可自动备份所有数据，所有应用都以Web服务器（应用服务器）为入口，再由WEB服务器与Database服务器进行数据传输，从而使应用请求无法直接与Database服务器进行链接，保证数据安全性。
系统除支持内部办公（局域网）外还可以进行基于Internet的移动办公，只要有网络，办公人员即可通过个人的加密认证进行办公操作，方便出差人员等即时进行业务操作。
系统功能架构图，如图4.2所示：
图4.2
行政事务管理系统主要包括以下功能模块：个人桌面、工作计划、公文管理、档案管理、会议管理、信访管理、车辆管理、办公用品管理、出差管理、人事管理、系统管理。接品灵活，可根据需求做个性话调整和增减功能。
五、 功能简介
5.1、个人桌面
个人桌面功能是用户登录系统后的默认页面，提供便笺、名片夹、日程管理、短消息、个人信息维护等功能。
· 短消息功能：实现系统内用户之间即时交流。
· 工作提醒：用户在登录系统时系统将本人在工作流程过程中的工作任务显示出来，提高工作效率。
· 日程管理：记录个人/部门日程，并及时提醒。
· 名片夹：记录常用联系人信息。系统内部用户可直接发送消息。
· 我的便笺：提供随时记录工作日志功能。
· 个人信息管理：提供快捷个人资料及个人密码维护功能。
如图5.1.1所示：

图5.1.1
5.2、工作计划
工作计划主要功能有计划类型维护和计划管理。其中计划管理除包括新增计划、修改计划、删除计划之外，有权限的用户（如领导，权限功能见5.10人事管理）还可以进行审核计划操作。计划类型维护功能如图5.2.1所示：

图5.2.1
计划管理页面如图5.2.2所示：

图5.2.2
5.3、公文管理
· 发文收文：实现了单位内部发文起草、发布来文登记功能，通过系统提供的在线编辑功能、附件上传功能可以与其它文档编辑工具进行结合。
· 公文办理：根据预先设置好的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。同时根据办理节点的权限设置，可以进行相应的加签、退签、修改后续流程等操作。极大的满足了日常公文办理中对于操作灵活性的要求。
· 催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知，跳转操作等功能实现对于办理流程珠跟踪检查、特殊流转的要求。提高公文流转办理的工作效率。
· 归档销毁：通过与系统文档管理的连接，对于已完成流转办理的公文，可以进行相应的归档、销毁操作。
所见及所得公文内容查看/编辑页面如图5.3.1所示：

图5.3.1
公文管理参考流程如图5.3.2所示：

图5.3.2
5.4、档案管理
· 档案类别维护：通过对单位内部文档库的分类定义，权限划分，建立单位内部文档资源库。
· 文档维护：各相关人员可对在授权范围内的文档目录进行发布、修改、删除等操作。
· 文档查询：各相关人员对在授权范围内的文档进行在线查找、浏览。提高了日常工作效率。
5.5、会议管理
· 会议申请、会议审核：对于各类会议招开前相关人员须先提出会议申请，经相关领导审核通过后方可招开会议。有权限的用户可直接招开会议。
· 会议通知：会议招开之前可发布会议通知道至相关人员，涉及到的用户在登录系统时可得到提醒。
· 会议纪要：对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。
· 会议室管理：对于单位会议室硬件条件进行维护，此项目做为会议申请的一项目参考依据。
软件会议申请页面如图5.5.1所示：

图5.5.1
5.6、信访管理
系统实现对来访案件管理、来信案件管理、统计汇总和图表分析等进行全面管理的系统。该系统通过采集来访登记、来信登记、领导批示、上级交办和下级汇报等项工作过程中的原始数据，进行统计、分析，建立了程序化、制度化、规范化的信访案件计算机软件管理系统，及时准确地报出各种报表和形象化的图形分析，为信访案件管理提供了一个现代化的管理手段，保持了各种数据的完整性、及时性和正确性，完善了管理体系，提高了管理水平。
· 信访登记
· 信访处理
· 统计查询
5.7、车辆管理
· 车辆信息维护：实现对单位车辆持有情况严格管控，包括新增车辆、车辆报废销出等等功能。
· 用车申请：相关人员可申请用车，申请时以车辆持有情况及派出情况为参考依据，支持有权限用户强制调节车辆派出情况。
· 用车审批：有权限用户可以对相关人员提出的用车申请进行审批。
· 用车记录：系统记录所有用车记录情况，相关人员可按部门、按员工、按时间等查询用车记录。支持查询方式的个性化扩展。
车辆信息维护功能如图5.7.1所示：

图5.7.1
5.8、办公用品管理
· 类别维护：通过对单位内部办公用品库的分类定义。
· 仓库设置：定义办公用品仓库，便于灵活掌握办公用品存放的位址及相关责任部门等。
· 采购入库：用户可以在线填写采购申请，相关采购管理人员进行采购入库登记操作。
· 领用申请、领用审批：对于各类办公用品领用相关人员须先提出会议申请，经相关领导审核通过后方可领用。
· 领用出库：相关办公用品管理人员可对已经过审批的领用申请进行出库登记操作。
· 库存查询：系统根据采购入库及领用出库自动生成各类办公用品库存报表，方便相关人员掌握办公用品库存情况。
· 库存报警设置：当办公用品库存到达一定下限时系统将自动提示相关管理人员。库存报警下限可以预先自行设置。
办公用品类别设维护如图5.8.1所示：

图5.8.1
5.9、出差管理
· 出差申请、出差审批：相关人员出差须先提出出差申请，申请中祥细描述出差情况，经相关领导审核通过后方可执行。
· 出差记录：系统记录所有出差记录情况，相关人员可按部门、按员工、按时间等查询出差记录。支持查询方式的个性化扩展。
· 报销管理：对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、报销登记的管理，降低日常报销管理工作的工作强度，提高工作效率。
· 参数设置：管理与出差事务相关的规定。如出差报销额度、用车数量等。
出差申请页如图5.9.1所示：

图5.9.1
5.10、人事管理
· 部门管理：系统对单位各个部门科室进行统一设置，支持上下级部门管理。
· 职务管理：系统以职务（角色）为核心，允许客户根据本单位的实际管理需要，灵活进行各类职务（角色）的定义，赋权工作。体现了现代管理中定岗定员、对岗不对人的管理思想。
· 权限设置：系统工作流中涉及到的所有功能权限都可以由此统一管理。
· 人员管理：管理所有员工档案，并设置相关职务。支持员工身兼多职，极大的降低了由于人员调动及岗位变动为系统设置带来的影响。
· 转正申请、转正审批、离职申请、离职审批：系统支持到员工转正、离职从申请到领导审批的工作流。
员工管理页面如图5.10.1所示：

图5.10.1
5.11、系统管理
本模块主要管理涉及系统运行、接口、网络配置等功能，操作人员主要是系统维护人员。在此不作赘述。
六、 系统特色
6.1、技术特点
· 软件结构采用完全的B/S结构，无须在用户端安装任何客户端软件，用户就可以在任何具备浏览器的机器上通过Internet/Intranet进行日常办公业务的处理，最终用户界面统一为浏览器，应用系统全部在服务器端，实现零客户端安装。使得系统负载轻，开放性好，维护升级方便，易于和其它办公业务系统结合。
· 微软ASP.NET + SQL SERVER 2005 最尖端的技术 保证系统安全高效稳定运行
· 采用开放式架构和标准化接口，提供二次开发框架，可以快速进行二次开发。
6.2、功能特点
· “所见即所得”的公文处理
实现与word、Excel的无缝集成，提供公文修改留痕、电子印章功能，支持键盘批注、手写批注等批注方式，实现公文处理的“所见即所得”。
· 零距离无限沟通
支持实时站内消息收发，达到无限沟通。
· 规范化文件管理
实现文档管理的自动化，各类知识和信息有序地进行存储，并可按权限进行查询使用，文件中可存储文本、office文档、扫描文件以及声音图像等多种类型的文档。
· 智能化机构管理
当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时，对系统各模块内相应的权限进行同步更新，便可确保数据的安全和完整。支持分账号多用户、多角色使用，灵活的权限设置使管控更严谨。企业可根据需要设定不同角色、不同用户的权限。如不同用户提报不同类型数据，接收不同类型促销计划等。（如图6.2.1）

图6.2.1
· 高效的个人工作台设置
将日常办公中常用的、急需办理的工作集成到个人工作台（主页），无须通过系统层层的导航就能进入相应的处理模块，操作简单、高效。

七、 运行环境
服务器（WebServer、 DBServer各一台）
配置
INTEL Xeon 3210 四核或更高
4G DDR2 667/800
500G SATA硬盘
1U 标准机架式机箱
软件环境
Windows Server 2003简体中文企业版
SQL Server 2005简体中文企业版
IIS6.0
.NET Framework2.0以上
杀毒软件
客户机（系统相关人员PC机）
配置
CPU:Pentium IV 以上
RAM：512M以上
网卡：100M以上
软件环境
Windows Server XP SP2以上
.NET Framework2.0以上
IE7.0以上
杀毒软件
网络环境
硬件防为墙
1台
交换机
1台
局域网环境
若实现广域网管理功能需提供独立IP或虚拟内网（VPN）
带宽
100Mbps共享，最大带宽8Mbps

八、 系统报价
项目
模块
说明
软件建设
个人桌面

工作计划

公文管理

档案管理

会议管理

车辆管理

办公用品管理

出差管理

信访管理

人事管理

系统管理

项目实施

系统维护

合计

金额大写

注：该报价仅包含软件建设、实施、维护费用，不含硬件。
九、 关于公司